统计档案规章制度管理.docx

统计档案管理制度 测绘成果资料档案及保密管理制度考核文件 2）、所具备的安全措施 档案库房管理制度 库房应远离家属区，公路、锅炉房、水泵房、化验室、车库及散发有害气体的场所。 库房应符合防火、防盗、防潮、防尘、防光、防水、防有害生物等要求，并配备灭火器、去湿机、吸尘器、换气扇及空调等，以做好“七防”工作保护好档案。 库房内严禁吸烟、生火、使用电炉等，不得存放食物，不得存放易燃、易爆、易炸物品，保护好水源和消防器材。库房应与办公室、阅览室分开，库房钥匙要妥善保管，不得随身携带。库房内装具要统一排列、统一编号做到整洁、美观。 案卷排列要系统化、条理化、方便利用。离开库房时要随时关闭电源，关好门窗。 非本室人员未经许可一律不准进入库房。参观、检查、维修人员进入库房时，档案管理人员应在现场。 库房的温湿度应保持在1424，相对湿度为4560%，库房内应安装温湿度计，以调节库房温湿度。 保持库房清洁卫生，定期除尘，勤开换气扇，拉好窗帘遮阳，放置杀虫剂、防鼠药，定期检查，发现问题及时处理。 测绘成果资料档案及保密管理制度考核文件 5、档案的统计制度 建立科学完善的档案统计制度，认真做好统计工作。统计工作内容 （1）档案工作基本情况统计年报（要求上报的）。（2）各类档案库存量统计和每年立卷情况统计。（3）档案借阅工作量统计，包括利用效果统计。（4）档案资料密级和保管期限统计。 统计工作必须以原始记录为依据，遵循适用、统 一、简明和科学的原则，做到及时、准确、全面、持之以恒。 测绘成果资料档案及保密管理制度考核文件 6、档案管理信息化电子档案建立制度的规定 为了加强电子文件归档管理，保障电子文件和电子档案的安全保管和有效开发利用，更好地保管好测绘成果资料，根据中华人民共和国档案法等有关文件规定，特作如下规定： 建立与健全电子文件的管理体制和工作职责 电子文件是一种独立的档案门类和载体，它和其他档案一样，应加强领导。 电子文件应按制度严格要求，妥善管理，确保其不散失、不毁损、不失真从而保证电子文件的完整、真实和有效利用。电子文件实行集中统一管理。配备计算机系统，使归档的电子文件能有效机读。档案人员应忠于职守，熟练地掌握计算机系统的使用技能，组织编制归档电子文件的各种检索工具，积极主动提供服务，充分发挥归档电子的作用。电子文件的归档方式 电子文件的归档方式与纸制文件归档的方式一样，每个纸制文件都有一个电子文件，其归档方式与纸制档一致，也就是说电子档案作为纸制档案的检索工具。 归档的电子文件要编制简要检索工具，其基本著录项目为：序号、题名、责任者、文号、每份文件机读时间及位置、密级、保管期限、硬件和软件环境等著录内容，归档电子文件的著录应符合国家档案著录规则基本要求。 测绘成果资料档案及保密管理制度考核文件 电子文件的移交和保管 电子文件的上交方式与纸制文件一样，在上交纸制文件的同时把电子文件一一上交，达到两者的统一。 负责电子文件归档前的监督、指导工作，以及归档检查验收和接受后的统一编目、保管、开发利用。做到外观完好、整洁无损、记录的字节数、检索条目等著录项目与登记一致，确保上机测试百分之百的准确率。 入库的电子档案，每两年的机读抽查一次，发现问题及时补救。 随着计算机技术和设备的更新、发展，对库存电子档案进行同步更新复制、复制或补救新版本，旧版或有问题的载体仍需保存三年。 保管电子档案的装具要求有防光、防尘、防磁、防有害气体的设备，温度控制住1424，相对湿度控制在45%60%。电子文件的提供和利用 封存的电子档案不外借，利用时使用复制件，联网利用要有安全保密防范措施和可靠的监管保障 销毁电子档案，需经本单位档案鉴定小组、分管领导批准，编制销毁清册，监销人、销毁人签名盖章。 测绘成果资料档案及保密管理制度考核文件 四、档案保密管理 1、档案保密制度 1）、测绘生产与成果保密制度 第一条涉密文件资料的登记和借阅。凡是开会或通过其它渠道收到的涉密文件资料应及时交涉密办公室登记编号，并按文件要求进行传阅和管理。需要使用涉密文件资料时，应按保密规定到涉密办公室办理借阅手续，用后及时退交，个人不得私自保存涉密文件资料。 第二条涉密文件资料的归档。凡是需要归档的涉密文件资料在使用完后，应交涉密办公室统一归档。第三条涉密文件资料的清退和销毁。凡是需要清退和销毁的涉密文件资料，应按要求登记造册后，按规定到定点单位和地点集中销毁。个人均不可自行、随意销毁。对违反保密规定，使涉密文件资料发生泄密的，依照国家法律和有关规定严肃处理，追究责任。第四条各部门在立卷归档或向涉密办公室移交涉密档案时，须认真清查核对，履行登记签字手续，应当对密级和保密期限重新进行鉴定。 第五条涉密档案应当在档案卷盒封面作出与卷内密件相同的密级和保密期限的标识。卷内有多份密件的，应当按最高密级和最长保密期限作出标志。第六条涉密档案应有专门的库房存放，并由专人负责管 测绘成果资料档案及保密管理制度考核文件 理，无关人员不得进入。 第七条涉密档案除主管部门或形成人利用外，其他单位或个人查阅涉密档案应当办理审批手续，同时查阅人员应符合密件规定的知悉范围。 查阅绝密级档案须经中心主任和涉密办公室主任批准；查阅机密和秘密档案形成部门保密工作负责人和中心保密办批准；查阅内部档案须经档案形成单位保密工作负责人和档案管理人员批准。 第八条涉密档案在指定阅档室查询，原则上不外借。特殊情况需要借阅的，应按照测绘中心档案管理中关于档案借阅使用的有关规定办理相应的审批手续。 第九条电子档案的安全保密管理参照国家电子文件归档与管理规范规定执行，坚持“涉密信息不上网，上网信息不泄密”的原则。凡存有涉密档案信息的计算机必须与互联网、局域网及其他公共网络物理隔离。属于保密范围的归档电子文件销毁时，如存储在不可擦除的载体上，应连同存储载体一起销毁。 第十条对违反保密规定，故意或过失造成档案泄密的人员，将按照国家和学校有关保密管理规定严肃处理。 第十一条本规定有测绘中心保密办公室负责解释。 第十二条本规定自发布之日起执行。2）、保密测绘成果利用制度 为了加强测绘院对领取、使用和保存属于国家秘密的测绘成 测绘成果资料档案及保密管理制度考核文件 果的管理工作，保密委员会特在档案资料中心设立保密档案室，规定如下： 保密测绘成果是指有密级的基础成果和专业测绘成果，包括各种保密测量数据、图件、航片等。保密测绘成果按照国家保密法规进行管理。 测绘院在形成涉密成果资料时，要做到专机专用，所做的电子文件要同纸制文件一并归档上交到档案资料中心，自己不许留有备份。 档案资料中心对测绘院保密测绘成果实行专人专柜保管，从涉密资料的立卷到使用都实行一人制管理。 如需领取保密测绘成果，必须出具单位证明后履行签收手续才允许借出。资料外用必须按时按时归还。 保密档案员做好外借登记，涉密资料归还时要按借阅单逐份逐页的检查，防止成果资料遗失、损坏，以利于日后的查阅。 测绘保密成果不得擅自复制、转让。确需复制、转让的，必须经过测绘院的批准。复制测绘成果时，应当按原密级管理，并不得对外单位扩散。 保密测绘成果的销毁必须书面报告上级主管部门批复后再行销毁，严格进行登记、造册和监销。并向提供该成果的管理机构备案。 保密测绘成果确需公开使用的，必须按照国家规定进行解密处理。 为了国家涉密测绘成果得到保护和发挥它应有的作用，希望大家 测绘成果资料档案及保密管理制度考核文件 认真遵守此制度。 3）、测绘保密成果的核准、登记、注销、检查及延期使用管理制度 为了明确测绘成果的保管密级，特制订本制度。涉密测绘成果的核准 首先按国家保密法有关规定分为“绝密”、“机密”、“秘密”、“内部事项”四级，设备、产品、基建等档案参照有关专业保密规划划定。 涉密测绘成果的登记 根据测绘成果的保密级，制定测绘成果总目录及分目录，由单位负责人与保密档案管理人员签字后把成果按目录放入存档箱内，以便于日后的查找与使用。 涉密测绘成果的注销 对于过期及失去保密价值的保密成果，保密档案管理员要将成果目录上报给单位负责人进行处理，然后由单位负责人上报到上级相关领导，得到批示后对保密成果进行粉碎销毁或解密保存。销毁时单位负责人及主任监管。 对解密保存的测绘成果建立档案目录，然后将成果放入相关的档案箱内。 保密测绘档案销毁清册永久保存，以留备案。 涉密测绘成果的检查要进行定期检查，保密档案员要对检查过程进行记录，存入检查记录内。对于正在使用中的涉密测绘成果，单位负责人要进行监督，防止涉密成果外泄。 测绘成果资料档案及保密管理制度考核文件 如使用者确需延长涉密成果使用时间的，要重新签订保密责任书。 3、保密设施 1）、保密防护设施及保密防护设施管理制度 为了更好的保护涉密资料，对存放涉密资料的档案进行“三铁一防”的管理。 设立双层防盗门。 屋内的卷柜实行统一的保险柜存放。 屋内的窗子进行了改造处理，实行的是用砖堵死、抹平，形成一个封闭的房屋。 对于涉密档案的防护措施实行“季检”、“年检”。 季检。就是对防盗门、保险柜进行检测，看是否工作正常，如有故障立即解决。并做好“季检记录”。 年检。在对季检进行项目基础上，再对保险柜实行换密码措施。并做好“年检记录”。2）、涉密计算机管理制度 随着科学技术的发展，档案管理及办法也随着社会的发展而发展，计算机的普及给各行业的档案及资料管理带来一场新的革命，随之而来的管理办法也应运而生。 测绘院则结合本单位的实际情况对微机管理制定如下制度。测绘院所属微机实行统一管理。 对于每一项所做工程资料集中管理备份。其方法为专用微机储 测绘成果资料档案及保密管理制度考核文件 存数据成果，另采取刻录光盘作为备份。 所有微机采取密码不少于6位。 存有数据和资料的微机除局网外部的联网，以确保资料成果的保密和利于保存。（专用存储成果微机只单独使用） 对于存储涉密资料的计算机要专机专用，由单位负责人直接管理，负责对涉密资料的分类、整理及上交涉密档案。 要加强对微机使用人员的安全教育，正确使用微机软件。做到人走关机，切断电源，以保证机房的安全。 为保证网络的安全及正常运行，请正确使用软件。未经许可任何人不得随意更改与工作无关的机内设置，对随意改动者一经发现，将严肃处理。 在使用指定微机时，为保证安全可设密码，但需将密码报“技术科”总负责人备案。 上机时严禁进行与业务无关的操作行为，违者罚款200元，并销毁相应软件或光盘。 五、档案资料的开发与利用 1、档案资料利用 档案利用反馈制度 第一条凡利用本档案者，对使用档案产生的效益、发挥的作用、挖掘的潜力，有责任向档案资料中心进行反馈，填写“档案利用反馈卡”（后有档案利用反馈卡）。 第二条档案利用反馈卡，是记录档案利用后产生的实际效果的 测绘成果资料档案及保密管理制度考核文件 内容卡，要求利用者认真填写。 第三条利用者要实事求是地填写档案利用反馈卡的各项内容，包括利用档案取得的经济效益和社会效益、需要解决的问题、对档案管理的意见及建议。 第四条根据档案利用的反馈信息及从其他渠道收集的信息，统计档案利用效果。第11页 共11页