成本合约部档案管理规章制度.docx

成本合约部档案管理制度 一、总则 1、为加强档案管理，充分发挥档案作用，全面提高档案管理水平，有效地保护及利用档案，特制定本制度。 2、部门档案，是指部门接收、制作、载录以及其他各项活动直接形成的对部门工作有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。档案分为受控档案和非受控档案。 3、承办人员应保证档案资料的系统完整。结案后及时归档。工作变动或因故离职时应将经办的材料向接办人员交接清楚，不得擅自带走或销毁。 二、资料的收集管理 1、部门指定专人负责文件的管理。 2、文件的收集由部门经办人员负责整理，交部门负责人审阅后归档。 三、归档内容 归档内容 1、对外的正式发文与有关单位来往的文书。 2、各种重要的会议材料、工作计划、总结、报告、请示、批复、会议记录、统计报表等。 3、本部门牵头与有关单位签订的合同、协议书等文件材料。 4、本部门参与会签的各种文件，包括招投标文件、工程变更、签证、工作联系单等与成本相关的各种文件材料。 5、本部门的各种预结算以及审计材料，与协作单位业务对接的各种材料。 四、归档要求 档案质量总的要求是。遵循文件的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区别不同的价值，分类建立档案目录，便于保管、利用及查阅。类别归档具体要求 合同 1、所签订合同的份数及页码应齐全完整； 2、与合同相关的资料一起存档； 3、按年度建立合同档案； 4、按编号排序，便于查找 公文 公文完整；按年度归档；保留收发凭证并一并归档；与公文有关的资料一并归档 预结算 资料齐全完整；与合同及各项签证一并归档；按数序编号；按年度归档 其他 资料齐全完整；关联性资料一并归档；按年度归档；按顺序编号归档 五、档案管理人员职责 1、按照有关规定做好文件材料的收集、整理、分类、归档等工作。 2、按照归档范围、要求，将文件材料按时归档。 3、工作人员应当遵纪守法、忠于职守，努力维护档案的完整与安全。 六、档案的利用 1、部门档案只有内部人员可以借阅，报主管人员批准后，方可借阅，其中非受控文档的借阅要由部门负责人批准，受控文档的借阅要由部门负责人签字批准。 2、建立档案出入台账，建立借、查、阅登记簿；档案借阅的最长期限为两周；对借出档案，档案管理人员要定期催还，发现损坏、丢失或逾期未还，应写出书面报告，报部门负责人处理。 3、必须严格保密，不准泄露档案材料内容，如发现遗失必须及时汇报，追究责任。 4、不准拆卷及任意抽、换卷内文件或剪贴涂改其字句等；不得任意摘抄或复制案卷内容，如确有需要，必须经领导批准才能摘抄或复制。 5、必须爱护档案，保持整洁，不准在档案材料中写字、划线或作记号等。 6、不准转借，必须专人专用。 7、用毕按时归还，如需延长借阅时间，必须通知档案管理人员另行办理续借手续。 七、本制度即日起开始执行。 成本合约部 2015年1月28日附：合同登记表（题头） （注：公文等资料参照该题头分类建立档案）2015年合同登记表 序号 合同编号 合同名称 合同内容 我方单位 对方单位 合同金额 履行期限 签订时间 备注第4页 共4页