办公室秩序管理规章制度 .docx

办公室秩序管理制度 二、办公秩序管理制度 第一章公文管理制度 第一条为规范公司公文处理程序，保证公文高效、安全、流畅运行，提高公文处理工作的效率和公文质量。结合公司实际，特制订以下条例。 第二条本制度适用于公司各部门。 第三条公司办公室是公司公文和外来公文的归口管理部门，负责收、发文的处理及文档管理工作。 第四条草拟公文应注意： 1、符合法律、法规有关规定。如提出新的规定、办法、制度等，要切实可行并加以说明； 2、情况确实，观点明确，表述准确，结构严谨，条理清楚，直述不曲，字词规范，标点正确，篇幅力求简短； 3、公文的文种应当根据行文目的、公司的职权和与主送单位的行文关系确定； 4、拟制紧急公文，应当体现紧急的原因，并根据实际需要确定紧急程度； 5、人名、地名、数字、引文准确。引用公文应当先引标题，后引发文字号。引用外文应当注明文中含义。日期应当写明具体的年、月、日； 6、结构层次序数，第一层为“ 一、”，第二层为“ （一）”，第三层为“ 1、”，第四层为“（1）”； 7、应当使用国家法定计量单位； 8、文内使用非规范化简称，应当先用全称并注明简称； 9、公文中的数字，除成文日期、部分结构层次序数和词、词组、惯用词、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外，应当使用阿拉伯数字。 第五条公文审核 1、公文送公司领导签发前，应当由办公室进行审核。审核的重点是：是否确需行文，行文方式是否妥当，是否符合行文规则和拟制公文的有关要求，公文格式是否符合本办法的规定等； 2、以公司名义制发的公文，由分管副总、总经理审批后签发； 3、公文正式印发前，办公室应当进行复核，重点是：审批、签发手续是否完备，附加材料是否齐全，格式是否统一规范等； 4、经复核需要对文稿进行实质性修改的，应按程序复审。 第六条收文办理 收文办理指对公司收到的公文的办理过程，包括签收、登记、审核、拟办、批办、承办、催办等程序。 1、收到需要办理的公文，办公室应进行审核； 2、经审核，对符合规定的公文，办公室应及时提出拟办意见送分管副总、总经理批示后，交有关部门办理，需要两个以上部门办理的应当明确主办部门。紧急公文，应当明确办理时限； 3、承办部门收到交办的公文后应及时办理，不得延误、推诿。紧急公文应按时限要求办理，如遇困难应及时予以说明。对不属于本部门职权范围，或者不宜由本部门办理的，应及时退回办公室并说明理由； 4、收到公司下发或交办的公文，由办公室提出拟办意见，送分管副总、总经理批示后办理； 5、公文办理中遇有涉及其他部门职权的事项，主办部门应当主动与有关部门协商；如有分歧，主办部门负责人要出面协调，如仍不能取得一致，可以报请公司领导决定； 6、审批公文时，对有具体请示事项的，主批人应当明确签署意见、姓名和审批日期，其他审批人签字视为同意； 7、交有关部门办理的公文，由办公室负责催办，做到紧急公文跟踪催办，重要公文重要催办，一般公文定期催办。 第七条所有公文原稿及其签发审批单由办公室指定专人负责保管，并按类别建立公文发文登记表格，进行发文登记和档案管理。 第八条未经领导签发的公文不得分发；第九条已签发的保密文件由专职人员统一收发、归档、销毁，内容不得泄露和外传； 第十条已归档的文件，如需查阅，应按照公司档案管理制度进行借阅。 第二章保密制度 第十一条为确保公司运作的技术、经营秘密不流失，维护公司的经济利益，跟进国家有关法规，结合公司实际情况，特制定本制度。 第十二条本制度适用于公司全体人员。 第十三条保密工作遵循“突出重点，积极防范”的方针，坚持“内外有别，既便利工作又确保秘密”的原则，准确划分保密范围，确保公司核心机密安全，更好地为公司生产、经营服务。 第十四条密级划分。按其重要程度、技术水平及失密后危害大小，公司密级划分为绝密、机密、秘密三级。 1、绝密：是公司秘密中的核心部分，极限少数人知悉的事项，一旦泄露会使公司利益遭受危害和重大损失，涉及公司命运； 2、机密：是公司秘密中比较重要的部分，一旦泄露，将给公司造成严重的损失，主要包括：公司经营战略、总结计划与生产能力的计划及特殊原材料等情况的计划、公司财务、营销管理制度、公司人事档案、薪资福利等等； 3、秘密。是一般的公司秘密，泄露会使公司的权利和利益遭受损害。如员工档案，一般性合同、员工工资、尚未进入市场的产品或尚未公开的各类信息。 第十五条凡是对内部公开，对外部保密的文件、资料，作为内部资料也可不划分密级。 第十六条密级的规定。由起草文件或涉及密级资料的部门承办人员提出密级划分意见，然后经部门主管批准，划分为绝密的产品、技术资料、文件由总经理审定。 第十七条密级的调整，应根据公司发展状况和保密时限，由总经理办同有关部门进行调整，报部门主管审核，总经理核准，文件资料和密级变更或解密后应及时通知有关单位，规定有保密期的文件到时自动解除密级。 第十八条文件、资料的保密： 1、一切秘密公文、图纸、资料应明确表明密级，在拟稿、打字、印刷、复制、收发、承办、借阅、清退、归档、移交、销毁等过程中，均应建立严格的登记手续； 2、绝密级的技术，经营资料，只限于总经理批准，提供给需要的部门和人员使用，使用部门和人员须办理登记手续，做好保密工作； 3、机密级以上文件、资料原则上不准复印。第十九条对外往来的保密： 1、所有密件一律不准外来单位人员借阅，本公司人员亦不得代为转阅； 2、外单位人员来公司参观、学习，应由办公室规定接触范围，并指定专人陪同，不准外来单位人员随意进入涉密区域； 3、对外交往中一旦发现失密、泄密问题，必须立即报告公司领导，及时采取补救措施。 第二十条保密教育和检查： 公司经常性开展保密教育和检查，对新员工须事先进行保密教育，学习保密条例； 1、员工必须遵守下列保密原则：（1）不该说的秘密，绝对不说；（2）不该问的秘密，绝对不问；（3）不该看的秘密，绝对不看；（4）不该记录的秘密，绝对不记录；（5）不在非保密本上记录秘密；（6）不在私人通信中涉及秘密； （7）不在公开场所或家属、亲友面前谈论秘密；（8）不在不利于保密的地方存放秘密文件资料；（9）在秘密要害岗位工作和接触的秘密的人员，要先审查后使用。 第二十一条企业与中高层管理人员、技术人员及其他涉密人员必须签订保密协议。在保密协议有效期限内，员工应履行下列主要义务：严格遵守公司信息安全保密制度，不得向他人泄露企业秘密；非经公司书面同意，不得利用本企业秘密进行生产与经营活动，不得利用企业秘密进行新的研究和开发。 第二十二条严格限制公司涉密信息知悉人员范围，在可能的情况下，限定涉密员工只接触涉密信息的必要部分。对于关键性、高密级的技术资料、数据等信息进行分解管理，避免单人掌握全部信息，尽可能将公司涉密信息的管理风险与泄密损失降至最低。 第二十三条针对参与公司重要项目组的成员，要专门签订重要项目保密协议，确保项目从立项到完工过程中所有涉及信息或技术的安全。 第二十四条公司与关键岗位的人员签订的劳动合同中，对员工要求解除劳动合同的提前通知期做出约定，在这个期限内，让了解、掌握本公司商业秘密的员工脱离原工作岗位一段时间或变更其工作内容，同时采取适当的保密措施及其他合理的脱密措施。 第二十五条公司与外部单位人员进行合作时，必须签订相应的保密条款，确保公司信息安全，若涉及商业或技术秘密，应事先与之签订保密协议。 第二十六条公司各部门与负责人在签订加盟协议时必须同时签订保密协议，明确其保密义务及违约责任。 第二十七条应指派专人负责保密工作，监督下属单位员工日常工作行为，不断提高全员的保密意识，确保公司信息安全。 第二十八条责任 员工的保密意识与公司利益和员工个人利益密切相关。公司员工应时刻牢记自身的保密工作职责，遵守公司信息安全保密制度及保密规范。 第二十九条奖励与处罚 凡有下列表现之一的个人或集体，依照规定给予奖励： 1、在危急情况下，保护公司秘密安全的； 2、发现他人泄露或可能泄露公司秘密，及时检举并立即采取补救措施，避免或减轻损害后果的； 3、在涉及本企业秘密的专项活动中或长期经管企业秘密的专职人员，严守企业秘密，维护企业的安全和利益。 第三十条对违反公司信息保密规范，出现下列情况之一者，给予警告，并处以500元以上1000元以下的罚款： 1、泄露公司涉密信息，尚未造成严重后果或经济损失的； 2、违反本制度规定的秘密内容的； 3、已泄露公司秘密但采取补救措施的。 第三十一条员工违反保密规范造成严重后果，符合下列情况之一者，予以辞退、赔偿经济损失，并追究其法律责任： 1、故意或过失泄露公司秘密，造成严重后果或重大经济损失的； 2、违反本保密规范规定，为他人窃取、刺探、收买或违法提供公司秘密的； 3、利用职权强制他人违反本保密规范规定的。 第三章计算机管理 第三十二条公司配备的电脑及其外围设各系公有财产，统一纳入公有财产登记管理。 第三十三条公司为有关部门配备电脑系统，并建立局域网络，用于文书处理、数据交流、注册登记及其它日常管理事务，以提高工作效率和管理水平。 第三十四条应保持计算机及其所在环境的清洁，严禁将易燃、易爆、易碎、易污染和磁性物品及有腐蚀性和刺激性物品放在计算机旁。 第三十五条如果发现异常情况（如异味、冒烟、异常声响），或出现故障不能使用，应及时关闭计算机，切断电源，通知网管査修，严禁擅自拆卸修理。 第三十六条只有合法的操作人员才能进入系统，并且只能够在其权限范围内进行业务处理，严禁越权操作，无关人员（包括小孩）不得擅自上机操作，做好各种主件的存档和备份，每日备份好数据，重要数据需放服务器上共享的，由使用者向管理者申请设置使用权限;第三十七条电脑使用者必须妥善保管自已的用户名以及开机和上网密码，如需修改与网管联系，并征得网管同意后方可修改。使用者不得浏览不良网站，不得玩任何电脑游戏，不得在网上看电影，以及做与工作无关的事情。 第三十八条根据各部门职责分工，部分电脑将关闭上网功能（公司内部局域网不受影响）。 第三十九条公司的电脑及其外围设备、配件采购应货比三家，择优采购。一些常用电脑易耗件，如鼠标、键盘、u盘等，在领用时须经主管领导审批把关，杜绝浪费，且不得领作他用。 第四章档案管理 第四十条加强公司档案管理工作，规范公司资料、文件保管程序，保护公司的知识产权和保证各种资料的完整性，并符合有关档案管理、保密工作的规定。 第四十一条档案管理范围包括涉及企业经营及企业管理、工程设计、产品研发、生产制造等各方面的具有归档保存价值的实物、文字、图纸、图片、碟片、声像等的历史记录。档案内容一般应包括经营销售、经营计划、技术管理、物资管理、劳动管理、财务管理及教育培训等管理文件。 第四十二条本办法适用于公司所有管理文件、技术文件和其他档案资料的管理，对档案管理机构与职责、归档范围、档案保管期限、归档及组卷要求、档案管理及档案的利用明确规定。 第四十三条办公室设档案室，负责统一管理公司档案。其职责如下： 1、建立档案管理制度，监督公司档案管理制度的执行； 2、负责收集、整理、鉴定、保管、统计、立档等； 3、为企业各级领导经营决策、各项管理提供利用。 4、负责业务经营档案文件材料的积累、整理和归档等工作； 5、公司下发的红头文件、下发文件材料、公司重要会议材料、外来重要文件由公司档案室归档； 6、根据资料性质结合档案管理办法，实行统一的档案分类管理； 7、档案资料的借阅、移交和销毁，按照档案管理办法规定流程办理。 第四十四条档案的归档、组卷要求 1、会计档案和技术档案分别由财务和业务部内部自行存档； 2、档案归档原则上每年年末归档一次，重要资料或不适宜个人长期保管的资料可随时归档。 3、凡归档的文件材料，必须是定稿后的正式印本及必要的文件原稿或装订好的原始记录，文件、图纸和软件（盘）同存时，应保持一致。 4、归档文件纸张应优良，字迹、图样清晰，装订整齐、坚固，无生锈金属物，对软盘、光盘、声像、图片等资料，归档时要有保护措施，包装良好，封面书写及编号清晰，无涂改、划痕。 5、档案案卷名称应能准确概括卷内文字内容，用不易褪色的材料书写。 6、档案各承办部门移交档案时，填写归档登记表，交接双方根据移交目录清点核对。对不完整、不准确或不符合存档要求的档案，档案室有权要求归档部门完善达到要求后再办理归档手续。同一项目的成套资料在归档时要有资料目录。 7、归档的文件如有保密要求和查阅限制的，由归档部门与档案室拟定保密级别和限制查阅使用范围。 8、归档的文件材料应准确地反映企业经营活动中真实情况和历史过程。 9、不同年份的文件材料，一般不得放在一起组卷。但跨年度的请求与批复，有批复的在批复年立卷，无批复的在请示年立卷。 10、卷内文件材料应按照排列顺序，依次编写页码；装订的案卷应统一在有文字的每页正面的右上角、背面的左上角编写页码；不装订的案卷应在卷内每份文件材料的右上方编写档号。 11、保管期限规定的案卷，必须按规定的要求填写，卷内文件目录应置于卷首。 12、有关卷内文件材料的情况说明，应填写在备考表内，其次在备考表上签上立卷人和检查人及立卷日期，备考表应置卷尾。 13、案卷封皮按规定填写，案卷标题简明、确切在反映卷内文件材料内容，一般应包括责任者、内容提要和名称。 第四十五条档案的管理 1、移交各类档案在归档前由各部门相关负责人预立卷。需要进行移交的档案，需由档案室编制档案移交登记表，报公司负责人审核批准并指定其监交人后，方可进行移交。移交前，按照清单清点；移交后，在清单上签字，档案移交登记表一式两份，移交方和接收方各一份并永久保管。 2、因业务需要借阅档案时，应在档案室做借阅登记，对有保密要求的档案需由其部门负责人出示书面借阅申请单。经常需要外借的资料档案室需将文件制作成电子版，以电子版形式外借。以光盘、软盘为介质的文件资料不外借。 3、档案员接到借阅条，经核查后，取出该项档案，并在借阅登记表上注明借出日期和归还日期，以备及时催还。 4、档案归还时，经档案员核查无异后，档案即归入档夹，填写归还日期，取消借阅记录。 5、借阅人不得转借、拆卸、调换、污损所借的档案，不得在文件上圈点、画线和涂改，未经批准不得复印和摘抄档案。 6、借阅人确因工作原因需要复印文件或摘抄文件，需借阅部门负责人书面请示，经行政人事部负责人批准。 7、借阅人应于规定期限内归还。如有其他人借阅同一档案时，应变更借阅登记，不得私自授受。 8、借阅档案最长不得超过两个月；非本部门文件不得超过两周。借阅期满后，如需续借，可持档案到档案室办理续借手续，仅限续借一次。对逾期不归还者，除停止其借阅权外，还将向其所在部门进行通报。 9、凡公司员工调离公司前，应清还从档案室借阅的档案资料，由档案室在调离手续单上签字后，方可办理调离手续。脱产学习或外借工作半年以上的员工，在离开公司前也必须清还所借档案。 第四十六条每年保管期限已满的档案由档案员编制纸质和电子的文件销毁清单，报公司负责人审核批准，由档案室统一进行销毁。档案文件销毁前，按照清单清点；销毁后，在清单上签名盖章，并将监销情况报告本单位负责人。档案销毁清单需永久保管。保管期限已满但仍不能销毁的档案有下列四种：未结清的债权债务；未了事项；正在项目建设期间的建设单位、经核定仍有保存参考价值者。应单独抽出立卷，直到事项完结时为止。 第四十七条（档案室的任务是集中统一管理公司已形成的具有保存价值的全部文件资料档案，维护档案的完整和安全，主动做好档案的提供利用工作，任何无关人员未经许可不得入内。 第四十八条档案管理人员应忠于职守，遵守纪律，保守秘密，树立全心全意为公司各项工作服务的思想，主动，准确，迅速地为利用者提供档案资料。 第四十九条爱护档案室的一切设施设备，任何人未经许可不得使用及随意翻动。 第五十条档案库房做到“七防”工作，即。防盗、防火、防潮、防晒、防尘、防鼠、防虫。保持库房温、湿度的要求，定期擦拭档案柜，做好清洁卫生工作。要定期检查档案库房存放情况，发现破损和变质档案应及时修补，做到帐物相符。 第五十一条档案的利用 1、编制档案目录，并输入计算机管理系统，为查找利用档案提供方便； 2、建立档案借阅制度，做好借阅、利用登记； 3、借阅档案时严禁拆卷、涂改、勾划、阅案时严禁吸烟、确保档案完整无损； 4、规定档案资料机密性，可分为机密、秘密、无密级三个级别。机密级档案资料有严格的查阅限制，其复制和借阅需经公司主管领导批准。公司的重要文件、技术资料列入机密级档案管理。秘密级档案资料有查阅限制，复制借阅要经归档部门负责人同意，档案室领导批准。对公司较重要的文件、技术和项目资料列入秘密级别管理。无密级档案资料，公司内部员工可以查阅、复制、借用，但需向档案员进行登记备案。 第六章印章管理 第五十二条保证公司印章管理的合法性、规范性、严肃性，防范风险，维护公司利益，公司印章的使用严格按照规定执行。 第五十三条印章的使用必须严格遵循印章使用审批程序，按照印章的使用范围，经审批后方可用章。 第五十四条印章的使用实行“谁使用谁负责”的管理规则，需用印部门负责人对其印章使用操作规范进行界定和指导。 第五十五条以公司名义签定的合同、协议、订购单等，由专业人员审核，公司分管领导批准后方可盖章。（对加盖印章的材料，应注意落款单位必须与印章一致，用印位置恰当，要齐年盖月，字迹端正，图形清晰）。 第五十六条违反印章规定造成严重后果的，公司按照管理规定对相关人员进行处罚。情节严重造成法律后果的，追究相关人员的法律责任。第16页 共16页