金蝶财务软件操作流程(详细).doc

金蝶财务软件操作流程 一、新建账套在系统登录处直接单击“新建”，输入文件名，保存(在系统登录处新建账套必须在没有选中账套的前提下，如已选中账套可进去后点文件上面的新建账套)。下一步输入账套名称，此处名称一定为单位全称，它将出现在所有的打印输出资料中。选择行业后双击或单击“详细资料”，可以查看所选行业的预设科目表。科目级别最长为6级，最多为15位。建议采用“自然月份”和“会计年度由1月1日开始”，选择账套的启用期间，表示从某月开始进行电脑账务处理。完成，进入初始化。二、初始化设置1、币别：增加，输入代码和名称，在启用账套当月输入期初汇率，如：USD 美元 7.2 HKD 港元 0.982、会计科目：在此可添加、修改和删除科目。有外币核算的科目可选择“核算单一外币”或“核算所有币别”，勾选“期末调汇”。有往来业务核算的科目可设置“单一或多核算项目”，勾选“往来业务核算”。存货类科目可勾选“数量金额辅助核算”，输入计量单位。3、核算项目：在此增加往来单位、部门和职员的资料。在“往来单位”页输入往单位代码和名称。在“部门”页，逐个输入部门代码和名称。在“职员”页，注意增加新的职员类别，如果类别为“不参与工资核算”，则以后在进行工资费用核算时此职员的工资将不予出现。注：已离职人员选择“不参与工资核算”4、初始数据：白色区域直接录入。黄色区域只要录入其下级科目的数据即可。如果是年初（1月）建账，只需录入期初余额。年中建账（2-12月），则必需录入期初余额、累计借方、累计贷方、累计损益实际发生额4项。分币种数据录入：在初始数据输入窗口中左上角的下拉框可选择不同的币种进行录入，如选择“美元”，则可输入设了美元核算的科目，选择“数量”可输入设了数量金额辅助核算的科目。选择“综合本位币”可对输入的所有币种金额进行汇总计算。注：“综合本位币”窗口只能看不能进行修改。初始往来业务资料录入：双击“应收账款”等设有往来核算的会计科目区域，增加，输入往来业务编号，同一笔经济业务只有一个编号，编号最长20个字符。选择发生日期，输入摘要，借方或贷方发生额，选择核算项目代码，增加。注意：只有相同业务编号的金额可以进行计算。固定资产在窗口左上角下拉框中选择固定资产模块进入，然后点新增，增加固定资产卡片。试算平衡：全部数据输入完毕，试算平衡。平衡以后，可以启用账套。5、启用账套：账套一旦启用，就意味着关闭初始化界面，所有初始化资料都不能修改。单击“启用账套”，根据系统提示一步步进行。注意备份路径。账套的恢复：如果系统遭受破坏，或初始化有误，可以利用备份文件进行恢复，文件恢复，找到备份文件，打开，在“恢复为”窗口，输入文件名，保存。然后单击“打开账套”，找到刚刚恢复的账套文件，打开即可修改。万一备份文件找不到，可新建一个账套，文件引入初始数据，找到源账套，即可将所有初始化资料全部引入。三、操作流程凭证输入审核过账1、凭证输入：常用功能键：F7=获取，可获取常用摘要和科目代码、核算项目和业务编号，敲键盘上的小数点两下，自动携带上一条摘要。敲两下反斜杠，自动携带第一条摘要。可以利用摘要库输入常用摘要，用的时候直接调用。空格键可进行借贷方余额切换。自动找平：CTRL+F7，负数：输入数字后按一下减号键。F5新增一张凭证，F8自动保存， F11调出金蝶计算器，F12输入计算值。银行存款类科目需要填写结算方式，结算号，结算日期。应收账款类设了“往来业务核算”的科目必须输入往来单位和业务编号。原材料等设了数量金额辅助核算的科目只要输入数量和单价，金额自动计算。外币科目输入原币，本位币自动折算。涉及到退货凭证，建议采用“科目相同，红字相冲”的方式输入凭证，以便于出报表时从账上取数。在会计分录序时簿里，删除最后一笔凭证，可以马上删除。如果是删除中间任意一笔凭证，只是打上“作废”标记，再单击一次删除，才能彻底删除。在“作废”之后可以“恢复”。2、凭证审核：凭证制单与审核不能为同一人，必须增加一个具有审核功能的操作员单张审核：直接单击凭证工具栏上的“审核”键，再单击一次即可取消。成批审核：在“凭证过滤”窗口设定范围，定义会计期间，选择“全部”或“未审核”凭证，确定。单击“编辑/成批审核”或工具栏上的“批审”按钮，提示是否成批审核？是。反审核：先换上审核人，选择“成批审核”，单击“编辑/成批销章”，可成批反审核，如果只要单张取消，首先选中凭证上的任一分录，单击工具栏上“审核”，打开凭证后，再单击凭证上方的“审核”键，即可单张取消审核。3、凭证过帐：根据系统提示逐步进行。也可以部分过帐，在“凭证过滤”窗口选择凭证范围即可。反过帐：CTRL+F11，也可以部分反过帐，只有系统管理员才有反过帐的权限。4、增加操作员：系统维护用户管理，在“用户设置”下“新增”，选择用户组，输入操作员名字和安全码（5-16个字符），确定，授权，在“权限分配”窗口设置相应的权限，权限范围根据实际选择“所有用户”或“本组用户”，授权，提示授权成功。注意：安全码不同于密码，也可在此窗口增加新的用户组。更换操作员：文件更换操作员，在下拉框里选择自己名字，直接更换。或者直接右单击右下方操作员处，也可直接更换操作员。密码在系统维护修改密码设置，原密码为空。5、模式凭证的运用：在“模式凭证”窗口新增，输入名称，选择或增加类别，选择凭证字。勾选“常用模式凭证”，输入摘要，获取借贷方科目代码，保存。也可在输入凭证时，在凭证保存前先保存为模式凭证，单击“编辑/保存为模式凭证”，再保存该张凭证。下次再做相同内容的凭证时，在凭证输入界面单击“编辑/调入模式凭证”。四、固定资产1、增加固定资产：类似于初始化的固定资产卡片输入。输入固定资产代码和名称，入账日期和增加方式，选择使用部门及折旧费用科目和减值准备对方科目等，录入完毕，单击“记帐凭证”，系统给了一张不完整的记帐凭证，补全凭证后保存，回到卡片确定。系统自动生成的凭证不允许修改，只能修改卡片。2、减少固定资产：单击“减少”，获取代码，选择减少日期和减少方式，单击“记帐凭证”，补全凭证后保存，回到卡片确定。减少的固定资产首先纳入“固定资产清理科目，在收到相关收入和付出费用之后，“固定资产清理”没有余额。3、其他变动：不增不减，信息发生变动，如果原值或折旧没变动，不需要调整凭证。进入其他变动，选择固定资产，前面三项只能查看不能修改，后面增加了三项内容，可在变动信息框进行修改 如果原值或折旧发生变动，只需输入调整的原值或折旧数额。4、工作量录入：在本月以前录入的以工作量法提折旧的固定资产，需要录入本月工作量。本月增加的到下月输入工作量。直接输入即可。5、计提折旧：根据提示一步步前进，自动生成凭证。6、变动资料查询：当本月变动资料过帐后，就只能通过本窗口查询。五、工资模块1、设置工资项目：新增工资项目，选择职员姓名、部门、职员类别等，增加基本工资、加班时间、加班工资、岗位津贴、奖金、应发工资、扣款、实发工资等，选择数值型。2、计算方法：（工资项目双击，运算符单击）加班工资=加班时间*5应发工资=基本工资+加班工资+岗位津贴+奖金各公式已在资料上面注明，这里就不再重复3、数据输入：在已输入职员资料的前提下，输入白色方格的数字，黄色为设了公式的单元格，由系统计算。4、工资费用分配：根据提示前进，在“工资分配向导”窗口选择职员类别，选择工资项目，再选择费用科目代码和应付工资代码。每个职员类别都要逐一设置，如管理人员、销售人员等。完成后，系统自动生成一张凭证。5、银行代发工资文本文件：必须先将银行账号设为工资项目！名称 类型 长度 小数 项目或常数职员姓名 文本 8 职员姓名工资金额 数字 14 2 实发工资银行账号 文本 14 银行帐号确定。出现银行代发工资文件，勾选“含无帐号职员”。文件导出，选择引出类型，确认。选择保存路径，输入文件名，保存，再次确认。六、往来模块勾选了“往来业务核算”的科目才可使用。1、核销往来业务：选择会计科目和项目代码，一次只能选择一个往来单位，确定。使用“自动核销”可把同一业务编号余额为零以前的所有业务资料核销掉。反核销或手工核销使用双击所选记录，手工核销时系统不自动检验数字是否正确。在核销窗口，选择项目代码可以过滤到别的往来单位，但应同属于一个会计科目。2、往来对帐单：通过对帐单可反映出每一业务编号往来业务的余额状况。3、帐龄分析：天数可自定义，选择会计科目后，系统自动生成相应账龄分析表。七、出纳系统1、定义出纳系统起始期间：可以和账务系统启用期间不一致，但最好是同步。启用期间在“账套维护/账套选项/税务、银行”中设置。如果选择不需和银行对账，则在做凭证时不需录入结算方式、结算号等。2、现金余额初始录入：录入期初余额即可。3、银行存款初始余额设置：分别输入银行存款日记账和银行对账单的启用余额。注：银行存款日记账余额和银行对账单余额相等。特别注意：银行收支款项的方向与企业刚好相反。4、现金日记账：三种方式可以使用。1）直接新增：直接录入借方或贷方金额，可以选择经手人和摘要，没选也可以保存。2）从账务引入数据：在已知凭证字、凭证号和分录号的前提下才可使用。使用此功能之前，在“维护/账套选项/高级/出纳”中必须做相关设置，即勾选相应功能。回到“现金日记账”窗口中，勾选“编辑/编辑时自动从账务引入数据”，激活此功能才可使用。单击新增，在弹出的“现金日记账”卡片上选择凭证字、号，和分录号，金额和摘要等自动带入。分录号由0开始。3）从凭证引入现金日记账：和第二点相同，先做好相关设置才可使用。在“现金日记账”窗口单击“文件/从凭证引入现金日记账”，在弹出的“凭证过滤”窗口设置条件，确定从哪些凭证引入数据，确定。系统提示引入数据。5、现金盘点与对帐：录入现金实盘数。6、银行对帐单：根据银行提供的对帐单逐笔新增录入。7、银行存款对帐：输入本次对帐日期，确定。自动对帐：设置相应条件，确定。系统默认的条件“借贷方向相反，金额相等”是最基本的条件，不得操作。其他的根据实际自行选择。手工对帐：直接在对帐单和日记账双方双击某条对应记录，对上的以“*”显示，针对“一对多”的情况。由于系统不对手工对帐进行数据校验，因此核对要仔细。取消对账：取消单笔记录，只需同时在对帐单和日记账双方双击。若要一次性取消某次对帐的结果，首先勾选“包括已勾对记录”，单击“取消对帐”，确定取消日期，确定。8、银行存款余额调节表：根据对帐后的未达账项自动生成。调节后的余额应相等。出纳轧账：可在任意期间多次轧帐，但必须至少有一次是在该期的最后一天进行。轧帐后，轧帐日期前的记录不得增删改。反轧帐：CTRL+F9八、期末处理1、自动转帐：设置一些每月要结转性质的凭证，凭证每月数额可能不一样，但取数公式或来源必须一致。如：将制造费用转入生成成本。自动转帐：增加，输入凭证名称和摘要，如：将制造费用转入生产成本，获取生产成本科目代码，选择借贷方向为借，转帐方式：转入；接着再获取制造费用各明细科目代码，有几个获取几个，选择借贷方向为贷，转账方式：按公式转出余额或者发生额，包含未过账凭证，设置好后存盘，每个月做凭证时选中后点生成凭证，凭证自动生成。2、期末调汇：调整数=原币金额*汇率-原折合人民币金额余额在有外币业务，并且所有凭证都已过帐的前提下使用，输入期末汇率，获取汇兑损益科目代码：财务费用，完成。只能选择“付”款凭证或“记”字凭证。3、结转损益：月末所有凭证都过帐后，结转损益，系统自动生成凭证，所有损益类科目的余额转入本年利润科目，月末无余额。4、报表：（1）资产负债表：双击打开，点击“重算”，检查数字是否平衡。如要修改公式首先选中单元格，单击“向导”，清除公式，在账上取数处选科目代码和取数类型，填入公式确定。（2）利润表：系统同样自动生成，打开后点“重算”。（3）报表及凭证的打印报表打印设置在报表页菜单栏“属性”“报表属性”设置。凭证打印首先进入凭证查询里面的会计分录序时薄，点“文件”下面“打印凭证”，如需要设置在点开打印凭证时有一个“打印设置”，点开后可以设置凭证打印方法。期末结账：可以先结账再出报表，也可以先出报表再结账，如果先结账的在出报表时“报表期间”必须是“上月”。年度结账：如果当前是12月，则在结账时属于年度结账。在年结时，系统强制用户做好备份，因为在年结过程中，系统将把所有的凭证及业务资料全部删除，只将有关账务数据的发生额结入到下一年。年结结到下一年后是无法反结账的，只能使用备份账套进行恢复回到上一年12月。