小学电子学籍管理规章制度.docx

小学电子学籍管理制度
第一章总则
第一条为了全面贯彻党的教育方针，加强中小学学生学籍规范化管理，推进教育管理的信息化和现代化，特制定本规定
第二条本规定适用于XX市境内所有承担小学、初中和普通高中教育教学任务的学校、教育机构和主管部门的学生电子学籍管理。
第二章入学和建档
第三条小学、初中、高中新生入学后，学校要使用全市统一的电子学籍管理软件系统建立班级和学生学籍档案。对已有电子学籍档案的学生小学升初中的情况，参见后述升学说明。
第四条班级建档。新生入学后，学校学籍管理员根据学生实际分班情况，按系统要求正确建立新生班级信息，班级编码由系统自动生成，其编码规则为：12位学校代码+4位一年级入学年份码+3位班级顺延码，计19位数字。如：4203010010011998001。
第五条新生建档。各学校务必按系统要求，建立全部就读新生的基本信息档案，相关说明如下：
a.学生编码。学生编码是识别学生的唯一标识号，学生转学、借读、升学等学籍异动均不改变学生编码。学生编码在新生新建档案时由系统自动分配。学生编码规则为：19位班级编码+3位学号顺延码，计22位数字。如：4203010010011998001001。
b.学生类型属性。是指非普通就读生（随班就读、借读生、残障生等），新建学生档案时，务必录入正确。
c.姓名。学生在小学、初中阶段依法更改姓名的，原名作为曾用名予以保留。
d.学生所在班级、民族、出生日、是否民工子女、是否独生子女等信息，务必全部录入准确。
e.监护人建档。每个新生建档后，必须再建立该生的家庭档案，至少要录入一个监护人的信息。包括姓名、出生日、证号、文化程度、与学生的关系、职业等信息。
f.学生照片上传。每个新生建立文字档案后，必须给该生上传一张近期免冠登记电子数码照片。
第六条贫困生的认定与取消，由学校管理员提出认定或取消申请，审批机构审核后自动生效。
第三章学籍异动
流失（辍学）
第七条学生流失由学校在学生电子档案中对学籍变动提交申请，注明流失原因，审批部门审核后自动生效。
转学
第八条转出转入学校都在本市的，由转出学校学籍管理员按有关程序在学籍管理信息系统中提交转学申请，指定转入学校及班级，转入学校在电子学籍系统中同意接收后，经学籍异动审批部门审核通过，该学生的电子学籍自动进入转入学校。
第九条由其它省市转入，由于学籍管理信息系统中没有该学生的电子档案，只能按新生为其新建电子学籍档案，参见前述新生入学和建档。
第十条由本市转至外省市，由于转入学校及班级在系统中不可见，只能按流失处理，选择流失原因为“转至市外”，并在备注栏目注明“转出至。。。。省或市”，上级审批部门审核后自动生效。
借读
第十一条参见前述学生类型，将学生的类型更改为借读生。
退学
第十二条按流失处理，记录正确的流失原因。
留级、跳级
第十三条学习成绩特别优秀或落后的学生，由学校根据留、跳级的相关规定，在学生电子档案中对学籍变动提交申请，审批部门审核后自动生效。
休学、复学、死亡
第十四条在电子学籍系统中建有档案的流失学生，重返学校继续学习时，均应按复学情况进行处理，无需再为其建立新的电子档案。由需复学的学生或其法定监护人向原就读学校提出复学申请，学校同意后，将该生电子档案中对学籍变动提交申请，审批部门审核后自动生效。复学后到其他学校就读的，按前述转学规定进行处理。
第十五条第十四条学生因伤病或其它原因连续缺课达3个月以上，可办理休手续，由学校向休学审批部门提交申请，经审核后自动生效。
第十六条第十五条学生死亡，由学校管理员在学生流失栏中注明。
毕业、结业、肄业
第十七条学生在小学、初中、高中学习期满，成绩符合毕业、结业规定，由学校管理员在学籍管理系统中提交毕、结业申请，并填写正确的毕业证书编号，审批机构审核后自动生效。
升学
第十八条有电子学籍的小学生，升入初中学校后无需再为其重新建立电子学籍档案。
1.小学将已毕业的班级直接设置为已毕业状态即可。
2.初中学校根据招生情况，新建需要的班级。
3.初中学校按招生规定将属于在本校就读的学生选定，指定正确的班级后，学籍管理系统自动完成新生电子档案录入。
4.初中升高中，由另外的中考考试与招生系统进行管理。
第四章基本信息的日常维护
第十九条学生基本信息发生变动或初始建档时发生错误（如重新分班、学生依法更改姓名或信息录入错误）时，学校必须及时进行修改，保证系统中信息的准确性。
第二十条学生法定临护人的信息发生变化时，学校学籍管理员必须及时在系统中予以修改更新，正确反映监护人的信息。
第二十一条学生照片的更新上传。照片与文字信息不符，如果能够置换学生照片来更新，应先分别在系统里下载学生的照片保存后，重新上传覆盖，使文字信息和照片一一对应。如果找不到与文字信息对应的照片，要及时上报并补照后上传。
第二十二条班级的毕业和解散。现有班级因为毕业、重新分班合并等原因发生变化时，学校管理员应及时进行修改或更新。
第二十三条转入学生的接收确认。转出学校提出转学申请后，转入学校必须进行接收确认后，县区级管理员才对审批通过。学校管理员应及时查看转入学生的接收确认工作，符合要求的，要及时确认。
第二十四条小学高年级整班转学。因教学的调整，乡镇内小学低年级的学生升级就读高年级时，需整体转入某个中心小学，乡镇学籍管理员须正确的进行整班转学的操作。
第二十五条学校合并。由乡镇管理员提出合并请求，县区级管理员审核后自动生效，被合并学校的学生将全部自动转入目标学校。
第五章管理责任
第二十六条系统管理员的指定和更换。XX市境内所有承担小学、初中和普通高中教育任务的学校、教育机构和主管单位，必须为学生电子学籍档案管理系统指定落实管理人员，配备相应的设施和装备，完善相应的管理制度。各区县在完成此项工作后，将指定的各级管理员名信息报市局备案，信息至少包括姓名、所在机构（学校/乡镇/区县）、办公电话、手机、电子邮箱、qq号、msn、学校名称等。人员一经确定，中途不得随意更换，特殊情况必须更换管理员时，须向上一级学籍管理单位（机构）提出申请，并上报新管理员的个人信息，经批准后方可更换。
第二十七条不具备上网条件的学校，由所在乡镇中心学校指定其代理管理员，代理管理员必须担负起所代管学校学生电子学籍的管理责任，加强与所代管学校的联系，随时掌握代管学校的信息，按前述要求及时录入和修改更新相关信息。
第二十八条各级管理员要有安全和保密意识，禁止泄露自己的密码（或口令）给他人，并杜绝共用同一账号的情况（可据需要在系统中新建用户）。所有用户在系统中的任何录入和修改更新，系统将自动记录用户名和时间等信息。
第二十九条各授权用户，不得在系统中任意篡改数据，严格管理责任制和责任追究制。
第三十条各区县学籍管理员每周至少要登陆系统两次，查看下辖学校管理员提交的各种申请，对符合要求的予以审核通过。
第三十一条各级管理员应严格按照此管理办法录入、修改、审核相关数据，市教育局将不定期对各县市区、市直各学校学籍管理系统的使用情况进行检查，并将检查情况在全市进行通报。
第六章附则
第三十二条本暂行规定的解释权属市教育局。
第三十三条本暂行规定自发布之日起执行。
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