康复中心档案管理规章制度.docx

康复中心档案管理制度 （试行） 第一章总则 第一条为加强单位规范化建设，建立健全档案管理工作机制，按照统一标准、规范建档、集中存放的原则，制定本办法。 第二条本办法所称档案是指中心各项工作中具有归档保存价值的所有文件资料，包括纸质文件、声像或电子资料以及实物等。 第二章分类管理 第三条中心档案实行分类归档原则。 （一）纸质文字档案1-1归档范围 本中心各项工作中形成的具有查考利用价值的纸质文字材料，包括上级机关文件、中心文件、相关单位的文件等均属归档范围。 1-2归档要求 1-2-1立卷归档的文件，应遵循文件形成规律的特点，保持文件材料之间的有机联系，保证文件齐全、完整、便于保管和利用。 1-2-2立卷归档的文件一律要求原件，种类、份数、页数均应齐全完整，目录、标签按统一格式（见附件）。 1-3归档时间 每周定期进行一次此类档案的整理及归档工作。 （二）音像档案2-1归档范围 本中心在各项工作活动中形成的具有查考利用价值的音像材料，包括光盘、照片、剪报、画册、图纸等，均属音像档案归档范围。 2-2归档要求 2-2-1照片、视频光盘等音像档案应加以必要的文字说明，一般包括时间、地点、内容、人物、背景、摄影者等。 2-2-2音像档案必须清晰、完整。 2-2-3对有保存价值的音像档案，由摄录人在摄录工作完成后及时整理，照片、光盘归档时要与说明对应夹好。 2-2-4归档的音像档案必须是原版原件，按类分组。2-3归档时间 音像档案应在拍摄录制完成后一周内，完成归档工作。 （三）电子档案3-1归档范围 本中心在各项工作活动中形成的具有查考利用价值的电子文档及电子音像材料，包括工作文档、幻灯片、照片、视频、扫描件等，均属电子档案归档范围。 3-2归档要求 3-2-1归档的电子档案必须清晰、完整。 3-2-2重大活动的图片、视频等音像资料应有必要的文字说明，一般包括时间、地点、内容、人物、背景、摄影者等，并对应放在同一文件夹内。 3-2-3归档的文件应做好文件命名，同类文件固定文件夹存放，文件存放路径应遵循一定的逻辑顺序，便于保管和查找。 3-3归档时间 3-3-1重要电子档案应实时进行、随办随归。3-3-2电子档案备份工作应定期完成，每周备份个人电脑文件，每年将重要工作数据刻录成光盘脱机备份保管。 3-3-3重大活动报道、图片及视频等电子档案应在活动结束后一周内发送办公室归档。 （四）实物档案4-1归档范围 4-1-1本中心获得的奖状、奖杯、奖旗、牌匾、证书等；4-1-2本中心已停止使用的印章； 4-1-3上级领导或名人、相关友好单位在检查、交流活动中题写、赠送的字画、纪念品等。4-2归档要求 4-2-1应归档的实物材料必须齐全、完整、集中存放。4-2-2实物材料分属类并按时间顺序排列、编号、编目。4-3归档时间 实物档案在其形成后一个月内，由所属部门完成登记归档。 第三章部门职责 第四条中心办公室是档案管理的责任部门，各部门设兼职档案管理员，负责本部门文件材料的收集、整理、立卷、归档等工作，如因工作变动或因故离职，应将经办的文件材料向接管人员交接清楚，不得擅自带走或销毁，并应及时通知办公室。 第五条对具有法律效力、政策法规等重要材料，应及时将原件交由办公室存档管理。 第六条对涉及到残疾人个人信息隐私部分资料应加强保密档案的管理和利用，任何人不得外泄利用。 第七条对单位规定的重大项目中应当立卷归档的材料，各部门须定期向办公室移交，集中管理。 第八条为便于档案可以随时调出查阅和使用，各部门管理员应实施档案的动态管理，及时登记，对无故丢缺失档案而造成严重后果的，要追究责任。第九条各部门要定期对档案进行检查，两年以上非常用档案可登记造册，打包统一交办公室存放。 第四章保管及销毁 第十条档案的保管期限为永久、定期两种。永久保管的档案主要包括： （一）上级部门制发的本中心演变、人事任免等资料； （二）上级部门制发的属于本中心重要业务工作的文件； （三）中心制定的规章制度相关文件； （四）中心的重要会议、重大活动所形成的主要文件资料； （五）中心重大事项的请示及上级部门的批示、批复； （六）中心重要合同协议、资产等级等凭证性文件资料； （七）重要业务与相关单位的来函、复函等； （八）需永久保存的会计档案。非永久保存的档案保存期为10年。第十一条档案销毁 （一）每年对超过保存期限的档案进行鉴定，对确无保留价值的档案进行销毁； （二）对销毁档案的鉴定，应由中心负责人、存档部门及相关工作人员组成鉴定小组负责鉴定工作； （三）凡应销毁的档案应逐件登记造册，出具书面报告，批准后方可销毁； （四）档案销毁要严格执行保密制度，两人以上监销，并在销毁清册上签名。第5页 共5页