零星材料规章制度管理.docx

零星材料管理制度 为规范零星材料的采购、领用、验收、分摊以及成本核算，明确零星材料的管理 责任，特制订本管理制度。 一、适用范围 本制度适用于公司总仓、各项目部以及维修班组等使用各类零星材料时的管理。 二、管理职责 （一）材料处职责 1、负责零星材料的询价、审批和购买； 2、负责办理零星材料调拔的审批手续； 3、负责审核各项目部上报的零星材料分摊是否合理等情况； 4、负责零星材料款项的审批支付； 5、负责参与零星材料的验收； 6、负责做好其他有关零星材料的相关事宜。 （二）总仓职责 1、负责按制度办理零星材料的出入库手续，并建立好台帐； 2、负责参与零星材料入库验收； 3、负责做好在库零星材料的日常管理工作； 4、负责做好其他有关零星材料的相关事宜。 （三）项目部职责 1、负责做好零星材料的领用、分摊手续，并建立好台帐和每月报表，按时上报公司材料处、督查处、土建公司等部门； 2、负责做好入库零星材料的验收； 3、负责做好其他有关零星材料的相关事宜。 （四）土建公司职责 1、负责监督各项目部做好零星材料的领用、分摊等工作； 2、负责处理各项目部在零星材料分摊过程中存在的问题； 3、负责参与零星材料的采购询价； 4、负责做好其他有关零星材料的相关事宜。 （五）督查处职责 1、负责参与零星材料的采购询价； 2、负责监督各项目部、总仓是否按流程做好零星材料的领用、分摊以及是否建立第1页，共9页 好台帐、月报表； 3、负责参与零星材料的验收； 4、负责做好其他有关零星材料的相关事宜。 （六）财务处职责 1、负责参与零星材料的市场询价或对材料处、督查处等处室的提供价格进行核实； 2、负责审核材料处、总仓、各项目部的零星材料台帐； 3、负责审核零星材料采购款的支付依据； 4、负责审核零星材料分摊帐务； 5、负责做好其他有关零星材料的相关事宜。 （七）其他相关处室职责 1、质安处负责对塔吊、井架、人货梯等特殊零星材料进行当面询价、参与确定供应商以及对材料款的支付进行审核； 2、物业公司负责对于维修类零星材料的到货验收； 3、维修班负责对维修使用的零星材料进行领用、明确分摊以及验收等工作。 4、房产工程处负责对维修班做出的维修零星材料分摊进行审核确认等工作。 三、零星材料的询价采购规定 （一）先询价审批后采购。 由材料处根据各项目部、总仓或维修班提报的零星材料采购需求，由材料处等处室通过以下三种方式先进行当面询价： 1、由材料处根据采购需求，发出采购询价通知给督查处、财务处、土建公司等处室，然后分别进行市场询价；询价通知上注明发票、运输方式、付款支付方式等要求，口径一致，否则会导致材料处与其他处室询价有出入。 2、由材料处先进行市场询价后，然后将询价单发至督查处、财务处、土建公司等处室进行询价审核。 3、由督查处、财务处、土建公司等处室向材料处推荐供应商，然后进行询价。为不影响施工进度，上述询价各处室必须在材料处规定的时间内完成，并按照同质材料的最低价作为采购价，经各处室会签后由材料处上报总经理进行审批，审批后材料处方可进行实际采购。 对于采购量比较大的零星材料，必须通过招投标流程进行，具体参照材料招标采购管理制度执行。 如是通过询价方式进行零星材料采购的，询价单经总经理审批后有效期为一个月；如超过一个月采购该类零星材料的，价格没有浮动的，则由材料处写情况报告，经各处室汇签后上报总经理审批，按已审批的询价进行采购，原询价单的有效期可从情况 第2页，共9页 报告审批之日起再延长一个月；如询价高于原审批价格的，由材料处按原审批价格与供应商进行协商处理；如询价低于原审批价格的，由材料处按最低价原则进行直接采购。 如零星材料询价在审批后在询价有效期限内价格有下跌或又有比询价更便宜的（同等质量、同等品质及规格型号、同等付款条件）供应商，则材料处必须按最低价原则进行直接采购；如询价高于原审批价格的，由材料处按原审批价格与供应商进行协商处理。 如在采购合同中明确约定价格的且在整个工程施工过程中，对该类材料不能随意更换的，则按采购合同约定条款执行。 如在合同中明确单价是按指定网站价格浮动的，采购合同签订后，在合同有效期限内按合同执行；如该类合同没有有效期限的，有效期限按1年计算，即从签订该合同之日起算起；合同有效期限届满后，进行重新招投标确定供应商。 （二）先采购后进行询价审批（针对特殊应急使用的零星材料）。 对于特殊的应急性使用的零星材料，由材料处询价后可以直接进行采购，询价手续必须在采购后十天之内补办完成。购买价若小于、等于询价的，按购买价进行结算；购买价若大于询价的，如货款未支付的，由材料处负责按所询的最低价与供应商进行结算；如货款已支付的，因采购人员未尽询价责任而草率购买，购买价明显高于市场价的，差价部分由该采购人员承担。 （三）特殊类零星材料的询价采购 特殊类零星材料主要指用于货车、挖机、人货梯、塔吊、井架等施工机械设备维修或发生故障时，为了保障项目施工的顺利进行，由材料处、督查处、土建公司、质安处（参与塔吊、人货梯、井架的当面询价）直接派人进行当面询价，按当面询价的最低价格进行维修或排除故障，当面询价审批手续在维修或故障排除之日起5天内补办完毕。 四、零星材料领用分摊操作流程（附件1） 1、各班组长向项目部仓库保管员领用各类零星材料时，必须填写领用单，然后由各班组长进行签字确认，然后由仓库保管员负责依据班组劳务承包合同判断是否由班组承担，如果由班组承担的，班组长在领用时也认可的，则仓库保管员可以直接将零星材料领给该班组长。 如果仓库保管员无法确认的，则领用单必须经材料员、督查员、项目部负责人签字确认并明确分摊后，由仓库保管员将零星材料领给该班组长。 如碰到项目部无法确认的，由项目部负责人上报土建公司及材料处进行确认。为确保零星材料使用及责任承担，由土建公司负责在与各类班组签订劳务承包合 第3页，共9页 同时尽可能予以明确，哪些材料由公司承担，哪些材料由班组承担，同时在合同签订后负责与项目部、材料处做好交底工作。 2、项目部管理人员领用零星材料，必须填写领用单，写明数量、用处后经材料员、督查员、项目部负责人签字确认并确认是否需要分摊后，由仓库保管员负责将零星材料领给该管理人员。 3、由仓库保管员负责按月编制零星材料领用报表（附件3），明确所领用的零星材料名称、数量、用途、分摊承担责任等内容，经材料员、督查员、项目部负责人审核签字后于每月15日前统一上报公司材料处。 4、材料处收到各项目部上报的零星材料领用报表，如对于分摊存在疑问的，由材料处负责与土建公司及项目部进行共同确定分摊承担责任部门或班组。 5、如班组长向项目部仓库领用零星材料时，项目部仓库无库存的，则由项目部按材料申报流程上报材料处，由材料处通过总仓调拔至项目部或通过采购发货至项目部。 6、公司维修班组因维修作业需要领用零星材料的，参照班组领用零星材料流程执行，维修班组领用时必须明确分摊要求，并由房产工程处、土建公司等处室进行确认。维修班使用后有多余的材料必须上报材料处退回总仓或由材料处退还给供应商。 五、零星材料的验收操作流程（附件2） （一）送货至项目部的验收流程 1、由材料处指定零星材料采购经办人员到供应商后领取零星材料，由供应商开具发货清单或销售清单给经办人员，由经办人员清点零星材料数量、核实品牌、规格型号、价格等内容后，在无误的清单上签字确认，并负责将该笔零星材料送至项目部。 如果是供应商直接送货至项目部的，由材料处负责与供应商联系零星材料送货事宜，供应商送货至项目部时，材料处必须派人员到项目部参与验收。 2、零星材料送至项目部后，由材料处经办人、项目部负责人、督查员、材料员以及仓库保管员进行共同验收，并由材料员或仓库保管员开具零星材料验收单，然后进行清点数量、规格型号、价格等内容后，并与发货清单或销售清单进行核对，无误的由上述人员在验收单上签字确认。验收单原件交由材料处经办人附同供应商提供的发货清单或销售清单一并上报材料处，项目部留存复印件。 如由材料处自提送货至项目部的，验收人员不用在发货清单或销售清单上进行签字确认；如供应商送货至项目部的，则验收人员在验收合格后必须在发货清单或销售清单上进行签字确认，并留存清单的其中一联上报材料处。 3、仓库保管员根据验收单复印件，开具入库单，然后由项目部负责人、督查员、材料员及仓库保管员签字确认，入库单其中一联由仓库保管员上报材料处。 （二）送货至总仓的验收流程 第4页，共9页 1、零星材料送货至总仓后，由材料处经办人、仓库保管员、总仓主管、督查员到总仓进行验收，并由材料处经办人开具零星材料验收单，经上述验收人员核对品牌、数量、规格型号、价格等参数后，确认无误的，由上述验收人员在验收单上签字确认，验收单原件上报材料处，总仓、督查处留存验收单复印件。 如零星材料由供应商直接送货至总仓的，由材料处经办人、仓库保管员、总仓主管、督查员作为验收人员应在验收无误后在送货清单或销售清单上进行签字确认，并留存发货清单或销售清单其中一份。然后同验收单一并上报材料处。 2、总仓根据验收单开具入库单，然后由材料处经办人、仓库保管员、总仓主管、督查员签字，入库单其中一联由总仓主管上报材料处。 （三）送货至物业公司或维修班组的验收流程 1、因物业公司维修使用的零星材料，如由材料处经办人员自提并送货至物业公司的，则由物业处负责人、材料处经办人、维修班负责人进行验收，并由上述人员在零星材料验收单上签字确认，如物业处负责人不在现场时，可由其委托其他物业管理人员参与并进行签字。验收单原件由材料处经办人员上报材料处，维修班负责人留存复印件；由物业处负责人开具入库单，由物业处负责人、材料处经办人、维修班负责人进行签字确认后，其中一联由物业管理处负责人上报材料处。 2、因维修使用的零星材料，如由材料处经办人自提并送货至维修点（无物业公司）时，由督查员、材料处经办人、维修班负责人进行验收，并由上述人员在零星材料验收单上签字确认。验收单原件由材料处经办人上报材料处，维修班负责人留存复印件；由维修班负责人开具入库单，由材料处经办人、维修班负责人及督查员进行签字确认后，其中一联由维修班负责人上报材料处。 六、零星材料的成本分摊规定 1、由各项目部申报所需采购的零星材料，经材料处、总仓（含其他项目部仓库）盘查后，总仓内无库存的，需要直接采购的，则由材料处按材料采购管理制度实施零星材料的采购活动，财务处负责按实际采购支付价款将该笔零星材料的成本列支到该零星材料所使用的项目部，如分摊至班组的，则需另加10的采保费。 2、由各项目部申报所需采购的零星材料，经材料处、总仓（含其他项目部仓库）盘查后，总仓有库存的，则由材料处填写材料调拨单，经审批后，由总仓调拨到项目部，对于所调拨的零星材料，材料处及总仓能够查清价格的则在调拨单上注明采购价格，无法查清价格的按目前采购价格在调拨单上注明，财务处项目管理会计按调拨单上注明的价格列支成本到该零星材料所使用的项目部，如分摊至班组的，则需另加10的采保费。 3、对于机械设备维护保养需采购的零星材料，按机械设备“谁使用，谁承担”的 第5页，共9页 原则，如果是人为损坏需要更换材料的，则按材料费的1030倍进行处罚；如果是正常损耗需要更换材料并由公司购买更换材料的，则按材料实际采购费加上10的采保费进行计算由机械设备的使用者承担该费用。 七、零星材料的分摊责任 项目部负责人、材料员、督查员以及仓库保管员，对于所有零星材料的领用必须明确分摊承担部门或班组，如发生应分摊到班组承担的，而实际没有分摊的，则由项目部负责人、材料员、督查员以及仓库保管员承担管理责任，即该零星材料分摊金额的40由项目部负责人承担，材料员、督查员及仓库保管员各承担20。 公司督查处负责监督各项目部对零星材料的领用及分摊是否按公司规定的流程在执行，如发现不按规定执行的，直接对项目部负责人、材料员、督查员及仓库保管员进行通报，如公司督查处包庇项目部，由公司对督查处进行通报批评。 八、本制度由材料处负责解释，经公司制度调研与建设领导小组审核总经理审批后实施，修改亦同。 九、原公司制订的有关零星材料管理制度，与本制度有冲突的，按本制度执行。 十、附件 附件1 零星材料领用分摊操作流程附件2 零星材料验收操作流程附件3 零星材料领用报表 第6页，共9页