采购相关问题.doc

一、一奴侍三主。
我现在有3个直接主管：采购经理，计划经理，财会经理。每拿到计划经理的购单，我请采购经理分配供应商及价格，然后完成请购单填写，给计划经理签字，给总经理签字。然后做订购单，再给计划经理签字，订购单在会给财会经理签字，对于财会经理的疑问：为什么不买甲而买乙，为什么突然买这么多？为什么这个价格有涨，我都小心翼翼的解释，讨好他签字，不然订单是发不出去的。然后签好的定单要去盖章。公司对盖章时间还有规定的，早8：30-9：00，下午1：30－2：00，过时盖章的人就会给脸色看了。所以我每次都要掐算好这些老大签字的时间，以便能在法定的时间内盖好章，然后盖完章的还要复印1份给财会。其实光单据这么一走，至少就要5天。对于业务那边的急单，狠不得马上让供应商第2天交货的，此刻我根本就是个百米运动员，楼上楼下来拿单据来回跑，面带笑容的解释：不好意思，这是急单，因为业务那边。供应商那边。麻烦您签个字吧，麻烦您盖个章吧。谢谢。
二、小公司的接单无规律。
我们的客户是上帝，1年多都没交的货可以突然下个很大的单子。采购就立刻打电话给供应商紧急买料。快点啊，快点，帮帮忙，不然头就要掉下来。料催到了，客户的单子又取消了。采购赶紧跟供应商解释：不好意思，因为市场变化，请您帮忙把料往后延迟，或是帮我取消吧~库存的退给你吧。这样的事1个月可以发生2，3次，一会急，一会又延。嘿嘿我的脸皮已经练的超厚了，尽管有些老道的供应商骂人都不带脏字的，我依然打哈哈。
三、采购料品的规范。
在这里让大家见笑了，我们公司的采购订单上对于规格的确认很简单，就一个品名。对于交货期的控制也没有条款去规范。第1年我初来乍到，以为就是这么做的，可第2年陆陆续续发生了很多料品和厂内规范不统一的事情，我就翻文件柜，终于找到了1份与各供应商签署的供料规格书，还是5年前的，而且有的签了，有的根本没签，。即使签了的，与现在的厂内规格也有不符的。于是我私下问公司的技术部（我男朋友，呵呵），能否重新和供应商确认一些料品规范，他说每家供应商的供货规范都不一样，和ICPC的都有差别的。如果我们定个中值，有些客户指定的供应商就无法送货。他打算定个下限值，再订个上限值。这样虽然简单，可是对于供应商供货料品的CPK确难以控制，所以到时我们品管可以每月根据进料统计供货料品的CPK，把这些值发给供应商看，让他们自己了解自己产品的CPK，除此我们无话可说。
讲到料品规范的问题，有件事让我印象很深，我们以前偶尔跟A家买1料，后来市场变化，原料紧缺。A家不供货，理由是平常我们买的都很少，现在多了更给不了，于是我们问B家有没有1料，B家说有的，他们就是跟A家买的。于是我们的采购经理大叫“好”，立刻下单就买。（中间没有任何书面规格确认的沟通）后来B家的1料用在客户端出现问题，查不出原因。我问B家1料的学名是什么，才发现B家的1料其实和A家的1料不一样，报告采购经理，采购经理立刻让我骂B家：你为什么给错货，B家说自己厂内买的1料就是这样的规范。这样类似的事情发生很多，一些新料品的下单购买前连个规范确认都没有。都是料进来了才让我跟供应商要张规格书。我觉得这也不是个事儿吧，就先口头跟采购经理报告：是不是要和供应商签个规范协议，采购经理说：是哦。也没见啥具体号召，后来我用内部邮件发给老大，包括技术，品管：是否能有个规范协议。可是直到今天我们买的原料还是没有一个有效的规格书。大家都太忙了吧。顺便提以下，我们每月购买的原料金额在250万美金。
四、订单价格和数量确认。
因为公司做的提前1个月采购（因为海外交期是1个月）：目前订购做法是：不先和供应商沟通，按照自己的意员分配好数量，价格按照当时价格下单。单子给供应商后，各家电话就来了：这个价格还不能做确认啊，到时可能会变动的；这个量是不是多了，估计接不了；也有说量少的，能不能增多。于是采购经理再电话和他们沟通，然后让我再去改定单，于是复杂的签字流程又开始出现了，我又开始不停的和财会经理解释，这个不确认量，所以要改；那个答应降低价格，所以要改，麻烦请签字。就这个问题，我一开始工作时就很有疑问，为什么不做事先沟通，采购经理的回答是：先把量，价放下去，以这种市场来看，价格会上扬。如果供应商能同意旧价，我们就赚了~如果价格下跌，我们再修改定单。于是乎，我就成了制作定单专业户，修改、盖章、复印。
五、交期的确认。
我们订单上写的交期，70％的供应商是没办法完全履行的，基本上他们自己排个交期，然后发给我，我再通知物管，告诉他们的交期是这样那样，如果真的要断料，就每天早一个电话，中午一个邮件，下班前一个电话，催货~交一点是一点，交不了我挨着头皮受厂内的抱怨。
六、催债难逃。
公司定了制度，面对供应商，只有采购是对外的，采购是对内对外沟通的桥梁~｀催债的一律采购接待，无论使用什么招数反正都是我挨着，告诉他们：会计病了，银行系统坏了，财会经理休假，没人签字。其实有的供应商也就想知道我们可以在什么时候付，财会经理说10天后，可是10天后又因为货款没及时到帐，原料款还是没办法付，人家供应商就对我产生了怀疑。好象欠了他家一大笔债，下辈子只能做牛做马了。到了月底，我连电话都不敢接了，让同事待接，就说采购不在。
七、品质不熟。
说到这个问题我觉得自己还是有责任的，我买的原料，从进厂到做成产品，是一个什么过程，我都没见过，甚至连原料什么样的包装，里面是啥样，都不是很了解，我觉得自己只是个买的工具。但是品质索赔，因为公司有制度，面对供应商，只有采购是对外的，采购是对内对外沟通的桥梁，我还要跟供应商谈为什么索赔，生产中到底有什么问题产生？可是没有现场经验的我怎么去谈？
当初进公司本来有培训的，因为采购那会没人做单，催货，就看着我了，所以有一些原料课程和现场的课程我都没有上。后来工作又忙，就这么稀里糊涂的过去了。老大后来也安排我去现场看了以下，就十几分钟，可是那些对我来说，就是走马观花，自己还是不了解啊。我去年和采购经理提出，能否让我在品管做1个月，或现场学习1个月，以便和供应商沟通。（备注：采购经理是以前的品管经理）可她说：“你已经做的很好了。有时要求太高也未免是个好事情，你已经很优秀了，你还要再做什么啊。后来她打哈哈：你是想把我干掉吧。”呵呵。我是真的一无所知，你的位置我哪能坐的了我回答到。
其实，我就是想学一点现场的，以便跟供应商谈索赔时有理有据，自己也掌握点东西。
八、无系统操作。
我们公司是生产，销售企业，上面也说了每月采购金额。相信这采购量还是很大的，可是厂内却没有ERP系统，都是手工帐，今天缺这个料，让紧急调货，后来仓库又找到了，说还有很多。本来我费心尽力谈好料可以退的，等来拉货时却找不到料了，原来已经安排线上使用了。这种事情不断的发生让我感到厌烦。疲惫不堪。
说到这个系统，再提下我们用的内部工作交流系统，叫OA，不知道大家的公司有没用到这个，我觉得以前的OUTLOOK还很好使的，现在换成OA，别人发的邮件自己还删不了，只能发的人删，而且别人的邮件还不具备回复，转发，功能。发的邮件也没办法按照＜发件人＞＜发送时间＞筛选的，发的人只能选择置顶，要不别人可能就看不到。哎~结果一群邮件都是置顶，也没办法删，看的我的眼睛是花啊。不知道看哪个IT说OA的好处是把资源共享在网络上了，大家在家里也可以上网办公的，可是我回家上公司的地址也打不开~原来是主任级以上的人才有这个外部办公权限。哎。其实那些平日部门沟通的邮件都是我们这些小弟发的，主任能有时间看就不错了（我们公司要开的会也贼多，跟赶场一样）
九、采购流程不明。
有份采购的SOP，是建厂初老采购写的。但现在的料品作业已经有很大变化了。于是上个月有新的流程公布（财会人写的），可是跟现实操作中有很多相冲突的，我圈圈点点的疑问发给大家，可是到现在还是没个定案，真难啊，我做的也好难，不按流程做要罚钱，按流程做了又不通，难！说实话每天都提心掉胆。