银行重要空白凭证管理操作规程.doc

东莞农村商业银行股份有限公司
重要空白凭证操作规程

目录：
一、重要空白凭证的印制及入总库 1
二、一级支行重要空白凭证的领用 2
三、二级支行（分理处）重要空白凭证领用 5
四、重要空白凭证的上缴 8
五、重要空白凭证柜员尾箱间的调拨或交接 10
六、重要空白凭证的出售 12
七、客户重要空白凭证的作废 14
八、需手工登记的专用凭证的管理 16

为了加强东莞农村商业银行股份有限公司（以下简称“东莞农村商业银行”）重要空白凭证的管理，规范重要空白凭证的操作，根据《东莞农村商业银行重要空白凭证管理办法》的规章制度，制定本操作规程。本操作规程包括重要空白凭证的印制、领用、上缴、调拨、出售、作废等的操作细则。
一、重要空白凭证的印制及入总库
（一）业务概述及相关规定。
东莞农村商业银行使用的重要空白凭证由总行统一安排印制，各支行及个人不得自行印制重要空白凭证。所有重要空白凭证必须先入凭证总库，然后再下发到各支行。
（二）涉及交易及功能说明。
总库凭证入库（2201）
交易功能：用于总行凭证总库库管员将印刷好的各种重要空白凭证入库保管，本交易由00004凭证总库的凭证库管员使用。
（三）业务审批及授权要求。
重要空白凭证的实物入库、综合业务系统的账务操作均须库管员双人操作。操作“2201总库凭证入库”交易时，要求由00004凭证总库机构的库管员双人操作，库管员A操作交易，库管员B授权。
（四）业务操作流程。
1、确认需订印重要空白凭证数量。
每月初，根据各一级支行上报的重要空白凭证的申领数据，结合凭证总库的库存量，确定需订印重要空白凭证的种类及数量。
2、联系重要空白凭证印制厂家，订印凭证。
3、重要空白凭证入总库。
重要空白凭证印制厂家将重要空白凭证运送到我行后，凭证库管员双人核对凭证数量，将重要空白凭证入凭证总库保管。
4、在综合业务系统记凭证电脑账。
重要空白凭证入库后，凭证库管员要及时根据送货清单，做“2201凭证入库”交易，输入凭证种类、凭证起止号码，在综合业务系统记录重要空白凭证入库情况。打印《重要空白凭证领用（交回）单》，并在“领用单位”处盖凭证总库凭证领用专用章，两名库管员签名确认，第一联做表外101科目收方传票附件。
5、按入库总假定金额填写表外收入传票，摘要为“重要空白凭证入库”。
二、一级支行重要空白凭证的领用
（一）业务概述及相关规定。
1、各一级支行的重要空白凭证应向总行凭证总库领用。
一级支行在总行凭证总库库管员处预留印鉴，预留印鉴包括一级支行营业部财务专用章、两名凭证管理员私章。
2、一级支行从总行领用重要空白凭证，需先通过交换递交《重要空白凭证领用申请表》，然后由总行统一专人专车配送重要空白凭证到各支行。一级支行递交的《重要空白凭证领用申请表》须加盖在总行凭证总库库管员处留存的预留印鉴。
3、到总行会计结算部领用的重要空白凭证原则上每月只能申领一次，配送一次；
4、到总行零售部领用的重要空白凭证（卡、密码信封等），原则上每月只能申领一次，配送一次；对批量发工资等临时性的需求，须提前一周进行申领，按需配送。
5、如有特殊或紧急需要，一级支行应与会计结算部、零售部库管员联系后确定具体领用事宜。如有需要，经会计结算部、零售部库管员同意后，可由各一级支行包括凭证库管员在内的双人专车到总行领用重要空白凭证，领用时须出具一级支行营业部开出的介绍信。
6、密码信封封面的销毁工作，由一级支行凭证库管员和稽核实时监督员双人在密码信封开箱后第一时间，在营业部监控镜头下完成相应销毁工作，并在对应的“重要空白凭证领用（交回）单”的第一联签名确认。
7、通过票据交换传送的申请表用信封密封传送，信封注明会计结算部（或零售部）库管员收。会计结算部（零售部）收到的各申请书专夹保管，保管期限三年。
8、各机构在接收到申请表、领用单时，须认真核对凭证上的预留印鉴。
（二）涉及交易及功能说明。
1、凭证调配（2202）
交易功能：凭证的库间调配，即总库、一级支行营业部库和二级支行凭证库之间的调配，不能越级调配。本交易由调出方库管员操作。
2、凭证入库确认（2205）
交易功能：当有重要空白凭调配业务发生时，调入方的库管员在确认凭证实物入库后，操作该交易确认凭证已入库。这时本批凭证的入库标志变为已入库。已入库的凭证才能被柜员领用。
交易中“凭证入库日期”须填写该凭证入凭证总库时的日期，因此须先做2206交易查询相应凭证入库日期后再做。
3、查询凭证库存（2206）
交易功能：查询凭证库存明细以及凭证状态。
（三）业务审批及授权要求。
1、《重要空白凭证领用申请表》、《重要空白凭证领用（交回）单》须加盖预留印鉴，总行凭证管理员须对各凭据上的预留印鉴进行检验。
2、重要空白凭证的实物领用、出入库须各级库房的库管员双人办理。做“2202总库凭证入库”交易时，要求由总行00004凭证总库机构的库管员双人操作，库管员A操作交易，库管员B授权。
（四）业务操作流程。
1、一级支行营业部上报申请表。
一级支行营业部库管员每月25－30号期间，填写《重要空白凭证领用申请表》，加盖预留印鉴，通过交换传递给总行会计结算部（零售部）库管员。
2、总行凭证总库进行凭证配送。
（1）总行会计结算部（零售部）凭证总库库管员收到一级支行的《重要空白凭证领用申请表》后，在提出申请的下月20日前完成凭证配送工作。因此，从凭证申请到凭证配送到各行，最长需要一个月的时间，各行库管员要做好凭证的预算工作。
（2）配送凭证前，总行会计结算部（零售部）库管员打电话给一级支行营业部，确定配送事宜。
（3）配送凭证当日，库管员先做“2202凭证调配”交易，按申请表要求调拨凭证到各行营业部，打印《重要空白凭证领用（交回）单》，并在“发出单位”处盖凭证总库凭证领用专用章，两个库管员签名确认。然后将相应重要空白凭证实物以及盖章的《重要空白凭证领用（交回）单》第一联、第二联交由配送人员运送给支行营业部。
3、支行营业部凭证入库。
支行营业部库管员收到配送的重要空白凭证时，按会计结算部（零售部）已盖章的《重要空白凭证领用（交回）单》内容与实物相对，无误后在该《重要空白凭证领用（交回）单》“领用人签章”处盖预留印鉴，将第二联交配送人员带回会计结算部（零售部）库管员；做“2205 凭证入库确认”交易将凭证入库；《重要空白凭证领用（交回）单》第一联做表外101科目收方凭证附件；按入库总假定金额填写表外收入传票，摘要为“重要空白凭证入库”。
4、总行会计结算部（零售部）收回回单。
总行会计结算部（零售部）库管员收到营业部盖章返回的《重要空白凭证领用（交回）单》第二联，做表外101科目付方凭证附件，按出库总假定金额填写表外付出传票，摘要为“重要空白凭证出库”。
三、二级支行（分理处）重要空白凭证领用
（一）业务概述及相关规定。
1、二级支行（分理处）的重要空白凭证应向支行营业部领用。
二级支行（分理处）在所属一级支行营业部凭证库管员处预留印鉴，预留印鉴包括二级支行（分理处）业务专用章、二级支行（分理处）负责人私章。
2、二级支行（分理处）从支行营业部领用重要空白凭证，须先通过交换递交《重要空白凭证领用申请表》，然后由一级支行营业部根据网点上报数据统一专人专车安排配送。《重要空白凭证领用申请表》须加盖在一级支行营业部处留存的预留印鉴。
3、二级支行到一级支行营业部领用重要空白凭证，具体上传申请表的时间及配送重要空白凭证的时间，各支行根据实际情况做好安排。
4、通过票据交换传送的申请表用信封密封传送，信封注明一级支行营业部凭证库管员收。收到的申请表专夹保管，保管期限三年。
5、支行营业部凭证库管员在接收到申请表、领用单等凭证时，须认真核对凭证上的预留印鉴。
（二）涉及交易及功能说明。
1、凭证调配（2202）
交易功能：凭证的库间调配，即总库、支行营业部凭证库和二级支行凭证库之间的调配，不能越级调配。本交易由调出方库管员操作。
2、凭证入库确认（2205）
交易功能：当有重要空白凭调配业务发生时，调入方的库管员在确认凭证实物入库后，操作该交易确认凭证已入库。这时本批凭证的入库标志变为已入库。已入库的凭证才能被柜员领用。
交易中“凭证入库日期”须填写该凭证入凭证总库时的日期，因此须先做2206交易查询相应日期后再做。
3、查询凭证库存（2206）
交易功能：查询凭证库存明细以及凭证状态。
4、柜员尾箱凭证领用出库（2212）
交易功能：用于柜员从凭证库管员处领用重要空白凭证，由库管员操作，需由领用柜员插入柜员卡进行验证。
（三）业务审批及授权要求。
1、《重要空白凭证领用申请表》、《重要空白凭证领用（交回）单》须加盖预留印鉴。
2、重要空白凭证的实物领用、出入库须各级库房的库管员双人办理。操作“2202总库凭证入库”交易时，要求由一级支行营业部凭证库管员双人操作，库管员A操作交易，库管员B或后台人员授权。
（四）业务操作流程。
1、二级支行（分理处）上报申请表。
二级支行（分理处）填写《重要空白凭证领用申请表》，加盖预留印鉴，通过交换传递给一级支行营业部库管员。
2、一级支行营业部进行凭证配送。
一级支行营业部库管员收到二级支行（分理处）的《重要空白凭证领用申请表》后，核对预留印鉴。无误后，做“2202凭证调配”交易，按申请表要求调拨凭证到二级支行（分理处），打印《重要空白凭证领用（交回）单》，并在“发出单位”处盖业务公章、库管员签名确认；将相应重要空白凭证实物以及盖章的《重要空白凭证领用（交回）单》第一联、第二联交由介钞人员下介给网点。
3、二级支行（分理处）进行凭证入库。
二级支行库管员收到下介的重要空白凭证时，按营业部已盖章的《重要空白凭证领用（交回）单》内容与实物相对，无误后在该《重要空白凭证领用（交回）单》“领用单位”处加盖预留印鉴，将第二联交介钞人员带回营业部库管员；做“2205 凭证入库确认”交易做凭证入库账务处理；将《重要空白凭证领用（交回）单》第一联做表外101科目收方凭证附件；按入库总假定金额填写表外收入传票，摘要为“重要空白凭证入库”。
4、二级支行（分理处）柜员领用凭证。
二级支行库管员领入重要空白凭证后，须立即将凭证调拨给柜员，同时做“2212 柜员尾箱凭证领用出库”交易做凭证调拨账务处理。交易完成后打印《重要空白凭证领用（交回）单》，库管员与柜员分别在发出人、领用人处签章（名）确认。第一联做表外101科目收方传票附件，按出库总假定金额填写收入传票，摘要为“重要空白凭证柜员领用”。第二联做表外101科目付方传票附件，摘要为“重要空白凭证领用出库”。
5、一级支行营业部收回回单。
一级支行营业部库管员收到网点盖章返回的《重要空白凭证领用（交回）单》后，将该联传票做表外101科目付方凭证附件，按出库总假定金额填写表外付出传票，摘要为“重要空白凭证出库”。
四、重要空白凭证的上缴
（一）业务概述及相关规定。
1、重要空白凭证实行分级上缴，一级支行的重要空白凭证应向总行凭证总库上缴；二级支行（分理处）的重要空白凭证应向一级支行营业部上缴。
2、向上级机构上缴重要空白凭证，须先通过交换递交加盖预留印鉴的《重要空白凭证上缴申请表》，然后由上级机构根据上报数据统一专人专车安排接收。
3、向上级机构上缴重要空白凭证，属特殊业务，上传申请表的时间及接收重要空白凭证的时间，需根据实际情况再行通知。
4、通过票据交换传送的申请书用信封密封传送，注明营业部（总行）凭证库管员收。收到的各申请书专夹保管，保管期限三年。
5、营业部（总行）凭证库管员在接收到申请表、领用单等凭证时，须认真核对凭证上的预留印鉴。
（二）涉及交易及功能说明。
凭证上缴（2209）
交易功能：下级凭证库向上级凭证库的凭证上缴，即总库、支行营业部凭证库和二级支行凭证库之间的上缴，不能越级上缴。本交易由接收方库管员操作。
（三）业务审批及授权要求。
1、向上级机构上缴重要空白凭证，《重要空白凭证上缴申请表》，《重要空白凭证领用（交回）单》须加盖预留印鉴。
2、操作“2209凭证上缴”交易时，要求由凭证库管员操作，库管员或后台人员授权。
（四）业务操作流程。
1、凭证上缴机构上报申请表。
凭证上缴机构填写《重要空白凭证上缴申请表》，加盖预留印鉴，通过交换传递给上级机构凭证管理员收。
2、上级机构凭证管理员做凭证账务处理。
上级机构凭证管理员收到下级机构的《重要空白凭证上缴申请表》后，核对预留印鉴无误后，做“2209凭证上缴”交易，按申请表要求上调凭证到本机构，打印《重要空白凭证领用（交回）单》，暂不盖章。将《重要空白凭证领用（交回）单》第一联、第二联交由配送人员到下级机构接收相应凭证。
3、下级机构上缴凭证。
下级机构根据打印的《重要空白凭证领用（交回）单》内容将实物打包封装后，交由配送人员运送到上级机构；在《重要空白凭证领用（交回）单》的“经办人签章”处加盖预留印鉴，两联均由配送人员交回上级机构。
4、上级机构凭证管理员将凭证入库。
上级机构凭证管理员收到上送的重要空白凭证时，按《重要空白凭证领用（交回）单》内容与凭证实物核对，无误后将凭证入库，然后在《重要空白凭证领用（交回）单》上加盖业务公章，库管员签名；第一联做表外101科目收方凭证附件，按入库总假定金额填写表外收入传票，摘要为“重要空白凭证上缴入库”；第二联寄回下级机构。
5、下级机构收回回单。
下级机构收到《重要空白凭证领用（交回）单》第二联，做表外101科目付方凭证附件，按出库总假定金额填写表外付出传票，摘要为“重要空白凭证上缴”。
五、重要空白凭证柜员尾箱间的调拨或交接
（一）业务概述及相关规定。
1、柜员因业务需要，须将重要空白凭证调拨给其他柜员时，可将柜员尾箱中的部分凭证转出。
2、柜员因制度要求，需要对尾箱中的重要空白凭证交接给其他柜员时，须将柜员尾箱中的全部凭证转出。
3、重要空白凭证的调拨或交接，只可在同一机构的柜员间进行。
4、重要空白凭证调拨或交接时，要求先记账后交接实物，双方当面清点。
（二）涉及交易及功能说明。
1、柜员尾箱凭证交接/调拨（2213）
交易功能：将交易操作柜员尾箱中的重要空白凭证调拨到授权领用的柜员尾箱中。
2、查询凭证尾箱（2216）
交易功能：查询柜员尾箱中重要空白凭证明细以及凭证状态。
（三）业务审批及授权要求。
1、重要空白凭证调拨或交接时，需在综合业务系统操作“2213柜员尾箱凭证交接/调拨”交易。做此交易时，由调出柜员操作交易，调入柜员插卡进行验证授权。
2、重要空白凭证交接时，除调出调入方柜员，同时须由后台人员监督进行
（四）业务操作流程。
1、调出柜员操作“2216查询凭证尾箱”交易，打印出柜员尾箱中的重要空白凭证清单。
2、调出柜员操作“2213 柜员尾箱凭证交接/调拨”交易，调入柜员同时插入柜员卡进行授权。综合业务系统验证双方柜员卡信息无误后，调出柜员输入需调出的重要空白凭证明细并提交程序。交易成功后，打印“三联通用凭证”
3、根据打印的“通用凭证”清单，调出调入柜员双方当面清点交接凭证实物。
4、做重要空白凭证交接业务时，通用凭证各联分别加盖移交人、接收人和监交人私章，第一联作接收方表外101科目收方附件、第二联作凭证移交方表外101科目付方附件，第三联粘贴在《营业网点业务交接登记簿》上作交接登记记录；做重要空白凭证调拨业务时，通用凭证加盖调出方、调入方私章，第一联作调入方101科目附件，第二、三联作调出方101科目附件。
六、重要空白凭证的出售
（一）业务概述及相关规定。
1、开户单位（个人）领购重要空白凭证，应出示账户信息识别卡，提交加盖预留印鉴的“重要空白凭证领用（交回）单”。
2、已开立的人民币支票账户仍未领用账户信息识别卡的，在购买重要空白凭证前必须先办理领卡手续，新开人民币支票账户的发卡工作应在开户时完成。
3、发售账户信息识别卡时，应要求客户出示营业执照原件和复印件、经办人身份证原件和复印件，并与我行签订协议。
4、根据与客户签订的账户信息识别卡使用协议，经办人出示账户信息识别卡即视为得到支票户客户办理购买重要空白凭证的授权。
5、客户由于磁条损坏、遗失等原因申请换账户信息识别卡的，应提交加盖有单位公章的书面证明（个人签名并打指模），并按照新领卡的手续重新提供有关资料及签订协议。柜员操作“2221账户信息识别卡发卡/换卡”交易办理换卡，换卡后，原卡自动失效。
6、一份《重要空白凭证领用（交回）单》只能购买一种重要空白凭证，客户如需一次性购买多种重要空白凭证，应在多份《重要空白凭证领用（交回）单》上加盖预留银行印鉴。
（二）涉及交易及功能说明。
1、出售账户信息识别卡（2221）
交易功能：向对公或个人支票户发售或更换账户信息识别卡。交易提交后，系统提示刷写账户信息识别卡磁条。
2、发售对公凭证（2222）
交易功能：向对公客户出售重要空白凭证，包括普通支票、清分机支票、对公电汇单等。操作此交易时，需客户出示账户信息识别卡，并刷取磁条信息进行验证。每做一次交易，只能出售一种重要空白凭证。
3、出售个人支票（2232）
交易功能：向个人支票户出售重要空白凭证，包括普通支票、清分机支票。操作此交易时，需客户出示账户信息识别卡，并刷取磁条信息进行验证。每做一次交易，只能出售一种重要空白凭证。
（三）业务审批及授权要求。
1、客户申领账户信息识别卡时，柜员须核对客户出示的营业执照原件和复印件、经办人身份证原件和复印件。
2、做2222、2232交易向客户出售重要空白凭证时，客户须出示账户信息识别卡。系统验证账户信息识别卡信息，并将相关信息显示出来，柜员对相关信息进行核对。
3、操作2221、2222、2232交易时，需后台授权人员复核授权。
（四）业务操作流程。
1、客户申请领用账户信息识别卡。
（1）已开立的人民币支票账户仍未领用账户信息识别卡的或新开人民币支票账户的须做此步骤，已领用账户信息识别卡的从第2步开始。
（2）对公客户出示营业执照原件和复印件、经办人身份证原件和复印件，经办人不是单位的法定代表人的，还需要出具法定代表人的身份证原件和复印件以及授权委托书；个人支票户出示本人身份证原件和复印件。
经办柜员核对资料无误后，客户与我行签订《账户信息识别卡协议书》。
（3）柜员操作“2221账户信息识别卡发卡/换卡”交易为客户办理发卡。
2、客户申请购买重要空白凭证。
（1）客户出示账户信息识别卡和加盖预留银行印鉴的重要空白凭证领用单。
（2）柜员通过验印系统、人工验印等方式核对预留银行印鉴无误后，在综合业务系统操作“2222发售对公凭证”、“2232出售个人支票”交易。经办柜员打印《重要空白凭证领用（交回）单》、《凭证工本费清单》。
（3）柜员向客户收取手续费和工本费；
（4）柜员在出售的支票上加盖行名、行号及付款人账号。授权柜员复点出售的重要空白凭证，无误后在《重要空白凭证领用（交回）单》加盖业务公章。经办柜员将领用单与重要空白凭证递交给客户经办人。
（5）客户清点核对所购票据实物，无误后在《重要空白凭证领用（交回）单》左下方“领用人签章”处签收。
（6）经办柜员留存《重要空白凭证领用（交回）单》第二联做表外付方传票附件，第一联交由客户留存。
七、客户重要空白凭证的作废
（一）业务概述及相关规定。
1、客户销户时，必须将未使用的重要空白凭证（主要指支票、对公电汇单）交回银行注销，如开户单位（个人）不能交回剩余重要空白凭证的，应出具证明；
2、客户遗失未使用的重要空白凭证的，可以向我行申请作废，申请作废时，对公客户应提交单位营业执照及加盖有单位公章的书面证明，对私客户应出示身份证原件及加盖预留印鉴的书面证明。
3、柜员签发重要空白凭证时，应逐份销号。重要空白凭证填错作废时，柜员在综合业务系统做作废处理，凭证实物加盖“作废”戳记，按规定剪右下角后附当日表外科目传票后作附件。作废凭证剪右下角时，要求剪切位置到小写金额角分处，不可剪掉票据号码。
（二）涉及交易及功能说明。
1、客户凭证作废或恢复（2215）
交易说明：
（1）将客户账户中的重要空白凭证的使用状态设为作废，作废后的重要空白凭证实物需收回加盖作废章；
（2）将已设为作废状态的重要空白凭证的状态恢复为正常，此项功能只可在各行营业部操作。
2、查询客户凭证（2218）
交易说明：查询客户持有的重要空白凭证的使用状况。
（三）业务审批及授权要求。
“2215客户凭证作废或恢复”交易需后台柜员复核授权。
（四）业务操作流程。
1、客户交回未用的重要空白凭证（支票、对公电汇单），手工填写《重要空白凭证领用（交回）单》（划去“领用”字样），加盖单位预留印鉴及经办人签名。
客户遗失重要空白凭证，出具申请作废凭证的书面证明。单位申请作废的，提交单位营业执照及加盖有单位公章的书面证明；个人申请作废的，提供个人身份证原件、复印件及加盖预留印鉴的书面证明并签名。柜员办结后将书面证明和相关证件的复印件专夹保管。
2、柜员做“2218查询客户凭证”交易，查出客户持有的未使用的重要空白凭证明细。根据2218查出的凭证明细，核对客户填写的《重要空白凭证领用（交回）单》或“申请作废证明”是否有误，核对客户交回的凭证实物是否与交回单填写一致，检查客户是否在要求作废的重要空白凭证上加盖作废章。并按规定对作废凭证剪右下角。
3、柜员凭审核通过的《重要空白凭证领用（交回）单》或“申请作废证明”，做“2215客户凭证作废或恢复”交易，输入需作废的凭证明细。交易成功后在《重要空白凭证领用（交回）单》背面打印交易核正行，加盖业务公章及经办柜员、复核柜员章。第一联留存作表外科目传票附件，第二联做客户的业务回单。
4、柜员办结后将书面证明和相关证件的复印件专夹保管。
八、需手工登记的专用凭证的管理
专用凭证指需要特别保管，但不归属于重要空白凭证的票据，包括“业务介绍信”、 “电信发票”、“移动发票”等。专用凭证要求使用“有价单证及重要空白凭证登记簿”手工登记，按种类分别记录出入库和使用情况，以备清点与核查。

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