公司采购规程.doc

六、公司采购规程

（一） 请购单
第一条 请购应按照存量管制基准和用料预算的有关规定，并参考库存情形开列请购单，逐项注明材料名称、规格、数量、需求日期及注意事项，经本部门主管审核后按规定逐级呈核并编号，最后送采购部门。
第二条 来源与需用日期相同的物品材料，可以一单多品方式提出请购。
第三条 特殊情况需按紧急请购办理时，可在“请购单”“备注”栏注明原因，以急件递送。
第四条 作业福利用品由物管部门按月实际耗用状况，并考虑库存条件，填具“请购单”办理请购。
第五条 以下总务性物品可免开清单，而以“总务用品申请单”委托总务部门办理，主要包括：贺电用物品、招待用品和书报、名片、文具、报表等，以及小额采购的材料。

（二） 采购规定
第六条 内购由国内采购部门负责办理。外购由国外采购部门负责办理，其进口事务由业务部门办理。
采购重要材料应由总经理与供应商（或代理商）议价。对于专项用料，必须时由经理或总经理指派专人或指定部门办理采购。
表12-7 材料准购单

总号

编号
请购日期： 年 月 日

请 购 栏
准 购 栏
材料名称

材料编号

上次采购
日期
厂商
厂牌
单位
编制科目

材料规格

材料标准

供

应

商
名称

请购数量

单位

需用
日期

地址

用
途

电话

备注

单价

约定交期

主管部门

请购

批示：

经理

采购

第七条 采购部门应按材料使用及采购特性，选择最有利的方式进行采购。
1．集中计划采购：对具有共同性的材料，应集中计划办理采购。经核定材料项目，通知各请购部门提出请购计划，报采购部门定期集中办理。
2．长期报价采购：凡经常使用，且使用量较大的材料，采购部门应事先选定厂商，议定长期供应价格，报批后通知各请购部门按需提出请购。
3．采购部门应按采购地区、材料特性及市场供需状况，分类划定材料采购作业期限，并通知各有关部门。

（三） 国内采购作业
第八条 内购价格
1．采购人员接到“请购单（内购）”后应按请购事项的缓急，并参考市场
行情、过去采购记录或厂方提供的报价，精选三家以上供应商进行价格对比。
2．如果报价规格与请购单位的要求略有不同或属代用品，采购人员应检附有关资料并于“请购单”上予以注明，报经主管核发，并转使用部门或请购部门签注意见。
3．属于惯例超交者（如最低采购量超过请购量），采购人员应在议价后，
在请购单“询价记录栏”中注明，报主管核签。
4．对于厂商报价资料，经办人员应深入研究分析，并以多种方式向厂方议价。
5．采购部门接到请购部门紧急采购口头要求，主管应即指定经办人员先做询价、议价，待接到请购单后，按一般采购程序优先办理。
第九条 内购呈批手续
询价完成后采购经办人员应在“请购单”详填询价或议价结果，拟定“订
购厂商”、“交货期限”与“报价有效期限”，经主管核批，并按采购审批权
限呈批。
第十条 内购订购程序
1．采购经办人员接到已经审批的“请购单”后应向厂方传递“订购单”，
并确定交货日期，要求供应方在“送货单”上注明“请购单编号”及“包装方
式”。
2．分批交货时，采购人员应在“请购单”上加盖“分批交货”章，以便识别。
3．采购人员使用暂借款采购时，应在“请购单”加盖“暂借款采购”章，以便识别。
第十一条 内购进度控制
1．国内采购部门可分询价、订购、交货三个阶段，依靠“采购进度控制表”控制采购作业进度。
2．采购人员未能按既定进度完成采购时，应填制“采购交货延迟情况表”，并注明“异常原因”及“预定完成日期”，经主管批示后转送请购部门，与请
购部门共同拟定处理对策。
第十二条 内购单据整理及付款
1．来货收到以后，物管部门应将“请购单”连同“材料检验报告表”（其
免填“材料检验报告表”部分，应于收料单加盖“免填材料检验报告表”章）送采购部门与发票核对。确认无误后，送会计部门。会计部门应于结账前，办妥付款手续。如为分批收料，“请购单（内购）”中的会计联须于第一批收料后送会计部门。
2．内购材料须待试用检验的，其订有合同部分，按合同规定办理付款，未订合同部分，按采购部门报批的付款条件予以付款。
3．短交待补足的，请购部门应依照实收数量，进行予以付款。
4．超交应经主管批示方可按照实收数量进行予以付款，否则仍按原订货数付款。

（四） 国外采购作业

第十三条 外购价格
1．外购部门按照“请购单（外购）”需求急缓加以办理，依据供应商报价，并参考市场行情及过去询价记录，向三家以上供应商询价。特殊情形（比如独家制造代理等原因）下除外，但应于“请购单（外购）”注明，在此基础上进行比价、分析、议价。
2．请购材料规范较复杂时，外购部门应附上各供应商所报的材料主要规范并签注意见，再转请购部门确认。
第十四条 外购呈批手续
1．比、议价完成后，由外购部门填具“请购单（外购B）”，拟定“订购
厂家”、“预定装运日期”等，连同厂方报价，送请购部门按采购审批程序报
批。
2．核决权限
（1）采购金额在8000元以下者由部门经理核决。
（2）采购金额超过8000元者由总经理核决。
3．采购项目经审批后又发生采购数量、金额等变更，请购部门须按新的情况所要求程序重新报批。但若更改后的审批权限低于原审批权限时仍按原程序报批。
表12-8 采购核准单
年 月 日
请购部门

请购总号

董 事 长
品名数量

报

价

总 经 理

副总经理

经 理

签 呈 意 见
承办部门

第十五条 外购订购程序
1．“请购单（外购）”经报批转回外购部门后，即向供应商订购并办理各
项手续。
2．如需与供应商签订长期合同，外购部门应将签订的长期合同书，按采购审批程序报批后办理。
第十六条 外购进度控制
1．外购部门依照“请购单（外购）”及“采购控制表”控制外购作业进度。
2．外购部门在每一作业进度延迟时，应主动开具“进度异常反应单”记明异常原因及处理对策，凭以修订进度并通知请购部门。
3．外购部门一旦发现外购“装船日期“有延误时，即应主动与供应商联系催交，并开立“进度异常反应单“记明异常原因及处理对策，通知请购部门，并按请购部门意见办理。

（五） 价格品质复核

第十七条 价格复核
1．采购部门应经常调查主要材料市场行情，建立供应商资料，作为采购及价格审核的参考。
2．采购部门应对各分公司事业部所列重要材料提供市场行情资料，作为材料存量管制及核决价格的参考。
第十八条 品质复核
采购单位应对公司内所使用的材料品质予以复核，并形成完整资料备查。
第十九条 异常处理
审查作业中若发现异常情形，采购审查部门应即填写“采购事务意见反应处理表”（或附书面报告），通知有关部门处理。