备用金的规章制度管理.docx

备用金的管理制度 备用金管理制度 为加强现金管理，合理使用备用金，有效控制资金占用，根据公司实际情况，特制定本制度。 一、备用金概念 备用金是单位内部各部门工作人员用作零星开支、业务采购、差旅费等以现金方式借用的款项。实行备用金制度有利于各部门工作人员积极灵活地开展业务，提高工作效率。 二、备用金的管理形式 备用金可分定额备用金、预支备用金两类。 三、定额备用金的管理 1、备用金是指按用款部门的业务需要，经公司核定备用金定额，并按定额拨付现金的管理办法。 2、一般对用于经常发生、且费用开支较小、或零星采购及常年出差在外的，实行定额备用金管理。 3、备用金额度每年年初各个部门根据业务需要提出申请，公司重新核定，方可执行。核定后的备用金额度一般在年度内不变。 4、备用金责任落实到人，由借款人凭领导批准的借款单到财务部办理借款。备用金年底必须全数归还，次年重新核定。 5、用款部门按规定的开支范围使用后，凭相关支出凭证报销，无须冲抵备用金借款。 6、备用金使用过程中，如出现以下因素，财务部有权及时催缴。（1）业务人员工作变动时，其所借备用金足额交回财务部，新工作人员重新办理借款手续，一律不准私下移交备用金； （2）中途离职； （3）公司流动资金紧张； （4）没有特殊理由，年底未及时办理还旧借新的；（5）公司出台新的管理制度等； 四、预支备用金的管理 1、预支备用金是指定专人负责借款，按照规定用途使用，不得转借给他人或挪作他用的现金。 2、预支备用金适用范围。一般对于出差人员必须携带差旅费、零星采购、购置办公用品、购置金额较小的固定资产、低值易耗品、劳保用品及办理其他临时性业务等，一般按预计需用数额领取，支用后一次报销，多退少补；非公事任何人不得借支公款；试用期的员工不允许借款，确需借款需总经理审批。 3、备用金的审批： （1）预支备用金由申请人填写借款单，注明借款人、日期、用途、金额、预计归还时间，报部门主管领导审批后给予借支。主管领导要严格控制借支次数和金额，必要时和出纳人员核对其以往借款归还情况，监督检查借款人所办业务是否办理完毕，督促其尽快报账归还借款，前款未清，不再继续审批。 （2）会计人员核准签字后的“借款单”各项内容是否正确和完整无误后，并查询以往无欠款，经财务负责人审批后，才能办理付款手续。（3）出纳在支付备用金时，首先确定其是否有未清借款，如有到期未清借款，有权拒付本次借款；如有特殊情况，必须有其主管领导签署意见，财务部主管领导审批，方可再次预支。出纳每月应及时清理手中的个人欠款单据，加强监督和催收，催收无果的，月底以书面的形式报主管领导，同时告知其主管领导，查明原因，妥善解决。 4、备用金报账时限： 所有人员必须在公司规定的时限内报账。 （1）因公出差人员借支的差旅费，出差返回后五日内必须报销清账。因特殊原因不能及时报账的，在时限内经其部门主管批准以书面形式告知财务部。（2）市内办事和购置办公用品一般在当天、不超过五个工作日内报账。（3）固定资产购置在实物验收、安装完工后五个工作日内报账。 （4）其他业务临时借备用金的，如接待客户、主办会议、外出开会等，在业务办理完毕后五日内报账。 5、备用金管理： （1）办理借款要遵循“谁借款、谁经办、挂谁帐”的原则，一般不能由他人替代办理。 （2）出纳应妥善保管备用金借款单据和相关的票据。每月底结账前，和会计核对后，并统计出未及时归还借款的人员名单、金额、还款时间，以书面的形式报相关部门和财务部负责人，便于及时催收。 （3）会计应加强“其他应收款”中备用金管理，定期和不定期与出纳核对借款明细，年终进行全面清理。对已确认无法收回的款项列出清单，附相关部门提供证据和责任人书面说明，报请公司批准后列作坏帐处理。（4）备用金的管理不论采用何种办法，都应严格执行备用金的预借、使用和报销手续制度，专款专用，防止挪用或滥用。 （5）借支备用金超过2000元以上，应提前一天告知财务部出纳，防止提现不足，影响使用。 注：备用金管理重点； 1、严格控制备用金使用人员范围。 2、定额标准要根据人员工作需求和变化及时调整。 3、预支备用金只限于单次和不确定供应商的使用。 4、业务完成和人员变动时应及时清理。监督执行部门。财务部第4页 共4页