县人民医院政府采购内部控制管理规章制度20年.6.7 (3).docx

XX县人民医院政府采购内部控制管理制度20XX年.6.7
xx人民医院政府采购内部控制管理制度
为进一步规范我单位政府采购活动中内部权力运行，严防廉政风险，强化内部流程控制，促进政府采购提质增效，特制定我单位政府采购内部控制管理制度。
一、实施归口管理
采购科为本单位政府采购的归口管理科室，匡铃霞为本单位采购专员，负责本单位政府采购的执行管理和对外沟通与协调。采购专员发生变化时，应及时向XX县区财政局采购股备案。归口管理部门牵头建立本单位政府采购内部控制制度明确本单位内设相关部门（设备科/后勤保障科、审计科、纪检监察科、财务科）在政府采购工作中的职责与分工。
二、完善集体决策机制
本单位在实施采购项目金额单项或批量10万元以上的的采购项目经设备科审核、分管院长审批、医学装备管理委员会讨论通过、院办公会通过的项目编制预算，报县卫计局、财政局审批。根据科室需求提供项目需求、参数，医学装备管理委员会进行采购需求设置和论证，邀请院外专家进行项目实施前参数论证。代理机构选择、合同签订、采购方式变更依流程由财务总监、分管院长、院长等相关领导审核后执行。履约验收必须三人或三人以上的单数组成验收小组，验收小组包括设备、财务、使用科室等相关工作人员，纪检监察全程监督。政府采购项目决策过程要有完整会议记录，不得单独决策或者擅自改变集体决策。
三、强化政府采购流程控制1.编制采购预算。
编制采购预算由设备科收集采购需求，报医学装备管理委员会讨论通过后，整理后报财务科和院办公会决定形成年度预算，并报卫计局和财政局审批。
2.委托采购代理机构
政府集中采购目录内的政府采购项目，委托XX县区公共资源交易中心采购，其他项目可委托XX县区公共资源交易中心或具有相应资质的社会代理机构采购。社会代理机构通过院内询价或比选的方式确定，签订采购代理协议，明确代理采购范围、权限、期限和代理费用及支付方式等。代理协议按医院合同签订流程办理。
3.制定采购需求，确认采购文件。
形成采购预算的项目，申请科室根据需求提供项目需求或参数，医学装备管理委员会进行采购需求设置和论证，邀请院外专家进行项目实施前参数论证。论证过程应符合采购需求的科学合理、符合实际，严禁豪华、重复、无用的采购发生。
招标文件编制完成后，需经设备科/后勤保障科、审计科、财务科对招标文件的审核确认。
4.委派监督人员和采购人代表。
根据单位工作情况院长授权监督人员（纪检监察科、审计科人员或纪检书记）和采购人代表（熟悉项目情况的使用科室代表或职能科室人员）执行对政府采购专家抽取、现场详审进行监督和采购人代表参与评标活动。
5.签订合同
严格按照采购文件和中标/成交供应商投标/响应文件约定的事项依法签订采购合同，所签订的合同不得对招标文件确定的事项和投标文件做实质性修改。合同内容应当包括采购人名称、标的、数量、单价或金额、质量要求、履约期限及地点和方式、验收要求、售后服务、付款方式、违约责任、解决争议的方法等内容。
中标通知书发出之日起30日内，采购科起草合同文件，审计科审核，通过办公oa经财务总监、分管院长审核、院长审批后与中标供应商签订书面合同。双方签订完毕在2日内在四川政府采购网上进行合同备案。
6.履约验收
本单位履约验收归口分管职能部门（设备科/后勤保障科/信息科），由分管职能部门组织验收，成立验收小组，通知中标供应商参与验收，纪检人员全程监督。也可邀请院外专家或未中标供应商参与验收。验收小组由熟悉本项目需求的专业技术人员至少3人，采购人员不能担任验收人员。验收严格按照合同文件，招投标文件要求，对核心功能或配件要逐项验收。验收小组成员做好验收记录，详细记载采购项目重要事项的履约情况。验收小组成员在验收报告上签字确认，对验收报告内容负责。有不同意见的，应当写明并说明理由。拒不签字又不说明理由的，视同同意验收结果。
7.档案管理。采购科负责政府采购档案归档、收集、整理；归档完毕的采购档案则由档案室负责保管、借阅等；设备、物资说明书、合格证等档案由分管职能科室负责归档、收集、保管。要确保政府采购项目档案资料齐全。
四、强化利益冲突管理
采购相关人员与社会代理机构、供应商、评审专家等交往应保持良好的合作关系。采购人员及相关人员与供应商有利害关系的，应当严格执行回避制度。不得向供应商索要或者接受其给予的赠品、回扣或者与采购无关的其他商品、服务。
五、强化运行监督。
明确本单位以设备科/后勤保障科、财务、审计、监察等部门协同配合的监督。完善政府采购内部运行机制，重点加强节点管理，建立健全项目执行人岗位责任制；创新具体执行环节管理，重点加强对需求审核、评标环节以及后期执行环节的管理；推进采购工作标准化，重点加强采购文件、采购程序、采购行为的标准化；最大力度降低工作人员自由裁量行为；建立健全政府采购在岗监督、离岗审查和项目责任追溯制度。