会议活动场地的要求.docx

会议活动场地的要求
会议活动场地的要求
（一）
舞台视听灯光
只有在充分考虑活动对场地的所有要求之后，你才能选定理想的活动地点。比如，你在策划一个1000人参加的活动，打算选用一个可容纳1000人进行坐式晚宴的大厅。但是，你还想安装一个背投设备（它会是活动看起来正规专业），这就需要一些额外的空间，在屏幕后面至少需要留出18至26英尺的空间来安放投影器材，这大约相当于250个座位的面积。在这种情况下，你要么放弃使用投影，要么减少客人数量或者改用更大的宴会厅。你是否计划在大厅的前部安装视听设备。是否需要设监听室、翻译间或是舞池。这些设施也都会进一步挤占座位的空间。因此，在开始检查活动场地可用与否之前，你绝对有必要了解所有的要求。在考虑到所有的需求之后，曾经看似再合适不过的场地也可能也无法满足活动的要求。把你想要的列出一张清单，考虑清楚哪些方面可以让步，哪些方面不可以，更不要忘记你希望达到的效果。你想要的是热烈、活泼的活动气氛，但如果客人们感觉房间太小、太挤、太热、太不舒服的话、是不可能形成这种气氛的。
安排空间时，不要为了省一点钱而让所有人都肩并肩地挤在一起。让8个人坐10人桌（让10个人坐12人桌）并且留出休息区显然是更好的选择。确保桌与桌之间有足够的距离，让人们能轻松地出入其间。当然，也不能走另一个极端，在一个大厅里寥寥地摆上几桌，这样同样会影响活动的气氛。你想要的效果是：空间疏密适度、气氛热烈活泼。虽然，从某种意义上说，空间过大比过小要好，因为你总可以通过增加装饰物把空间变小，但是何必花这冤枉钱呢。
空间要求
活动类型所需空间
鸡尾酒会每人8平方英尺
提供食品台的鸡尾酒会每人12至15平方英尺
作势宴会每人20平方英尺
舞池每人3平方英尺
乐队：每件乐器20平方英尺（方便移动）
你需要考虑的要求不仅仅是空间上的，还有时间上的。舞台、视听和灯光设备的搬运、安装、影响测试、排演、拆卸的时间都要列入考虑的范围。另外，乐手们是否需要更衣室和休息室。你是否需要划出一定的空间来存放物品。一定要方方面面都考虑到，免得签订了合同之后又发现空间或者时间不够用。
篇二：会议活动场地舞台2
会议活动场地舞台，灯光和音响要求二如果你只打算使用功能厅的一部分，那么请在大厅完全空着的时候去做现场考察。把隔断（那种可以把大厅分成几个区域的会议活动墙）按你的要求安装就绪，然后让人进入相邻的区域，以测试隔音的效果。有人在一家五星级豪华酒店的宴会厅测试时发现，站在隔断的一面能一清二楚地听到隔壁的声音。因此，他在订立合同时要求在会议活动期间禁止其他人使用相邻的分区，以保证会议活动不会受到隔壁的音乐，讲话和其他噪音的影响这个问题在酒店当中并不普遍，但是，如果问题碰巧存在而你又没有去检查并解决，那么造成的后果可能会让你追悔莫及。
还有，你是否需要将噪音的因素列入考虑范围。例如，拉斯维加斯的一家酒店即将举办一场新车发布会，主办者要求改变空调出风口的朝向，以免将吊灯吹得叮当响，分散来宾注意力，影响讲话的效果。有没有什么障碍物会影响到你。视线好不好。天花板高度是否符合要求。柱子或吊灯会不会阻挡视线。能否将它们抬高一些或者干脆移走。这些工作要花多少钱。灯光可否调暗。有没有窗帘，以便在使用视听设备时遮挡日光。紧急疏散通道中什么位置。它们必须保持通畅，不能堵塞或者上锁。如果安全出口被帘子遮挡，那么必须挂出醒目的安全出口标志，还要保证帘子不会影响到出口的畅通。大厅的布局是什么样的。可否搭建舞台，以保证客人从任何一个座位都能够看得清楚。能否在现场悬挂电视屏幕或大银幕。使用现场摄像可以将直播画面传送到大厅内摆放的各个屏幕上，这样客人无论离多远都可以通过屏幕画面看清楚舞台上或观众席中的情况。这就像电视上看颁奖典礼一样。另外，灯光设备可否悬挂起来。天花板上是否有合适的点用来悬挂投影机。在选择会议活动地点时，这些都是需要考虑的问题。
如果你在会议活动中使用现场摄像，那么必须让摄像师清楚地知道贵宾证什么位置就坐。为摄像师准备一张座次图，还有一份对此会议活动详细流程图，这样摄像师就会知道什么时候应该将镜头对准哪里。
策划会议活动时一定要使用详细的平面图，让场地的管理部门根据你的要求提供一张平面布局设计图。如果他们没有这样的平面图，那么就把原始的设计图纸按比例缩小至合适的尺寸后作为平面图使用。
另外，要注意人力成本，有没有什么最低收费标准（例如三小时起或四小时起的收费标准）。这种收费标准意味着：无论你雇佣的人员真正完成的工作量是多么小，你都要向他们支付三个或四个小时的工资。也不要忘了加班费的问题，你的会议活动日期如果碰巧是周末或者假期，就可能产生加班费。加班费的标准是相当于原工资的1.5倍，还是其他。这些费用都要列入到你的预算当中。
篇三：活动场地与会议场地的区别
活动场地是一场活动或者会议的基础硬件之一，一个与会议和活动匹配度高的场地，无疑会对会议和活动本身增色不少。如庄严、大气的会议场地，与大型活动在形象和气势上会有着极好的映衬，而一个温馨、高雅的场地，对于一个小型交流会的氛围营造会大有裨益。选择什么样的场地要根据会议和活动的性质、来宾构成、会议规模等因素来确定。
1、会议或活动主办方经常会有一个误区，那就是喜欢自己独立寻找场地，其实他们不了解，经过多年与场地方的合作，会议服务公司已与众多场地方建立了亲密的合作关系，长期的公关及会议服务经历，使他们与各类场地均保持良好的合作关系，不但有能力为客户协调到最好的场地支持服务，更有能力在一定程度上为客户节省场地支出。
2、会议服务公司还拥有一套严谨的场地推荐规范和服务模式，保障他们所推荐的每一个场地都是十分熟悉和了解的，通常都是经实地考察，依照专业场地信息搜集标准逐项记录，并收录到他们独有的数据库中，场地数据信息的详细性甚至超过场地方本身。而会议主办方自己去寻找场地，但并不了解一个场地的软硬件设施对自身活动的可用性在什么地方，更何况除了场地之外，还会有其它诸如设备供应、流程控制等更加复杂的工作。
3、通过会议服务公司寻找活动场地，不但可以有效节省寻找资源的时间，更能获取因场地因素对活动效果产生的各种积极的和消极的影响等重要信息。