备用金管理的规章制度细则.docx

备用金管理的制度 备用金管理制度 为了加强公司备用金的管理，提高资金利用效率，有效控制资金占用，明确借款审批、支用、核销规定，特制定本制度。 一、备用金的管理 1.备用金是单位内部工作人员用作零星开支、业务采购、差旅费、收银找零等以现金方式借用的款项。 2.实行备用金制度有利于各部门工作人员积极灵活地开展业务，从而提高工作效率，但必须做到专款专用，不得挪用和贪污，一经发现将严肃处理，如若丢失，由本人承担。 3.备用金应严格执行前款不清后款不借的原则。 4.备用金借款要一事一单，以保证专款专用，不允许一款多用或多比备用金交叉使用。 5.备用金采用双重管理模式，财务部门负责全公司备用金的管理，各部门负责本部门备用金的管理。 6.财务部门应当按照借款日期、借款部门、借款人、用途、金额、建立备用金明细账，情况发生变化要及时清理。 二、备用金的范围 备用金使用的范围。因公出差所需的费用。办公用品等零星的购置。因公需要的财务费用（年检、审计报告等）领导安排其他应急所需资金。属于上述结算范围的支出，部门可使用备用金支付，不属于上述结算范围的款项支付一律由财务部门进行支付。 三、备用金借款和报销手续 1.工作人员和部门需借用备用金时，借款人应按规定的格式内容填写借款日期、借款部门、借款人、借款用途和借款金额等事项，经分管领导签字同意，财务负责人签字，王总批准后，方可到财务办1 理借款手续。 2.备用金借支原则上由借支人亲自办理，由于特殊原因由非借支 人本人的其他员工代为办理的，须由借支人本人在备用金申请单上亲 自签名，否则视同代办人的备用金，由此产生的一切责任由代办人负 责。 3.借支的备用金在完成业务后应及时到财务部门办理报销手续， 出差人员应在回来后三天内报销，一笔备用金未使用完，要及时到财 务部报账冲销，不能挪作他用，否则不予报销。 4.借款人办理报销手续时，财务人员应查明报销人员原借款金 额，对报销的超支款项应及时付现退还本人，对报销后低于备用金金 额款项的，应让其退回余额以结清原借款单所借账款。 5.原则上谁借支谁报销，借支人因故不能亲自报账而委托他人代 办的，财务部门应在报销凭证上注明“冲（借支人xxx）账，金额（大 写）”字样。否则对因代办人员错误声明引起误冲的，责任由借支人 负责。 6.对于已核销的备用金，出纳应开具相应金额的收据，注明报 销金额及收付款金额，一式三联，借款人应妥善保存，以备查询，如 临时借用的备用金财务未入账的，报销时应把借支人的借据原件还给 借支人。报销还款时，借支人要主动索要收据或者原借据，否则由此 所产生的责任和错误以实际证据为准，承担相应责任。 7.公司员工调离、辞退或辞职时，必须到财务部门办理备用金清 理手续。凡未办理备用金清理手续的员工，公司将不予办理有关手续。 四、拖欠备用金的处罚措施 1.备用金借款到期不还，如有特殊情况无法到期结清的，应由 借支人提出书面申请，说明不能按时归还的原因，由借款人所在部门 负责人签字后，报分管财务副总审批。无顺延理由到期不还的，直接 分月从借支人工资中扣除，直到扣完为止。 2.恶意拖欠备用金而不予偿还的，公司将通过司法部门解决。 借支现金、支票、支出及费用报销流程与制度 第一章：流程 一、现金借支流程： 1、借支人填写借款申请单，注明借款时间、事由，采购部门需 附经过审核的物品申购单。 1、部门经理审核借款金额的合理性。 1、梁总审核签字、王总审批，王总或梁总不在时由财务经理审批。 1、财务出纳支付现金。 1、外地汇款参照上述条款，由财务人员进行汇款。 1、王总委托借款，由财务经理与王总电话落实后办理借款手续，事 后王总补签手续。 二、支票借支流程： 1、借支人填写借款申请单 1、部门经理审核借款金额的合理性。 1、梁总或王总审批，王总或梁总不在时由财务经理审批。 1、由出纳人员填写支票并登记支票领用登记表，并由使用人签 字后领取 第二章：制度 1、在借支现金、支票、报销时严格按上述流程执行。 2、现金统一由财务部门管理。现金日记帐要日清月结、帐款相符， 3、不准个人借用公款。 4、不准公款私存。 5、当借款人需大量使用现金或汇票时，（超过1万含1万元）需提 前壹天通知财务部经理，以便做好资金使用计划。 6、采购员借款应在当天办理报销，如当天来不及应在第二天办理， 不得拖延。 7、出差人应在借款出差回来三天内报销还款。 8、借款不按时报销者不予办理新的借款。 9、报销人应保证票据的真实性、合理性对不符合规定的票据财务部 有权退回。 10、报销单据与报销事由不符者，应由经手人另行书写报销事由说 明。 11、公司各项报销须由经手人签字，部门经理审核签字，财务经理 审核签字，最后由王总签字，未经领导批准财务部门不得报销。 12、支票需设登记薄专人管理，领用支票时必须填写支票领用登记 表，使用后按期报帐，逾期不报不得领用新支票。 13、支票使用完毕当日，使用人要及时报帐或注销。 14、未经财务经理签字、王总批准签字，一律不准领用空白支票（包括：现金支票和转帐支票），使用人对空白支票使用的安全负责。）违反上述管理制度，视情节罚款50-200元。 XX市佳谷环保科技有限公司2013年1月1日