科技资料及科技档案管理规定.doc

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科技资料和科技档案管理规定
一、主要内容和适用范围
1、本规定提出了科技图纸（以下简称资料）分级的界限、保管和借阅的管理办法，图纸资料的发放和更改的办法及科技档案（以下简称科档）的归档、保管和借阅管理办法。
适用于技术组绘制编制的资料、外来的技术资料、科技档案和公司购进的各类书刊图册。
2、计算机科技资料的管理，按《设计人员计算机资料存放规则》及《技术组计算机使用人员管理补充规定》执行。
二、资料的分级
技术组的资料按其重要程度分为一般技术资料、重要资料和保密资料三个级别。
1、一般技术资料：含常规产品图册、设计文件、技术规范、修理改制规范、国家标准、行业、企业标准、产品样本、科技图书、照片、试验鉴定资料、3C认证资料、产品材料配件表、投标书、技术管理文件、汽车产品公告资料、工艺文件等。
2、重要资料：含技术组产品底图、国外原文的技术标准及产品样本、出国考察调研资料（包括磁盘、光盘、录相带等）。
3、保密资料：含公司引进技术的图纸、技术文件；国外合作厂家提供的图纸、技术文件；保密协议、专利技术和专利产品图；由客户提供，公司承担保密义务的图纸资料；公司组织测绘的国外产品或结构的图纸；3C证书、国军标及其它认证验收资料。
4、分级标识
一般技术资料无分级标识
重要资料的第一页左上角有“重要”的标识（产品底图除外）
保密资料的第一项左上角有“保密”的标识
三、资料保管
1、所有外来资料必须分类登记，并建有登记目录。外购科技图书其书价应在其收文记录中标出。
2、一般技术资料中的产品图册、图库图册开架存放在各相关设计组，由各组组长和资料管理员共同管理；技术规范、修理改制规范、科技图书及重要资料等集中存放，由资料（图书）管理员负责管理。技术组发放到各相关部门图纸资料由各部门的资料管理员负责管理。
3、保密资料的保管
保密资料设专用资料柜分类存放，并编制资料档案存放索引。
4、图书资料室要做好“五防”工作，即防炎、防潮、防尘、防虫、防盗。对破损的资料要及时进行修补和复制。
四、资料的借阅
1、一般技术资料
（1）技术规范、修理改制规范、产品样本、科技图书、标准汇编等资料，实行借阅登记制度，由借阅人向资料管理员办理借还手续。
（2）产品图册、图库图册实行分承包管理，由各组组长指定责任人，定期对所管理的图册进行整理、清点。本部门外组人员借阅，需与责任人或分管组长借阅，并及时归还，注意将资料按序号大小顺序摆放。资料管理员应协助各组对图册资料进行管理。
（3）执行更改单修改图纸，使用资料时，可不按上述两条办理，但更改结束后，应将资料及时归位。
2、重要资料的借阅
重要资料的借阅同一般资料，向资料保管人办理登记手续。只是重要资料借阅时，资料保管员和借阅人要对借阅资料的完好性、完整性要求更高并及时归还。
3、保密资料的借阅
保密资料的借阅需经分管副总的批准后，资料保管人按附表1（技术组保密资料借用记录表）办理登记手续。
4、保密资料的借阅人应保守资料的秘密，不得随意摘录、引用、复印、扩散。
5、借阅范围
产品图册、图库图册的借阅方法仅在本部门内实行，原则上不得借出本部门，如外部门借用需向资料保管人办理登记手续。其余的资料，公司管理人员均可按规定借阅。所有资料如是公司外人员借阅需经分管副总或部门负责人同意。
五、图纸资料的发放和更改
1、产品图纸的发放和更改
（1）产品图纸的发放、更改按公司质量体系程序文件的有关规定执行。
（2）各部门领用的图纸等资料妥善保管，保持图面的清洁、完整，不得任意污损、撕毁。凡蓝（白）图因长期使用图面不清时，可凭旧图到资料室换取新图。由于保管不善而撕毁或遗失，必须补图时，应填写晒图申请单，经有关领导批准后，方可补晒（复）新图。
2、保密级图纸的发放
保密级图纸的发放需经公司总师或主管副总批准，保密级图纸发放时应盖有“保密资料”及“时间”印章，并按附表2（协作单位保密级图纸发放申请表）的规定进行登记发放。
六、科技档案的管理
科技归档资料经整理、分级并履行归档手续后成为科技工作者档案。
1、科技档案归档内容
（1）产品设计文件（含图样、图表、计算资料以及设计、制造、调试、验收、使用所需的技术数据和文字说明的各种技术资料）
（2）有关产品照片、录像带以及计算机软件、软盘等。
（3）因工作关系获得的资料，如：由客户提供或相关厂家、人员提供的样本等资料。
（4）生产、科研和各项管理工作中形成的文件、材料。
（5）因公参观学习、考察和参加会议收集、获得的各项材料（包括样本、文件、技术资料、笔记、书面汇报、照片等）。
2、科档归档要求：
（1）技术人员应做好科技档案的形成、收集、积累、整理、分级和归档工作。
（2）档案资料员应将归档的材料进行必要的加工、整理、立卷编目、做好分类科学、组卷合理，并做好归档统计工作。
（3）归档文件应完整、准确、系统、完好、清晰、签署完整，并且装订牢固，以利长期保存
（4）归档文件书写、图表应符合标准经要求。
3、科档归档手续：
（1）一般资料归档时，档案资料管理员应及时对归档的科技文件进行分类登记。
（2）重要级以上文件归档，文件经档案资料验收合格后办理移交登记手续。
七、处罚办法
1、资料管理人中应定期检查、整理资料，确保资料完整无损、排放整齐有序，帐物相符。产品图册、技术规范等每月整理一次，产品样本、科技图书、标准汇编每季度整理一次，其它科技资料每年整理1-2次。
2、对于不按本规定执行者，一次违规给予口头警告，二次违规给予书面警告，三次违规者给予30-50元的罚款处罚。
3、凡丢失科技图书的责任者，应按所购书价的3-5倍进行赔偿。
4、对于丢失图册、规范、或重要级以上资料的责任者，按泄露公司秘密论处。
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