工程项目档案管理规章制度细则.docx

工程项目档案管理制度 项目档案管理制度 第一章总则 第一条为加强公司评级项目的档案管理工作，有效保护和利用评级档案，维护公司合法权益，特制订本规定。 第二条评级项目档案是指委托初次评级项目在业务承接阶段形成的评级档案和作业阶段形成的评级档案，主要包括纸质档案和电子档案两部分。跟踪评级、主动评级、研究报告、评级方法、业务内控与管理制度等项目档案管理参照本制度进行。 第三条评级项目档案由公司综合管理部负责管理；业务发展部门秘书负责业务承接阶段所形成评级档案的归档手续；评级作业部门的部门秘书负责本部门所承做评级项目在作业阶段所形成评级档案的归档手续。综合管理部档案管理部门应负责将同一项目在业务承接阶段和作业阶段的档案合并存档。 第二章档案的收集 第四条评级作业部门秘书负责督促本部门分析师收集委托评级项目作业阶段形成的所有档案资料。其中，标准评级项目的初评按照评级项目资料存档标准化目录（附件一）进行收集，标准评级项目的跟踪评级按照评级项目资料存档标准化目录（跟踪评级）（附件二）进行收集；非标评级项目的初评按照非标评级项目资料存档标准化目录（附件三）进行收集；非标评级项目的跟踪评级按照非标评级项目资料存档标准化目录（跟踪评级）（附件四）进行收集；资产证券化项目的初评按照资产证券化评级项目资料存档标准化目录（附件五）进行收集；资产证券化项目的跟踪按照资产证券化评级项目资料存档标准化目录（跟踪评级）（附件六）进行收集。数据更新和报告重出所形成的资料并入初评或跟踪评级存档。 档案收集范围： 1.评级协议（仅适用于委托评级项目）； 2.主承销商出具的集团企业认定函（无主承销商的委托评级项目和资产证券化项目除外）； 3.委托评级项目流程控制单（仅适用于委托评级初评项目）或评级报告作业流程控制单（仅适用于主动评级项目、跟踪评级、数据更新与报告重出作业）； 4.工作方案，包括评级资料清单、访谈提纲（仅适用于尽职调查方案中安排了现场访谈的情形）、尽职调查表及现场工作方案； 5.尽职调查报告、访谈记录（仅适用于尽职调查方案中安排了现场访谈的情形）； 6.信评委委员评审意见及信用等级表决表； 7.信用评审纪要； 8.复评相关材料（仅适用于存在复评的情形），包括复评申请及复评补充资料、复评评审纪要、复评报告修改搞； 9.信用等级通知书（适用于委托评级项目的初评、跟踪评级）及信用等级公告（适用于公开发债评级项目的初评和跟踪、主动评级项目，以及协议约定公开披露的非公开债项评级项目）； 10.经核稿人员、分管高级分析师（可由部门总经理或副总经理兼任）、部门总经理（部门副总经理）、评级总监（或其授权人）签字的评级报告终稿（加盖公司公章的纸质版报告）； 11.信用评级机构评级作业主要流程单（仅适用于除担保公司和资产证券化项目之外的委托评级项目）； 12.现场尽职调查客户反馈意见表（适用于存在现场尽职调查环节的评级项目）； 13.评级报告意见反馈书（适用于委托评级初评项目）； 14.评级报告意见反馈回执（适用于委托评级初评项目）； 15.评级项目承诺书（公开评级）； 16.公开评级需提供发行人原始材料（盖章原件），主要包括发行人营业执照复印件、组织机构代码证复印件、贷款卡复印件、公司章程、近三年审计报告及附注；非公开评级需提供与投资计划、基础资产、相关参与方等资料（盖章原件或经提供方核实与原件一致的复印件）； 17.存在增信措施的评级项目，需提供与增信措施相关的文件，具体包括担保函、抵质押协议、流动性支持函等； 18.行业研究资料，主要为支持评级观点和构成信用评级报告分析内容的内部研究报告； 19.工作底稿、一审、二审、三审评级报告（电子档案）； 20.其他资料，主要包括与发行人、主承销商及相关机构进行业务联系的相关文件、函件、往来邮件、会议记录、电话访谈记录（如有）以及评级作业部门根据作业特点规定需存档的其他资料。 第三章档案的整理 第五条评级作业项目组负责档案的整理工作，部门秘书负责对评级项目组整理情况进行审核。档案整理及审核的基本要求是： 1.纸质档案和电子文档资料分别整理； 2.对上述档案收集范围中的116项，需提供纸质文件，对发行人提供的原始材料需加盖企业公章；对根据公开资料使用办法采集的公开资料应打印存档； 3.对上述档案收集范围中的1719项，提供电子文档即可； 4.对于涉密档案，按照信息保密制度，在档案提交时对档案的保管期限及保密级别进行确认。 第四章档案的移交 第六条档案移交的工作要求是： 1.评级项目负责人应在报告出具时根据存档标准化目录对项目作业阶段的档案按纸质文件和电子文档分别进行分类整理后，移交本部门秘书；特殊情况下如出具报告时部分评级资料未能归档的，未归档资料应在报告出具后5个工作日内完成存档移交手续； 2.评级作业部门秘书进行初步审查和整理后，将纸质文件和电子文档分别随同档案清单（存档标准化目录）报综合部档案管理人员进行归档； 3.评级作业部门秘书应于评级报告出具后的一周内将业务档案移交给综合管理部档案管理专员，并填写东方金诚归档确认单； 4.评级委托协议或合同、收款凭证由业务发展部秘书在合同签订或费用到账后5个工作内日移交综合部档案管理人员归档；公司对合同管理有其他规定的，从其规定； 5.研究报告、评级方法、业务内控与管理制度等在定稿或颁布实施后5个工作日内，由研究项目负责人或相关责任人员提交综合部档案管理人员归档； 6.一个评级项目由几个部门参与办理，在工作活动中形成的业务文件，由主办部门负责收集归档； 7.员工工作变动或离职时，应将经办的评级业务档案向接办人员进行移交，符合归档条件的应进行归档； 8.项目负责人有义务及时将相关文件按照本制度规定移交档案管理人员，评级作业部门秘书和综合管理部档案管理人员有权敦促业务人员将应归档而未归档的文档资料进行归档。 第五章档案的借阅及复印 第七条公司档案利用方式主要有。提供档案原件；提供档案复印件；提供档案索引资料三种方式。 第八条档案的借阅及复印 1.凡需使用档案者，均需填写调档申请单，依据调阅权限和档案密级，经各级领导签批后方能调阅； 2.案卷一般仅供在档案保管区域内阅看，未立卷的文件、资料不可外借与阅看。原则上调阅者不允许摘抄所借阅文档内容，因工作需要摘抄须部门总经理同意。外借档案须办理登记手续，并经各级领导签批后方能外借； 3.借阅期限不得超过1天；如需再借，应办理续借手续； 4.借阅档案者应爱护档案，确保档案的完整性；保持整洁，不得擅自涂改、勾画、剪裁、抽取、拆散或损毁；注意安全和保密，严禁擅自翻印、抄录、转借、遗失，如泄密而给公司带来损失，将依据相关法律法规处理； 5.凡需复印档案者，均需填写调档申请单，依据档案密级，经各级领导签批后方能复印，并在调档申请单上注明用途。 第九条档案的借阅程序 1.公司总经理、副总经理借阅档案资料可经档案管理专员直接提取； 2.部门经理借阅非密级档案资料可经档案管理专员直接提取，借阅密级档案资料须经分管领导批准后提取； 3.其他人员借阅非密级档案须经部门经理批准后提取，借阅密级档案资料须经部门经理、分管领导批准后提取，并在档案室查看，阅后归还。 第十条档案的复印程序 档案的复印程序同借阅程序，并由综合管理部档案管理专员负责复印。 第十一条所有借阅及复印记录由综合管理部档案管理专员负责登记并保存，借阅人及复印人签字。 第十二条已超过保存期限或确无必要保存，经确定需销毁的档案，由档案管理员编制销毁清单，经公司总经理批准后销毁。销毁的档案清单应永久保存。 第十三条项目档案的保存期限不得少于10年，且不低于债务融资工具存续期满或受评主体违约后5年。 附件一：评级项目资料存档标准化目录 附件二：评级项目资料存档标准化目录（跟踪评级）附件三：非标评级项目资料存档标准化目录 附件四：非标评级项目资料存档标准化目录（跟踪评级）附件五：资产证券化项目资料存档标准化目录 附件六：资产证券化项目资料存档标准化目录（跟踪评级）