胸科医院后勤报修管理系统方案书V3.docx

医院后勤综合管理平台——后勤设备设施系统方案书
案卷号
FDHQ-ST201509
日期
2015-9-14

上海市胸科医院
后勤设备设施管理系统
建设方案书

作者：刘光阳
完成日期：2015-9-14
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版本号
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安装日期
签收人

目录
1 需求概述 1
2系统概述 1
2.1建设目标 1
2.2 管理目标 2
2.3功能概述 2
2.4 系统功能模块 3
2.5 系统界面介绍 3
3 系统流程规划 7

4 系统网络规划 9
5 系统集成 9
6项目实施规划 10
6.1项目实施功能范围 10
6.2 项目实施目标 11
7项目资源需求 11
8项目实施可行性 12
9项目实施流程 12
10成功案例 12

上海复旦医院后勤服务有限公司 信息事业部
医院后勤综合管理平台——设备设施系统方案书
1 需求概述
胸科医院目前后勤维修服务由总务科负责，共有工人13人，负责水、电、弱电、木工、空调、压力容器（锅炉、气体）等项目维修。维修服务不区分工作班组，员工按照楼栋实现区域包干，一个区域内的所有维修项目由该区域员工负责。经过调研，目前胸科医院后勤设备设施接报修管理中存在着以下现状及问题：
1、 日常工程报修全靠电话和手工单据，已不能适应信息化社会发展的步伐。
2、 医院的后勤设备台账和运维，缺少系统化的管理。
3、 设备PM计划执行、维保质量监督缺乏流程控制和过程管理。
4、 五金耗材及配件的库存管理全靠手工，容易出错，并且无法做用途监控。
5、外包服务质量评价缺乏数字化依据。
6、无法量化员工的维修任务。
7、无法量化整年的报修量，无法为增加人员提供数据依据。
8、实现调度按区域派工。
2系统概述
2.1建设目标
针对胸科医院目前设备设置接报修管理的现状及问题，通过实施后勤设备设施管理系统，以期实现以下目标：
l 日常报修、巡修、维保业务的流程化：包括设备PM计划执行、报修等业务流程，使得各项业务的制定或申请、下达、执行、反馈等操作流程化、信息化、网络化。
l 实现报修任务的绩效分析(质量、效率、成本)和满意度测评。
l 实现五金物料仓库和工单联动，有效监控物品损耗，控制成本。
l 实现全院临床科室的在线报修，实现报修有凭有据，评价反馈。
2.2 管理目标
通过后勤设备设施管理系统，使系统的各个应用角色能够达成以下管理职能：
l 医院科室：在线报修、现场确认、问题投诉、满意度
l 医院总务：报修任务、任务进度、维修材料管理、科室满意度。
l 后勤维修：报修任务、巡修任务、材料领退、现场确认、进度情况。
l 医院管理：报修总体状况、科室材料使用状况、科室满意度。
2.3功能概述
医院设备管理系统是以医院的各种勤设备作为管理对象，建立起科学的、功能完善的信息管理系统。对医院设备进行台帐建立-使用-维护-报废的全生命周期的动态管理，以台账、运维、报修、PM、质控评价为主线，通过对医院的设备管理业务进行整合分析，协同后勤外包服务，规范相关工作流程，加强数据对比分析，满足主管院领导、后勤处、设备使用科室等各方面对医院设备的管理需求，从而为医院的临床和管理工作提供更好的服务保障。
系统架构图如下：
基础管理子系统

l质量控制
设备台帐
统计报表
医院后勤
综合管理
平台
设备设施
管理系统
设备报修
报修管理
巡检管理
PM计划
工单

2.4 系统功能模块

2.5 系统界面介绍

3 系统流程规划
根据对胸科医院后勤接报修的现场管理管理调研，胸科医院目前的接报修工作存在以下两个特性：
1、 不分维修班组：胸科医院的工程维修不是区分不同的工种不同的作业班组，按照工种职能进行项目分类维修，而是采用大集中，员工分区域包干的作业形式，一个员工同时担当多个项目类别的维修。调度不区分维修班组，直接将报修任务按照报修区域派发至所在区域的责任员工。
2、 项目维修需要审批：对于部分报修项目，需要设置两个前置审批流程，一个是报修人的直接领导审批，一个是后勤接报修人直接领导审批，只有两个审批流程都通过后，才可以进入正常的报修流程。
根据以上特性，特制定以下适合胸科医院的工程报修作业流程：

4 系统网络规划

5 系统集成
目前，胸科医院后勤总部部门涉及到3个信息系统的应用，分别是办公自动化系统（OA）、物资管理系统、能源监控预警系统。各系统应用范围如下：
OA系统：主要是完成日常的行政办公、通知公告、以及后勤总务的各种流程申请、审批等工作流处理。
物资系统主要是针对后勤相关的固定资产类物资进行从申购到入账的全流程处理，与工程维修的配件材料没有关系。物资系统目前与OA系统实现集成，通过OA系统可以直接登录物资系统，并且物资系统相关信息可以在OA系统中进行消息提醒。
能源监控预警系统主要用于相关能源设备的各种参数采集和超标预警。是一套独立自主的系统，主要由后勤总务部门负责运行维护。
经过和胸科医院总务科，信息科相关业务人员调研、讨论，最终对于拟实施的工程接报修系统，形成如下系统集成建议：
1、 接报修系统和OA系统进行集成，与物资系统，能源监控系统不进行集成。
2、 接报修系统通过OA系统实现单点登录。即用户通过登录OA系统后，直接在OA系统中可以进入接报修系统，不需要再次输入用户名密码进行身份验证。
3、 把OA系统中现有涉及到报修审批的流程，剥离到接报修系统中进行申请和审批。
4、 接报修系统和OA系统对审批流进行集成，接报修系统向OA系统推送审批申请信息，OA系统对当前登录用户进行审批信息提醒，用户直接点击提醒信息进入接报修系统进行审批处理。
以上系统集成需求，流程如下：

6项目实施规划
6.1项目实施功能范围
由于胸科医院现场的特殊性，目前设备设施管理系统计划只上线接报修模块，具体项目实施范围如下：
Ø 日常维修管理：接单、调度、完工、反馈、报表、移动APP。
Ø 在线报修及服务评价。
Ø 报表及统计分析。
Ø 单点登录、审批信息推送、提醒。
6.2 项目实施目标
Ø 实现报修申请、下达、执行、反馈的业务流程网络化。
Ø 实现维修单在线打印，减少手工填写的随意性，提高接报修效率。
Ø 实现报修任务的绩效分析(质量、效率、成本)和满意度测评。
Ø 实现报修任务实时状态显示与提醒（电子显示屏）。
Ø 实现维保服务质量的在线管理和监督。
7项目资源需求
分类
项目
详细内容
提供方
状态
硬件资源
网络
医院局域网（内外网）
医院
已有
服务器
设备设施系统服务器
医院
已有
电脑
工作终端电脑
医院
已有
移动接单
工作用手机终端
医院
需新购
报修单打印机
EPSON 630K
医院
需新购
报修单打印纸
三联单
医院
需新购
报修信息显示屏
滚动显示报修信息
医院
需新购
软件资源
后勤设备设施系统
接报修模块
复旦后勤
已有标准版本
二次开发
单点登录集成
与医院OA单点登录集成，需定制开发
复旦后勤
需开发
审批流程开发
适合医院特点的2个审批流程、消息推送
复旦后勤
需开发
系统实施及服务
系统实施及日常运维
系统培训、初始化、日常运维问题处理
复旦后勤
已有标准模式
8项目实施可行性
截止目前，我司医院后勤综合管理平台——后勤设备设施子系统已经成功在华山总院、华山北院、第一人民医院、质子重离子等医院实施并投入应用，取得了良好的效果。我方的项目实施人员也积累了丰富的项目实施管理经验，能够为胸科医院的后勤设备设施系统实施提供有力保障。
经过对胸科医院现场的管理流程和软硬件环境的调研，也能够满足系统实施的设备资源需求。基于此，我方认为胸科医院上线后勤实施设备设施管理系统具备可行性。
9项目实施流程

10成功案例
华山医院总院在实施报修系统之前，医院工程维修管理现状是
Ø 报修电话太多（4门电话），不方便临床记忆；
Ø 接报任务手工填写单据，无法进行数据分析统计；
Ø 接报、维修过程无法追踪。
通过实施报修系统后，达成了以下目标：
Ø 建立一站式电话接报调度中心，全院使用同一的报修号码。
Ø 实现临床自主在线报修，提高接报修效率。
Ø 实现维修工单电脑打印，减少手工填写的随意性。
Ø 实现报修申请、下达、执行、反馈的业务流程网络化、透明化。
Ø 实现物料仓库和工单联动，有效监控物品损耗，控制成本。
Ø 实现报修任务的量化分析和满意度测评。
Ø 实现材料按班组、科室消耗结算，增加数据可信度。
Ø 实现报表统计、数据分析。

上海复旦医院后勤服务有限公司 信息事业部
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