备用金管理规章制度 (18).docx

备用金管理制度
一、目的。为了加强分公司备用金的管理，提高资金利用效率，有效控制资金占用，特制定本制度。
二、名词解释。备用金是单位内部各部门工作人员用作零星开支、业务采购、差旅费等以现金方式借用的款项。
三、适用部门：北京宏强富瑞技术有限公司各分公司四、细则：
1.使用部门必须设立专人（分公司出纳）经管定额备用金，分公司出纳必须妥善保存支付备用金的收据、发票以及各种报销凭证，并设备用金日记账，记录各种零星支出。
2.使用部门必须保证备用金的安全，禁止将其存入私人银行账号，禁止私自挪用。
3.分公司出纳应根据实际收支每日登记备用金日记账，做到日清月结。并在每月月末做备用金盘点表，盘点人及分公司负责人签字，并将盘点结果扫描传至总部出纳。
4.对于备用金出现的差异任何人不得瞒报，应立即查明原因，并根据公司的相关制度确定相关人员的责任，及时进行处理。
5.费用报销程序。报销人按下款要求自行粘贴票据并填制费用报销单或差旅费报销单，由审核会计复核，总部出纳根据复核后的支出凭单向分公司财务支付报销款。
6.对原始票据的要求：⑴、所有票据必须是合法的正式发票，除定额票据外，其余票据都必须是一次性套写清楚的票据，收据（财政票据除外）及白条不予报销；
⑵、原始票据的粘贴。交通票据等小票据的粘贴范围以粘贴单大小为界，须紧靠粘贴单顶界和右界从右往左横向粘贴，覆盖粘贴的相邻票据间须留出一定间隔距离，票据较多时，可分行粘贴，不得竖向粘贴。
原始票据必须按交通票据、住宿票，招待票等不同类别和不同金额，分门别类进行粘贴或分类别审批报销，不能混合粘贴。
⑶、支出凭单票面书写应规范，大小写一致且正确，不得涂改，责任人及主管领导应签字。
⑷、不符合上述规定要求的报销单据，财务部有权退回，要求报销人重新整理。
⑸、对于审批手续不全的原始凭证，出纳不得付款。
⑹、未按规定时间报销的，财务部门应根据相关规定扣除票面金额报销。
⑺、财务部有权对不实的出差费用向员工出差居住地酒店或其他相关人员直接查询，如有虚假行为取消该项费用报销
第二篇：备用金管理制度备用金管理制度p286
第一条备用金管理原则
（一）
（二）
（三）使用范围“从严”控制开支额度“从紧”控制报销时间“从快”控制
第二条备用金管理方式：定额管理
第三条备用金管理责任部门：财务部
第四条备用金使用范围。
（一）
（二）
（三）
（四）经常性因公出差的业务人员的差旅费；司机人员的出差费用（包括油料、过桥费等）办公室日常办公费用等支出；公司领导成员、部门负责人开展业务的支出。
第五条备用金借支程序
借款人提出申请、填写“请款申请书”→所属部门负责人审批→财务部经理审定、确定备用金定额→总经理批准签字→借款人填写“借据”→出纳员确定手续齐全后按定额借出现金→借款人在使用备用金后及时凭单据报销→财务部支付现金补足备用金定额。
第六条备用金借支人员及金额上限
（一）
（二）
（三）
股东。公司领导。总经理：副总经理：公司部门。办公室：市场营销部：其他部门：
（四）
（五）因公出差的业务人员：其他规定：各部门在办理特定项目所需大额现金时，可采用
书面报告形式经分管领导审批后，上报财务经理和总经理转
项审批。
第七条备用金使用原则。
（一）备用金借支人员必须按规定用途使用，不得挪作他用，必须保
证本部门备用所需资金，如备用金遗失，则承担全部赔偿责任。
（二）财务部门应该加强备用金的管理工作，因公借备用金时，借款
人应该填写借款报告，按规定程序进行报批。借用的备用金必须在办理完业务后7天内报销清账，超过7天的单据财务人员有权不予报销。
（三）对长期使用定额备用金的业务人员，平时报账不消账、不再办
理请款，使用后凭审核后的发票等凭证按实际使用金额向财务部门领取现金。
（四）每年12月25日前，备用金的使用人必须办理清理手续，逾期
不办理报销或退款手续的，财务部门将从该借款人工资、奖金中扣回欠款。对准予继续使用备用金的人员，可于次年1月1号后办理备用金审批手续。
（五）备用金借支人员内部调动或外调、辞退、辞职时，应先到财务
部办理备用金清理手续。凡未办理备用金清理手续的员工，公司将不予办理有关手续。
（六）公司各级单位必须严格遵守
第三篇：备用金管理制度备用金管理制度
为了加强公司备用金的管理，提高资金利用效率，有效控制资金占用，明确借款审批、支用、核销规定，特制定本制度。
一、备用金的管理
1.备用金是单位内部工作人员用作零星开支、业务采购、差旅费、收银找零等以现金方式借用的款项。
2.实行备用金制度有利于各部门工作人员积极灵活地开展业务，从而提高工作效率，但必须做到专款专用，不得挪用和贪污，一经发现将严肃处理，如若丢失，由本人承担。
3.备用金应严格执行前款不清后款不借的原则。
4.备用金借款要一事一单，以保证专款专用，不允许一款多用或多比备用金交叉使用。
5.备用金采用双重管理模式，财务部门负责全公司备用金的管理，各部门负责本部门备用金的管理。
6.财务部门应当按照借款日期、借款部门、借款人、用途、金额、建立备用金明细账，情况发生变化要及时清理。
二、备用金的范围
备用金使用的范围。①因公出差所需的费用。②办公用品等零星的购置。③因公需要的财务费用（年检、审计报告等）④领导安排其他应急所需资金。属于上述结算范围的支出，部门可使用备用金支付，不属于上述结算范围的款项支付一律由财务部门进行支付。
三、备用金借款和报销手续
1.工作人员和部门需借用备用金时，借款人应按规定的格式内容填写借款日期、借款部门、借款人、借款用途和借款金额等事项，经分管领导签字同意，财务负责人签字，王总批准后，方可到财务办1
理借款手续。
2.备用金借支原则上由借支人亲自办理，由于特殊原因由非借支
人本人的其他员工代为办理的，须由借支人本人在备用金申请单上亲
自签名，否则视同代办人的备用金，由此产生的一切责任由代办人负
责。
3.借支的备用金在完成业务后应及时到财务部门办理报销手续，
出差人员应在回来后三天内报销，一笔备用金未使用完，要及时到财
务部报账冲销，不能挪作他用，否则不予报销。
4.借款人办理报销手续时，财务人员应查明报销人员原借款金
额，对报销的超支款项应及时付现退还本人，对报销后低于备用金金
额款项的，应让其退回余额以结清原借款单所借账款。
5.原则上谁借支谁报销，借支人因故不能亲自报账而委托他人代
办的，财务部门应在报销凭证上注明“冲（借支人xxx）账，金额（大
写）”字样。否则对因代办人员错误声明引起误冲的，责任由借支人
负责。
6.对于已核销的备用金，出纳应开具相应金额的收据，注明报
销金额及收付款金额，一式三联，借款人应妥善保存，以备查询，如
临时借用的备用金财务未入账的，报销时应把借支人的借据原件还给
借支人。报销还款时，借支人要主动索要收据或者原借据，否则由此
所产生的责任和错误以实际证据为准，承担相应责任。
7.公司员工调离、辞退或辞职时，必须到财务部门办理备用金清
理手续。凡未办理备用金清理手续的员工，公司将不予办理有关手续。
四、拖欠备用金的处罚措施
1.备用金借款到期不还，如有特殊情况无法到期结清的，应由
借支人提出书面申请，说明不能按时归还的原因，由借款人所在部门
负责人签字后，报分管财务副总审批。无顺延理由到期不还的，直接
分月从借支人工资中扣除，直到扣完为止。
2恶意拖欠备用金而不予偿还的，公司将通过司法部门解决。
借支现金、支票、支出及费用报销流程与制度
第一章：流程
一、现金借支流程：
1、借支人填写《借款申请单》，注明借款时间、事由，采购部门需
附经过审核的物品申购单。
1、部门经理审核借款金额的合理性。
1、梁总审核签字、王总审批，王总或梁总不在时由财务经理审批。
1、财务出纳支付现金。
1、外地汇款参照上述条款，由财务人员进行汇款。
1、王总委托借款，由财务经理与王总电话落实后办理借款手续，事
后王总补签手续。
二、支票借支流程：
1、借支人填写《借款申请单》
1、部门经理审核借款金额的合理性。
1、梁总或王总审批，王总或梁总不在时由财务经理审批。
1、由出纳人员填写支票并登记《支票领用登记表》，并由使用人签
字后领取
第二章：制度
1、在借支现金、支票、报销时严格按上述流程执行。
2、现金统一由财务部门管理。现金日记帐要日清月结、帐款相符，
3、不准个人借用公款。
4、不准公款私存。
5、当借款人需大量使用现金或汇票时，（超过1万含1万元）需提
前壹天通知财务部经理，以便做好资金使用计划。
6、采购员借款应在当天办理报销，如当天来不及应在第二天办理，
不得拖延。
7、出差人应在借款出差回来三天内报销还款。
8、借款不按时报销者不予办理新的借款。
9、报销人应保证票据的真实性、合理性对不符合规定的票据财务部
有权退回。
10、报销单据与报销事由不符者，应由经手人另行书写报销事由说
明。
11、公司各项报销须由经手人签字，部门经理审核签字，财务经理
审核签字，最后由王总签字，未经领导批准财务部门不得报销。
12、支票需设登记薄专人管理，领用支票时必须填写《支票领用登记
表》，使用后按期报帐，逾期不报不得领用新支票。
13、支票使用完毕当日，使用人要及时报帐或注销。
14、未经财务经理签字、王总批准签字，一律不准领用空白支票（包括：现金支票和转帐支票），使用人对空白支票使用的安全负责。）违反上述管理制度，视情节罚款50-200元。
XX市佳谷环保科技有限公司2013年1月1日
第四篇：备用金管理制度备用金管理制度
第一条为了提高公司行政效率，减少零星支出的审批次数，有效控制资金占用，特制定本制度。
第二条备用金是公司内部各部门工作人员用作零星开支、业务采购、差旅费等以现金方式借用的款项。
第三条允许设备用金的部门。办公室、采购部、科研部、深圳分公司。
第四条备用金限额。办公室3000元人民币（含食堂伙食费），采购部10000元人民币，科研部2000元人民币，深圳分公司10000元人民币。
第五条备用金的用途。办公用品、市内交通费、差旅费、零星物品采购费用、邮政咨询费、其他日常零星支出。备用金必须做到专款专用，不得挪用和用于私人挤占，一经发现严肃处理。
第六条各部门对备用金实行专人管理，并把管理人员名单报公司财务备案。备用金管理人员的职责：
（一办理借款手续；
（二）办理借出手续；
（三）办理报销手续；
（四）负责登记备查账目。
第七条备用金借款。各部门指定专人后，需要到财务部门办理备用金借款手续，借款人为部门，经办人为部门的备用金管理人。财务人员根据实际需要向借款人发放“借款单”，一式三联，借款人按规定的格式内容填写借款日期、借款部门、借款人、借款用途和借款金额等事项，经部门领导签字同意、经办人签字后，交总经理审批后，到财务部办理借款手续。财务经理审核、财务总监复审签字后的“借款单”交给公司出纳，出纳经复核无误后才能办理付款手续。
第八条备用金的报销。备用金管理人员对其部门使用的备用金，采取用完即时报销办法。报销时，经办人员到财务部索取“报销单”，填写好“报销单”的各项规定内容，按公司费用报销办法进行报销。
第九条备用金管理经办人，要认真审核各项报销凭证，对不合法、不合规的票据拒绝报销。对审查不细，经财务审查出不合格的票据，由备用金经办人个人承担。
第十条备用金经办人办理报销手续时，财务人员应查阅“备用金”台账，查备用金支出是1
否在原核定的范围，发现不在原核定范围内的支出，财务人员拒绝报销。
第十一条备用金的补齐。备用金管理人员在备用金报销后即时按定额补足。
第十二条财务部门按备用金领用部门设立明细账，核算备用金的借、报销、补足等事项。
第十四条借用备用金的人员应及时冲账，对无故拖延者，备用金管理人有权催办，如果催办无效，备用金管理人员可通知财务部门扣款。
第十五条本办法由财务部门解释。
第十六条本办法从下发之日起执行。
22011年5月9日
第五篇：备用金管理制度备用金管理制度
1、酒店备用金采取固定金额保管形式，用于为住店客人提供结账付款及小量金额找零。
2、根据每天的营业情况，每班次的营业额，当班次的现金收入减掉当班次的现金支出，
3、当收入大于支出时当班的收入在下班前投至指定的保险箱中做好投款记录并请值班经理签字，相反当本班次的支出大于收入时，则使用前台固定的备用金作为流动资金。
4、每个班次交接班时进行备用金的交接与清点，收银员要对自己所保管的备用金负责，确保备用金额度固定不变，如有变化则需要作出说明，由两个班次人员签字确认
5、前台备用金如遇紧急情况需要使用，必须经过酒店执行经理电话通知，同时填写借支单并经当班值班经理和所借部门负责人签字确认，并在借支后24小时内还至前台。
6、执行经理和财务部经理可定期和不定期对前台备用金进行盘点
7、酒店前台的备用金是酒店的财产，任何人都没有权利将备用金挪为它用，若发现有违反者，一律予以严厉处罚
8、收银员在交接班时，应填写交班记录，清点清楚准确后上一班收银员方可下班，备用金不符时，交班人员有权不接班
9、每班员工的收入要保证准确，在投收入时，不准以任何借口拖延时间，以保证自己收入的安全，投款单要按规定填写，封口，投款时必须进行登记验收
10、收银员在任何时候都不得将备用金拿到与工作无关的场所，收银员在岗时，不能将个人的现金带到工作岗位，应做到公私分明
11、收银员违反上述规定给酒店造成经济损失时，由员工本人负责赔偿，并根据情节给予必要的处罚
第15页 共15页