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公文处理程序及要求
日常公文处理程序、常见问题及处理意见
各类通用公文、文书的定义、特点、格式、要素、结构、使用范围、制发程序等在有关公文写作与处理的工具书中均有规范的解释与说明，这里结合实际，就工程处日常公文文书处理程序、常见问题及处理意见作以相互学习，以促进广大从业者共同提高。
一、工程处常用文书种类
（一）公务公文种类。通知、报告、请示、决定、通报、函、意见、公告（公示）、会议纪要等。
通知：传达上级的指示，要求下级办理或者知道的事项，批转下级的公文或转发上级、同级和不相隶属单位的公文用“通知”。例：建设工程处关于开展安全生产月活动的通知。
报告：向上级机关汇报工作、反映情况，用“报告”。例：中共建设工程处委员会关于xx年工作情况的报告。
请示：请上级指示和批准，用“请示”。例：建设工程处关于建设员工文化活动中心的请示。
决定：对某些问题或者重大行动做出安排，用“决定”。例：中共建设工程处委员会建设工程处关于表彰xx年度先进集体、先进生产（工作）者的决定。
公告、公示。向公众宣布重要的事件用“公告”、或“公示”。平常大多见到
的是公示，公示和公告二者的关联性是公示和公告都是向公众公布一件具体事项或决定，类似通知、通报，但公示、公告没有象通报对事物的表扬或批评成分，也没有像通知由约束性的要求内容。二者的区别是公示是拟决定干什么，大家在限定期限内有意见可以提，内容还可以改。公告就是告诉大家已经决定了的事情，大家知道就行了。例：干部职务调整公告，干部任前公示。
通报：表扬好人好事，批评错误，传达重要情况以及需要所属各单位知道的事项用“通报”。例：建设工程处关于一季度基础工作检查情况的通报。
函：平行的或不相隶属的单位之间互相商洽工作，向有关主管部门请示批准等用“函”。例：处长办公室关于购置一台彩色复印机的请批函。
意见：对重要问题或事项提出见解或处理办法用“意见”。例：中共建设工程处委员会关于强化领导干部作风建设的指导意见。
会议纪要：传达会议议定事项和主要精神，要求有关单位共同遵守执行的用“会议纪要”。例：工程处5月份月度工作例会会议纪要。
（二）事务文书种类：总结、汇报、计划、规划、方案、工作报告、领导讲话、述职报告、会议记录、贺信、慰问信、感谢信、祝酒词、欢迎词、主持词、申请书等。例如：年度工作总结、专项工作总结，阶段性或专项工作汇报，领导在会议上的讲话、在各类仪式上的致辞，年度考核领导干部时各位领导的述职述廉报告，各种会议的会议记录，业主单位向我们实现重要工程节点目标的祝贺信，节假日向广大职工家属或特殊时期向特定群体发出的慰问信，表示工程处、工程处党委的感谢关心之情，社会团体向工程处集体或个人所做出的先进事迹、特殊帮助的感谢信，宴会上的祝酒词、欢迎外部团体来工程处考察访问的欢迎词，以及我们平时见到的入党申请书等等。
（三）商务文书种类。投标书、可行性研究报告等。
（四）规章制度种类。细则、管理制度、规定等。
二、工程处公文处理程序及要求
（一）公文处理程序：
1.领会发文意图（根据工作需要或领导授意）；
2.起草文稿；
3.校对、审核；
4.上载股份oa办公系统；
5.部门审核；
6.办公室审核；
7.领导签发；
8.盖章；
9.成文。
（二）公文处理要求
1.总体要求：
及时准确、遵守程序、保守秘密、达到目的。
2.具体要求：
（1）正确领会、理解发文背景、目的和意图；
（2）准确把握油田公司、工程处总体工作部署和相关规章制度的原则性要求，确保公文符合政令；
（3）确定好行文方式和文种；
（4）严格按照公文格式、要素要求编写提纲、草拟文稿；即行文逻辑严密、格式规范。
公文一般有相对固定的格式，任何发文单位不得另搞一套，自行其是。起草公文时要把握特点，行止有序，自然、清晰、严谨。正文一般分开头、中段、结尾三部分。
开头。开篇明意，简述发文依据和理由或者目的、结论。通常有引据式、目的式、综合式等写法。复文要引述来文日期和文号，长文可先提出要点。
中段。表述主要内容。根据办文的目的，把情况、问题、要求阐述清楚。
结尾：表述发文机关对文件办理的要求，或请求批复，或要求执行，或提出
希望，首尾呼应，结束全文。
对于不同的行文关系、行文方向，语气上要有所区别。
（5）语言要严肃、平实、得体、简明，数据要准确、可靠；
（6）认真校对文稿；用尽量少的文字反映尽量多的内容，这是写文章的基本要求，为此，就必须在遣词造句方面字斟句酌，使公文的字、词、句准确通顺，段落、层次分明，标点符号无误。
（7）严格按照oa系统要求程序处理公文。
三、工程处常用事务文书起草注意事项
1.界定清楚文书的类别；
计划规划类：工作计划、活动方案、工作规划；
总结汇报类：工作总结、工作汇报、述职报告、调研报告；
讲话发言类：会议报告、领导讲话、表态发言、经验交流、开幕词、闭幕词等；
函书类：表扬信、慰问信、感谢信、贺信、倡议书；
2.熟悉文书特定的格式；
3.不急于动笔，先动脑思考，对材料的主题、基本结构、内容在脑子里形成雏形；
4.针对性收集材料；
5.编写提纲；
6.起草文稿；
7.检查文稿内容与主题有无偏差，反复阅读、检查修改语、词、句及标点符号；
8.送呈领导审核，再修改、再完善；
9.完稿打印。
四、工程处公文处理常见问题及注意事项
（一）处理程序方面：
1、横穿直送。基层单位或业务部门直接向业务主管领导报送文件。原则上，除上级领导直接交办事项外，全处各单位（部门）收到的外来、上级、上报文件统一由处长（党委）办公室处理，由处长（党委）办公室文书人员呈送批阅，不得以单位名义向领导个人报送公文。
2、不按顺序呈批呈阅。一般讲，呈阅文件应按照领导职务高低或排序先后依次呈送，呈批文件则反之。
（二）处理技术方面：
1.文种应用不当。对公文种类界定不清，通报、通知不分，报告夹带请示，请示报告不分，胡请示乱报告，机关部门之间也相互请示报告。应严格按照公文使用目的、适用范围确定文种，严格按照隶属关系确定是否需要报告请示或使用请批函。
2.标题拟写不规范。一般来讲，文件标题包含“发文机关+事由+文种”，有的公文标题可以省略发文单位，但党委文件以及重要文件一般不能省略；工作要求、工作安排、管理细则等不能单独行文，必须以印发《****》的通知形式发文。范例：建设工程处xx年****工作计划，**项目部关于****的请示，《关于****的决定》等。
3.文件主旨不明，意思表达含糊不清。草拟公文前首先要确定主旨，要将主旨直截了当、准确地表达清楚，一般通过文件标题就要能简明的表达清楚文件的主旨，使受文单位一目了然是要干什么的文件。
4.主题词引用不当。主题词主要用于公文的检索查询。一般讲，最多标注5个主题词。先标类别此，再标类属词，先标反映公文主要内容的词最后标反映公文形式的词（文种）若在主题词表中难以找到准确反映公文主题内容的类属词时，可在类别词中选择适当的词标引。
5.语言过度口语化。公文要使用书面语言。
6.语言文字欠推敲、意思表达不简明、层次不清楚，或语言冗长。要仔细斟酌、反复审核文稿，从而发现问题整改问题。
7.文件格式不规范。
主送单位：各基层单位、机关各部门；
文件排版：上下27㎜，左右25㎜，行距固定行距30；
字体及结构层次序号。标题为方正小标宋二号，正文为方正仿宋简体三号。第一层次序号为“
一、”，字体为三号方正黑体简体；第二层次序号为“
（一）”，字体为三号方正仿宋简体加粗；第三层次序号为“1.”，第四层次序号为“（1）”，字体均为三号方正仿宋简体。
时间表达：完整、规范，如xx年、xx年，不能写作xx年、xx年；
数字引用：公文中的数字除要求必须使用汉字外，一般均用阿拉伯数字，公文中的数字用汉字的情况主要有：成文日期；部分结构层次序号；数字作为词素构成定型的词，如三四天、十有八九等。
请示、报告附注。凡是请示必须要加附注，报告中如有需要批复的事项，也应加附注。附注要写明联系人和联系电话。
8.公务通知文件编号不规范。各部门公务通知应统一使用如〔xx〕第3号；公告、公示也应有编号，编号如同公务通知。
9.引文不规范。引用公文，应先引文件标题，后引文件字号；涉及引文出处的标注，要讲究顺序，不能随意颠倒。
10.个别人员工作责任心不强，依赖思想严重，文件校对不仔细认真。建议
从业人员对工作高度负责、养成严谨细致的工作习惯，最大努力减少公文处理出现瑕疵。
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