采购,仓库,管理.doc

1、目的
确保所购产品（物料、服务）符合有关质量、价格、交期等要求。
2、适用范围
适用于公司采购的所有产品（物料、服务）。
3、定义
3.1物料：是指各种原材料、辅助材料、零附件、半成品、产成品、包装物和低值易耗品等。
3.2服务：是指外加工、热处理、电镀等。
4、职责
4.1技术部和生产部负责提供采购标准、材料规范。
4.2生产部于每月27日前提出下月各种工具及合金材料的采购申请，报采购部。
4.3本程序文件的责任部门为采购部。
5、程序
5.1采购申请
5.1.1生产部每月27日提交《生产计划》，采购员依据《生产计划》和库存情况提出采购申请于每月30日前编制出下月《采购计划》，并报采购部经理审核、财务部经理审核、总经理批准。
5.1.2其它未列入《采购计划》的生产急需物料，由需要部门人员提出申请填写《紧急采购申请单》，报部门经理审核、物流部经理审核和财务部经理批准后交采购人员执行。
5.1.4外协采购（包括模具外委加工），根据销售部订单，物流部经理和各相关部门经理审核批准填写《合同审核表》后由外协员签订《采购合同》。
5.2采购资料
5.2.1对于采购计划外的采购申请，所需要部门填写《紧急采购申请单》。
5.2.2对于生产用物料，技术部和生产部应制订相应的《主要原辅材料标准》及其它标准，提供给采购员。

5.2.3采购部经理负责在上述采购文件发放给采购员或分供方之前，对规定的要求是否适当进行审批。

5.3采购

5.3.1采购人员根据经批准的《采购计划》进行采购。

5.3.2采购人员在执行采购订单时，必须在《合格分供方一览表》中优先选择评定等级高、得分高的分供方。如没有合格分供方，则应开发分供方。

5.3.3有毒有害物料的采购按政府有关部门的规定和顾客要求进行。

5.4采购合同

5.4.1 主要原料和辅料(原则上每批采购额大于1万元的或需预付款的采购项)应事先签订合同，以保证价格/供应量/质量/到货期。

5.4.2在执行《采购计划》前，采购人员必须按《采购合同》的要求与分供方洽谈有关合同条款，起草合同后报部门经理和相关部门经理审核后填写《合同审核表》，方可与分供方签订供需合同。采购人员有义务为本公司争取最有利的合同条款。

5.4.3对于低值易耗品的采购，直接执行《采购计划》。

5.4.4对于已经按《采购合同》签订长期供货合同的分供方，在每次订货时可以直接执行《采购计划》而不必再签供需合同。

5.4.5采购人员根据经批准的《采购合同》和库管员通知的交付日期通知分供方供货，并跟踪、监控分供方的交付情况。

5.5对分供方调整合同时，采购人员应立即通知部门经理，并保存完整的原始资料。

5.6采购文件控制

5.6.1所有《采购合同》和《采购计划》，采购部留存一份原件，并送一份原件交财务部保存，以便核对发票和应付帐款。

5.6.2凡需要外发的技术性文件，物流部按《工程技术文件管理办法》执行。并做好《采购文件发放记录表》。

5.6.3物流部负责采购文件以及分供方资料的分类存档和管理。

物资入库验收制度

　　1 、 采购员完成采购任务，货到厂时应及时通知品质部检验员到仓库办理入库手续，其程序具体规定如下：

　　　1 ）、认真填写《检验通知单》，一式三联，并签署。

　　　2 ）、供货单位发票（符合国家税务规定）。

　　　3 ）、发货明细表。

　　　4 ）、质保书。

　　　5 ）进口物资应附码头提单、装箱单、合同、发票四证齐全。

　　　6 ）、使用说明书。

　　　7 ）、公司领导批准的采购计划。

2 、 保管员判明实属本库保管物资后，应对货物及凭证认真检查所收物资名称、规格、数量、质量，当证件完全符合后，按公司物资检验制度规定提请品质部（及有关技术部门）进行质检，暂不验收，存放在待验区。

3 、 技术质检应根据分管物资的特性，按不同规定办理。

4 、 设备、备件质检由装备部发展部、品质部共同开箱检验，签证合格后由工程装备部统一管理。

5 、 钢材由品质部检验签证合格后，方可入库。

6 、 化工原材料由品质部会同技术部检验签字后，方可入库。

7 、 对国外进口物资验收，应严格强调及时、全面、严格、慎重，遇有违反合同规定或质量问题，要在索赔期内按规定进行交涉处理。

8 、 入库物资验收合格无误后，由保管员签署、仓库主管复核签署才有效。

9 、 办妥后的入库单由保管员、采购员、财务部各存一联记帐。

10 、 物资验收后一段时间内若发现问题，保管员应立即通知采购员与供货单位交涉，办理退货，由采购员负责追加经济损失。

11 、 如货已到，无论发票到或未到，均办理正式入库单，一式四联。

12 、 通过全数的方式逐件进行数字验收，按实有数量验收，按重量计算的物资，应通过过磅员签发的磅单为准（空、重车分别过磅）按长度或 M 3 计量的物资应丈量或量方。

13 、 下列情况应严格把关，不准验收：

　　1 ）、无公司领导批准采购的。

　　2 ）、与合同订货单计划不符的。

　　3 ）、违反公司规定，采购员工作标准，没按规定进货渠道采购的。

　　4 ）、质量不合格的。

14 、公司自制的器具、配件的入库由制造部门填写入库单，检验员检验合格后方可入库。

15 、待验收物资，不合格物资，保管员应妥善保管，并督促抓紧处理，手续应健全。

16 、物资因生产急需或其他原因不便入库，而直接送到现场，保管员要亲自赴现场办理入库和发料手续。

仓库物资入库程序如下：

物资到库
业务员填写入库单、检验单，并通知检验员
仓库保管员根据入库单、采购计划清点数量，查看规格型号
检验员检验
保管员签字
仓库主管审核
办理入库
退回供应部

二、物资保管与保养

　1 、根据不同类别、形状、特点、用途分库分区；保管要做到“三清”，“二齐”，“四号定位”摆放。

　　　三清：材料清、数量清、规格清

　　　二齐：摆放整齐、库容整齐

　　　四号定位：按区按排、按架、按位定位

　2 、 保管物资应做到“十不”，即不锈、不潮、不冻、不霉、不腐、不变质、不挥发、不漏、不爆、不混、按物资保管技术要求，适当进行加垫、通风、清洗、干燥、定期涂油或重新包装，存放不当应及时改进。

三、物资出库管理

　1 、保管员发料应按主管部门批准的领料单及计划限额进行发料，物资发放应视生产需要。既发整又发零。

　2 、对退货物资由领料单位办理，并做好登记，冲帐手续。

　3 、要注意审查各种领料单的合法性，有下列情形之一者，不准出库。

　　1 ）、凭单印签不符不全，批准手续不符

　　2 ）、凭单字据不清或被涂改

　　3 ）未验收入库物资

　　4 ）发料应对保质负责，严禁发不合格物资

　　5 ）、先进先出，后进后出

　4 、实行一料一单。

　其出库程序如下：

领料员填写领料单
部门领导签字
保管员签字
仓库主管签字
发料

四、清仓盘点和盘盈、盘亏、报废处理。

　1 、保管员应坚持实地盘点法，年终进行全面盘点，盘点应做到：

　　1 ）、盘点时发现盈或亏应重复一次，重新核实，并分析原因，提出改进意见或措施，做好记录。

　　2 ）、检查安全防火设施和措施器材等，发现问题及时向领导汇报并采取防范措施。

　　3 ）、清仓盘点中发生的盘盈、盘亏应由保管员查明真实原因，及时报告领导。

五、帐务处理

　1 、保管员应建立材料帐，并按规定项目仔细记好帐目。

　2 、记帐要认真，帐、卡、物三相符，材料收支与结存要保持平衡。

　3 、每月 3 号前填报收支结存月报表，报有关领导和部门。

六、废旧物资回收利用管理

　1 、确定废旧物资回收范围

　　1 ）、各种包装物的回收

　　2 ）各种容器的回收

　　3 ）金属料尖、边角余料，有色和黑色金属切屑。

　　4 ）不能再修复的工具、量具等

　　5 ）其它各种有用物资的回收

七、 仓库应设置废旧物资回收专柜，单独建帐。

　１）实行交旧领新（工具、电器，电机等）

　２） 员工工种变动调离时，所领（借）的工、器具应退回仓库，办理退料手续。

　3 ） 报废物资、仓储容器、废料的变价收入管理。任何部门、任何人不能擅自处理，应由物资管理部门负责人指定专人处理，收入均归公司财务部门入帐。

设备仓库管理制度

１）每月 1-25 号是物品发放时间，其它时间是盘点、进货日，不发货。

２）每月各科室将需用物品做好计划，按其品名、规格、数量列出经本科负责人签字后于 25 号前报送仓库。

３）购买医疗设备需填写 “ 医疗设备申请表 ” ，并由科室核心小组签字，经设备科长审核，院领导审批后方可购买。

４）采购员必须严格按本科主管领导审核批准后的计划清单集中购买，各科室临时急需用品，可请示主管领导后及时购买，保证需要。

５）凡购买的医用物资，仓管员应按计划清单认真核对入库，验收合格后在送货单上签字，并交会计入帐。

６）各科室领用物品时必须由科室主管领导负责领用，领用人在仓库选购物品后，由仓管员电脑录入打单，仓管员与领物人共同核对无误并签名后，方可提取物品出库。

７）各类物资进仓后，要分类存放，保持仓库的清洁整齐，注意通风、防潮，经常进行质量检查，防止浪费和积压。

８）做好安全防火、防盗、防爆工作，仓库内严禁吸烟。

９）库存物资要定期盘点，做到帐、物相符

10） 符合报废条件的医疗设备，应及时办理报废手续。