集团办公秩序管理规章制度细则.docx

集团办公秩序管理制度
***有限公司
办公秩序管理规范
为树立企业形象，提高工作效率，优化工作环境，保障公司办公秩序，现结合公司实际情况，特制订本规范，本规范适用于公司各部门。
一、办公室行为、礼仪
1、所有员工必须按照《***商场员工着装及行为管理规范》要求着工装上班（上岗），并严格执行工牌佩戴要求及仪表仪容管理规范，保持衣冠整洁、举止端庄、行为文明，站、走、坐要符合规范。
2、对待同事、来访者态度要自然热情，面带微笑，恰当地用好敬语，工作时间内必须讲普通话。
3、接听所有来电应在响铃三声内须有人接听，接听时做到语言亲切、简练，并注意使用礼貌用语。
4、禁止各种不文明的举动及在工作场所随地吐痰、扔果皮、纸屑、烟头或其他杂物，不乱涂乱画。
5、在通道、走廊里与同事相遇应点头行礼以示致意，遇到上司或客户要礼让，不能抢行。
6、不得随意进入专属办公室，应事先敲门，经允许方可进入。
二、办公室纪律
1、办公时间、办公区域内应保持肃静，不得大声喧哗，如需工作讨论，须在不影响其他同事的前提下进行。办公时间不得串岗、闲聊，不得讨论与工作无关的内容。
2、任何员工在办公区或工作岗位上不得吃零食（或就餐）、聊天、玩手机
等，办公区域严禁吸烟，若吸烟请到指定吸烟区。
3、员工必须按时上下班打卡，不得迟到早退，工作时间内禁止私自外出，因工作需要必须请示主管领导同意，并办理外出审批手续，为保证下午正常工作，员工中午不得饮酒，午休不得超过规定时间。
4、及时清理办公用品，处理完毕的文件、资料及时销毁或存档，不得堆积在办公现场，办公区内应注意文件资料的保密，暂时离开办公桌时，需要把正在办理的文件翻转过来、电脑桌面需锁屏离开，其他人员不得随意翻阅不属于自己的文件、复印件、报告等。
5、薪酬职级在主管级（含）以上的管理人员，手机必须24小时处于开机状态；薪酬职级在主管级（不含）以下的管理人员，手机必须在早上7：30—晚上21：30处于开机状态。
6、如无特殊情况（或要求），参加各种会议、培训、业务研讨等，多人参加的活动、场合不得随意接听手机，并自觉把手机调为振动或关机。
7、员工对上级所布置的工作任务必须保质保量完成，不得推诿或打折扣，特殊情况报上级领导说明原因的除外。
8、办公室座机电话为日常办公使用，禁止拨打私人电话。
三、办公室物品摆放
1、办公台上应保持卫生整洁和办公用品的整齐，不得摆放其他与工作无关的杂物（如衣服、包、食品等），桌面允许摆放的物品有：文件框、水杯、显示器（键盘、鼠标和鼠标垫）、台历、电话、笔筒、笔、小盆绿植。
2、文件框按摆放标准端正放置桌面相应位置，文件框数量可按需求增加。
3、办公时桌面可摆放临时文件，临时离开时，桌面文件及资料、笔记本等需要集中整齐摆放。
4、下班后桌面除指定物品外，其他物品应放入抽屉内。
5、临时离开座位无人时办公椅应归位。
6、台历摆放端正，不得乱写乱画。
7、所有办公设备、相关办公物资均不许张贴便签及告示贴。
四、办公室卫生
1、办公室需保持卫生干净整洁。每个办公室必须做好卫生值日表（除总经办办公室由指定保洁公司负责清理外），办公室所有人员参与办公室卫生值日，每天下班前由当日值日人员负责办公室公共区域卫生清洁，并在当日下班离开前将垃圾带离办公区，放置在指定的垃圾回收点。
2、如当日值日人员请假或者调休，提前跟办公室其他人员调换值日日期，非值日人员有义务维护保持办公室卫生整洁。
3、办公区域不得随意乱堆、乱挂各种物品，与办公无关的物品，不得带入办公现场，禁止办公室存放易燃易爆等危险物品。
4、如在公共场所或办公区域发现纸屑，杂物等应随手拾起来，以保持公司优美的办公环境。
五、办公室办公设备、设施使用
1、办公设备是公司按照统一的配备标准为员工正常业务、工作需要而配置的，主要有办公电脑、打印机、内外线电话等，如因特殊工作需求，需要配备其他办公设备时，必须由办公设备需求部门提出采购申请，并经公司总经办领导审批同意后，由行政部负责采购，按照“谁申请、谁负责”的使用、保管、管理原则。
2、公司配备的各项公用办公设备，实行“谁使用，谁负责”的个人负责制管理办法，设备使用人就是设备的管理人和责任人，责任人要对设备的安全使
用和完好负责。
3、办公电脑、电话、插座，等需自己妥善保管并设置密码，若由于个人原因导致办公设备损坏，由个人承担修理。
4、办公设备属于公司固定资产，各部门配备的办公设备由使用部门负责，使用部门应爱护使用、认真保管，不得随意改变线路工技术设定，如发生人为损坏，追究个人使用责任；使用中，如发生办公设备故障，使用部门应当及时通知行政部，行政部负责办公设备的日常养护、清洁、维修事宜由，各使用部门禁止私自拆卸、维修。
5、禁止公司以外其他人员使用办公设备。公司员工在未经许可或不熟悉正确使用程序下不得私自操作复印机、投影仪、专业摄影摄像器材等办公设备。
6、节约用纸，养成正反两面使用纸张的习惯，充分利用公司办公软件，如钉钉系统。
六、计算机的管理
1、使用时按部门编制配置，由行政部建立实物管理台帐、统一管理，使用部门负责具体保管、使用，人员调动，电脑移交原部门经理负责保管或交还行政部。

2、每台计算机必须指定专门人员操作，并负责对该机的管理，任何人员不得随意操作他人计算机；
3、严守计算机操作规程，以避免计算机系统遭受损害，非专职人维修人员不能拆、装计算机及相关设备。
4、严守公司机密，不允许查看与本职工作无关的信息，不允许随便带外人上机操作
5、保持计算机设备的清洁，做好本部门信息的备份，防止信息丢失。
6、严禁在计算机上玩电脑游戏、聊天等。
7、资产清查时，财务部门协助行政部做好该项资产的清查工作。
七、办公室安全
1、办公区域装修和消防设施设计须符合国家消防设计规范要求，并配备灭火器、防毒面具、救生绳、缓降器等器材。物业部每季度对办公区域消防设施进行至少一次联动测试，并保存测试记录。
2、各部门经理为本办公区域内第一安全责任人，行政部为办公区域内安全责任部门，品质管理部协助行政部做好日常安全检查工作，每周对消防器材配置、防火门及安全指示标志等情况的巡查不少于1次，每月对办公区域进行1次全面安全检查，国家法定节假期（日）放假前，对办公区域进行节日前消防安全检查，检查记录存档。
3、公司所以员工必须无条件参加各类安全知识培训，自觉提高安全意识。
4、办公室区域内禁止私接、乱拉电源线，电源处不堆放纸张等任何易燃物品。
5、禁止一个插座接用多个插头（或插板），防止使用电器的数量过多，超过负荷，引发火灾。
6、禁止电线受潮、受热、受腐蚀或碰伤、踩压，物业部每半年至少对所以办公区域内的电器设备、插座、电源线覆盖检查一次，防止电器设备的插头接线松动、电线破损、老化等现象的安全隐患发生。
7、安全、防火、卫生工作责任人要尽职尽责，发现问题及时处理并向有关部门报告，对于办公室中存在的问题不能够立即整个的，必须采取相关防范措施，确保办公室安全。
8、各部门针对本部门办公室区域内存在安全隐患的部位必须每日进行自查
自改，部门经理和当班值班人员为本部门当日防火责任人。
9每个办公室必须安全检查值班制度，下班离开办公室时必须进行每日安全检查，做到关闭办公室区域内的所有电源、水源，并拔除所有电器设备插头（禁止只关电源不拔插头现象），锁闭好门窗。
10、节日期间必须加强办公室区域内安全检查频次，各部门办公室节日期间如留有人员值班，必须遵守办公室安全管理规定。
11、公司全体员工必须遵循商场《禁止燃放烟花爆竹管理规定》。
12、广场任意范围内发生安全事件或隐患必须第一时间向楼层管理人员或消防中控室报备（中控室电话：******、监控室电话：******）。
八、考核标准
1、公司全体员工凡是违反上述1-4项管理要求的，给予当事人50元/次的经济负激励，部门连续一个月内2次违反要求的部门经理经济负激励50元，并对当事人所在部门负责人给予公司范围内通报。
2、公司全体员工凡是违反上述5-7项管理要求的，给予当事人100元/次的经济负激励，部门连续一个月内2次违反要求的部门经理经济负激励100元，并对当事人所在部门负责人给予公司范围内通报。
3、各部门自查自改不到位的，在行政部联合品质管理部检查中发现的问题，给予当值人100元/次的经济负激励，部门连续一个月内2次联合检查不合格的部门经理经济负激励100元，并对当事人所在部门负责人给予公司范围内通报。
4、公司内全体员工凡是个人违反上述管理要求超过3次、部门经理超过10次被经济负激励的，纳入年终考核，取消评优、评先、晋级资格。
5、如存在以下情况之一，经查属实的，对当事人按100元/次予以经济负激励：在办公区内吸烟的；下班后未按要求关闭电器、插座电源的；未按值班
要求开展有效值班检查的；未按制度有效落实值班检查工作的；人事经理/岗负责落实经济负激励，经济负激励作为奖金发放给问题发现人员，责任人应在1周内履行缴款义务，如未按期缴纳的从工资中双倍扣除，并全公司通报。
6、人事经理/岗须每周统计前一周办公区检查情况，每月汇总，并将手签经济负激励确认书、奖金发放确认书作为附件留存，人事经理未落实对相关责任人的问责决定，由品质管理部对人事部经理进行通报，并给予300元/次的经济负激励。
7、如相关责任人未按制度落实上述管理要求及值班人员检查不到位，导致发生安全隐患的，给予相关责任人500元/次经济负激励，并由当事人所在部门经理、副总经理在公司例会上进行述职；同时，纳入年终考核，取消评优、评先、晋级资格，并在公司范围内通报。
九、应急联络方式
1、消防中控室（突发紧急情况联系电话）。******。
2、监控室电话（突发紧急情况联系电话）。******。
3、总服务台电话（客诉联系电话）。******。
3、安全隐患举报电话。******。
十、其他
1、本规范由公司人力资源部、行政部、品质管理部联合修订，并经总经办会议研究通过后实施。
2、本规范自签发之日起执行。
3、本规范试运行结束后，于2018年9月1日起，正式执行。
******有限公司
二〇一八年四月二十七日