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1、 非生产性物料采购程序 文件编号: CFMAP05-001 第 9 页 共 9 页
2、 发布/修订日期:2010年6月7日 1.0 目的 本程序旨在规定机动设备、
3、物料及服务采购基本准则及作业流程。 2.0 适用范围 本程序适用于长安福特马自达汽车有限公司采购部以及参与非生产性设备、物料及服务采购工作的各相关部门，这些部门包括：财务部、物流部、制造部、质量部、行政部、TDC、销售分公司、公关部、马自达事业部等。 3.0 参考资料 福特全球采购条款 4.0 定义 非生产性采购：汽车及发动机制造与服务所需要的机动设备、物料及服务采购。 5.0 职责 采购总监有责任确保本程序的贯彻和实施。采购经理和采购工程师负责本程序的具体实施工作。财务部、 物流部、制造部、质量部、行政部、TDC、销售分公司、公关部、马自达事业部的相关人员有
4、责任支持本 程序的实施. 6.0 程序 6.1 非生产性物料采购流程图 见附页的流程图（附件一） 6.2 采购总体策略 6.2.1 建立非生产性采购的商品策略，包括选择潜在供应商，并按福特全球采购条款规范供应厂商，建立健全供 应厂商管理体系，并以此系统去规范供应厂商。 6.2.2 采购部评估各主要供货厂商是否达到ISO9000可以优先选择，化危产品的供应商必须达到ISO14001认证。并依据使用单位对供货厂商评估成绩再参照供货厂商对长安福特马自达汽车有限公司销售依赖程度、年度销售金额、与国外企业合作关系等，而决定各供货厂商是长期
5、合作或者逐步淘汰。 6.2.3 合同形式分两种，一种是一次性采购合同，另一种持续性采购合同（开口合同）。 6.2.4 根据厂商在品质、服务、价格上的表现，决定是否建立长期合作关系。 6.2.5 对主要供货商每年实行动态评估考核，由采购人员做商业往来行为评分，需求单位和采购对该厂商的服务 进行评分，并将此评分列入到基础资料中，归类建档。 1）评价范围：A：年度合同金额超过人民币10万元，且有重复采购情况的单一供应商；B：年度合同金额超过人民币50万元的供应商。 2）评价要素：A：供应商自评；B：需求部门、财务部、采购部的评估意见（见供应商评价汇总表）。 6.2.6
6、 厂房建设中的工程安装大型项目，厂商的确认必须由采购和主管业务部门（需求单位）共同确定，然后报 EC批准后实施。 6.2.7 未经采购部授权而发生的采购业务，采购部概不受理。 6.3 非生产性物料采购作业流程 依据需求单位填写的采购资料需求单，依据福特全球采购条款在国内国外，寻找厂商、询价、下订单、签 合同。 6.3.1 采购资料需求单 各需求部门填写采购资料需求单（附件二），提供所需产品的规格和技术要求及预算金额，经本部门总监或 副总裁审核后交采购部。 6.3.1.1根据需求计划，技术资料以及项目预算，采购工程师提出候选供应商推荐表（附件六），报采
7、购总监/副总 监、主管副总裁批准。 6.3.1.2根据交流、考查情况，需求部门拟定最终技术方案，并提交采购部询价。采购工程师根据询价结果做出风险 /价格评估，提出最终选点建议表（附件七），报采购经理、总监/副总监、主管副总裁批准后完成采购资料 需求单。 6.3.2 采购通知单 需求部门填写采购通知单(附件三)，经本部门总监或副总裁审核、财务部核准是否在预算范围内， 并签发会计帐号后交采购部门, 采购部门在准备合同或采购订单前应获得供应商最终报价单。 6.4 报价作业 6.4.1 一般报价 主要的采购，其询价单应按采购的商品策略发给潜在的
8、供应商，供应商价格不能透露给其他供应商。 原则上所有采购均需两家以上报价，如果无二家以上供应商，采购工程师需准备单一供应商理由，如果是 需求部门推荐的单一供应商，则由需求部门填写单一供应商证明，并根据采购通知单的审批权限批准。对 现有设备的供应厂家，在购买其设备备件时，只要是原供应厂家生产的产品（备件），不需要使用部门出 具《单一供应商证明》。 内容 采购金额范围 报价形式 询价单审批权限 一般询价 3万元人民币以下 由采购人员自行决定 采购工程师 3－50万人民币 二家以上传真报价 采购经理 50万人民币以上 二家以上密函报价 总监
9、 6.4.2 传真报价 采购工程师应准备传真询价单（附件四）并应经采购经理签核后，交由采购工程师发出，采购工程师需确 认正确传真号码，并在发文后签字。 6.4.3 密函询价 采购工程师应准备密函询价单（附件五），并在上面亲笔签名，厂商名称可用手书写或打印，手写必须清 晰可读。询价单必须经经理总监签名确认后，由采购部行政助理发出。 6.4.4 密函询价单挂号寄回至采购部行政助理转采购工程师，由采购工程师交到采购经理，采购总监。经核实签 字后，密函询价单方可有效。其中预估金额在100万及以上的密函询价需要计划部相关人员在开标阶段参与审签。采购项目如有需要，则要求
10、供应商必须分别封装技术和商务标书。 6.4.5 采购工程师可以修改询价单的到期日,但应同时通知所有进行询价的供应商。 6.4.6 所有供应商的报价,除以邮件方式答复外,均需取得供应商签章的正式报价单。 6.4.7 购买独家品牌的物品或现有设备维修、购买备件、消耗品，须直接向制造商购买。如制造商有专属代理约 定的代理商，采购人员必须事前对代理资质进行核实无误后，才能实施采购。 6.4.8 一般重标 如果出现重标，需事先取得采购经理书面同意。原参加比价厂商通常须给机会重标，也可以找其它合格供 货商参加比价，重新按以上流程办理。 6.4.9 选择性比价中标 选择性中
11、标（在二家报价的基础上给其中一家报价）必须事先得到开标权限上一层管理者的书面核准并存 档。 6.4.10 通常是最低报价中标，如果不是最低报价中标，则需准备书面材料并得到开标权限上一层管理者的书面核 准。 6.5 报价的开标权限 金额范围 开标签名/核准 3万元人民币以下 采购工程师 3-50万元人民币 采购工程师及采购经理 50万元以上人民币 采购经理及采购总监 联属公司的开标签名/核准权限：属于长安联属公司的开标必须要有总裁的签名/核
12、准,属于福特联属公司 的开标必须要有执行副总裁的签名/核准。密函报价项目如有技术标书,则采购部必须得到需求部门对供应 商技术方案的书面评价表后方能开启商务标书。 6.6 采购通知单的回复 需告知使用单位所有估价厂商的价格，但原则上若有需要，只附上最低标的详细内容，其余估价内容保留 在采购单位，使用单位部门经理以上管理人员和内部控制稽核人员才能要求查阅。 6.7 重复采购 一年内重复采购的物品 , 供应商、产品或服务内容不变，价格不上涨的，方可直接提交重复采购通知单。并 附上前次的订单，经相关采购工程师签署书面意见后送财务部签核，再到采购部门作业。一年内重复采购总
13、 金额超过人民币10万元者，还需同时提交单一供应商证明及综合评价报告。 6.8 紧急采购 因生产线紧急需要时，申请单位可以按下列程序办理。申请单位直接开具采购通知单，经部门经理签核， 并以口头形式向采购经理通报后方可马上请厂商交货，但必须在24小时内完成作业程序。5000元以下的 紧急采购，不需要出具《单一供应商证明》。 6.9 事前审批 因项目的紧急需要，确有必要提前启动项目的情况下，需求部门需填写《事前审批表》。明确事前审批原 因，在得到采购部和财务部及主管副总裁的书面签字认可后，项目方可启动。 6.10 售卖合约的招标与开标 6.10.1 非生产性物料
14、的废料询价作业如下： 金额范围 报价方式 5,000元以下 一家传真报价 5,000元－20,000元 三家传真报价 20,000元－250,000元 三家密函报价 250,000元以上 同长期合约的废料售卖方式 6.10.2 废料出售的长期合同采取公开招标或找四家以上投标的办法实施，由采购部、财务部、制造部组成废料委 员会员负责招标、投标的评标。 6.11 重大投资或对长安福特马自达汽车有限公司非常重要的项目，采购总监和非生产性采购经
15、理与使用单位经理共同对投标商资格进行审核。 6.12 签字权限 6.12.1 单一供应商证明、采购通知单、采购订单和合同照下列权限书面签字： 采购金额范围 签字权限 审批权限 3万元人民币以下 采购工程师 采购经理 3-25万元人民币 采购经理 采购总监 25万元人民币以上 采购总监 主管采购副总裁 联属公司的签核权限：属于长安联属公司的签核必须要有总裁的签名，属于福特联属公司的签核必须要有 执行副总裁的签名。 6.12.2
16、 QAD采购定单批准权限 · 500,000元人民币以下: 比照书面签字权限； · 500,000元人民币以上: 由执行副总裁来操作； · 联属公司：由执行副总裁根据总裁或执行副总裁手工签署的订单在QAD中操作。 6.12.3 合同专用章：由专人负责保管; 加盖合同专用章时需登记，并审核合同签字是否符合本流程的签字权限规 定。 6.12.4 合同文本和条款必须尽量使用公司的标准文本和条款，特殊付款申请必须得到财务部的事先核准。 6.12.5 对独家采购的物资，申请单位必须在请购前详细说明采购物质的特殊性并说明选定厂商理由，并按采购通 知单、采购定单和合
17、同的签核权限批准。 6.13 档案稽核 采购总监、采购经理固定每月向每位采购工程师抽取两份订购单（合同）档案做稽核，对于传真报价项 目，非生产性采购经理也要随机抽查，以杜绝弊端。 6.14 如购买项目是属于已授权给需求单位组织采购的，可直接以支票请款作业方式处理，不再作订单，但必须 有采购部门的授权书。 6.15 有权拒绝办理未按采购程序和领用签字制度的一切业务。 6.16 以上流程根据运行情况在一定时期后可以作调整。 7. 0 通则 7.1 所有与计算机有关
18、的硬件、软件的采购申请都必须得到系统部总监的批准。 7.2 各车间/部门的劳保用品数量若需要增减或需要采购新品种劳保用品，必须首先取得公司安全部门的确认。 7.3 所有的办公用品、办公家具和办公设备由行政部统一向采购部采购。 7.4 对于所有制造设备的采购，要求设备需求部门、采购部和设备供应商必须遵守长安福特马自达汽车有限公 司制造工程ME规范的要求。相关规范要求在采购合同中予以明确。 8．0 记录 记录表编号 记录名称 GIS NO. 保存期限 CF
19、MAR05-001 采购资料需求单 26. 08 7 CFMAR05-004 采购通知单 26. 08 7 CFMAR05-003 传真询价单 26. 08 7 CFMAR05-002 密函询价单 26. 08 7 CFMAR05-033 收货单 26. 08 7 CFMAR05-017 供应商考察评分表 26. 08 7 CFMAR05-005 采购合同 26. 08 7 CFMAR05-039 供应商商务评价表 26. 08 7 CFMAR05-040 供应商服务评价表 26. 08 7 CFMAR05-007
20、合同登记表 26. 08 7 CFMAR05-035 授权委托书 26. 08 7 CFMAR05-034 特殊付款申请单 26. 08 7 CFMAR05-055 候选供应商推荐表 26. 08 7 CFMAR05-056 风险价格评估及选点建议表 26. 08 7 CFMAR05-057 事前审批表 26. 08 7 CFMAR05-059 供应商评价汇总表 26. 08 7 9．0 发布/ 修订记录 修改日期 改动页码 修改说明 变更理由 30
21、Jul-03 第二，第三页 对现有设备的供应厂家，在购买其设备备件时，只要是原供应厂家生产的产品（备件），不需要使用部门出具《单一供应商证明》。 改进 25-April-05 第一页 1.建立非生产性采购的商品策略，包括选择潜在供应商 改进 25-April-05 第二页 2.在准备合同或采购订单前应获得供应商最终报价单。 改进 25-April-05 第二页 3.主要的采购,其询价单应按采购的商品策略发给潜在的供应商，供应商价格不能透露给其他供应商。 改进 25-April-05 第二页 4.密函询价单由采购部行政助理发出。 密函询价单挂号寄回至采
22、购部行政助理转采购工程师。 改进 25-April-05 第三页 5.采购工程师可以修改询价单的到期日,但应同时通知所有进行询价的供应商。 改进 25-April-05 第三页 6.所有供应商的报价,除以邮件方式答复外,均需取得供应商签章的正式报价单。 改进 15-April-08 第三页 6.4.4 采购项目如有需求，则要求供应商分别封装技术和商务标书 改进 15-April-08 第三页 6．5密函报价项目如有技术标书,则采购部必须得到需求部门对供应商技术方案的书面评价表后方能开启商务标书。 改进 22-May-08 第三页 6.7 重复采购 一年
23、内重复采购的物品，申请单位可直接开具采购通知单，并附上前次的订单，经相关采购工程师签署书面意见后送财务部签核，再到采购部门作业。金额大于10万人民币的重复采购需要提供单一供应商证明。 改进 5-Jan.-2010 第二页 6.3.1 采购资料需求单 各需求部门填写采购资料需求单，提供所需产品的规格和技术要求及预算金额，经本部门总监或副总裁审核后交采购部。 6.3.1.1根据需求计划，技术资料以及项目预算，采购工程师提出候选供应商推荐表，报采购总监/副总监、主管副总裁批准。 6.3.1.2根据交流、考查情况，需求部门拟定最终技术方案，并提交采购部询价。采购工程师根据询价结果
24、做出风险/价格评估，提出最终选点建议，报采购经理、总监/副总监、主管副总裁批准后完成采购资料需求单。 改进 5-Jan.-2010 第四页 6.12.1 采购金额范围 签字权限 审批权限 3万元人民币以下 采购工程师 采购经理3-25万元人民币 采购经理 采购总监 25万元人民币以上 采购总监 主管采购副总裁 改进 26-Mar.-2010 第三页 6.9 事前审批 因项目的紧急需要，确有必要提前启动项目的情况下，需求部门需填写《事前审批表》。明确事前审批原因，在得到采购部和财务部及主管副总裁的书
25、面签字认可后，项目方可启动。 改进 7-Jun.-2010 第一页 1）评价范围：A：年度合同金额超过人民币10万 元，且有重复采购情况的单一供应商；B：年度合 同金额超过人民币50万元的供应商。 2）评价要素：A：供应商自评；B：需求部门、财务部、采购部的评估意见（见供应商评价汇总表）。 补充 7-Jun.-2010 第二页 密函询价：预估金额在100万及以上的密函询价需要计划部相关人员在开标阶段参与审签 改进 7-Jun.-2010 第三页 一年内重复采购的物品 , 供应商、产品或服务内容不变，价格不上涨的，方可直接提交重复采购通知单。并附上前次的订单，经相
26、关采购工程师签署书面意见后送财务部签核，再到采购部门作业。一年内重复采购总金额超过人民币10万元者，还需同时提交单一供应商证明及综合评价报告。 改进 23-Jul.-2010 第三页 更改记录：供应商评价汇总表：财务评价部分 密函询价单： 2、密函报价建议用EMS传递，EMS信封必须注明行政助理转交。EMS信封内必须另有封装，如果要求投技术标和商务标，则必须分别封装。封口处加盖封章，封装上必须标注项目名称、投标公司名称、投标时间等相关信息。若有特殊情况需要，贵公司也可直接送交至长安福特马自达汽车有限公司采购部，并在信封上注明送达的准确日期和行政助理转交。否则，报价将被视为无效退回。
27、 改进 13-Dec.-2010 记录文件更改 授权委托书格式及内容。 改进 附件一 长安福特马自达汽车有限公司非生产性一次性采购流程图 序号 申请单位 采购部门 供应商 财务部 填写采购需求单获得批准 1
28、 提供技术要求资料 制定采购策略 / 候选供应商推荐表 2 组织供应商技术交流和考查 3 提供最终技术要求 询价作业 供应商报价 商议、评估报价 4 提出最终选点建议表并报批 5 财务批准 填写采购通知单 签订单（合同）
29、 6 7 接受发票 接受订单厂商送货 8收货签单 9 提出付款申请 付款 10 结束 11 12 长安福特马自达汽车有限公司非生产性持续性采购流程图 申请部门 物流部 采购部
30、 供应商 财务部 签订开口合同 按采购流程选定供应商 填写采购需求单 开口合同（订单）复印件 开口合同（订单）复印件 厂商送货 批准需求下达计划 当期需求申请 接受发票 收货入库签单 确认发票及挂帐 下次需求 付款 编制: 吴鸿鹄 审核: 余先伦 批准: 罗明刚 本文件电子文件为受控文件,经打印即为非受控文件
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