学校档案管理规章制度大全（共10篇）.docx

学校档案管理制度大全（共10篇）
（篇一）
一、学校档案工作是学校管理工作的重要组成部分。建立健全学校种类档案，目的主要在于为学校领导和上级有关领导部门分析、总结、部署及调度学校工作和对学校工作做出决策，提供准确、可靠的依据。学校要成立档案管理领导小组，设立专职档案管理员，认真贯彻实施档案法，抓好学校的档案建设。
二、学校建立综合档案室，统一存放各种门类的档案，包括文书档案、教学档案、从事档案、基建档案、财物档案、音像档案、荣誉档案、学籍档案、健康档案、体育档案等。
三、档案室要制定档案文件资料收集细目，各处组室要按照这一细目全面及时地搜集各类档案资料，档案员要定期征集归档、建档。
四、建立健全并认真落实好档案工作的各项规章制度，包括归档制度、保管制度、保密制度、借阅利用制度、鉴定销毁制度等。有档案达标计划，使学校档案管理工作走上规范化、制度化、科学化。
五、严格完善归档制度。档案员和各处组室要按照国家档案部门统一规定的规格和要求，明确归档范围，及时搜集立卷，严格立卷质量和保管期限。
六、档案员要认真学习档案法规和处理程序，熟悉学校各方面的工作，加强档案业务训练，努力提高自己的业务水平和管理水平。
七、档案员要按时向上级档案主管部门呈报各类报告，做好各类档案检查准备工作。
八、校内人员借阅业务性档案，须经有关领导同意后方可查阅，并办理登记手续，在规定期限内完好无损地归还。校外人员来校查阅档案，必须持有单位介绍信，经学校主要负责人批准后方可查阅档案。查阅者未经同意不得摘抄档案材料，经同意摘抄的材料，必须经档案室人员仔细核对签署意见。
九、健全各种检索工具，开发利用现有档案。不断挖掘档案信息，编制各种辅助表册，扩大利用服务范围，提高档案的利用效益。
十、加强档案保密工作。档案室门窗要加固，备有消防器材，保持整洁、干燥、自然通风，严禁吸烟，注意防盗、防火、防鼠、防霉、防蛀，档案员不得将无关人员带进档案室，不得外泄档案中的机密。
（篇二）
第一章总则
第一条为规范我校学生档案管理工作，完善学生档案建档、保存和投递工作程序，提高我校学生档案管理水平，结合我校档案管理工作实际，特制定本管理办法。
第二条学生档案应明确专人管理，管理人员政治上必须可靠，敢于坚持原则，作风正派，能够遵守党的纪律，严守秘密，热爱本职工作，认真、细致，刻苦钻研业务，积极为学生管理工作服务。
第三条学生档案是学生自升入中学至大学毕业时所形成的有保存价值的资料，是学生学习阶段情况的真实记载，它为学生毕业后的就业工作单位或更高层次的学历培养部门提供可靠的依据。
第四条学校各院（系）必须将学生档案材料的形成、积累、整理、归档等各环节纳入本院（系）学生管理制度中去，切实维护和保证学生的档案材料反映学生的真实情况。
第二章学生档案材料的归档制度
第五条归档内容的范围
1、中学阶段形成的材料。入团、入党志愿书、高中毕业生登记表、学习成绩登记表、体质测试表、健康测试表、中学生社会实践活动登记表、中学生体育合格标准测试证（卡）、中华人民共和国学生体育合格证、高等学校考生招考登记表、高等学校招生考生体格检查表、高等学校考生录取电子档案等记录学生在校期间的有价值材料（包含非文字材料、电子材料等）。
2、进入我校学习后形成的材料。入团、入党志愿书、学生入学登记表、军训登记表、各种奖励及惩处材料、学生成绩登记表、学生健康检查表、毕业生登记表、社会实践登记表、获得的各种考评证书复印件等其它记录学生在校期间的有价值材料（包含非文字材料、电子材料等）。
第六条归档要求及时间、手续
1、各院（系）要按照归档范围及要求，将本院（系）学生应归档的材料，收集齐全、完整。
2、招生部门在新生入校前将高招电子档案移交给各院（系），各院（系）将电子档案纸质化，一并归入学生纸质档案。若学生入校时纸质档案自带，在报到时交所在院（系）指定人员；若纸质档案转递至学校招生部门，招生部门在收到档案后立即移交至学生所在院（系），并有相应交接手续。各院（系）档案管理人员认真核对新生档案，对未及时交纳档案的新生，应要求说明原因，并督促其本人负责查找档案。
3、凡需归档的材料，一律用蓝黑色钢笔（或签字笔）填写或使用打印机打印，严禁使用圆珠笔填写、复写或复印，以利于档案的保存与使用。
4、各院（系）收到新生档案后，要负责检查档案是否齐全和档案材料的实际情况，应组织人员对档案进行整理，按专业、班级分类登记、造册，便于档案的查找和收发；填写收到档案的《档案材料明细表》，记录收到档案材料的真实情况。并按一定程序转交给本院（系）档案管理人员查收。
5、学生的各种应归档材料应及时转交本院（系）的档案管理人员，由档案管理人员存入学生本人档案。档案一般要在学生毕业离校前（6月底）由院（系）学生档案管理人员交毕业生就业指导中心办公室，交接双方清点核对后，填写《学生档案转交清单》（附件二）一式两份（一份交毕业生就业指导中心办公室，一份留院（系））签字备查。
6、学生在我校学习期间形成的档案材料，其材料的真实性、严肃性，由各院（系）分管学生工作的党总支书记负责。
第三章学生档案的保管
第七条各院（系）学生档案管理工作由分管学生工作的党总支书记负责，并指定一名专职人员负责档案管理工作。
第八条各院（系）要根据实际情况，建立学生档案管理制度，对接收的学生档案要及时进行整理档案按学号顺序排列，分班级、年级专柜存放，设立《××级学生档案材料名册》、《档案异动材料登记表》、《转递学生档案通知单》（包括回执、存根等）、《学生基本情况登记表》（档案卡片）、《毕业生就业方案》等。
第九条要严格执行安全和保密制度，不得随意堆放，要严防档案的毁损、失散和泄密，做好档案的防火、防盗、防鼠虫、防尘、防光、防潮工作。
第十条学生档案的查阅、借阅制度
1、校外人员查、借阅学生档案者，须持有单位所在地县、团级以上组织、人事部门查阅档案介绍信，并填写《查阅学生档案审批表》（附件一），由学生处或院（系）批准同意后方可查、借阅。查、借阅学生档案原则上不得带出档案保管室，如有特殊情况，须带出时，借期最长不得超过两周，到期仍需使用，可办理续借手续。查、借阅者将档案带出档案室，要注意保管好档案，不得遗失。
2、学校从事学生工作的辅导员，党委组织部门、校团委、各院（系）负责人可直接登记后查、借阅学生档案。
3、所有的查、借阅者都要严守机密，借出档案也只限本人使用，未经许可，不得擅自转借，更不得涂改、划圈、自批、抽页和污损档案材料，要保持档案的整洁、完整。
4、查、借阅档案时，如有特殊情况，需要复印、摘抄档案时，需经院（系）分管负责人同意。
第十一条毕业生离校时，学生档案转出，各院（系）要对《××级学生档案材料名册》、《档案异动材料登记表》、《转递学生档案通知单》（包括回执、存根等）、《学生基本情况登记表》（档案卡片）、《毕业生就业方案》按年度装订成册，长期保存。
第四章学生档案的转递
第十二条毕业生离校前，各院（系）要在学生处统一部署指导下，整理好毕业生的档案，做好装档密封及转递工作；学生因各种原因退学、转学、转专业等需转递档案时，各院（系）要及时将学生的应存档案材料归档、密封，并做好相关的转递工作。
第十三条各院（系）在转递本院（系）毕业生档案时，要按学校统一安排，依照当年《毕业生就业方案》仔细填写《学生档案转递通知单》，并将《学生档案转递通知单》一并入档密封交毕业生就业指导中心办公室，由毕业生就业指导中心办公室通过机要部门进行统一投递。各院（系）的填写档案寄送地址应依据《毕业生就业方案》中“档案转寄详细地址”栏所填信息。
第十四条学生档案转出后在档案底册上作相应处理，要注明该档案何时转往何处等。档案转出后一个月仍未收到回执，由学生处发函催要；收到回执后，各院（系）要将其粘贴在《学生档案转递通知单》存根上备查。
第十五条毕业生报到一个月内，务必到有关部门查收个人档案，未查收到档案的毕业生，需在毕业当年10月份前通过学校到省机要部门查询。自10月1日后，学校原则上不再受理档案查询工作。
第五章附则
第十六条本办法如与上级规定不符时，按上级有关规定执行。
第十七条本办法自**年9月1日起施行。
第十八条本办法由学生处负责解释。
（篇三）第一条高校学生档案则是国家人事档案的组成部分，是大学生在校期间的生活、学习及各种社会实践的真实历史记录，是记载人生轨迹的重要依据，是大学生就业及其今后各单位选拔、任用、考核的主要依据，与个人工资待遇、社会劳动保障、组织关系紧密挂钩，具有法律效用。为规范我校学生档案管理工作，提高档案管理水平，有效保护和利用档案，维护学生档案的完整性和真实性，充分发挥档案在学生教育、管理与服务等工作中的重要作用，提高学生档案的利用效率，根据《高等学校档案管理办法》，结合我校实际情况，制定本办法。
第二条学生档案的主要材料
（一）中学转入材料。包括中学学籍表或成绩单、中学毕业生登记表、考生报名登记表、考生体格检查表、政策加分有效证件或证明材料、身份证复印件、诚信考试承诺书等。
（二）大学形成的材料。
⑴学籍材料。毕业生课程成绩单，学籍变动文件，包括休学、停学、复学、转专业、转学、公派出国留学、退学文件等。
⑵奖励材料。校级（含校级）以上的各种奖励材料。
⑶处分材料。学生违纪处分文件等。
⑷毕业生材料，包括高等学校毕业生登记表、就业报到证副本、师范生教师资格审批表等。
⑸其他材料。
第三条档案的收集与归档
档案材料的收集和归档是一项经常性工作，相关人员要精益求精，定期进行收集、整理和归档。
（一）当年招收的新生档案，必须汇总交学生处保管。
（二）学校下发的学生奖励文件（证书、审批表）、处分或学籍变动等文件，由档案管理人员负责将相关材料投入相应学生档案袋中。
（三）档案材料的收集要求。本办法第二条范围内的材料，均属于归档材料。凡归档的学生档案材料，必须是组织形成或组织批准形成的材料；不属于归档范围、不符合归档要求的材料，不得归入学生档案。对不符合归档要求的材料，应当退回形成材料的单位，重新撰制完善后归档；对于内容不真实、不完整、审批手续不完备的材料，应当与形成材料的单位联系，查明情况，补充、完善后再入档。
（四）档案归档材料的要求。归档材料原则上需要原件，对于学校奖励和处分等文件（证书）也可复印，但必须加盖相关部门公章；归档材料的学生姓名、专业、级（届）、学历等必须与学生的学籍一致；档案材料中所设项目，应当填写齐全；材料审批机关的意见、印章以及审批时间应完备；个人文字材料必须有本人签名；归档材料要打印或使用蓝黑、黑色钢笔书写，不得使用圆珠笔、铅笔或红色、纯蓝色墨水和复写纸书写；重份材料不再归档。
（五）不得对学生档案中原填项目（姓名、民族、年龄、入党、入团时间等）进行涂改、覆盖；如有变动需添加有关凭证材料，如学生转校、转专业、升留级、保留入学资格、复学、跟班试读等有关文件。
第四条学生档案的归档时间
（一）新生入学报到二周内，辅导员要查验学生档案材料是否齐全，如果发现学生档案材料不全、不完善或没有寄到学校的，要通知学生本人，告诉缺少哪些材料，要求学生尽快完善材料或将档案寄到学校。
（二）新生入学一周后，寄到有关系、部门的学生档案，有关系、部门将学生档案转交给学生所在班级的辅导员进行查验，查验学生档案材料是否齐全以及档案信息与学生本人是否相符，了解学生有关信息，以便今后有针对性地进行思想教育和困难救助。十二月底前，辅导员将学生档案全部整理送学生处保管。
（三）学生奖励、处分文件（证书）、转校、升留级、保留入学资格、复学等材料，在相关材料出现后一个月内归入相关学生档案中。
（四）毕业生登记表、毕业生成绩单、就业报到证等，在七月份归档整理完善后寄出。
第五条学生档案的借阅
（一）各系（院）领导、辅导员可查阅本系（院）的学生档案。
（二）学校内各部门因工作需要查档的，需持部门查档介绍信，可查阅与工作有关的学生档案。学校外的组织、人事部门，因工作需要查档的，需持有关部门工作介绍信，经学生处有关领导同意后方可查阅学生档案。
（三）查阅档案必须履行登记手续，注明查档人姓名、查档范围和查档理由，查阅档案仅限在档案室内进行。
（四）查阅档案必须2人同场，查阅中严禁拆卷、涂改、划记号、污损、撕页、撤除、调换档案材料等；查阅者不准翻阅与自己调查无关的档案材料。查档人不得查阅本人或亲属的档案。
（五）查阅学生档案要遵守保密制度，不得擅自摘抄、复印、拍照、拍摄等，确因工作需要从档案中取证的，须经学生处批准，用完后由查阅单位自行销毁，不得向无关人员泄露档案内容，更不能将档案交本人或亲属翻阅。
（六）学生档案原则上不外借，确因工作需要必须借出使用的，要由借阅单位或部门出示书面借阅理由，由学生处审批并严格履行登记手续后方可借出。借用档案期限不得超过三天。借出人必须承诺：注意保密、不得丢失、不得损坏、不得涂改、不得拆卷、不得划记号、不得增减、不得调换、不得擅自转借他人，妥善保管好案卷，限期归还。借出时必须清点并登记档案页数、内容；档案归还时，应认真仔细检查档案内有无缺页、有无增加、调换、涂改等现象，核对无误后方可办理相关手续。
第六条学生档案的管理
（一）学生档案由学生处负责管理并指派专人负责，实行统一集中保管，业务工作接受学校领导的检查、指导。
（二）学生档案管理职责。负责保管学生档案；收集、鉴别和整理学生档案材料；办理学生档案的查阅、借阅、传递；更新档案材料内容；为有关部门和用人单位提供学生档案材料内容。
（三）学生档案管理人员要严守保密纪律，对档案材料要专柜严格保管，经常检查，按照档案保管规范予以保管，防止火烧、虫咬、水湿、磨破、丢失、差错、混乱等现象。
（四）档案室门窗要保持坚固安全，关闭上锁要及时。严禁吸烟、保持室内清洁，档案室内卷柜排列整齐，布局合理，档案排列科学规范，便于查找。
（五）学生档案以班级为单位分类，每卷档案需填写档案号，档案按年级、班和档案号顺序排列上架，并制作档案柜标签。
（六）学校印制专用的学生档案袋，档案袋外面印制统一的“皖西学院学生档案目录”的卷皮、目录。
（七）学生学籍发生变动，学生本人档案应该随学籍及时变动。转入下一年级和转专业等学生的档案在接到文件后及时转入新班级；休学、停学、留学等学籍发生变动的学生档案在接到文件后从原班级撤出，重新编排管理；学生复学回校时转到学生学籍所在班级；转学学生的档案在接到省教育厅的批文后按照相关文件办理档案交接手续；退学学生的档案，在学生办理完退学手续后，转交给学生本人。
（八）学生毕业后，因没有落实就业单位的档案暂留档案室的免费保管二年，二年后寄回生源地。
（九）因各种原因无处转递、退回的学生档案永久保存，学生毕业（离校）十年后可转交学校综合档案室保管。
第七条档案的转递
（一）学生档案属机要文件类，原则上不接收学生个人携带的没有单位包封的传递档案。
（二）学生毕业或情况变动，管理人员要及时为学生办理档案转递手续。如退学、转学、开除、取消入学资格等，及时将学生档案整理密封好，履行完备手续后，让学生将档案自行带回，也可依据学生本人登记确认的去向或原档案转递部门寄回档案来源部门。
（三）毕业生档案转递依据为学校的就业报到证去向，学生毕业后一个月内，将学生档案整理后寄回生源地。
（四）学生档案必须转递至县级（含）以上档案管理工作机构。学生档案的转递主要通过机要通信方式进行，原则上不准通过普通方式邮寄或交给学生本人、学生家长或亲属、同学等人员携带，必要时可派专人送取。如遇特殊情况须出示本人有效证件，审批后方可履行自带手续。
（五）转出的档案材料必须完整齐全，必须严密包封并加盖密封章；学生档案在转接过程中一律实行登记制度，填写档案去向、时间、取档人等信息；全部档案材料必须一次性寄出，不得扣留材料或分批转出；档案去向必须长久保存，以备毕业生随时查询。
（六）应届毕业生考取研究生，录取单位提前调档时，必须持有调档函，由档案室发档。
（七）用人单位提取毕业生档案时，必须持单位人事部门介绍信和本人身份证（工作证），方可提取档案。
（八）因档案管理人员工作变动离开岗位前必须办理档案移交手续。移交档案材料时，交接双方必须当面检查验收；移交方必须填写移交目录一式二份，双方经手人签字和加盖公章后各执一份。
（九）档案转递的地址应严格按学生就业报到证地址填写，如有学生未收到档案，管理人员应及时到邮局查询。
（十）对因为各种原因退回的档案，在检查包封完整的基础上由档案室继续保管，同时保管好因各种原因滞留的档案。
第八条本办法由学校学生处负责解释。
第九条本办法自**年9月1日起施行。地址。XX县区皖西学院本
（篇四）
第一章总则
第一条为进一步加强我省中小学校档案工作，提高档案管理水平，更好地为教育改革和发展服务，根据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国档案法实施办法》、《XX省档案管理条例》及其它有关规定，结合全省中小学档案工作实际，制定本办法。
第二条本办法所称中小学校档案（以下简称学校档案）系指普通高中、初中、小学在教育、教学、科研、党政管理以及其他各项活动中形成的、反映学校历史面貌的、对学校和社会具有保存、利用价值的各种文字、图表、声像、电子、实物等不同形式和载体的历史记录。
第三条学校档案工作是学校基础工作之一，是学校管理工作的组成部分，也是衡量教育质量和管理水平的重要标志。各级教育行政管理部门和学校要把档案工作纳入学校整体发展规划和工作计划，列入学校议事日程。
第四条学校档案工作由各级教育行政管理部门领导，同时接受国家各级档案行政管理部门的指导、监督和检查。
第五条学校档案工作实行“四同步”管理。即在布置、检查、总结、验收学校各项工作的同时，布置、检查、总结、验收档案工作。
第二章管理体制、机构和人员
第六条学校要确定一名校领导分管档案工作，定期研究和及时解决档案工作中存在的实际问题，确保档案工作所需经费和必需的设备。
第七条学校应设立档案管理机构，其基本职责是：
（一）贯彻落实党和国家关于档案工作的法令、政策和规定，制定本学校档案工作制度和规划；
（二）集中统一管理学校各类档案，维护档案的完整与安全，为学校教育与发展积累档案史料；
（三）编制必要的档案检索工具，积极提供利用服务，开发档案信息资源；
（四）组织学习档案业务知识，指导立卷归档工作，开展档案宣传活动；
（五）做好档案统计工作，及时上报统计结果。
第八条学校应配备与档案工作相适应的专（兼）职档案工作人员。学校档案工作人员必须认真执行党和国家的方针政策，热爱档案事业，工作认真负责，遵守纪律，身体健康，具备专业知识，并经档案培训考核取得岗位资格证书。
第九条学校档案工作人员实行专业技术职务聘任制，享受与中小学教师同等的待遇。
第十条学校档案工作人员在一定时期内应保持相对稳定，调动工作时做好档案工作的交接，并办理交接手续。
第三章文件材料的收集、立卷和归档
第十一条学校应建立和完善文件材料的收集、整理、立卷和归档制度，并作为行政管理、教学和学籍管理人员的职责范围，做到党群工作、行政管理、教学科研、学籍管理等各项工作都有完整、准确、系统的文件材料归档保存。
第十二条学校应实行文件材料形成部门预立卷制度。各部门要安排一名专（兼）职档案档案人员负责本部门文件材料的收集、整理、立卷工作。即按照文件材料的自然形成规律，保持其内在联系，加以系统整理组卷，编写页号，填写卷内文件目录、备考表后移交综合档案室。
第十三条归档范围
（一）党群工作类
主要包括党委（总支、支部）、共青团、少先队、工会、民主党派等组织形成的文件材料。
（二）行政管理类
主要包括行政事务、人事管理、安全保卫、法纪监察、计划生育、总务、外事等工作中形成的文件材料以及公开出版物、校报、刊物等。
（三）教学科研类
主要包括教学管理、教学实践、教学研究、德育教育及科研课题研究准备、试验、总结鉴定验收、成果奖励申报、推广等活动中形成的文件材料。
（四）教师业务管理类
主要包括教师教学计划、教学方案、发表的论文及个人基本情况、进修培训等有关文件材料。
（五）学籍管理类
主要包括招生、学籍登记；在校学生异动情况；毕业生成绩册、登记表；义务教育基本情况统计等文件材料。
（六）基本建设类
主要包括基建工程项目可行性研究、立项、征地、招投标、设计、施工、监理、工程概预决算、竣工验收、维修、改扩建等形成的文件、图纸、表格等。
（七）仪器设备类
主要包括各种教学仪器、模型等通用设备说明书，各种机械、电教、电器、车辆等专用设备的全套随机技术文件及在安装调试、使用、维修等过程中形成的文件材料。
（八）财会类
主要包括会计凭证、会计账簿、财务报告、会计清册等文件材料。
（九）电子文件类
主要包括在数字设备及环境中生成，以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机等数字设备阅读、处理，并可在通信网络上传送的文件。
（十）声像档案类
主要包括学校在各项活动中直接形成的具有保存价值的照片、录音带、录像带、影视胶片、缩微胶片等。
（十一）实物档案类
主要包括学校及其教职员工获得的各种奖杯、奖状、奖章、锦旗、证书、牌匾、书画等实物。
第十四条归档时间
（一）党群、行政管理类、教学科研类文件材料和能按年度归档的其他文件材料，在次年的六月底以前归档；科研类文件材料在科研课题鉴定后归档。
（二）教师业务类、学籍管理类文件材料以及能按学年度归档的文件材料，在次学年的10月份以前归档。
（三）基本建设类文件材料，在项目完成后两个月内归档。
（四）财会类文件材料随时整理立卷，在财会部门保管一年后向综合档案室移交。
（五）仪器设备类文件材料在开箱后及时整理归档。
（六）电子文件类、声像档案类、实物档案类应随时整理，定期归档。
第十五条党群工作类、行政管理类、教学科研类文件材料可参照《归档文件整理规则》进行整理归档。
第十六条归档的文件材料的载体和书写材料应符合耐久性要求，案卷质量符合国家有关规范和标准要求。
第十七条学校工作人员在其从事教学、科研、党政管理等职务活动中形成的各种载体、形式的文件材料，要按规定移交归档，集中管理，不得据为己有。
对于个人在其非职务活动中形成的重要文件材料，学校档案部门可通过征集、代管等多种形式管理。对个人向本校档案部门捐赠档案的，学校应予以奖励。
第四章档案管理和利用
第十八条学校应建立和完善档案的保管、保密、利用、库房管理、统计、鉴定销毁等制度，以确保学校档案安全保管和有效利用。
第十九条学校要配置必要的和符合档案管理要求的档案专用库房和档案设备。档案库房必须做到防盗、防火、防光、防高温、防尘、防潮、防虫鼠、防有害气体。不具备建立档案管理专门机构的小学必须配置档案专用柜。
第二十条学校应适应现代信息化的发展要求，有计划地采用先进的科学技术，配置现代化的管理设备，逐步实现档案管理现代化。
第二十一条学校档案部门应对接收的各类档案进行科学分类、编号和排架，并编制必要的检索工具。其中，党群工作类、行政管理类按照国家文书档案有关规范标准进行分类、整理；教学科研类、基本建设类、仪器设备类按照国家科学技术档案有关规范标准进行分类、整理。
第二十二条档案工作人员要加强档案管理，严格档案借阅制度，做好保密工作，确保档案安全。
第二十三条学校档案部门应通过举办展览、陈列、提供目录等多种形式，积极开展档案宣传；配合学校中心工作，有计划地开发档案信息资源，开展档案编研工作。
第二十四条学校档案部门应对档案的收进和移出、案卷的数量、档案的利用等情况进行统计，按照有关规定，及时向当地档案行政管理部门和上级行政管理部门报送档案统计结果。
第二十五条学校档案部门要定期对所保存档案进行全面检查，对已破损和字迹褪色的档案，及时修复或复制；如遇有特殊情况，应立即向校领导报告，及时处理。
第二十六条学校档案部门应对保管期限已满的档案进行鉴定。鉴定意见由档案部门提出，经校领导同意后，组成档案鉴定小组，对失去保存价值的档案进行登记造册，经领导审批后，报上级行政管理部门备案，在指定地点由二人监销，监销人在销毁清册上签字。
第二十七条学校撤消时，档案移交上级行政管理部门或当地国家综合档案馆保存；学校合并时，档案随之并入；学校分立时，档案由原校保存。
第五章奖励与处罚
第二十八条学校应建立健全档案工作检查、评估和考核制度，对在档案工作中成绩优秀、贡献突出的档案工作人员或有关人员给予表彰奖励。
第二十九条对违反本办法规定，造成档案丢失、损毁和泄密，或不按规定归档、玩忽职守造成档案损失者，按照有关规定予以处罚。
第六章附则
第三十条普通中等专业学校、职业学校和幼儿园可参照执行。
第三十一条本办法由省档案局负责解释。
第三十二条本办法自发布之日起实施。
（篇五）写作服务电话：4000-121-855
第一章总则
第一条学生档案是学生在校期间形成的，反映学生个人学习经历、思想品德、专业技能、身体状况、诚信状况、家庭政治及经济状况的个人档案材料。学生档案是学院考察、培养、教育学生过程中形成的第一手资料，是党和国家选拔录用人才的重要参考依据。学生档案管理工作，是贯彻执行党的教育方针，为社会主义现代化建设培养选拔、录用人才服务的一项常规性基础工作。
为进一步加强学生档案管理，提高档案管理水平，实现档案管理的制度化、规范化、科学化，维护档案的真实性、严肃性，完善学院学生档案管理服务体系，有效地建立、保护和利用档案，充分发挥档案在学生管理中的作用，保障学生正当权益。依据《中华人民共和国档案法》、《高等学校档案管理办法》（教育部令第27号）、《干部人事档案材料收集归档规定》（中组发〔**〕12号）及相关法律法规，结合学院实际，制定本办法。
第二条本办法适用于我院各专业各层次在校学生及自由择业期内的毕业生。
第二章管理机构及职责
第三条全体学生档案由学生事务发展部学生事务服务中心集中管理。学生事务服务中心组织开展档案保管、整理与转递等工作。
第四条学生档案管理坚持真实性、完整性、安全性、规范性原则，实行归口负责和集中管理相结合。
第五条学生事务服务中心学生档案管理职责：
（一）接收、整理、分类和保存学生档案材料；
（二）办理学生转学、退学的转档手续；
（三）整理和转递毕业生的档案；
（四）做好学生档案的安全、保密工作；
（五）制定和完善学生档案管理规章制度，做好学生档案统计工作。
第六条书院及相关职能部门的职责：
（一）教务部、各书院要及时向学生事务服务中心提交新生数据，以便对学生档案进行接收、核对、编号和保存；
（二）各书院及各相关职能部门按照要求做好新生档案、归档材料的收集、整理和移交工作；
第七条学生档案管理实行登记审批制度和统计制度。
（一）学生档案接收、查阅、存档、转递过程严格执行登记和审批制度；
（二）学生事务服务中心每学期对学生档案进行详细统计工作。
第三章档案保存
第八条档案保存要做到安全、保密、便于查找，严防档案的毁损、失散和泄密。
第九条档案管理人员须做好档案室的防火、防潮、防蛀、防盗、防光等工作。
（一）学生档案要用专门档案柜存放，要有防火、防潮、防高温、防盗、防光、防鼠等设施。上述安全设施应定期检查并记录；
（二）保持档案室的清洁和室内适宜的温、湿度（温度要控制在摄氏14度-24度，相对湿度45-65%）。
第四章归档材料范围及要求
第十条归档材料分类及内容：
（一）招生录取材料：教务部和书院提供的学生招生录取材料（包括高中学籍材料，如高中毕业生登记表、学年鉴定表、高考报名登记表、高考体检表等教育招生部门提供的全部材料）；
（二）学习材料：教务部提供的主修、选修、辅修等各科类成绩单；
（三）学籍材料：教务部提供的休学、退学、转学、转专业、出国、死亡等证明材料；
（四）毕业材料：各书院和相关职能部门提供的实习鉴定表、学年鉴定表、毕业生登记表、学生体检表、学位证明、毕业生就业报到证等各类材料；
（五）奖励材料：各书院和相关职能部门提供的学生在校学习期间获得的校级以上表彰奖励活动中形成的各种材料（三好学生、优秀学生干部、优秀团员、优秀团干部、优秀毕业生、专项奖学金等评审材料）；
（六）处分材料：学生事务服务中心、教务部提供的学生在校期间违反校规、校纪，触犯国家法律等形成的各类处分材料；
（七）贷款材料：学生事务服务中心提供的国家助学贷款材料；
（八）组织材料：各书院提供的学生在校期间的党团材料；
（九）更正材料：相关部门提供的更改姓名、民族、出生日期、入党入团时间、参加工作时间等材料，个人申请、组织审查报告及所依据的证明材料、上级批复等材料；
（十）可供组织参考的其他材料。
第十一条档案材料的归档要求：
（一）归档材料必须是办理完毕的正式材料。材料必须完整、齐全、真实；文字清楚、对象明确，有承办单位或个人署名，有形成材料的日期;
（二）凡规定由组织审查盖章的，必须有组织盖章，规定要同本人见面的材料（如审查结论、复查结论、处分决定或意见、组织鉴定等）应有本人的签字，特殊情况下，本人见面后未签字的，可由组织注明;
（三）档案材料须用纸张为十六开型（长260毫米，宽184毫米）或国际标准a4型（长297毫米，宽210毫米）的公文用纸，填写时只能用碳素墨水或蓝黑墨水书写，不得使用圆珠笔、铅笔、红色墨水、纯蓝墨水书写;
（四）归档材料应是原件，特殊情况存入复印件的，应在复印件上注明原件保管单位，并加盖公章;
（五）归档材料必须注明学生姓名及学号，并按照学号的顺序先后排放;
（六）学生事务服务中心对不符合归档要求的学生档案材料，有责任和权力对归档单位提出要求，予以改正后再登记归档。
第五章档案材料移交和归档
第十二条入学新生档案均由各书院在开学后两个月内收集齐全，并按学号并形成《新生档案移交清单》（一式两份），按要求向学生事务服务中心提交并登记。档案移交完毕后，由学生事务服务中心按学年进行存档。
第十三条学生取得各类奖惩的原始材料及《休、复、转学、转专业证明》，应在形成文件下发后一周内由负责评奖和处分部门移交归档。
第十四条学生在校期间形成的各类学生人事档案材料，根据工作完成并已形成材料的情况，随时登记归档，以保证档案材料的完整。
第六章档案利用
第十五条查阅和借用档案，应遵守以下规定：
（一）各书院只能查阅本书院的学生档案。校内人员查阅学生档案应出具申请单，由部门负责人签字，并加盖所在单位公章经学生事务部及主管院领导审批同意方可查阅。外单位人员（用人单位或特殊情况）需要查阅学生档案的，须持本单位介绍信和有关身份证明，经学生所在书院、学生事务部、主管院领导同意后方可查阅。在查阅学生档案时，档案管理员必须在场；
（二）查阅档案的单位或个人不得擅自拍摄复制档案的内容，确因工作需要利用档案材料取证的，须经主管院领导批准，方可复制、拍摄；
（三）学生档案一般不得借出档案室。若有特殊情况必须借出档案使用时，须说明理由，经主管院领导批准，并严格履行借出手续。借出时双方要审核档案中的材料，并签字确认。借出时间一般不得超过7天（含休息日）；借出档案不得擅自转借他人；
（四）查借阅学生档案必须严格遵守保密制度，严禁拆卸、涂改、圈划、批注、抽取和撤换档案材料；
（五）任何个人不得查阅或借用本人及其直系亲属的档案；
（六）依据档案材料中所记载事实，向有关部门出具证明时，不得出具有评论性意见的文字且证明材料须经学务部主任、主管院领导审核批准方可发出；
（七）所有档案的查阅和借用必须进行详细的登记记录，严格审核查阅、借用者资质及审批手续。
第七章档案转递
第十六条学生毕业（结业、肄业）、转学、退学、出国或死亡等学籍变动发生后，应当及时办理档案转递手续。
学生档案在校外转递必须使用统一印制的专用档案袋，经严格密封后通过邮局ems标准快递寄送、转递，必要时可派专人送取，不得以普通函件邮寄或交由本人自带。
第十七条在校内跨专业、跨书院转学的学生，学籍管理部门应当在学生学籍变更后，及时将学生学籍变更通知书送达有关书院；有关书院在接到学生学籍变更通知书后5个工作日内，指派专人携学籍变更通知到学生事务服务中心重新编号整理存档。
第十八条转到其他学校学习的学生，有关书院应当在接到学生转学通知后及时开具证明，由转出学生到学生事务服务中心办理学生档案转递，填写《档案转递单》，按规定寄发或送交。通过邮局寄发的，自寄发之日起1个月未收到回执者，学生事务服务中心应与档案接收单位联系，加以确认。
第十九条由其他学校转入我校的学生，有关书院在收到学生档案后要认真检查验收，经核对无误后5个工作日将回执寄回对方，并持相关证明前来学生事务服务中心存档。
第二十条毕业生档案的转递工作，由学生事务服务中心按有关规定组织实施。
第二十一条申请自费出国或主动申请退学的学生，其档案由学校征求学生本人意见后，按规定寄送至有关单位代管。
第二十二条受退学、开除学籍处分的学生，其档案由学生事务服务中心寄送至学生家庭所在地人事部门管理。
第二十三条当年未报到入学的本科生新生，其档案由学院转回