办公设施及管理规章制度.docx

办公设施及管理制度
一、目的。为了保证公司办公设备正常的运转，提高办公设备的工作效率和使用寿命，特制定本制度。
二、适用范围。本制度所指办公设备主要包括台式电脑、打印机、复印机、电话、传真机、笔记本电脑等。
三、相关职责。
1、人力行政专员，主要负责办公设备的采购申请提交、采购、保管、配发、设备调换等事宜。
2、在总经理批准的情况下，一些常用设备及耗材也可购买。如打印纸、砸鼓、网线水晶头等。
3、部门这专人负责办公设备的使用、保管、维修保养等事宜。
第一章办公设备日常管理
一、办公设备的申请和购买
1、部门工作人员根据需要提出办公设备的购买申请，制定采购计划并填写《办公设备需求单》，报人力行政部主管领导审批，购买设备金额大于500元的还需报公司总经理批准。
2、经公司领导审批后由人力行政部专人购买。
二、办公设备的领用。
1、设备需求人员根据审批的《办公设备需求单》到人力行政部处领取。
2、对领取的设备进行编号，以便盘点。
三、办公设备的使用和保养。
1、使用设备前应详细阅读操作手册，严格按照操作规范操作使用，由部门主管及人力行政部门负责监督检查。
2、公司各类设备的保养和维修，员工应参照规范，正确使用，注重平时保养。
3、人力行政部对部门内办公设备运行、保养情况进行监督检查，对设备的维修，更换零件要进行登记备案。
四、办公设备维修管理
1、设备发生故障无法使用时，设备使用人应报人力行政专员并协同技术人员处理；技术人员无法处理的可报部门主管领导联系供应商统一报修。
2、在报修期内的设备，人力行政专员应联系供应商进行维修；保修期外的设备，按照最经济可行的保修方案进行维修，由人力行政部或指派专人负责送修并按照维修的真实情况，填写设备维修单。
五、建立维修档案
1、所有设备的维修都必须建立完整的维修档案。由人力行政专员统一管理，主要包括设备名称、维修日期、故障现象、故障原因、维修内容、维修费用、维修单位等。
2、人力行政专员应定期统计、汇总维修情况，针对各类故障产生的原因提出预防与克服的措施，通报并加以防范。
六、办公设备使用监督
1、人力行政部负责对办公设备的使用进行不定期的检查。
2、人力行政专员对违规使用办公设备人员有提醒处罚的权力。
七、办公设备的盘点及赔偿
1、人力行政专员负责对部门所有办公分类，并建立办公设备管理台账，每半年盘点清查一次，做到账物相符。
2、在规定的使用年限期间，因个人原因造成办公设备毁损、丢失、被盗等，所造成的经济损失由个人承担。
八、办公设备的报废处理
1、报废审核。对于各部门提交的报废物品清单，要认真审核，确认不能再次利用后，经人力行政部、部门主管领导审批，报总经理签字后方可作报废处理。
2、对决定报废的办公设备，人力行政专员应做好登记，在报废处理册上写清用品名称、价格、数量、及报废处理的其他有关事项。
3、报废品由人力行政专员集中存放、集中处理，不得随意丢弃。
第二章办公设备分类管理
一、电脑的使用管理
1、专人收管
（1）每台电脑指定专人上机，负责日常操作，非操作人员不得随意使用。（2）电脑使用人员设密码管理，密码属公司机密，未经批准不得向任何人泄露。
2、电脑的操作规定
（1）严禁在电脑从事于本职工作无关的事项，严禁使用电脑玩游戏。（2）不得使用未经病毒检查的u盘，防止病毒入侵。（3）严禁私自拷贝，泄露涉及公司有关机密的文件资料。
3、病毒防护
（1）未安装杀毒软件的电脑一律不得使用。
（2）对于联网的电脑，任何人在未经批准的情况下，不得从网络复制软件或文档。（3）对于电脑软件的安装由使用部门自主决定。（4）任何电脑不得安装游戏软件。（5）软件使用前要确保无病毒。
（6）任何人未经他人同意，不得使用他人电脑。
4、硬件保护
（1）未经办公室批准，任何人不得拆卸所使用的电脑设备。（2）拆卸电脑设备时，必须采取防静电措施。（3）硬件维护后，必须将所有设备复原。
（４）各部门负责人必须认真落实本部门电脑以及配套设备的使用和保养责任。（５）各部门负责人必须采取必要措施，确保本部门的电脑以及配套设备始终处于整洁和良好的状态。
（６）对于关键的电脑设备应配备必要的断电，继电设施以保护电源。５、电脑的保养
（１）保持电脑的清洁，严禁用手，锐物触摸屏幕，使用人在离开前应退出系统并关闭电源。（２）定期对电脑内的资料进行整理，做好备份并删除不需要的文件，保证电脑运行的速度和存储，备份的光盘由部门保管。
二、电话的使用管理
１、电话由办公室统一负责管理，各部门主管负责监督并控制使用。２、每次通话以五分钟为限，通话应简洁扼要，以免耗时占线，浪费资金。３、长途电话的使用需经部门主管的批准。４、禁止私事拨打长途电话。
５、电话出现故障的及时报电话公司维修。
三、打印机、复印机的管理
１、为确保复印机的安全运转，每天开机的时间不宜过长。２、打印或者复印完成后，必须及时取走文件，防止失密。３、禁止打印或复印私人资料。
四、传真机使用管理
１、不得使用传真传达个人资料。２、使用传真传送机密文件需要领导批准。
３、每天下班后，传真设置由自动接收改成手动接收，防止广告传真造成的办公资源浪费。
五、其他办公设备的使用管理
１、专管专用，公司所有办公设备都要指定专人管理，其他人员使用必须经设备负责人同意。
２、办公设备要定期进行养护，以免老化影响使用。
３、办公设备的使用人员要保证设备的安全，如果因使用人员的过失造成丢失，要追究责任。
第三章
附则
１、本规定由长治中燃源长清洁能源有限公司法律事务部制定并负责解释。２、本规定适用于长治长治中燃源长清洁能源有限公司所有员工，公司其他部门员工使用规定由公司另行规定。
管理制度及工作规则
一、部门职责：
１、负责公司天然气输配系统的安全、平稳供气；
２、负责本部门工作计划的制订、各种运营原始记录与台账的建立和存档管理；３、负责战场、管网线路及装置设备的操作运行、巡视检查、日常维护保养、维修抢修等管理工作；
４、负责天然气管网的更新改造计划编制与监督实施。
二、文秘办职责范围制度：
1、根据总经理要求，组织总经理办公室及执行副总的专题会议，做好会议记录，起草印发会议纪要，督办、检查会议决定事项的贯彻落实情况；
2、组织制定公司年、季度工作计划，指挥调度公司生产经营工作，协调处理执行过程中出现的问题，对公司生产经营活动中各种信息数据收集、整理、统计，并经分析汇总形成生产月报、双周报、周报、日报，为经营决策提供依据；
3、组织制定公司的各项规章制度、工作标准、工作流程等，监督检查执行情况；
4、负责公司公文起草、公文、资料的收发、传递、审批、督办、立卷、归档及公司印鉴、介绍信的使用与管理；
5、负责公司的内部安全、车辆调度、维修保养、管理和办公用品的计划、保管、发放工作；
6、负责审查企业内部控制制度的建立。
三、法律服务部职责：
负责公司法律诉讼与非诉讼法律事务纠纷的处理、法律咨询工作，对合同的进行法律把关。
四、党群办职责：
负责公司企业文化的建立、对外宣传及内部简报的编辑。
五、公司总经理工作职责
1、主持公司全面工作；
2、主持公司工程建设管理、生产经营管理工作，组织实施股东会决议；
3、组织实施公司年度经营计划和投资方案；
4、拟订公司内部管理机构设置方案；
5、拟订公司的基本管理制度；
6、制定公司的具体规章；
7、主持召开安全生产工作会议、公司年度、季度总结与表彰会议；
8、负责公司高层管理人员调配及考核及决定员工的聘用、任免、奖惩、薪酬、调配；
9、负责财务管理；
10、提出公司经营理念，主导企业文化建设的基本方向；
11、加强员工思想道德教育；
12、全面负责公司安全生产管理工作，认真贯彻落实国家有关安全生产的方针政策、法律、法规；
13、股东会授予的其他职权。
六、公司执行副总工作职责
1、协助总经理抓好全面工作；
2、协调好各副总之间分管工作的分工合作；
3、重点抓好安全工作和人员管理工作；
4、监控财务实行情况及时向总经理及股东会汇报。
七、公司副总经理工作职责
1、协助总经理、执行副总抓好分管工作；
2、分管文秘科，负责办公室日常工作的落实；
3、分管人事部，做好人员的筛选工作；
4、分管法律部，负责协调公司所有的涉及工作；
5、分管党群科，负责做好党群工作；
6、分管安全科，责任重大，负责公司所有生产经营环节的安全问题；
7、主持分管部门工作例会，检查会议执行及落实情况；
8、负责部门之间的协调、沟通与协作；
9、总经理交办的其他临时性工作。
八、公关科职责
1、负责编辑或组织编制全公司开发项目的立项文件（项目建议书或是可行性研究报告）；
2、负责规模较小的建设项目设计文件的编制工作；
3、负责规模较大的建设项目的委托设计，并提供设计条件，配合完成设计工作；
4、负责技术标准的编制和推进工作；
5、为相关部门提供技术支持与服务；
6、按时完成公司安排的其他工作。
九、技术部职责
1、负责协助总工办做好各项技术管理、审核技术文件；
2、全面负责本部门日常管理；
3、负责部门员工的绩效考核；
4、负责组织行业内与其他相关单位的技术交流；
5、负责落实重大技术问题的攻关工作；
6、健全技术管理档案机构，做到有序、完整、准确统一；
7、负责项目方案、概（预）算的审核、检查方案实施情况和参加项目的竣工验收工作；
8、负责实施新建、改建项目的设计或委托设计工作；
9、对用户发展提出参考意见；
10、完成执行副总交办的其他工作。
十、项目部职责
1、负责公司建设项目可行性研究报告（项目建议书）的编制；
2、负责公司规模建设项目施工文件（施工图）的编制工作；
3、负责公司规模较小的建设项目概算文件的编制；
4、负责现场技术支持，解决施工现场的技术问题；
5、完成领导交办的其他工作。
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