管理处接待来访设诉工作规章制度.docx

管理处接待来访设诉工作制度
为加强管理处与业主、住户的联系，及时为业主、住户排忧解难，提高社会效益，特建立接待来访投诉工作制度。
一、接待来访工作由客户服务中心负责，宣传接待投诉的办公地点、电话，让业主、住户来访投诉有门、信任管理处。
二、任何管理人员在遇到业主、住户来访投诉时，都应给予热情接待，主动询问，面带微笑，不得刁难，不得推诿，不得对抗，不得激化业主、住户情绪，并做到对熟人、陌生人一个样、对大人小孩一个样、忙时闲时一个样。
三、对住户投诉、来访中谈到的问题，客服人员应及时进行记录，须于当天进行调查、核实，并将结果和处理建议汇报办公室主任由主任决定处理办法和责任部门。
四、责任部门在处理来访、投诉时，要热诚、主动、及时，要坚持原则，突出服务。不得推托、扯皮、推卸责任、为难业主、住户、或乘机索取好处、利益等，在处理完毕后应将结果回复业主、住户和管理处主任，做到事事有着落、件件有回音。
五、全体管理人员要认真负责做好本职工作，为业主、住户提供满意管理、服务，减少住户的投诉、批评，将业主、住户的不满消解在投诉之前。用户投诉处理制度一、用户投诉的接收
1.凡用户对公司服务方面的投诉，不论采取何种方式，如信函、电话、传真或来人面谈，统一由管理处物管员集中登记、组织处理、向客户反馈处理结果。
2.管理处建立《客户投诉登记表》，对每一份投诉或意见均予以记录。记录的内容包括客户名称、投诉文件（信件、传真、电话及面谈的正式记录）的编号、投诉性质或内容摘要、处理结果等。
3.管理处亲自或指定人员根据客户投诉或意见，填写《客户投诉处理通知单》。为了便于跟踪、检索，每一份《客户投诉处理通知单》应进行编号，并与《客户投诉登记表》中的编号以及对客户投诉或意见原件所作的编号保持一致。
二、用户意见的处理（必须满足公司对用户的承诺要求处理）1.管理处将《用户投诉处理通知单》连同用户投诉或意见原件责成相应班组进行处理。
（1）由有关班组负责作出补救措施。
（2）作出补救措施的同时，还需采取纠正措施，近预定时间完成。
2.对重大问题的投诉，管理处不能处理的需统一协调的问题，直接报经理，由经理作出处理决定。
3.对需采取纠正措施的问题要在《用户投诉处理通知单》中记录，以便跟踪检索。
4.在完成补救措施后，应将处理结果反馈给管理处，由管理处负责与用户联系，报告处理结果，直到用户满意为止。业主投诉处理和分析制度
一、凡业主对管理处管理、服务方面的投诉，不论采取何种方式如信函、电话或面谈，均由客服务中心进行接待、记录，然后按照投诉内容反馈给各相关责任部门，各责任部门应做好相应记录。
二、各责任部门接到投诉后，在预定时间内向业主答复采取何种补救措施，答复时间最长不应超过三天。
三、各责任部门按照业业投诉的内容，安排相应人员解决问题，并将结果反馈给部调度室。
四、对重大问题的投诉，各责任部门不能处理的或需统一协调的问题，直接报办公室主任，由主任作出处理决定。
五、服务中心应采用电话或其他形式跟踪投诉解决后是否仍存在问题，如有，仍需责成有关部门迅速处理。
六、对业主的投诉，分半年和年终进行分析总结，对反复出现的问题，应组织有关部门进行深入探讨并找出解决办法，防止重复发生。业主意见调查和回访制度
一、客服中心每年至少进行一次业主意见调查，业主意见调查应列明业主对以下方面的满意程度：a）供电管理；b）供水管理；c）消防治安管理；d）卫生管理；e）绿化管理；f）公共设施管理；g）维修服务；h）服务态度。
二、服务中心对回收的意见表进行统计分析工作，并将结果如调查表的回收份数，总的满意率以及分项满意率，业主对物业管理的意见（共性的意见）等书面报告办公室主任。
三、对各部门存在问题，办公室主任提出整改意见，责成有关部门限期解决。
四、对业主的误解，服务中心应进行必要的耐心解释。
五、对业主意见调查结果及整改方案应定期向业主委员会进行通报，接受监督。
六、物管员及相关职能部门应定期对相关业主进行回访。
七、回访时，虚心听取意见，诚恳接受批评，采纳合理化建议，做好回访记录。
八、回访中，对业主的询问、意见，不能当即答复的，应告知预约时间答复。
九、回访后遇到的重大问题，应上例会讨论，找出解决方案，做到件件有落实，事事有回音。
管理处接待来访投诉定期固访制度
为加强管理处与住户的联系，及时为住户排扰解难，把管理工作置于住户监督中，从而集思广益，及时总结经验、教训，不断改进管理，提高服务质量，特建立接待来访投诉工作制度。
一、接待来访投诉工作
1.接待来访望风披靡工作由服务中心物管员负责，管理处应广为宣传接待投诉的办公地点、电话，让住户投诉有门。
2.任何管理人员在遇到住户来访投诉时，都应给予热情接待，主动询问，耐心、细致地做好解释工作，当住户有不理解住宅区的管理规章制度时，要晓之以理，动之以情，让住户理解并支持管理处的工作。
3.对住户投诉、来访中谈到的问题，接待人员应及时进行记录，当天进行调查、核实，然后将处理结果汇报管理处责任部门和主任；不能解决的，要将问题和意见向有关部门和主任汇报，由主任决定处理办法。
4.当住户主动前来提合理化建议时，要详细、认真地做好记录，并及时向主任汇报，由主任决定采取或制定整改计划，并张榜公布整改措施和表彰“爱我小区”的住户名单，同时给住户优先评选“文明户”。
5.责任部门在处理来访、投诉时，要热诚、主动、及时，要坚持原则，突出服务；不得推诿责任、为难住户或乘机索取好处，在处理完毕后应将结果回复住户和管理处主任，做到事事有着落、件件有回音。
6.全体管理人员要认真负责，做好本职工作，为住户提供满意的服务，尽量减少住户的投诉、批评。将住户的不满消解在投诉之前。
7.当同行物业管理单位要求参观时，管理处员工应给予热情接待，把住宅区情况做全面的介绍，通过互相学习，共同提高小区管理水平。
二、回访工作1.回访要求：
（1）办公室主任把对住户的回访列入职责范围，并落实到每年的工作计划和总结评比中。
（2）回访时，虚心听取意见，诚恳接受批评，采纳合理化建议，作好回访记录。（3）回访中，对住户的询问、意见，如不能当即答复，应告知预约时间回复。（4）回访后对反馈的意见、要求、建议、投诉，及时逐条整理综合、研究、妥善解决，重大问题向公司请示解决。回访处理率达100%，有效投诉率力争在1%以下。
2.回访时间及形式：
（1）办公室主任每年登门回访1~2次。（2）物管员按区域范围分工，每季回访1次。（3）每季度召开一次住户座谈会，征求意见。
（4）利用节日庆祝活动、社区文化活动、村民集会等形式广泛听取住户反馈。（5）有针对性地对住户发放住户调查问卷，作专题调查，听取意见。
回访工作制度
一、维修回访由经理、主管、维修负责人担任。其中。经理回访率不低于10%；主管回访率不低于30%；维修负责人回访率不低于60%。
二、回访时间安排在维修后一星期之内。其中。安全设施维修两天内回访；漏水项目维修三天内回访。
三、回访内容：
1.实地查看维修项目。
2.向在维修现场的业主（住户）或家人了解维修人员服务情况。
3.征询改进意见。
4.核对收费情况。
5.请被回访人签名。
四、对回访中发现的问题，24小时内书面通知维修人员进行整改。住宅区管理处回访回访制度
为加强物业管理处与广大住户（业主）的联系，使管理处各项工作置身于住户（业主）监督之中，从而集思广益，及时总结经验、教训，不断改进管理工作，提高服务质量，特制定对住户回访制度。
一、回访要求
1.物业管理处正、副主任把对住户（业主）的回访列入职责范围，并落实到每年的工作计划和总结评比中。
2.回访时，虚心听取意见，诚恳接受批评，采纳合理化建议，作好回访记录。
3.回访中，对住户（业主）的询问、意见，如不能当即答复，应告知预约时间回复。
4.回访后对反馈的意见、要求、建议、投诉，及时逐条整理综合、研究、妥善解决，重大问题向公司请示解决。对住户（业主）反映的问题，做到件件有着落，事事有回音。回访处理率达100%，投诉率力争控制在1%以下。
二、回访时间及形式
1.牧业管理处办公室主任每年登门回访1~2次。
2.物管员按区域范围分工，每月回访1次。
3.每季度召开一次楼长会，征求意见。
4.利用节日庆祝活动、社区文化活动、公关活动等形式广泛听取住户反映。
5.有针对性地对住户（业主）作专题调查，听取意见。
6.物业管理处设投诉信箱，投诉电话，由专人接收交办公室主任及时处理。
7.随时热情接待来访，作好登记。
第二篇：来访接待制度来访接待制度
1、所有来访人员须先出示证件，说明来访事由。经保卫人员允许后，到接待室履行登记手续。
2、因公来访，先由保卫人员电话通知应接待的相关领导，有其到接待室引导来访者到相应部门洽谈工作。
3、非因公来访，由保卫人员电话通知接访者到接待室接待来访人员，接待室设在保卫处，来访人员不得进入教学区或办公区，简明扼要阐明事由后尽快出园，以免影响接访者工作。
4、来访人员不得在接待室闲聊，并要遵守幼儿园的相关规定。
5、保卫人员要注意来访者言行，如有异常须予以制止，并督促其尽快离园。
6、保卫人员如发现来访者有不轨行为，制止无效后，要迅速通知相关领导，采取必要果断措施。
XX县区幼儿园
第三篇：来访接待制度来访接待制度
为保障厂内正常的工作秩序，防止外来人员擅自进入生产区域带来的安全风险，保障我厂生产安全、财产安全，特制定本制度。
1.外来人员未经允许不得进入厂区；
2.因联系业务来访人员，登记后联系业务人员，经同意后，方可进入厂内（办公区）；未经允许不得擅自进入生产区域；
3.生产车间员工不得在岗接待外来人员，来访人员应在登记后联系被访人员到值班室接待；
4.上级领导、部门检查工作时，值班人应及时登记并通知厂内领导；
5.值班人员需详细登记来访人员的姓名、工作单位、来访目的等信息。对于购买、领用我厂产品后离开厂区的人员，门卫应认真核对“出门条”，与实物一致方可放行；
6.接待人员应衣着整洁、举止端庄、态度和蔼、文明礼貌接待，因疏忽造成的财产等损失按相关制度处理。
二零一三年五月
第四篇：接待群众来访制度接待群众来访制度
为进一步规范群众信访行为，准确、及时、快捷办理信访事项，根据《信访条例》、《新疆维吾尔自治区实行群众逐级上访和分级受理暂行办法》，特制定《接待群众了来访制度》，请各地信访部门参照执行。
一、接待人员要在指定场所接待来访群众。
二、对群众集体来访，按照《信访条例》的规定，推选不过5人代表反映问题。
三、热情接待，语言文明，了解来访人的有关情况，认真写《来访登记表》。
四、群众反映的意见、建议、要求，属咨询事项且政策界
明确的，当场答复来访人，并宣传政策，耐心说服，以理服人，劝其息诉罢访。
五、根据群众反映的信访事项属性，坚持“分级负责，归口办理，谁主管，
谁负责”的原则进行分流，并向来访群众宣传好《信访条例》有关规定。
六、对群众反映属于涉法事项，告知来访人直接向“一委四长》接待室提
出。
七、对群众反映的问题用行政手段难以解决的，引导来访群众通过法律手
段解决，并向来访群众宣传有关的法律、法规。
八、对群众没有按规定程序上访的，应填写《越级上访告知单》，告知其
到相应的地区或部门上访，必要时可与县信访部门或有关部门、单位联系，畅通信访渠道，方便群众来访。
九、发现来访人员中有精神病的，按照《信访条例》第21条规定，通知
精神病人所在地区、单位或监护人将其接回，对不能自控行为、妨碍信访程序的精神病人，可请求所在地城镇公安局派出所将其带离，并按国家规定予以收容或者遣送，或者通知其所在地区、单位或者监护人将其带回。
十、对不按规定程序上访，又不听劝告或坚持无理要求的来访群众，要做
耐心细致的工作，宣传有关的规定。对不听劝说、影响接待部门和正常机关办公秩序的，要通知公安部门，依法处理。
十一、对有关机关在接访办信中不依法履行职责、玩忽职守、徇私舞弊、
给工作造成后果和恶劣影响的，按有关规定严肃处理。本《制度》自公布之日起施行。
阿合其小学
二○○四年三月
第五篇：来客来访接待制度曹妃甸控股有限公司来客来访接待制度
为规范和加强公司来客来访接待行为，提高接待效率，不断提升公司形象，维护公司及员工的财物、人身、信息安全及办公秩序，制定如下管理制度：
一、对来访来客人员的规定：
1、凡是公司来访来客均需向前台接待人员说明来访事由及被访人，并按公司要求填写《公司来访来客登记表》，做好登记预约。
2、来访人员未提前预约或因被访人员公务繁忙不便接待时，来访人员应与前台工作人员或综合部文员做好下次预约时间安排，不得擅自强行进入公司办公区。
3、被同意接见的来访人员，在进入办公区后须遵守公司的相关制度，不得大声喧哗、嬉闹，聚众滋事，影响办公秩序。如有违反，将会被通知提前请出公司，有必要时，将对来访人员进行检查，来访人员需无条件配合。来访结束，需及时离开，不得长时间逗留。
4、与公司项目无关的外来推销人员一律不得进入办公区。
二、对前台接待人员的规定：
1、仪容仪表整洁，行为规范，举止文明，热情周到，坚持原则，冷静沉着，机智灵活。
2、工作岗位上不得做与工作无关之事，如玩游戏、看杂志、打瞌睡、说笑嘻闹等。
3、遵守公司规章制度，不迟到早退，不做损坏公司形象之事。
4、公司领导（董事长、副董事长、总经理、副总经理、总经理助理）出入时需主动问候。
5、对来访人员礼貌接待，站立并微笑点头示意，主动问询来访事由，示意来访者等候并进行登记。
6、在与被访人确认准入后，告知来访人其所在办公室，指示通道位置并准许来访人进入办公区。
7、公司领导的来访者，需及时告知综合部进行安排会见。是贵宾者，需引领至被访人员办公室。
8、经与被访人电话确认后不便准入时，应向来访人做好解释工作，并主动要求帮其转告或做好下次预约时间安排。
9、若来访客人无理取闹，拒不履行登记手续或欲强行进入办公区者，前台接待人员在解释劝说无效后可强行制止，必要时求助110协助。
10、来访客人离开公司时，应主动点头示意，并及时填写离司时间。
三、本制度自下发之日起执行。
xx年七月四日
第14页 共14页