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1、Prepared for 上海电大 Communications Management Plan 项目沟通管理计划 Prepared for 基于上海电大远程学习平台的市民远程学习试点项目 星期四, 11 六月 2009 Version 1.0 Prepared by Ray Zong v-ruizon@ The information contained in this document represents the current view of Microsoft Corporation on the issues discussed as of the d
2、ate of publication. Because Microsoft must respond to changing market conditions, it should not be interpreted to be a commitment on the part of Microsoft, and Microsoft cannot guarantee the accuracy of any information presented after the date of publication. MICROSOFT MAKES NO WARRANTIES, EXPRESS
3、 IMPLIED OR STATUTORY, AS TO THE INFORMATION IN THIS DOCUMENT. Complying with all applicable copyright laws is the responsibility of the user. Without limiting the rights under copyright, no part of this document may be reproduced, stored in or introduced into a retrieval system, or transmitted i
4、n any form or by any means (electronic, mechanical, photocopying, recording, or otherwise), or for any purpose, without the express written permission of Microsoft Corporation. Microsoft may have patents, patent applications, trademarks, copyrights, or other intellectual property rights covering s
5、ubject matter in this document. Except as expressly provided in any written license agreement from Microsoft, the furnishing of this document does not give you any license to these patents, trademarks, copyrights, or other intellectual property. The descriptions of other companies’ products in th
6、is document, if any, are provided only as a convenience to you. Any such references should not be considered an endorsement or support by Microsoft. Microsoft cannot guarantee their accuracy, and the products may change over time. Also, the descriptions are intended as brief highlights to aid unde
7、rstanding, rather than as thorough coverage. For authoritative descriptions of these products, please consult their respective manufacturers. © 2007 Microsoft Corporation. All rights reserved. Microsoft and Windows are either registered trademarks of Microsoft Corporation in the United States and
8、/or other countries. The names of actual companies and products mentioned herein may be the trademarks of their respective owners. Page ii Communications Plan, Document Subject, Version .1 Draft Prepared by Author Name "58015c01b61e64fa3f150663f17a2374.doc" last modified on 11 6月. 09, Rev 52
9、 Revision and Signoff Sheet Change Record Date Author Version Change reference 26 May 2009 Ray Zong 1.0 Initial version for review/discussion Reviewers Name Version approved Position Date Table of Contents 1 Project Narrative 2 2 Table of
10、Reference 5 3 Escalation Path 6 4 Contact List 7 5 Calendar of Meetings and Reports 8 Internal 8 External 9 Page iv Communications Plan, Document Subject, Version .1 Draft Prepared by Author Name "58015c01b61e64fa3f150663f17a2374.doc" last modified on 11 6月. 09, Rev 52 Template Gui
11、dance Description: The purpose of the Communication Management Plan is to outline the ways in which information will be collected and disseminated throughout the life cycle of the project. It typically consists of: § Communication Planning – determining the information and communication needs of
12、the stakeholders: who needs what information, when will they need it, and how will it be given to them § Information Distribution – making needed information available to project stakeholders in a timely manner § Issues Management – establishes a pre-defined process to log and track business issu
13、es, to facilitate escalation and action planning for resolution and to assign accountability for the follow-through on the resulting action plan. § Performance Reporting – collecting and disseminating performance information. This includes status reporting, progress measurement, forecasting, and
14、time reporting § Administrative Closure – generating, gathering and disseminating information to formalize phase and project completion 1 Project Narrative 摘要 本文档用于指导项目全过程的沟通工作, 沟通方法, 沟通渠道等各个方面的计划与安排. 目标 通过描述项目全过程中进行沟通工作时需要采用的沟通方法, 沟通渠道等方面的计划与安排, 帮助项目涉及人了解沟通需求,比如谁要什么信息; 什么时候需要;怎么获得. 机密与敏感
15、信息 项目团队成员在本项目实施过程中, 所接触到的相关技术信息属于企业机密,在未得到项目经理的授权时不得擅自向外部人员进行发布. 所接触到的相关业务信息属于政府敏感信息, 在未得到项目经理与客户的授权时不得擅自向外部人员进行发布. 在默认情况下,项目团队成员应该自觉对项目相关的信息进行保密. 沟通方法 项目期间内，将使用正式的程序来促进交流。沟通方法包括（但不限于）: · 报告，主要指项目周状态报告，微软项目经理将与客户项目经理一起工作，编制状况报告，分发给客户和微软的项目管理层。 · 临时会议或直接交谈：按需要组织会议进行沟通，或直接与相关人员（不限于项目组成员）进行讨论
16、注意记录沟通和讨论结果。 · 电话或电话会议：对于异地或者涉及非项目实施地点人员的沟通以电话或电话会议为主，此类电话或电话会议视为与面对面会议同等的作用，注意记录沟通和会议结果。 · 传真：对于重大事项，可通过传真通知客户或微软。 · 电子邮件：电子邮件可以有效提高沟通效率、降低项目成本，本项目视邮件沟通记录与纸质记录具有同样的作用。 · 会议：项目会议必须按照规定的频度和时间准时执行，会议必须提前准备，安排主持人和记录员。本项目涉及会议主要包括（但不限于）： a) 周项目例会：审查总体状况、项目时间表和状况报告中提到的未决问题，提出问题，可能的话解决问题。追踪问题，风险，和依赖条
17、件。确定下周计划分工。 b) 项目启动会议，使项目参与人明确本次项目的目标，工作范围，本项目实施的方法及各自的角色和职责。 c) 项目管理委员会或高层的沟通会议：每月或根据情况安排会议时间，面对面会议或电话会议，更新项目状态，追踪项目问题，风险，和依赖条件。对项目提出建议，或解决方案。 项目团队 沟通细则 Ø 内部报告 项目内部的报告机制分为书面报告和口头报告两种.书面报告可以采用专门报告模版或系统反馈以及Email的形式. 专门报告模版可以使用团队站点中的项目文档模版. 系统反馈可以使用团队基础系统(Team Foundation System) 进行
18、相应的文字互动. Email 形式为通用的沟通方式, 项目内部大部分事务沟通, 交流和报告均可使用Email 的形式进行. 项目团队成员需要根据实际情况对所分配的任务进行完成情况的任务报告, 任务报告需要通过团队基础系统或Email的形式进行, 把任务的执行情况及时地报告给相应的负责人. 报告对象根据项目的组织结构, 由下至上地进行. Ø 项目新闻与简报 与项目相关的一些新闻与简报可由两种方式传递给所有项目成员. 对于重大的新闻或项目相关的消息可以通过项目团队站点进行新闻发布或简报发布. 对于一些非重大的消息可以由相关负责人Email或口头通知所有项目成员. Ø 外部沟通
19、 所有外部沟通由项目经理负责. 其他项目成员除非具有项目经理的授权与指派, 不得与项目外部人员(包括客户)进行任何直接沟通(需求调研除外)与承诺. Ø 公开 任何与项目相关的信息公开活动, 统一由项目经理发起与负责, 其他项目成员除非具有项目经理的授权与指派, 不得擅自进行任何公开活动. Ø 外部调查 任何与项目相关的外部调查活动, 统一由项目经理发起与负责, 其他项目成员除非具有项目经理授权与指派, 不得擅自进行任何外部调查活动, 包括任何书面调查和口头调查(需求调研除外). Provide a brief narrative that can be reused f
20、or future communications documents. It should concisely summarize the project. 2 Table of Reference The contents of this document are based on the following documents/references, e-mails communications available. Further details are available in the following documents: Sl. No. Name of Documen
21、t/Document ID Version, Date of Issue 3 Escalation Path Optional: delete if not using a Steering Committee. Record the name, role and alias or contact details of the person each team is required to escalate on issues to. Indicate the primary point of contact for t
22、his and project team. List additional persons who should be contacted to escalate issues to when they are not being addressed by the primary contact within the given guideline. An escalation Committee will be formed with the members mentioned below. For any issues and escalations, the committee wil
23、l be informed and this team will meet for a resolution. . Name Role Alias Lei Zheng Service Executive lzheng 4 Contact List Provide a complete contact list for project team members available remo
24、tely to support the onsite project team. This should include name, title or function, phone number(s), email address, location and time zones. (An Excel spreadsheet can be used.)
MGSI team resources can be contacted by the e-mail alias
25、 ids are here Name Responsibility Alias 郑雷 项目总负责 lzheng 王新 项目经理 v-wxi 宗睿 产品经理 v-ruizon 陶石 总架构师 shitao 产品架构师 业务架构师 开发主管 测试主管 美工 开发人员 开发人员 开发人员 开发人员 开发人员 Describe the process for managing and versioning project documents, in
26、cluding provisions for: § Project Team Site § Project archives § Formal deliverables acceptance § Electronic signature process § Access and share points Describe expectations regarding such topics as: § Attendance § Facilitation § Scribing § Participating § Follow-up List the reports
27、that will be issued as a part of the communications about this project, including such things as: § Purpose § Owner § Frequency § Data source § Format 5 Calendar of Meetings and Reports Include a project calendar that sets the dates for all regularly scheduled meetings and reports. Example
28、 Calendar for Meetings & Reports Internal 名称 听众 主题 方法 频率 发起人 Daily Stand up meeting 所有项目成员 个人工作情况 每个项目团队成员轮流简述自己的工作情况, 所遇到的问题 每天早晨9:30分开始, 一共大约15分钟 产品经理或程序经理 Weekly Progress Reviews 所有项目成员 项目状态 每个项目团队成员简述和自己职责相关的工作进展, 风险以及计划 每周五下午1：00 产品经理或程序经理 Monthly Progress Reviews 所有项目
29、成员 项目状态 对项目详细情况进行全面汇报，并制定下阶段方针计划 每月第一周 周五下午1：00 项目经理 One One Meeting 包括发起人和参与人 包括与个人状态相关的自由主题 可以进行专题性的讨论或自由交流 不定期 一般可由负责人根据实际情况发起 Free Talk 包括发起人与参与人 以技术主题为主 可两人以上进行自由讨论 不定期 任何项目成员均可发起 Face To Face 包括发起人与参与人 任何主题 可两从以上进行 随时 任何项目成员均可发起 通知 所有项目成员 需要所有项目成员知道的主题 在项目团队站点中的通知栏目
30、 不定期 产品经理或程序经理 External 名称 听众 主题 方法 频率 发起人 项目进展报告 客户代表 项目进展情况 项目经理通过协调客户方代表的现场会议或Email报告 每周五下午3：00 项目经理 Milestone Passing review 客户代表 项目milestone评审 项目经理通过协调专门与客户方代表的现场会议 根据项目计划制定 项目经理 专题项目汇报 客户代表 项目工作情况 项目经理通过协调专门与客户方代表的现场会议 根据项目计划制定 项目经理 确认沟通 客户与用户 需客户或用户确认的主题 项目经理通过协调客户方或用户的现场会议或Email 不定期 项目经理或项目经理授权代表人 需求调研 用户 以技术主题为主 由项目经理协调用户方的现场会议 根据项目计划 产品经理或项目经理授权代表人 Page 9 Communications Plan, Document Subject, Version .1 Draft Prepared by Author Name "58015c01b61e64fa3f150663f17a2374.doc" last modified on 11 6月. 09, Rev 52
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