法律管理思路.doc

浙江万邦置业有限公司企业法律事务工作思路
------近期法务工作总结概要及下阶段法律事务工作思路
背景介绍：
对于企业而言，“管理”是自始至终的不变话题。过去，传统型企业的管理模式包括生产管理、营销管理、采购管理、行政管理等手段；随着商业社会的发展，在上述管理手段的基础上，当今的国内企业又萌生出项目管理、人力资源管理、资本运营管理、知识产权管理、风险防控管理、法律事务管理等诸多新兴的管理手段。其中，企业法律管理工作作为一个近年来出现的企业管理环节，从企业法律顾问制度发展起来，成为今天众多国内民营企业愈发重视的管理模式之一。通过法律事务管理工作的良好运作，短期内可以使得企业具备防控内外商业风险、法律风险的能力；而通过长期的管理优化，可以使得企业达到管理职能健全、治理结构完善的态势，最终满足企业完善部门职能，同步决策意见、建立预险机制、树立良好形象、推进商业文明的目的。
企业法律事务管理现状以及态势
当前企业法律事务管理的主要方向包含三部分的内容：即事前防范管理、事中控制管理，以及事后救济管理。
一、事前防范管理的思路包括两个方面，其一是在企业的交易行为发生后，相关事务的产生初期对于该交易行为实施法律层面的介入，并通过此等介入行为完成交易的规范化、合法化、流程化以及低风险化的过程；其二是在企业遭到交易方的口头或书面投诉后，由法律事务管理部门对该等投诉进行介入，通过磋商、斡旋、谈判的方式平息对方的投诉，并联席相关部门对投诉事务进行处理，以防止损失的进一步扩大；
事前防范管理的内容主要包括合同管理、纠纷管理、项目管理三个方面的工作；在此详述合同管理工作要点及方向如下：
合同管理的主要侧重点在于合同管理制度的颁行实施、合同样本库的建立以及合同管理台帐的完善。其中：
通过合同管理制度，明晰合同在签约实施过程中的流程以及部门定位，通过法律管理部门对于合同文本中法律行为节点的提示，帮助财务部门作出完整的资金安排，以及配合项目部门整合相应的资源规划；
通过建立合同样本库，顺应法律环境和交易习惯的进步不断改善样本内容，打造言辞精密、概念完善、逻辑顺畅、公允公平、风险可控的合同样本底稿，以期企业在交易过程作长久反复适用；
通过完善合同管理台帐，一方面明确合同执行过程中的履行期限、部门权责等信息，以期各个部门的相互配合，推进合同的顺利执行；另一方面有助于提炼合同文本中各个主要条款的文字要义，便于事后追查和建立合同文本库的工作。
项目管理主体思想是通过法律部门对于项目的介入，参与进项目运作中；纠纷管理的主体思想是通过公司法务部门和其他部门的合作，避免纠纷向法律诉讼方向演化；在此不作赘述。
二、事中控制管理的内容主要是指法律事务管理人员在日常的运营过程中及时跟踪，监控各项法律风险的状况并且及时改善运营手段，通常该项管理是对事前防范管理工作的延伸，也是对事前防范管理工作效果的追踪；
基于以上延伸性的特点，事中控制管理体现在三个方面：
1、 从合同管理的角度出发，事中控制体现在对合同行为的风险管控，协助执行、补充变更、收集资料、违约追责等方面，在合同的履行过程中，通过法律部门的介入，一方面可以有效地取得合同相关的证据痕迹，一方面有助于及时发现合同的履约风险，并及时做出相应对策；
2、 从纠纷管理的角度出发，事中控制体现在对各类争议的解决上，通过对纠纷争议的跟进，尽可能地降低各类争议情形对本企业的不利影响；
3、 从项目管理的角度出发，事中控制体现在对于项目延展过程中可能存在的法律风险进行发现，并根据项目的现状协助项目执行人设计法律文件体系，执行制度等文件，并架设信息共享的防控体系，对关键行为的法律风险进行及时披露并与相关部门合作处理；
三、事后救济管理：
事后救济管理的主要思路来自于企业法律管理初期的外聘律师制度，主要指问题发生后进行补救的管控模式，在实践中体现在主动或者被动的处理诉讼、仲裁以及其他司法途径解决问题，通常是企业面临风险，并业已承担部分风险后，最后一步的救济手段。
以上三种管理模式中的前两种，是以较低的管理成本去换取较高回报，抵抗较高风险的管理模式；而最后一种的事后救济型管理模式，往往是以比较高额的成本（包含时间成本、资产成本、人员成本、风险成本及企业形象成本等）换取一个概然性较低的回报的管理模式。在一般的企业法律事务管理实践中，这三种管理行为通过交互运用，互为表里的方式并行展开。随着企业的发展进步，管理的侧重点也从事后救济型管理慢慢向事前预防、事中控制的方向侧重。以中石油为例，其新疆油田公司的工作人员予以万计，下划二级单位和国有子公司等各类业务机构超过百个，而该油田公司的法律管理部门“中石油新疆油田公司企业法规处”的基本配置仅为10人以下，但是每年进入诉讼阶段的争议案件却寥寥可数，其法律管理部门即是以大量的精力投入业务流程优化、企业合规性运作、风险防范体系建制中来；当然，以此类以国有垄断性企业作为例子不免偏激，但是就企业本身而言，其经营所遵循的交易安全、治理规范的要求是广义适用的，故而也可作为一种发展思路进行考虑。
通过近一段时间在浙江万邦置业有限公司的工作、了解及研究，我个人对于目前法律方面工作的整体态势也具备了一定的初步认识，故提出以下建议，以供各位领导及同仁参考，不足之处，万望理解及斧正：
从工作文本的处理情况来看，目前本公司的法律管理工作的侧重点主要包括两个方面，一是合同管理模块当中签约阶段的合同起草工作，二是纠纷处理阶段的斡旋谈判、出庭诉讼的工作。就上述两个环节工作的深化展开，提出如下建议：
合同管理工作方面：
1完善合同档案的归档工作，其中法律事务管理部门（岗位）需要留存以及审慎关注的书面材料包括：合同意向书（如有）、谈判过程中的会议纪要（如有）、合同终稿文本、合同履行过程中的各类补充条款、协议、备忘录等可能影响合同履行的书面性文件（如有）；以上资料可以以复印件形式留存于法务管理部门，领导有特殊要求的，以原件形式留存。同时，法律事务部门应当留存合同签订对方的主体资料复印件，包括但不限于有效的营业执照、组织机构代码证、自然人身份证明、对方实际住所地信息、资质证书等；通过此类资料的备案存档以及后期归纳，对于签约对方的信用等级进行初步定性，并在可能的基础上编制客户、代理商、经销商、策划商的信用等级评级表；
2、 加强合同签订过程中的流程化管理，在合同签订的过程中，在可能牵涉合同履行的部门范围内实行部门会签意见、分管领导审核、总经理批示签署的制度。所涉各个部门在合同签订的过程中均参与进入合同评审，并根据本部门的业务能力提出相关意见，以优化合同文本的实践性，降低合同的不可行性；其中法律管理部门（岗位）作为风险管控部门（岗位），应当担负起确保合同文本主干无涉及违法、撤销的可能性，并审查合同的具体言辞用语的精密性，提高合同对我方的有利性的责任；
3、 从长期来看，法务部门（岗位）还应担负起建立、更新合同文本库的工作，即基于前阶段对于合同资料的整理、提炼，加深对于业务流程、业务专业性的了解，根据本企业的实际需要，起草经常性业务的格式化合同文本，以满足批量性业务的要求；
纠纷处理工作方面：
1、建立纠纷案件资料、谈判会议资料的存档工作，该类档案包括但不限于诉状、证据资料、会议纪要、答辩状、判决书、调解书等，上述资料的保存以复印件方式留存法务部门（岗位）；
2、在建立上述存档工作的基础上，法务部门（岗位）应当对于上述资料进行后续分析、整理，并基于过往的诉讼、纠纷处理经验，总结企业的风险防控点，并形成书面报告，向分管领导以及企业总经理汇报，披露各类风险因素，以控制下阶段工作中可能导致争议的风险点；
在以上工作之外，有可能由法务部门（岗位）负责或协调进行进一步管控的方面还包括合同在签约后的跟进工作、交易争议发生后的协调工作、印信的风险防范工作以及股权事项的备案工作等，鉴于对上述工作的现状和态势了解的局限性，在此不做赘述。
驻司法律顾问 尚竞
二○一一年三月六日