办公室物品领用管理规章制度_3.docx

办公室物品领用管理制度 行政物品采购及发放的管理规定 第一章总则 第一条为规范集团行政采购行为，加强对采购过程的管理和监控，本着“保证质量、节约开支、堵塞漏洞、避免损失、提高效益”的原则，特制定本办法。 第二条基本原则 一、遵循公开、公平、公正原则，维护公共利益，保证行政效率，最大限度地提高资金的使用效益。 二、采购应当符合节能和环境保护的要求，优先采购低能耗低污染的货物和工程。 三、行政部作为采购工作的管理和执行部门，须详细进行采购物资的成本核算，有权根据各部门的具体使用情况选择产品的品牌、档次及供货渠道，从而控制产品价位，降低物资成本。 四、在物资采购过程中要做到采购经手人员、保管人员、审批人员分离制衡。 第三条适用范围 一、本办法适用集团及直属全资子公司办公用品、办公设备、办公家具及工程的采购管理（不包括生产材料及生产设备的采购），集团控股公司参照执行。 二、集团行政采购实行集中采购和分散采购两种形式。符合下列条件之一的，原则上实行集中采购： 1、单价在1万元，批量在2万元以上的办公设备、办公用品和家具; 2、合同价值5万元以上公共工程按工程招标、投标办法执行。 3、合同价值5万元以上的服务项目。 第二章采购方式 第四条集中采购原则上统一到集团指定的采购定点单位实施采购;如果没有集中的采购定点单位，则由各企业行政部与使用单位共同确定专人组成不少于3人的采购小组，按采购规定及程序实施采购，分散采购由各企业行政部根据本企业情况组织采购。 第五条行政采购以竞争性谈判采购、询价采购为主，同时，可根据实际，采取公开招标采购、邀请招标采购和直接采购等方法。 一、公开招标采购指招标人以公告的方式邀请不特定的法人或其它组织参与投标。 二、邀请招标是指招标人以投标邀请书的方式邀请特定的法人或者其它组织投标。 三、竞争性谈判采购是直接邀请三家以上的供应商就采购事宜进行谈判的采购。 四、询价采购是对三家以上的供应商提供的报价进行比较，以确保竞争性价格的采购。 五、直接采购是指采购人向供应商（厂家）直接购买的方式。 第六条实行竞争性谈判采购的项目，应当遵循下列基本程序： 一、确定采购谈判小组成员、谈判程序、谈判内容、定标准等。 二、谈判人拟定合同条款，提出邀请参加谈判的供应商名单。 三、参加谈判的所有供应商应在规定时间内提出最后报价及有关承诺，谈判人据此确定中标供应商。 第七条实行询价采购的项目，应当遵循下列基本程序： 一、定询价小组成员、价格构成、定标准等。 二、询价人拟定合同条款，提出报价供应商名单。 三、询价活动必须公平进行，询价人应要求供应商书面一次报出不得更改的价格，询价人确定的中标人是符合采购要求且报价最低的供应商。 第八条采购员对于小额物品的采购，应尽量去正规商场采购，并做到货比三家，严格控制采购物品的质量价格及售后服务。 第三章采购程序 第九条采购计划与申请 一、属行政采购项目，申请部门须拟订本部门年度采购计划，并附采购项目的名称、数量、估计价值、供货时间等有关材料，报行政部审核。 二、行政部对申请部门上报的年度采购计划进行审核后，制定公司年度采购计划预案。 三、公司年度采购计划须经总裁批准方可实施。 四、根据采购计划制作的采购预算表，分别需经行政部负责人、主管领导、总裁按权限签批核准。 五、属于临时采购项目，申请部门须提供按权限签批核准的申购单，并附采购项目的名称、数量、规格、质量、性能、供货时间等有关资料，报行政部办理。 第十条采购实施 一、采购员收到被批复后的请购单或采购计划，立刻开展多方询价、比价、议价，按照货比三家的原则，询价人员将三家以上候选供应商的品种、规格型号、报价、数量、性能指标等情况整理填写报行政负责人，行政部负责人填写采购意见报财务部及主管领导审批。 二、对大宗、贵重、批量性的采购可采取公开竞价、招标、产品订货会等方式进行采购。尽量提高每次采购批量，获得批量折扣，降低采购成本。 三、报价审批获准后，如需签定合同，采购员即与供应商洽谈买卖合同条款。合同文本经法律室审核后须经行政部负责人、财务部负责人、主管领导及总裁按权限签批核准。 四、采购合同经双方签章生效。生效后的采购合同交财务部备案，行政部留复印件。采购员按合同付款进度，向财务部申请借款，支付给供应方。 五、采购员按合同交货进度，及时催促供应方按时发货。 六、采购员对所有采购单位的基本情况（包括单位名称地址办公电话传真联系人手机号码营业执照复印件及资信情况等）应建立一个完整的供应商档案，报行政部备案。 七、采购员要定期或不定期对市场办公用品的价格行情进行调查了解，掌握市场信息，善于收集相关资料，及时采购到质好价廉的物品，建立各类办公用品价格数据库，做为核价的依据。 第十一条验收与结算 一、货到，采购员会同使用部门进行验收，清点货物品种、质量、数量或重量，相符后签收并填写验收报告。 二、如发现货物品种、数量或重量与合同不符，质量经检测与合同约定标准不符，采购员将货物退回供应方，并与供货方就退货、经济补偿、赔偿和罚款事宜进行谈判。 三、采购员对缺货、供货延迟、验收不合格、货款诈骗等问题，应及时上报主管领导处置。 四、验收合格的货物及时运抵仓库，办理移交入库手续，行政部做好固定资产或低值易耗品的登记建账工作。 五、采购员持请购单、入库单及有关发票到财务部销帐;财务部作好资产登记入帐工作。 六、实施大额（壹仟元或以上）物品采购原则上以支票形式支付。临时采购或以支票形式支付不便时，需将情况予以说明并经部门经理批准后实施采购。 第四章采购监督 第十二条财务部结合采购付款、报销及年度盘点实施监督;审计部结合财务审计或专项内部审计实施监督。 第十三条被检查的人必须如实提供检查所必需的材料和情况，不得拒绝。 第十四条有下列行为之一的，将根据有关法律法规，追究有关负责人的责任;触犯刑律的，将移交司法机关追究法律责任。 一、采购活动中拒绝监督，或招标采取走过场，明招暗送，泄露标底的; 二、与投标者相互串通，阻挠、排挤其他投标者公平竞争或干扰招标活动，使招投标不能正常进行的; 三、与供货单位相互沟通，高估冒算，有意多付货款的; 四、采购过程中，接受供货方的吃请、娱乐和旅游等，私自参与供货方组织的活动的; 五、接受供货方的回扣或有价证券等各种好处而不上交的; 六、挥霍浪费或挪用、贪污、私分采购款的; 七、不履行或不正确履行职责，购进的货物为以次充好、价高货次、假冒伪劣产品的; 八、利用各种理由把采购款和采购物品化整为零进行采购，逃避上述条款约束的。 第十五条行政采购接受各部门的监督。任何部门和个人有权对采购活动中的违法行为进行控告和检举。 第五章附则 第十六条本办法由集团行政部负责解释，自发布之日起施行。 物资采购简介 “物资采购”科目是为原材料按计划成本核算的企业设置的，用以核算企业购入材料、包装物、低值易耗品等的实际采购成本。其明细账一般按“原材料”、“包装物”、“低值易耗品”等大类设置。如果企业原材料储备量较大，也可按材料类别或品种设置明细账进行明细分类核算。第7页 共7页