办公软件操作基础知识.ppt

一、一、Word 文字文字处理理软件件Word窗口的窗口的组成成标题栏 菜单栏 工具栏 编辑区标尺1中英文输入 文本的文本的输入入输入法列表输入法列表2 2标点符号的输入标点符号的输入 特殊符号可以通过特殊符号可以通过“插入插入”菜单中选择菜单中选择“符号符号”命令，从命令，从“符号符号”对话框中选择。对话框中选择。换输入法:Ctrl+Shift3日期和时间的插入 文本的文本的输入入“日期和时间日期和时间”对话框对话框4 4数字的输入数字的输入 “数字数字”对话框对话框（1）利用鼠标。（2）利用键盘。文本的修改文本的修改1 1光标的定位光标的定位 2 2文档的修改文档的修改 （1）改写与插入。（2）删除。键盘按键键盘按键功能功能向上一行向上一行向下一行向下一行向左一个字符向左一个字符向右一个字符向右一个字符Home光标到本行首光标到本行首End光标到本行末光标到本行末Ctrl+Home光标到文档首光标到文档首Ctrl+End光标到文档末光标到文档末文档的文档的编辑1 1选择文本选择文本 1 1选择文本选择文本 文档的文档的编辑2 2文本的删除文本的删除 方法一：（1）选定要删除的文本。（2）单击“编辑”菜单。（3）在下拉菜单中选择“清除”命令，或按键盘Delete键。方法二：（1）选定要删除的文本。（2）右击被选中文本。（3）在弹出的快捷菜单中单击“剪切”命令，也可以在文档正文中删除所选文本。3 3撤消、恢复和重复撤消、恢复和重复4 4文本的移动文本的移动 文档的文档的编辑5 5文本的复制与粘贴文本的复制与粘贴 方法一：（1）选中要复制的文本。（2）单击“编辑”菜单 “复制”命令。（3）将光标移至要插入文本的位置。（4）单击“编辑”菜单“粘贴”命令。方法二：（1）选中要复制的文本。（2）右击选中文本，从快捷菜单中选择“复制”命令。（3）将光标移动要插入文本的位置。（4）在该插入点右击，从弹出的快捷菜单中选择“粘贴”命令。文档的文档的编辑6 6查找文本查找文本 7 7替换文本替换文本文档的文档的编辑9 9文档统计文档统计 8 8插入文件插入文件(演示演示)文档的文档的编辑1010给文档加密码给文档加密码 (工具栏选项中进行设定工具栏选项中进行设定)设置字符格式置字符格式1 1设置字体设置字体 （1）利用“字体”列表框设置字体 （2）利用菜单命令设置字体 设置字符格式置字符格式2 2设置字号设置字号 设置方式同设置字体相同，可以在“字号”列表中设置，也可以在“字体”对话框中设置。3 3设置字形设置字形 （1）加粗格式。（2）倾斜格式。（3）下划线格式。4 4设置字间距设置字间距 设置字符格式置字符格式5 5动态文字效果动态文字效果 6 6添加着重号添加着重号 设置字符格式置字符格式7 7合并字符合并字符 单击“其他格式”工具栏中的“合并字符”按钮 8 8带圈字符带圈字符 选择“其他格式”工具栏中的“带圈字符”按钮 设置段落格式置段落格式小提示:1个字符等于1个汉字位置添加添加边框和底框和底纹1 1添加边框添加边框 (格式格式)2 2添加底纹添加底纹 创建建页眉和眉和页脚脚 选择菜单“视图”“页眉和页脚”命令，这时屏幕出现用虚线标明的“页眉”区和“页脚”区，同时显示“页眉和页脚”工具栏。在页眉和页在页眉和页脚间转换脚间转换 单击单击“关闭关闭”按按钮返回文档钮返回文档 1 1利用利用“插入表格插入表格”按钮按钮 创 建建 表表 格格2 2利用利用“插入表格插入表格”命令命令 创 建建 表表 格格选择“表格”菜单中的“插入表格”命令，出现“插入表格”对话框。3 3创建自由表格创建自由表格 编 辑 表表 格格1 1插入单元格插入单元格 3 3插入行或列插入行或列4 4删除行或列删除行或列5 5合并单元格合并单元格 6 6拆分单元格拆分单元格 2 2删除单元格删除单元格 1 1改变列宽改变列宽 表格的格式化表格的格式化2 2改变行高改变行高 3表格自动套用格式 4 4文本垂直对齐方式文本垂直对齐方式 5 5添加边框和底纹添加边框和底纹 表格的格式化表格的格式化插入插入图片片插入画插入画 片片(图片剪集或外部文件获取图片剪集或外部文件获取)在例文中插入图片图片格式片格式设置置1 1“图片图片”工具栏工具栏 2 2“设置图片格式设置图片格式”对话框对话框 绘制制图形形1 1添加自选图形添加自选图形 2 2添加直线或曲线添加直线或曲线 3 3绘制任意多边形绘制任意多边形 做一个画报做一个画报:二、Excel基本知识功能表介紹功能列介紹功能列介紹格式功能列一般功能列建立新建立新页面页面 开启旧档案开启旧档案新的页面就是我们的作业区创建新表格,直接新建即可更改工作表名更改工作表名称称将鼠标移到标签处,按右鍵,选择“重新命名”,就可以更改工作表的名称了作业中的几点问题這些标签是更改后的结果提示:1、若现有表格不够,还可以自行插入,双击右键,插入即可;2、为方便管理，可设置各工作颜色。调整栏宽及列高调整栏宽及列高栏标题将鼠标移至栏标题中间处便会出现一个十字浮标，拖动它就可以调整栏的宽窄。這個圈示代表的意思是“居中”合并储存格按下居中标签查找与替换查找与替换查找功能窗替换功能窗“查找”、“替换”加框及上色加框及上色在“格式”中选定“单元格”即可进行设置如何保护自己的文档如何保护自己的文档1.另存2.下拉工具3.选择常规选项4.输入保护密码就可以插入批注插入批注（方便说明事项）（方便说明事项）排序排序与筛选与筛选 排序是在使用电子表格中经常用到的工具之一，用排序可以使你很容易按照一定的规格进行的整理并排列出来，使工作更加的简便快捷。排序筛选 筛选是根据个人需要对文档进行的整理，如需选择某个部门的人员，则选择该项目即可进行，该部门人员即可完全显示。插入数据分析图等插入数据分析图等如同在工作表上建立图表一般，您可以在工作表上建立各类数据的分析图，用它可以更加直观的反映出数据的大小、多少，更加易懂及明显，是企业进行数据分析常用的工具之一。頁首頁首、頁尾頁尾及打印设置及打印设置 1、頁首是一行文字，它会显示在每一頁欲列印工作表的上方；而頁尾也是一行文字，其內容会显示在每一頁欲列印工作表的下方。一般來說，頁首及頁尾通常包含页数、工作表标题、日期等等。（页面设置项目来定）2、假如您不想列印所有的工作表內容，可以选定工作表来完成打印，另打印设置当中还有打印份数、正反面打印等设置。（CTRL+P打印快捷键）提提 醒醒 养成良好的工作养成良好的工作习惯，精益求精，精益求精lA、文件在打印、文件在打印前一定要进行预前一定要进行预览；览；lB、感觉不行一、感觉不行一定不能打印，因定不能打印，因为这是您的工作为这是您的工作最后的阶段；最后的阶段；lC、打印前一定、打印前一定要仔细核对，防要仔细核对，防止出现字体大小止出现字体大小不一、框线无、不一、框线无、错字等现象错字等现象公式的输入公式的输入l公式的基本特性：公式的输入是以“=”开始，公式的计算结果显示在单元格中，公式本身显示在编辑栏中。如：=1+2+6 （数值计算）=A1+B2 （引用单元格地址）公式与函数公式中的运算符公式中的运算符l算术运算符：+-*/%l优先级顺序：(使用括号可确定运算顺序)l如1*(1+1)/1算术运算符算术运算符含义含义比较运算符比较运算符含义含义+加加大于大于-减减=大于等于大于等于*乘乘=小于等于小于等于/除除不等于不等于%百分比百分比=等于等于乘方乘方,联合运算符联合运算符公式的复制和移动公式的复制和移动l复制移动或公式时，公式会作相对调整l公式的复制：菜单编辑复制/粘贴函数的概念函数的概念l函数是Excel附带的预定义或内置公式lExcel函数共九大类。l1、财务l2、日期与时间l3、数学与三角函数l4、统计l5、查找与引用l6、数据库l7、数据库函l8、逻辑函数l9、信息函数函数输入函数输入l函数的输入和编辑方式:1.使用函数向导l工具栏中的按钮fxl插入函数2.直接在单元格或编辑栏输入或编辑函数的显示键一起来做份报表：一起来做份报表：三、三、PPT制作制作1、新建一份空白演示文稿 方法一：快捷键法。按“Ctrl+M”组合键，即可快速添加1张空白幻灯片。方法二：回车键法。在“普通视图”下，将鼠标定在左侧的窗格中，然后按下回车键（“Enter”），同样可以快速插入一张新的空白幻灯片。方法三：命令法。执行“插入新幻灯片”命令，也可以新增一张空白幻灯片。2、插入图片 为了增强文稿的可视性，向演示文稿中添加图片是一项基本的操作。1、执行“插入图片来自文件”命令，打开“插入图片”对话框。2、定位到需要插入图片所在的文件夹，选中相应的图片文件，然后按下“插入”按钮，将图片插入到幻灯片中。3、用拖拉的方法调整好图片的大小，并将其定位在幻灯片的合适位置上即可。注意：以定位图片位置时，按住Ctrl键，再按动方向键，可以实现图片的微量移动，达到精确定位图片的目的。l3.插入声音插入声音为演示文稿配上声音，可以大大增强演示文稿的播放效果。1、执行“插入影片和声音文件中的声音”命令，打开“插入声音”对话框。2、定位到需要插入声音文件所在的文件夹，选中相应的声音文件，然后按下“确定”按钮。注意：演示文稿支持mp3、wma、wav、mid等格式声音文件。3、在随后弹出的快捷菜单中，根据需要选择“是”或“否”选项返回，即可将声音文件插入到当前幻灯片中。注意：插入的声音文件后，会在幻灯片中显示出一个小喇叭图片，在幻灯片放映时，通常会显示在画面了，为了不影响播放效果，通常将该图标移到幻灯片边缘处。l4.插入艺术字插入艺术字lOffice多个组件中都有艺术字功能，在演示文稿中插入艺术字可以大大提高演示文稿的放映效果。l1、执行“插入图片艺术字”命令，打开“艺术字库”对话框。l2、选中一种样式后，按下“确定”按钮，打开“编辑艺术字”对话框。l3、输入艺术字字符后，设置好字体、字号等要素，确定返回。l4、调整好艺术字大小，并将其定位在合适位置上即可。l注意：选中插入的艺术字，在其周围出来黄色的控制柄，拖动控制柄，可以调整艺术字的外形。l5.绘制出相应的图形绘制出相应的图形l根据演示文稿的需要，经常要在其中绘制一些图形，利用其中的“绘图”工具栏，即可搞定。l1、执行“视图工具栏绘图”命令，展开“绘图”工具栏。l2、点击工具栏上的“自选图形”按钮，在随后展开的快捷菜单中，选择相应的选项（如“基本形状、太阳形”），然后在幻灯片中拖拉一下，即可绘制出相应的图形。l注意：如果选择“自选图形、线条”下面的选项，可以绘制出展型图形来。如果选中相应的选项（如“矩形”），然后在按住“Shift”键的同时，拖拉鼠标，即可绘制出正的图形（如“正方形”）。l6.插入图表插入图表l利用图表，可以更加直观地演示数据的变化情况。l1、执行“插入图表”命令，进入图表编辑状态。l2、在数据表中编辑好相应的数据内容，然后在幻灯片空白处单击一下鼠标，即可退出图表编辑状态。l3、调整好图表的大小，并将其定位在合适位置上即可。l注意：如果发现数据有误，直接双击图表，即可再次进入图表编辑状态，进行修改处理。l7.插入插入Excel表格表格l由于PowerPoint的表格功能不太强，如果需要添加表格时，我们先在Excel中制作好，然后将其插入到幻灯片中。l1、执行“插入对象”命令，打开“插入对象”对话框。l2、选中“由文件创建”选项，然后单击“浏览”按钮，定位到Excel表格文件所在的文件夹，选中相应的文件，单击“确定”按钮返回，即可将表格插入到幻灯片中。l3、调整好表格的大小，并将其定位在合适位置上即可。l注意：为了使插入的表格能够正常显示，需要在Excel中调整好行、列的数目及宽（高）度。如果在“插入对象”对话框，选中“链接”选项，以后在Excel中修改了插入表格的数据，打开演示文稿时，相应的表格会自动随之修改。l8.幻灯片版式与背景幻灯片版式与背景l9.幻灯片动画设计幻灯片动画设计l11.幻灯片放映方式幻灯片放映方式常用的快捷键常用的快捷键平时工作中使用可以提高工作效率！快捷方式快捷方式功能功能Ctrl+A选定整篇文档Delete删除CtrlZ撤销CtrlY恢复/CtrlC复制CtrlV粘贴Ctrl+F查找Ctrl+S文件保存Ctrl+Shift输入法切换上呈的公文、报表设置注意事项上呈的公文、报表设置注意事项：l1、公文标题应大于公文内容字体，一般以2号、小2号体为宜；l2、正文内容一般采用4号至3号字体，不宜过大，也不宜过小；l3、文体的段落一般采用单倍行距，不能太紧，也不能太松，否则影响美观，特殊情况（如节约约张、多页显示太松等）可以根据情况设置成固定值；l4、公文的主题及正文部分忌用行楷等艺术字体，显得不规范,常用字体为仿宋体，标题为显示更直观，一般采用黑体或宋体。字体颜色显示为黑色，有时为突出显示等，可以选择其他颜色，但忌用红色字体。