学院财务管理程序(全套).doc

学院财务管理程序

2010年11月

目 录
1.报账工作程序 3
2.差旅费报账工作程序 4
3.催交学费工作程序 5
4.固定资产处置工作程序 7
5.固定资产购置工作程序（适用于非招标采购） 8
6.借款工作程序 10
7.申请缓交学费程序 11
8.收费工作程序 12
9.招标采购管理工作程序 13
10.预算编制工作程序 14

第14页 共14页
1.报账工作程序
1.目的
为了保证教职工除差旅费之外的报账工作的规范化、清晰化，特制定本程序。
2.适用范围
本程序适用于对教职工除差旅费之外的报账工作的管理。
3.职责
3.1教职工负责收集原始凭证及填制报账凭证。
3.2各部门负责人负责审核原始凭证及报账凭证。
3.3院领导及财务处长负责审批原始凭证及报账凭证。
4.工作程序
4.1预算内经费的报销
4.1.1报帐教职工负责填写《费用报销单》并粘贴票据、在票据上签名。
4.1.2部门领导审核签名。
4.1.3报账部门的分管院领导审批，行政后勤部门5000元以内可由财务处处长审批。
4.1.4单次报销金额在5万元以上的（含5万元），一律需经院长加批。

4.1.5报帐教职工到财务科报销。
4.2预算外或超预算经费的报销
4.2.1报帐教职工负责填写《费用报销单》并粘贴票据、在票据上签名。
4.1.2部门领导审核签名。
4.2.3报账部门的分管院领导、分管财务的院领导、院长共同审批（或依据有院长签字同意开支的的请示报告、院长会议纪要、党委会议纪要等有关文件给以予报销）。
4.2.4预算外或超预算经费10万元或一定额度以上的的投资项目或财政支出先提交党委会决定后，再按4.2.3办理。
4.2.5报帐教职工到财务科报销。
5.相关文件
《财务报销制度》
6.相关记录
《费用报销单》

2.差旅费报账工作程序

1.目的
为保证教职工差旅费报账工作的规范、清晰、有序，特制定本程序。
2.适用范围
本程序适用于对教职工差旅费报账工作的管理。
3.职责
3.1教职工负责收集差旅费原始凭证及填制报账凭证。
3.2各部门负责人负责审核差旅费原始凭证及报账凭证。
3.3院领导及财务处长负责审批差旅费原始凭证及报账凭证。
4.工作程序
4.1.1报帐教职工负责填写《差旅费报销单》并粘贴票据、在票据上签名。
4.1.2部门领导审核签名。
4.1.3报账部门的分管院领导审批，行政后勤部门5000元以内可由财务处处长审批。
4.1.4单次报销金额在5万元以上的（含5万元），一律需经院长加批。
4.1.5报帐教职工到财务科报销。
4.2预算外或超预算经费的报销
4.2.1报帐教职工负责填写《差旅费报销单》并粘贴票据、在票据上签名。
4.1.2部门领导审核签名。
4.2.3报账部门的分管院领导、分管财务的院领导、院长共同审批（或依据有院长签字同意开支的的请示报告、院长会议纪要、党委会议纪要等有关文件给以予报销）。
4.2.4预算外或超预算经费10万元的差旅费支出应先提交党委会决定后，再按4.2.3办理。
4.2.5报帐教职工到财务科报销。
5.相关文件
《财务报销制度》
6.相关记录
《差旅费报销单》

3.催交学费工作程序
1.目的
为保证催交学生学费工作的规范化，特制定本程序。
2.适用范围
本程序适用于对催交学生学费工作的管理。
3.职责
3.1学生负责按时缴交学费。
3.2各系负责提供学生名单、就读专业、住宿等情况，并督促学生按时缴交学费，负责协助财务处催收收本系学生欠费。
3.3财务处负责统计学生学费的缴交情况，并向系提供欠费清单。
4.工作程序
4.1系提供学生名单、住宿、就读专业等资料给财务处。
4.2财务处整理欠费名单、下发催费通知、公告栏公布欠费名单。
4.3各系动员学生到财务处缴款。
4.4财务处收款。
5.相关文件
《学生学费、住宿费等教育规费收费管理办法》
6相关记录
《欠费情况登记表》

4.固定资产处置工作程序
1.目的
为规范学院固定资产出售、投资、报废等处置工作，特制订本流程。
2.适用范围
本程序适用于固定资产处置工作。
3.职责
3.1使用部门提出固定资产处置申请。
3.2固定资产领导小组负责审核处置计划及具体组织固定资产的处置。
3.3财务处负责报批固定资产处置申请，并负责处置后的账务处理。
4.工作程序
4.1使用部门提出处置申请，填写《处置固定资产申请表》
4.2固定资产领导小组负责审批。
4.3财务处负责向上级申请报批固定资产处置。
4.4固定资产领导小组负责处置固定资产。
4.5财务处进行账务处理 。
5.相关文件
《固定资产管理办法》
6.相关记录
《处置固定资产申请表》
《处置固定资产记录》

5.固定资产购置工作程序（适用于非招标采购）
1.目的
为了保证学院固定资产购置工作的规范化，特制定本程序。
2.适用范围
本程序适用于固定资产购置工作。
3.职责
3.1各部门提出固定资产购置计划。
3.2固定资产领导小组负责审核购置计划。
3.3分管采购部门负责实施采购。
4.工作程序
4.1预算内固定资产购置计划编制
4.1.1各固定资产需求部门依据《固定资产管理办法》编制《购置计划》，经确认无误后报固定资产领导小组组长审批；
4.1.2固定资产领导小组组长依据年度预算计划审批《购置计划》，并转分管采购部门实施采购。
4.2预算外固定资产购置计划编制
4.2.1各固定资产需求部门依据《固定资产管理办法》编制《购置计划》，经确认无误后报固定资产领导小组组长审核；
4.2.2固定资产领导小组组长在《购置计划》上签署审核意见之后报院长办公会或党委办公会评审，并形成会议纪要。
4.2.3固定资产领导小组组长依据院长办公会或党委办公会签署审批《购置计划》意见，会议通过的转分管采购部门实施采购。会议不通过的返回申请部门。
4.3购置
4.3.1属于政府采购的，由财务处将经审批的《购置计划》报省教育厅采购办实施采购；
4.3.2建筑及修缮工程采购，由后勤管理与保卫处依据《物资采购及基建工程、修缮工程招标管理办法》选择合格供方，签订《采购合同》实施采购；
4.3.3图书资料采购，由图书馆将经审批的《物资采购及基建工程、修缮工程招标管理办法》选择书商实施订单采购；
4.3.4教学、实习及办公电器设备采购，由实训中心将经审批的《物资采购及基建工程、修缮工程招标管理办法》选择供方，签订《采购合同》实施采购；
4.3.5其它设备采购，由后勤管理与保卫处将经审批的《物资采购及基建工程、修缮工程招标管理办法》选择供方签订《采购合同》实施采购；
4.4各采购部门必须在完成采购工作之后将《购置计划》、《采购合同》等采购材料整理后交学院办公室归档保存。
5.相关文件
《固定资产管理办法》
《物资采购及基建工程、修缮工程招标管理办法》
6.相关记录
购置计划
采购合同

6.借款工作程序
1.目的
规范学院教职工借款工作。
2.适用范围
适用于对教职工借款工作的管理。
3.职责
3.1教职工负责填制《借款单》。
3.2各部门负责人负责审核《借款单》。
3.3院领导及财务处长负责审批《借款单》。
4.工作程序
4.1本院教职员工依据《学院财务报销制度》填写《借款单》，经部门领导审查签字后按以下程序审批：
4.1.1行政后勤部门预算内不大于5万元借款的报财务处负责人审批；
4.1.2其他部门预算内不大于5万元借款的报院分管领导审批；
4.1.3预算外或超预算借款的报院分管领导审批，；
4.1.4大于5万元借款的审批报分管领导及财务处负责人审核后，再报院长审批。
4.2借款人凭审批手续完整的《借款单》到财务处办理现金或支票借用。
4.3借款一周内, 员工应凭审核、审批手续完整的《原始凭证审核单》及后附的原始凭证或《差旅费报销单》及后附的原始凭证办理《借款单》冲销手续。
4.4在一周内未使用的借款（包括现金、支票），或已使用但未能及时取得发票的借款，员工应按借款程序重新办理借款续借手续。
4.5借款归还时如有余款的,出纳人员应开具内部收据入账。
4.6每月一次定期清理暂借款。
5.相关文件
《财务报销制度》
6.相关记录
《借款单》

7.申请缓交学费程序
1.目的
为保证学生缓交学费工作的规范化。
2.适用范围
适用于对学生缓交学费工作的管理。
3.职责
3.1学生提出缓交学费申请并提交必须的证明资料。
3.2学生处、教务处负责审核缓交学费申请及证明资料。
3.3行政副院长负责批准缓交学费申请。
3.4财务处负责登记已获批准的缓交申请。
4.工作程序
4.1各系需要缓交学费的学生依据《学院教育规费收费管理办法》到各系领取并填写《缓交学杂费申请表》。
4.2填写完整的《缓交学杂费申请表》交系辅导员核实签名后，交学生处处长审核；
4.3审核合格的《缓交学杂费申请表》经学生处处长签字后交教务处处长签审核意见；
4.4经教务处长签署合格的《缓交学杂费申请表》，由教务处统一报行政副院长审批后，转财务处统一办理。
4.5财务处收费会计依据签审合格及完全的《缓交学杂费申请表》在“学费收费管理系统”上登记缓交学杂费情况，并将此信息通知各系。
4.6以上各步骤若有审核不符合条件的批示都应返回上一个步骤重新审核或填写，一旦为审核意见不批准，则申请过程完成。
5.相关文件
《学生学费、住宿费等教育规费收费管理办法》
6.相关记录
《缓交学杂费申请表》

8.收费工作程序
1.目的
为规范学院的收费工作。
2.适用范围
适用于对学院收费工作的管理。
3.职责
3.1学生负责按时足额缴交学杂费。
3.2各系负责收集学生住宿及就读专业等资料，并督促学生按时缴交学费。
3.3财务处负责通知学生收费项目及标准，依法向学生收取学费，并统计学生学费的缴交情况。
4.工作程序
4.1招生与就业办在每学年第一周依据《录取新生统计表》向各系新生发放《缴费通知》及附表（缴费方式调查表），各系在一周内负责将《缴费通知》及附表（缴费方式调查表）统一收集之后交财务处。
4.2各系负责统计“学生住宿及就读专业等资料”在开学后的一周内报财务处。
4.3财务处依据《学生学费、住宿费等教育规费收费管理办法》及收回的《缴费通知》及附表（缴费方式调查表）、“学生住宿及就读专业等资料”填制《委托银行代扣学杂费清单》并交银行代扣。
4.4财务处在收到银行《成功扣款清单》后打印《收款收据》，并将交给《收款收据》各系统一发给学生。
4.5财务处应在收到《成功扣款清单》同时报送教务处教务管理员，由教务处管理员制作《已交清学费学生名单》用于学生电子注册用。
5.相关文件
《学生学费、住宿费等教育规费收费管理办法》
6.相关记录
《缴费通知》 附表（缴费方式调查表）
《成功扣款清单》

9.招标采购管理工作程序
1.目的
为保证学院招标采购工作的规范化，特制定本程序。
2.适用范围
本程序适用于学院所有招标采购工作的管理。
3.职责
3.1采购归口业务部门负责招标项目申请，草拟招标采购项目有关招标文件，参与招标采购项目申报和评标有关工作。
3.2学院招标管理办公室负责招标采购项目的审核、招标采购方案的确定、招标采购文件的审核、招标采购的组织、招标采购手续的办理、招标代理的确定、有关资料的保存等。
3.3党委会或院长办公会议、院长或主管领导负责招标项目的立项审批和重大项目的招标方案、招标代理、招标文件、中标人的审定。
4.工作程序
4.1采购归口业务部门提出招标项目申请，并填写《学院招标采购项目申报表》。
4.2党委会或院长办公会议、院长或主管领导审批招标项目是否立项。
4.3学院招投标管理办公室受理并开展工作
4.3.1学院招投标管理办公室组织招标项目
4.3.1.1归口业务部门草拟招标采购文件报学院招标管理办公室。
4.3.1.2学院招标管理办公室确定招标采购方案，审核招标采购文件。
4.3.1.3学院招标管理办公室发布招标公告。
4.3.1.4学院招标管理办公室选定评标委员会、组织评标、定标。
4.3.1.5 党委会或院长办公会议、院长或主管领导重大项目中标人的审定。
4.3.1.6归口业务部门按学院《合同管理暂行规定》签订合同，并组织实施。
4.3.2政府采购项目
4.3.2.1归口业务部门草拟用户需求书报学院招标管理办公室。
4.3.2.2学院招标管理办公室审定用户需求书。
4.3.2.3向上级部门申办招标采购手续各项手续，并选派院方评标专家参与评标。
4.3.2.4归口业务部门负责招标招标公告、中标通知书的领取，并按《院务公开实施细则》规定在院内公开。
4.3.2.5归口业务部门按学院《合同管理暂行规定》签订合同，并组织实施。
4.4学院招标管理办公室有关资料的存挡等。
5.相关文件
《物资采购及基建工程、修缮工程招标管理办法》
6.相关记录
《学院招标采购项目申报表》
《招标采购申请表》

10.预算编制工作程序
1.目的
为保证学院预算编制工作的规范化。
2.适用范围
适用于学院预算编制工作。
3.职责
3.1 财务处负责学院年度预算文件的编写和学院预算的综合平衡。
3.2各部门负责本部门预算的编写。
3.3教职工代表大会负责讨论学院预算方案（草案）。
3.4院长办公会议负责学院预算方案（草案）的研究审议。
3.5院党委会议负责学院预算方案的讨论决定。
4.工作程序
4.1财务处每年末依据《学院财务管理制度》向各部门负责人下发《编制预算通知》。
4.2各部门依据《学院财务管理制度》及《编制预算通知》的时间要求填制预算编制表交财务处。
4.3财务处汇总各部门预算编制形成预算方案（草案）并交部门领导人会议讨论，若有不符合要求的返回各部门修改。
4.4财务处汇总会议讨论意见并修改预算方案后（草案），提交教职工代表大会讨论。
4.5报院长办公会议研究审议。
4.6学院党委会讨论决定。
4.7财务处依据学院党委决定编制正式的《学院预算》，并通过办公室按《文件管理程序》正式下发各部门负责人签收。
5.相关文件
《财务管理制度》
6.相关记录
《学院预算编制表》