探讨数字化大环境下核电企业文档人员素养.pdf

机电兵船档案2023.4 业务研究 移动互联网和物联网的发展颠覆了事物原本的连接方式，企业实现了业务在线运营，建立数字镜像、产生数字孪生成为可能。数字化转型对文档管理方式的改变，使核电企业文档人员受到不小的冲击。核电企业文档人员在同时满足传统和变革的工作职责时，如何更好转型，从服务者转变为兼具服务职能的管理者，如何理清思路，明确系统需求，配合开发人员开发出实用高效的系统，已成为一个合格文档人员的必备素养。一、数字化与信息化的区别 在信息化时代，系统数据由人工录入，形成数据表和属性集合，再建立复杂关系，把项目管理信息变成了结构性文字描述。随着人工智能、大数据、云计算一系列新技术的突破性发展，实现了比信息化更深更广的数字化管理方式，我们可将项目信息在数字化世界全息重建，形成与实际项目相同的数字孪生这就是数字化。对应文档人员必备素养：要有数字化意识和责任感，向前一步，主动思考数据可以被如何利用。应协助部署全文检索和文档借阅功能，方便项目文档使用。确保终端安全、通信安全和网络安全的前提下建立文档移动应用及云服务功能，便于在移动介质处理流程，进一步提升后疫情时代文件处理效率，满足远程办公需求。用疫情防控举例，如张三路过闸机前测温计测到他的体温38.5度，此时他的身份信息应能被闸机自动识别和上报，涉及考勤、会议、业务系统可直接对他无法出勤进行标注和通知。二、数字化转型的特点 数字化转型并不是简单的把线下流程搬到线上的过程，虽然流程为服务业务，但数字化转型也可能会促进组织发现流程的问题并进行调整，从而更新和优化工作模式，甚至从根本上改变业务原来的流转方式，这体现了数字化转型的驱动力。对应文档人员必备素养：触及和改变组织工作流程的特点要求文档人员既懂文档又懂业务，熟悉文档全生命周期的管理方法，在系统功能开发和流程设置时起到业务和信息人员之间的纽带作用，从全局考虑流程设置。比如推进档案数字化移交工作，让供应商、承包商放弃了纸质竣工文件移交，转而开发系统数据接口，工作主体由多方文档人员对接转化为多方信息人员及文档人员对接；工作流程也由纸质文件打印、检查、签字、组卷等线下工作变为了线上检查和流程推送，信息交换从原来的纸质文件、电子文件传递转化为跨组织的业务流程梳理。三、数字化转型的关键 数字化转型的关键点在于数据治理、数据交互和数据驱动。(一)数据治理 当组织实现业务流程线上流转后，将在存储空间形成海量业务数据。组织应做好数据管理，做好数据、业务、流程优化，整合数据资源，保护数据安全，实现数据共享。当前数字档案建设已经成为文档工作的重要内容之一，应该借助网络信息技术实现档案信息资源的服务方式和服务手段创新。必须探讨数字化大环境下核电企业文档人员素养苏 博摘要在当前数字化转型的大环境下，核电企业文档人员面临工作职责和工作内容的转型，增加了理顺数字化文档管理思路的要求，缩小了与信息人员的距离，从系统的使用者向系统的维护者转型，甚至直接参与系统开发。本文将在分析数字化转型特点的同时阐述了核电企业文档人员工作职责的转型和工作内容的调整，从而引出文档人员的必备素养。732023.4机电兵船档案业务研究打造一支素质高、业务强、思想先进的档案服务队伍。1 对应文档人员必备素养：文档人员应发挥项目数据治理的主动性，明确系统属性著录原则，明确系统数据存储路径和管理权限组别设置要求。需要建立各层级文件编审批人员的要求矩阵；要考虑不同类型文件的流程差别，部署多种符合管理要求的文件流程。项目管理机构在设计流程时应寻求有经验的文档管理人员的支持，避免配置的流程不符合文档管理要求。在项目建设过程中，要关注各类文件模板的适用性，模板应满足系统属性自动带入，满足多项目管理要求。可通过限制编辑，限制对部分区域的编辑权限，也可保证不同区域格式准确；及时更新项目总任命等授权信息；做好多项目设计文件、采购文件、项目管理文件等文件类型的无纸化管理。与开发人员保持沟通：要确保项目管理方在系统功能开发的强管控，让开发人员及时响应和反馈文档人员合理的功能需求。(二)数据交互 制定合理的数据调取规则，做好系统间数据交互，维护数据来源实时性和唯一性，让数据真正赋能业务和管理。对应文档人员必备素养：能维护本专业主控的数据，保持实时更新；及时协调处理同步出现问题的文件；建立合理规则，协调文件内外发，保证相关方能及时使用适用版本的文件。通信渠道新建和协调：编制通信管理程序，对不同通信方进行分组管理，及时做好通信信息的建立和维护，保持通信渠道的畅通。推动通信无纸化：在系统建立通信接口信息，配置信函编审批、文件传递等功能。建立详尽且便于理解的工程文件编码规则，要覆盖项目设计、采购、建造、调试的全生命周期，在文档系统配置自动取号功能，并辅以人工取号作为补充。在项目前期根据文档移交要求做好各类型文件的策划，如采用电子移交的方式，要考虑多方数据接口和对元数据的支持，能确保电子文件的自洽性，包含元数据的电子文件才能在跨系统、跨组织移交后满足四性要求。规范文件更新、升版原则，明确文件更新、升版、作废在文档系统的处理方式。数据来源唯一性：保证组织内多个系统支持数据交互，同类信息来源唯一，提升管理效率的同时降低管理成本，如有组织机构或人员任命的变更，文档系统的人员信息可跟随数据来源自动同步。文件内部分发功能：考虑文件的权限分类，系统支持用户分组管理，支持自定义矩阵等个性化需求，设置不同权限，为不同组别配置对应权限，实现电子文件权限管控。(三)数据驱动业务 数据驱动是数字化转型的主要目的，要实现对业务的推动，离不开人工智能(AI)的应用。人工智能可浅显地解释为让系统深入了解整个流程各节点及逻辑关系，对数据进行更深入、更快速的挖掘，输出可利用的数据。对应文档人员必备素养：文档人员首先应完全掌握所有属性的逻辑关系，再推进使用人工智能工具实现对系统数据的利用和信息共享，配合信息人员打通系统数据，实现数据互通。通过人工智能手段，理顺系统内各数据逻辑，减少劳动密集型工作，如大量的文件数据比对和检查工作交给人工智能完成。在招聘数字图书馆的管理人员时，要将更多的关注点放在其职业素养与计算机操作技术水平层面，入职后还应该定期开展数字图书馆管理模式与管理理念的培训，不断提高其职业素养与专业技能，2要实现文档数字化乃至数据驱动的高要求，高标准的人员配置是必要条件。四、提升站位，主动作为 在庆祝中国共产党成立100周年的重大历史时刻，习近平总书记对做好新时代文档工作做出重要批示，要把蕴含党的初心使命的红色档案保管好、利用好，把新时代党领导人民推进实现中华民族伟大复兴的奋斗历史记录好、留存好，更好地服务党和国家工作大局、服务人民群众。这是对全国百万文档工作者的极大鼓舞和鞭策，为做好新时代文档工作提供了根本遵循。档案管理人员要加快知识的更新进度，加强实践锻炼，使知识结构和工作能力跟得上节拍，避免少知而迷，无知而乱，努力成为文档工作的行家里手。3作为新时代的文档管理人员，应该切实统一思想行动，提升站位，提高文档工作的管理质量和服务水平。在工作和学习中做好积累，在培训教育的时候可以从职业道德、行为规范以及岗位职责等方面，为文档人员进行思想教育，提升文档人员的专业技能以及精神素质。五、总结74机电兵船档案2023.4 业务研究 核电企业文档人员应主动抓住数字化转型的机遇，在数字文档管理中力争上游，梳理建立业务流程，掌握理顺系统逻辑，提升服务意识，主动制作系统和流程使用说明，提升用户体验和工作效率，并根据新功能的部署及时更新，可通过数字化手段制作培训材料，便于使用者的查询使用。4 在数字化转型大背景下，文档人员应主动利用好数字化技术对文档管理能力的驱动作用，创新管理模式，提升服务水平，平衡好管理与服务的双重职责，加强数字化文档体系建设，整合文档资源，抓好时机主动推进数字化开发，提升文档在多项目核电管理中的服务能力，也从侧面督促业务部门提升文档管理水平，发挥企业信息资源和数字资产的最大价值，在项目建设中起到举足轻重的作用，从早期被动接收文件到以后的主动收集、处理和共享信息；从管理流程的一个节点转变为整个流程需求的提出者；从文件档案的整理者转变为企业信息资源和知识资产的管理者，彰显文档管理人员在数字时代的优势，进一步提升文档工作在项目建设中的影响力，实现文档工作的转型升级。参考文献：1郑东哲.“互联网+”背景下档案服务能力建设研究J.卷宗，2019(27)：1112李文华.浅谈信息时代数字化图书馆管理模式的创新J.中文信息，2019(2)：463柴瑞.数字化档案背景下高校人事档案管理人员的职业素养提升J.办公室业务，2019(11)：1354逯凤岩.关于提升新时代图书馆员职业素养的几点思考J.数字化用户，2019(30)：105作者简介：苏博，大学本科，环境科学专业，馆员，任职于上海核工程研究设计院股份有限公司数字化工程所，研究方向：文档管理。干部人事档案是全面了解员工信息的重要来源，是员工个人学习、工作和成长等各方面的综合反映。档案专项审核是人事工作的一项基础性工作，更是贯彻落实新时代党的组织路线、从严管理干部的一项重要政治任务。通过专项审核工作深入开展，能够进一步规范人事档案管理，完善政策规定和工作标准，为人事工作提供坚实的基础保障。2021 年，在中组部及主管上级部门的工作部署下，本单位对标审核要求积极实践探索，针对专业技术人才数量较多的情况，总结做好档案专项审核工作系列措施，同时分析档案管理中存在的突出问题和审核工作难点，研究提出做好档案审核工作思考和体会，供大家参考。一、主要做法 本单位纳入审核人数共有 233 名，占单位员江 山开展专业技术人员人事档案专项审核工作的实践与思考 以某科研事业单位为例摘要2021年，中组部再次面向国有企事业单位部署开展干部人事档案专项审核工作，重点开展具有高级职称专业技术人员人事档案审核，继续深化全面从严治党，目前此项工作已接近尾声。本文针对专业技术人员的特点，总结前期我单位人事档案专项审核工作经验和做法，分析查找突出问题，思考提出工作要点，为科研单位做好档案审核工作开展提供参考和借鉴。(责任编辑 郑玫)75