物资采购支付管理规章制度.docx

物资采购支付管理制度
第一章：总则第二章：物资采购具体内容第三章：采购业务原则和权限管理第四章：采购流程
第一章
总则
为了规范公司采购业务流程，防范采购业务风险，控制采购支出，保证公司正常秤经营活动，降低采购成本和付款风险，特制定本制度。
第二章
物资采购具体内容
一、本制度所指采购物料具体指：
1、日常办公用品、耗材。笔、打印纸、笔记本、办公用品等。
2、办公设备及交通工具。电脑、打印机、复印机、扫描仪、硬盘、汽车等。
3、生产设备。所有生产用的机器、配件、工具用具等。
4、办公家具。桌椅、文件柜、保险柜等。
二、本制度所需招标的支出具体指：
1、大设备支出。
2、工程项目支出。
3、房屋建筑物支出。
第三章
采购业务原则和权限管理
一、采购业务原则
1、公司所有采购业务均由相关对口采购人员负责。日常办公用品、办公家具、由行政办公室负责；生产设备及其他由生产部采购人负责；
2、供应商的选择应遵循三家报价的原则，如为单一供尖商或独家供应商，采购部门必须加以说明或解释；
3、合同管理原则，需经招标的采购必须按照经济合同管理制度与供应订立采购合同；
4、为了节约采购成本和提高采购效率，一般采购业务应尽量采用集中采购的方式统一采购，寻找供应商并签定年度供应协议，减少紧急采购；
5、供应协议每年由采购部门和使用部门共同评估，总经理批复后，总经理决定是否更换供应商；
6、采购货款除小额（1000元以下）采购外必须通过银行结算；
7、各类采购严格执行预算审批额度，超过预算或有特殊情况的需执行追加预算程序。
二、本公司应按以下采购权限进行采购：
1、公司采购部是负责物品采购的管理部门。
2、在保障服务和节约成本的前提下，价值100以下的物品经公司使用部门负责人批准后由公司采购员于当地采购。
3、招标项目采购支出，须经公司股东会决议后进行招标，后由采购部执行采购。
4、公司各部门协助采购并监督和审查各采购活动。
第四章
采购流程
一、物资采购流程
1、需要进行招标采购物资的程序
申请人填写《物资采购计划申报审批表》→部门负责人审批采购申请→公司负责人审批采购申请→股东会决议→公司进行招标选定供应商→公司采购部进行采购→仓库管理员/专业部门进行验收→仓库管理员填写入库单进行入库→采购员执行申请付款流程
2、不需要进行招标采购物资的程序
申请人填写《采购申请单》→部门负责人审批采购申请→公司负责人审批采购申请→公司采购部进行采购→仓库管理员/专业部门进行验收→仓库管理员填写入库单进行入库→采购员执行申请付款流程
二、招标流程图
由采购部制定招标计划→由招标小组审批→采购部发布招标公告邀请潜在单位→由投标人领取并登记资格预审文件→采购部汇总登记单位资料，提交确定投标人选→招标小组确定投标方人选→采购部制作或委托第三方制作招标文件和标底→投标人领取招标文件→第三方制作招标文件、标底→招标小组确定标底→采购部接受整理投标文件→招标小组开标→确定中标单位→向中标单位发中标通知书→中标签约。
三、物资采购流程管理
1、采购申请
（1）公司各部门所需物品均由各使用部门提交采购申请，物品请购需填写“物资采购计划申报审批表”，招标采购项目需提交“招标采购申请”。
（2）使用部门应尽量提前提出采购申请，给与采购部门足够的采购时间，采购部门应在合理的采购时间内及时完成采购任务；（3）预算负责人应将采购申请与采购预算进行核对，并标明预算执行情况。预算内申请正常执行采购流程，预算外需提交情况说明。（4）使用部门按照采购流程完成采购申请单的相关审批后传递到采购部。
2、选择供应商并订购
采购部应对所需物品选择至少三家供应商，对采购物品询价对比，提交总经理审批，确定供应商后签订当年供应合同。
（1）采购部接到请购单后，应对采购申请进行严格审核，确定采购的品种、规格和数量，遵循定点采购原则，无定点采购的物品遵循“三家比价”原则选择供应商进行采购；
（2）采购人员除特别授权外只能按批准的品种、规格数量进行采购、不得擅自改变采购内容；
（3）不能在请购部门约定时间到达的，采购员需及时通知以便请购部门及时调整应对方案。采购员必须监控采购订单的完成情况，每天定时检查未完成请购单。
（4）采购物资出现质量问题或需要维护时，采购人员需及时配合相关部门与供应商联系。
3、验收
（1采购货物到达后，仓库管理员应立即根据采购申请单与到货进行认真核对，根据验收结果填写外购入库单，除一份自留以外，其余传递到采购部、财务部，以分别登记相关台账，在验收时，如出现与采购申请不符的，应如实做出相应记录，并填写书面报告报采购部，及时补充或更换。
（2）仓库管理员需当场与相关人员交接和验收，并记录相应的验收记录，需要专业部门进行验收的，入库单上需要有专业人员的验收签字。
4、付款
采购部每月定期向财务部提交需支付的采购费申请。
财务部在收到采购部递交的有关文档时，必须及时做好以下审核工作：
（1）检查所有表单是否填写完整，是否适当审批；
（2）审核需要三家报价的采购项目是否有三家报价，有关证明文件是否有效、选择供应商的理由是否合理；（3）是否签字并存档采购合同；
（4）若发生退货情况，采购人员需及时与财务进行沟通，并负责款项的讨回事宜。
5、申请付款基本流程
采购人填写《付款申请单》→部门负责人审批→会计审核合同付款及发票情况→公司负责人审批→财务负责人审核→出纳付款、会计入账
第6页 共6页