办公设施规章制度管理.docx

办公设施管理制度 第一节办公设施管理 一、办公设施分类： （一）办公设备。包括电脑、打印机、扫描仪、复印机、传真机、电话机、相机、服务器、软件等物品。 （二）办公家具。包括办公桌椅、文件柜、会客桌椅等物品。 二、办公设施采购： （一）办公设施的采购，由办公室负责购买，其他相关部门协助。 （二）各使用部门如需添置办公设施需提出书面报告，报告中需特别说明购置的理由，经分管副总批准后报办公室，办公室根据公司整体需求提出相应意见，报行政副总裁审批，方可实施采购。 三、办公设施的管理： （一）办公设施编号 1、办公设施实行编号管理，由办公室在办公设施交付使用的当天，进行登记并统一编号。 2、编号办法：编号形式为：公司英文标识+分类符号+数字代码。 （1）办公设备编号（hg-sb-xxx；包括。电脑，打印机，扫描仪，复印机，传真机等物品）。 （2）办公家具编号（hg-jj-xxx；包括。办公桌椅，会议台，洽谈台，文件柜等物品）。 （二）办公设施的标牌： 为即时贴，办公室在办公设施交付使用的当天，进行登记并贴上标牌。 办公设施的使用权属各部门使用人，各部门负责人对办公设施的可使用性负完全责任。 四、办公设施的异动管理： （一）办公设施的出租、出借、报废等，必须由使用部门提出书面报告，经分管副总批准，办公室根据公司整体情况提出相应意见，报行政副总裁审批，方可办理相关手续。 （二）办公设施的内部转移，由使用部门或使用人提出书面报告，报经办公室审核同意后，办理移交手续。 （三）按规定程序发生的办公设施异动，办公室应在手续完成后的当天作相应的登记，办公室应在三天内将情况上报财务部作相应的账务处理。 五、办公设施的维修： 由使用部门提出书面维修申请，办公室根据设施的综合价值提出维修意见，500元以下的维修费用，办公室直接送至维修处维修，500元以上的维修费用报副总裁批准。 六、办公设施的原始发票复印件、保修卡、说明书等由办公室妥善保管。 七、因管理或使用不当造成办公设施毁损、丢失的，由直接责任人承担直接经济损失。 八、办公室会同财务部门每年对办公设施进行一次全面的核对清理，清理时应做到标牌与清单相符、清单与明细账相符、明细账与总账相符，对于不符的，应查明原因，并在次月15日前，将办公设施清理情况报告公司领导，同时对办公设施的变动情况提出处理意见或建议。 第二节电脑管理 一、日常管理 （一）公司办公电脑的安装、调试、维护、保养由公司企划部指定专人负责。 （二）公司电脑由各使用人负责保管。 二、使用需求申请 （一）硬件需求由使用人所在部门提出书面申请，分管副总裁批准，办公室审核，报行政副总裁批准后方可购置。 （二）软件需求由使用人根据工作、业务需要提出书面申请，分管副总裁批准，办公室审核，报行政副总裁批准后方可购置。 三、注意事项 （一）公司电脑原则上专人专用（未配备电脑人员，不是使用他人电脑），使用人应妥善设置和保管好开机、屏保密码，不得将密码泄露他人。 （二）不得在办公电脑上玩游戏，无特殊需要上下班必须将电脑关闭。 （三）不得私自将公司电脑外借或交外单位人员使用。 （四）电脑内存储的涉及公司信息的资料均需公司财产，员工必须保证资料的完整性，严禁随意删除。 四、其他 公司电脑因人为因素造成损坏的，由使用人负责赔偿，特殊情况以书面形式 报公司领导，视原因酌情处理。 第三节复印机、打印机管理 一、日常使用管理 （一）复印机由办公室负责管理。 （二）复印机统一由办公室指定人员负责操作、保管，其他人员无故不得进入文印室自行操作复印机。 （三）各部门需复印的文件资料必须经登记、签名，登记表内载明使用部门、内容、数量等主要内容。文员有权阻止非公司资料的复印。 （四）各部门文字资料打印连接前台打印机，图纸或特殊规格打印连接文印室打印机，打印资料同样需要登记，签字后方可拿取。 （五）其他各部门内部打印机由各使用人自觉做好管理工作，禁止打印私人文件。 二、注意事项： （一）文员应严格遵守保密制度，不得将文件材料的内容向外泄露。废纸应及时收集、销毁。 （二）文员要定期检查、保养设备。出现故障要及时通知维修，保证设备处于良好状态。 （三）保持文印室的卫生、整洁，自觉维护文印室良好的工作环境。 第四节传真机管理 传真机的使用注意事项：（不得把下列稿件传入传真机） 1、涂改液未干或稿件有涂层； 2、稿件有皱纹、折缝或严重卷曲； 3、破裂的稿件或稿件过厚； 4、炭纸或背面有炭的稿件。 第五节其他设备管理 所有设备均是公司的财产，各使用人必须保管好使用的设备，有问题应及时通知办公室协助解决。 xxxxxxxx有限公司 xxxx年xx月xx日第5页 共5页