关于时间管理的讨论.doc

关于时间管理的讨论
1.时间管理的四个象限    
◆ 重要并且紧急：及时而全力以赴。    
◆ 重要但不紧急：计划并有条不紊地进行，做到未雨绸缪。  
◆ 紧急但不重要：花一点时间做，请人代办，集中处理。 
◆ 不重要且不紧急：有空再做或者不做。 
2.麦肯锡是全球知名咨询管理公司，其做事法的总结虽然简单却是十分有效。麦肯锡的咨询师把事情分为四种：重要而不紧急的、重要而紧急的、不重要而紧急的、以及既不重要也不紧急的。对时间的利用以及这四类事情的处理情况大致可以看出一个人对事情的判断能力和成功的可能性。人们往往喜欢做第一和第三类事情，结果就会有小成就，喜欢做第四类事情的人没有成就，有大成就的人应当是做第二类，而且做多了以后就不会累了。  
针对以上时间管理象限。有人说应先做紧急但不重要的事情，有人说应先做重要但不紧急的事情。也查询了一些资料，看到的是不同的观点。我想，也许每个人角度不同，对事情划分的范围不同，导致了观点的不同。以下跟大家分享两篇文章，希望大家能够从文章中，得到一些启示。这样不论先做哪一类事情，只要做到充分的利用自己的时间，减少紧急事情发生的频率，就是我们想要的结果了。     
校长时间管理ABC法  时间管理二八法则：意大利经济学家帕累托在研究经济问题时发现，80%的财富集中在20%的人手中。经过大量研究观察，几乎在所有的事物上，导致事物的最终结果都可能只归因于少数的原因、投入和努力。时间管理二八法则，具体表述为：80%的成绩是在20%的时间内取得的;反过来说，80%的时间只创造了20%的成绩。它揭示了我们不愿意接受的事实：我们所做的事情大部分是低价值的。我们所拥有的时间里，一小部分时间比其余的多数时间更有价值。它告诉我们那些能为我们带来80%收益的事情就是重要的事情;那些高投入低回报的事情就是不重要的事情。把最重要的事情放在最前面去做，那些不重要的事情少花时间去做。二八法则不是科学的定律，而是判断一项工作重要性的方式，给我们进行时间管理提供了一种思考模式。 
时间管理矩阵：二八法则告诉我们把重要的事情放在优先位置。但是，在现实的工作生活中，我们常常遇到有时限的紧迫工作，常常出现重要工作和紧急工作之间出现了矛盾。那我们是先做重要的事情还是先做紧急的事情呢?时间管理矩阵为我们解决矛盾提供了有价值的参考。 
什么是“重要的事情”?有四个指标可以帮助我们判别：一是能为我们带来最高回报的事情。二是与我们所追求目标一致的事情。三是我们的角色要求必须做的事情。四是没有时间限制的事情。事情的重要性是相对的，衡量事情的标准或者结果不同，事情的重要性也将改变。另外，事情是否重要因人而异，每个人的价值观不同，对事情的影响和结果的感受、体验是不同的。 
什么是“紧急的事情”?有时间限制需要立即给予关注的事情。按照把“重要”放在第一维度，“紧急”放在第二维度的原则，我们要做的事情就被分为四类：重要而紧急的事情(A)、重要而不紧急的事情(B)、不重要而紧急的事情(C)和不重要也不紧急的事情(D)。对学校而言，A类事情就是那些有期限压力的事情、各种突发事情。B类事情是与学校发展息息相关的事情，比如教师队伍建设、各种规章制度的完善、学校愿景的规划等。C类事情是指一些不速之客来访、某些关系不大的会议、电话和信件等。D类是指一些不必要的应酬、会议和聊天、一些有趣而与目标无关的活动。 
按照时间矩阵，我们做事情的正确顺序是：第一优先做“重要而紧迫”的事情。第二优先做“重要而不紧迫的任务”。第三优先做的“不重要而紧急”的事情。最后做“不重要也不紧急的事情”或者不去处理。因此，根据二八原则和时间矩阵，我们就能把纷繁的工作分出轻重缓急，优先顺序。 
ABC法操作流程：知道了正确的做事情顺序后，运用ABC法管理时间还需要进行一些具体的工作。第一，要明确方向，即明确自己近一段时间要做事情的目标。第二，列出工作清单，写得越详细越好。第三，分类并制订相应的工作任务表。根据做事情的正确顺序分别对清单上的工作分类，把一天中认为重要而且紧急的工作归入A类任务，把重要但不紧急、紧急但不重要的均列入B类任务，把不重要也不紧急的列入C类任务，如果还有某项工作无法确定，那么也归入C类中。 
然后，分别列出A、B、C三张任务表。第四，审查、调整自己的工作任务表。确定哪些工作是自己必须做或者只有自己才能做的，哪些是自己应该做的但需要别人协作才能完成的，哪些是别人可以做或者别人应该做的。确定这三种情况后，调整自己的工作任务，确定最后的任务表。第五，规划时间，投入工作。具体处理方式是A类任务必须自己做;B类任务自己应该做，也可以请别人协助做或者授权;C类任务授权、降低标准或者放弃。第六，校长要每隔一两天，检查一下自己的工作任务，发现问题，及时解决。 
注意事项：一是避免只按照“紧急”维度规划一天或者一个阶段的时间。在实际工作中，我们发现一些校长把比较多的精力投入到A和C类事情，尤其C类事情上。也有的校长只按照事情的紧急情况来规划一天或者几天的时间，甚至有的校长按照上级的安排来决定自己做事情的顺序。如果校长在C与D类事情上花的时间过多，那么所做的事情离自己的目标会越来越远，而且总是被别人牵着鼻子走，疲于应付，增加压力，这不利于自己和学校的发展。 
二是不要忽略B类工作。B类工作由于没有时间限制，具有长期性和艰巨性的特点，常常被一拖再拖，或者忽略。然而，荒废这个领域将使“重要而紧急”的事情日益扩大，使我们陷入更大的压力中，在危机中疲于应付。反之，多主动地投入一些时间在B类工作上，将有助于提高校长的管理能力，促进学校的发展。 
上述现象的出现，折射出校长在自我职业角色定位上存在误区，也在一定程度上反映了校长的管理风格和水平，最终反映的是校长的教育理念和追求。校长对B类工作要有计划地常抓不懈，尽量避免插手D类事情。   
一篇关于如何安排紧急工作和重要工作的文章 
有人说：“工作就像围城，外面的人想进来，里面的人想出去。”说这种话的人都有一个共同点，就是感觉到工作太疲累，感觉总有做不完的事情在压迫着他向前爬行。 
为什么会出现这种情况？关键就在于这些人做事情没有分清主次。 
人们都知道，无论我们生活中的事情，还是工作上的事情，一般都可以分为“紧急的事”和“重要的事”两种。 
什么是“紧急的事”？就是指那些必须马上做的事情。比如，为了完成任务必须马上去加班，为了取得业绩必须马上去应酬客人，为了准时赴约会必须加快赶路，为了加入有车族的行列必须抓紧打拼赚钱，还有很多。这些看起来都是紧急的，必须马上就要去做的。 
那么，什么是“重要的事”呢？重要的事也就是指那些看起来不紧急，但确实会对公司、部门或者个人具有重大影响的事情。比如，为了生命必须注意安全，为了少生胃病要按时吃饭，为了有一个好身体要去煅炼，为了修身养性要去练瑜珈，为了使亲情或友情要去陪亲人或朋友„„这些都是看起来不紧急的事情，但却是很重要的事情。 
每一天我们都有很多该做的事情，有些是紧急的，有些是重要的，有些是又紧急又重要的，但有些事情却是不紧急也不重要的。那么，我们是应该先做重要的事情，还是应该先做紧急的事情呢？所以，人们面对这个问题便产生了下面两种选择： 
一种选择是，做事情从“紧急但不重要”的事情开始。选择此项的人，一般乐衷于一种“忙”的状态。因为紧急的事情一件接一件，即使如此，他往往能乐此不疲，在很多并不是很重要的事情上，消耗自己的大部分精力。但是，长此以往会是什么结果呢？不重要的事情始终做不完，同时，很多“紧急且重要”的事情，往往会接踵而来。你说，这样活着岂不是很累吗？ 
第二种选择是，做事情从“重要但不紧急”的事情开始。选择此项的人，往往在做事情之前，都很有分寸，知道哪些事情是自己应该做的，哪些事情是自己不该“染指”的。他们往往能把未来会“重要且紧急”的事情，在其不紧急的时候，就把他们统统消灭掉，从而笑看上种选择的那些“忙忙碌碌”的人。 
这正如一则小故事所言：哲人见一位农夫在砍树，每一斧都只能砍下一小块树皮，因为他的斧子太钝了。于是，哲人问他：“你为什么不把斧子磨快了再砍？”农夫回答说：“我没有时间磨斧头。”我们或许都会笑农夫傻，不知道这样做效率才会提高，可事实上现实生活中的我们又何尝不是经常在犯同样的错误呢？ 
所以，我们也都应该好好反思一下自己。当你面前摆着一堆问题时，首先应该问一问自己，哪一些才是真正重要的，把它们作为最优先处理的问题。如果听任自己让紧急的事情左右，那么我们的生活也就会充满许多危机。 
人的时间和精力是有限的，根据人生目标，我们可以把所有要做的事情制订一个顺序，有助实现人生目标的，就把它放在前面，依次为之，把所有的事情都排一个顺序，分清哪个更重要，哪个更紧急，并把它记在一张纸上。这就成了一个“人生目标事情表”。 
所以，在制定这个事情表前，我们要先问自己以下四个问题： 
——我最重要的责任是什么？ 
我们每一个人来到这个世界上，都肩负着一个沉重的责任，可能再过20年，我们每个人都有可能成为公司的领导、大企业家、大科学家。所以，我们要解决的第一个问题就是，我们要明白自己将来要干什么？只有这样，我们才能持之以恒地朝这个目标不断努力，把一切和自己无关的事情统统抛弃。 
——我需要做什么？ 
不仅要分清缓急，还应弄清自己需要做什么。总会有些任务是你非做不可的。重要的是你必须分清某个任务是否一定要做，或是否一定要由你去做。这两种情况是不同的。非做不可，但并非一定要你亲自做的事情，你可以委派别人去做，自己只负责监督其完成。 
——什么能给我最高回报？ 
人们应该把时间和精力集中在能给自己最高回报的事情上，即我会比别人干得出色的事情上。在这方面，让我们可以用巴莱托（80/20）定律来引导自己：人们应该用80%的时间做能带来最高回报的事情，而用20%的时间做其他事情，这样使用时间是最具有战略眼光的。 
——什么能给我最大的满足感？ 
有些人认为能带来最高回报的事情就一定能给自己最大的满足感。但并非任何一种情况都是这样。无论你地位如何，你总需要把部分时间用于做能带给你满足感和快乐的事情上。这样你会始终保持生活热情，因为你的生活是有趣的。  当你弄清了这四个问题，那么什么是重要的事情，什么是紧急的事情也就分清了。所以，下一步所要做的就是按照它们的轻重缓急开始行动。就这样坚持下去，你就会发现你正在慢慢接近人生的成功点。