高尔夫球场计财部管理规章制度.docx

高尔夫球场计财部管理制度
4、计财部管理制度4.
1、仓库管理制度
具有仓储管理的基础知识和质量标准知识，熟悉物资的维护保养工作，掌握各种物品保管的要求和储存期限。工作责任心强，严格遵守有关法规和仓储规章制度。工作细心，办事认真。解酒店内部控制系统，熟悉物品领发工作程序。实施细则：
4.1。1商品及物资应按大类分别进行管理，酒店仓库由计财部负责管理。
4.1。2库要设立仓管员职责，保管好所属商品、物资，登记好商品、物资明细帐。做好进仓商品、物资的验收和出仓商品、物资的发货。
4.1。3仓商品、物资要贯彻执行“先进先出，每季定期翻堆”的仓库管理规定。
4.1.4节约仓容，合理使用仓容，重载商品和物资与轻抛商品和物资不得混堆，有挥发性的商品和物资不得与吸潮商品和物资混堆。
4.1。5库对进仓储存的商品和物资，必须按固定堆位存储，并编列堆号，在每个堆位存放商品或物资的货位上设“进、出存货卡”，凡出入仓商品及物资，应于当天在货卡上登记，并结出存货数，以便于与商品、物资明细帐对口。
4.1。6仓商品及物资必须做到“三对口”，存仓商品、物资与货卡相符，货卡结存数与物品、物资明细帐余额相符。
4.1。7月末仓管员应根据商品、物资明细帐记录的收、付发生额和余额数字，编制“进、销调、存月报表”，分送计财部、餐饮部和各采供部门，并办理结帐手续，每季度盘点一次，并向计财部报送盘点表。
4.1.8管员对所保管的商品和物资，应经常进行检查，对滞存在仓库时间较长的商品和物资，要主动向业务部门反映滞存情况。
4.1。9仓库商品及物资，如发现霉变、破损或超保管期限者，应及时提出处理意见，并填列《商品、物资残损（霉变）处理报告书》或《超期商品、物资报告表》，送交业务部门和计财部门各一份，以便有关部门会同计财部及时研究并作出处理意见。
4.2.关于往来款项管理的暂行规定
为了进一步加强酒店应收款项（包括应收账款、预付账款、其它应收款）的管理，做好酒店的债权控制，巩固经营成果，降低资金成本，及时清理拖欠款项，堵塞资金流失，并参照执行集团下发的《应收款项管理办法》，特对酒店往来款项的管理制定本规定：
一、消费欠款（应收账款）
原则上客人在酒店消费不得欠款。符合以下条件者，可以酌情考虑适当欠账：
1、集团系统内单位有签字消费权者可以签字欠账，形成的消费欠单由收银员整理上交计财部，经分类后由催款人员每月领单催收，并确保账单在次月10日前必须全部送出，争取做到月清月结。
2、与酒店有协议并有签字字样者的可以签字消费，收银员要认真鉴别字样，核实笔迹，做到在消费账单上记录清楚、准确无误，催款人员的结账程序同上第一条。
3、接待团体会议，会议预订时要根据信誉情况尽可能押汇票、信用卡或交纳预订金，会议有签字消费权者可以在各点签字消费，会议结束后，计财部收到消费欠单并统一整理，于三日内交给负责会议接待的有关销售人员催收结账，销售人员确保三个月内收回消费欠款。
4、由酒店部门经理（含副职）以上管理人员及销售人员担保的顾客可以适当欠账。但担保人必须在消费账单上签字，并注明结账期限（不得超过一周），逾期三日内不结账，按日加收利息。对逾期未结的消费欠款、利息，由计财部直接扣罚担保人工资、奖金等，直至扣清消费总额及利息。一年内有一次未按时结账者，取消其担保资格。
对欠款消费要从严控制，只有符合以上条件者才可以签字消费，其他一律取消。
5、发生的消费款未经消费者签字形成的压单，限期当月内补全手续，如不能按期补全手续，则追究部门负责人及当事人责任，直至扣罚工资。
具体操作：
1、收银员对消费欠款要严格把关，从源头上杜绝不良往来的形成。要严格对照可签单条件，审核符合者方可挂账，否则谁同意谁负责。
2、重申各经营部门负责人为清收工作第一责任人，各清收人员为具体责任人，责任人要本着对酒店高度负责的精神，认真做好清收工作。计划财务部加强往来清收工作的组织、督查，及时总结经验，纠正出现的问题。具体催款人员对单位结账时，须遵循“支票结账优先”原则，尽量避免现金结算。
3、营业款应及时入账交到计财部，不准私自借用或挪用，一经发现，从严从速处理。受理的支票、信用卡要认真填写，准确无误，并及时交到计财部，以防因未能入行造成不必要的麻烦。
4、应收款超过二个月未收回的协议消费单位及超过三个月未收回的会议消费单位，由各具体清收人员书面及时通知往来会计。计财部将之列入预警线名单，以便加强跟踪、督促；超六个月未收回的单位直接列入无诚信名单，冻结其签单消费，并及时书面向总经理室汇报。
5、销售部应及时提供有关协议单位增、减和有消费签字权的人员变化情况，办理协议单位名称、签字字样及信用额度等有关手续，上报计财部后，由计财部书面通知到各经营点。
6、工程施工单位签单，由工程部经理统一扎口，根据施工单位相关合同及付款情况，上报总经理室核定可消费额度。
7、对已形成的消费欠款，报账有依据，手续要齐备，当事人、担保人要签字，保证必要的法律证据，杜绝口头担保或电话担保，如特殊情况，事后必须完善书面手续，对于未及时办理书面手续者，纳入无诚信名单，上报总经理室后，取消其担保资格。
8、加大婚寿宴请的预付金额度，预订金原则上不少于就餐总额30%，经担保可先挂帐，保证就餐后3日内付清全部余款。逾期不结账，按日加收利息（利率按承诺书上的规定）。
9对已逾期的应收款项在逾期当月经营部门应责成责任人或催款人向对方发出催收通知单，并委派催款人登门了解情况、催收欠款，将对方的经营现状、履约能力和违约原因及下一步的打算等情况以书面形式，一式两份，同时上报分管领导和计财部。
10、计财部对超过合同履行期的应收款项每月都必须书面呈报酒店总经理室和财务总监，并向经办人所属的部门负责人通报。
二、购货欠款（预付账款）
预付款采购货物坚持“钱物两清”的原则，杜绝弄虚作假谋取私利，杜绝三角结算、拖欠款项。
1、购臵市内紧俏计划商品（如香烟、紧销酒等）或按合同市外进货等方可预付。
2、预付货款要严格按照合同，经批准后方可付款。
3、付货款要在按质按量验收货物合格后，方可付款。
各种预付款都需货物采购人员具体办理预付款事宜，并负责到底，各采购人员要认真负责，谨慎行事，发票要及时入账，款项要及时清理，否则追究其相应责任，预付账款期限原则上不得超过一个月（合同约定期限除外）。
三、个人借款（其它应收款）
1、凡个人应收款的债务人必须是本酒店正式职工，非酒店正式职工不得借款。
2、“前账不清，后账不借”，对长期拖账不报或经常多借少报的职工，应严格控制借款。
3、酒店员工因公出差可以在一定限额内申请借款，由所在部门根据事由、天数、地点、出差人数以及零星采购的物品等核定所需资金及有关手续。经计财部审核，在确定无欠款的情况下，按借款程序办理借款手续。事后无正当理由必须在一周内立即报账，不得拖延不报，否则直接从其工资中扣款，直至扣清为止，并予通报批评。
4、原则上酒店员工不得因私借款，特殊情况需事先申请，经总经理批准后方可借款。借款申请单上必须注明借款事由及还款计划，逾期未还清，计财部直接从其工资中扣款，直至扣清为止，并予通报批评。
5、职工办理离职或调动手续时，必须经计财部确认其没有未清应收款项后，人事部门方办理相关手续。
4.3根据酒店财务管理的有关规定，结合酒店鲜货、煤炭采购程序的实际状况，现对酒店鲜货、煤炭采购的程序作如下暂行规定：
4.3.
1、鲜货采购程序的暂行规定
1、餐饮部根据预定台餐饮预定及零点的统计情况，编制鲜货采购计划，经餐饮部有关负责人及分管副总经理签批后，分别报计划财务部、后勤保障部。
2、后勤保障部应根据餐饮部提供的鲜货采购计划，在采购时，应做到货比三家，保质保量保价，并保证餐饮部的正常经营。
3、后勤保障部根据签订合同的要求，应与供货的单位签订合同，防止质量及或有事项的发生。
4、鲜货购入后送餐饮部时，由计划财务部、后勤保障部、餐饮部同时监磅，做好鲜货的规格名称、数量、单价金额的记录，经核对无误后由三个部门的监磅人签字认可。
5、后勤保障部根据每天的鲜货采购记录，填写完整的《采购货物证明单》，两日内报送计划财务部。
6、计划财务部根据仓库监磅人员的鲜货采购记录，与后勤保障部报送的《采购货物证明单》，进行审核，确认无误后，一并制证入账。
7、后勤保障部应做好鲜采的价格台帐登记工作，根据每日鲜采的数量、单价，逐日登记台帐，并于每月底提供各品种的月消耗总数量及月平均单价，报计财部。根据每月鲜采的价格台帐，逐月登记年度台帐，相关资料及时报送分管总经理和计财部。
4.3.2煤炭采购程序的暂行规定
1、工程部根据锅炉煤炭消耗的情况，编制煤炭采购计划，经工程部有关负责人及分管副总经理签批后，分别报计划财务部、后勤保障部。
2、后勤保障部应根据工程部提供的煤炭采购计划，在采购时，应做到货比三家，保量保价，并保证锅炉房煤炭的正常消耗。
3、后勤保障部应与长期供货的单位签订合同，防止质量及或有事项的发生。
4、采购煤炭时，工程部与采供部应对煤炭的质量进行化验，确保采购煤炭的质量达到签订合同的要求。
5、采购煤炭时，工程部、后勤保障部、计划财务部应同时到煤炭采购地去监磅，签字。
6、在不能正常押车的情况下，工程部锅炉房应做好装煤车的车号、数量、吨位的记录。
7、计财部仓库保管员根据购货发票、质量化验单、码单（应与工程部锅炉房的记录核对无误），在核对无误后，办理入库手续。
8、后勤保障部根据已办理好的入库手续，及时报计财部审核入账，同时做好煤炭的价格台帐登记工作。
4.4会计电算化就是把系统工程、电子计算机技术与会计理论方法融为一体，通过货币计量信息和其他有关信息的输入、存储、运算和输出，运用最新科技成果，以现代机器工作取代手工操作，实现会计工作的变革和对劳动力的解放。因此，为保证会计电算化的正常运行并完成预定的任务，特制定会计电算化管理办法。
4.4.1计算机硬件、软件和数据管理
一）硬件设备配臵
会计电算化硬件设备是指专门用于计算机及其配套设备，包括计算机主机、显示器、打印机等。
（二）硬件设备管理
1、会计电算化硬件设备是由财务部门统一管理和使用，其他部门一般情况下不得使用，确需使用时，必须经财务负责人同意，总经理批准后，并确认不影响会计电算化的正常工作。
2、会计电算化硬件设备专门用于运行帐务处理系统、报表处理系统和其他会计事务处理系统。不得上网，不得用于游戏及对外服务。
3、为避免计算机染上病毒，所有软件必须进行病毒检测，若有病毒，杀毒后方可进行其他操作。
4、为保证硬件安全，不得带电插拔任何接口线路，包括打印机、显示器连接线等。
（三）硬件设备的维护
硬件设备的维护，是指对计算机硬件进行保养、检查、修复。会计电算化专用硬件设备的维护工作由系统维护人员负责进行。重大硬件维护需做系统维护报告，报财务负责人。硬件系统的维护应经常进行。
1、硬件系统的安全与保护
（1）组织操作人员经常对计算机、键盘和打印机进行日常检查、维护，每半年清洗计算机和打印机一次，随时整理工作台；（2）为了保证计算机安全正常运行，有计算机的房间，应装臵调温设备，以保持适当温度；
（3）工作中突然停电时，必须及时关掉所有电器设备的开关；
（4）操作人员离开计算机时，应关闭所使用的设备电源，关机时必须关闭电源开关；（5）开机必须按照先开外设后开主机的原则，一般顺序为：打开ups电源---打开打印机---打开显示器---打开主机；关机顺序相反。
（四）软件的维护、管理及安全与保护制度
会计软件的维护是指保证会计软件原设计功能的正常实现，所能实施的程序修正、会计数据的更正与恢复等工作。
1、会计软件的管理
（1）财务部门在提供软件单位安装的会计软件程序后，进行操作所形成的会计资料，必须做各类软盘或硬盘备份。并分别存放在不同地点，分别保管。
（2）运行中的会计软件必须安装在计算机硬盘上，一般情况下不得重新安装。
2、软件系统的安全与保护
（1）操作人员运行的会计软件，必须设有密码。
（2）根据软件提供的功能和工作需要设臵操作人员的操作权限和密码。操作人员必须对自己的操作密码严格保密，不得泄露。
3、应用的会计软件单机版，一机共用时，应设臵“上机操作登记簿”。上机者应详细登记姓名、操作内容、操作起止时间、故障情况等信息。“上机操作登记簿”（见附表）4.4.2操作使用管理
操作使用管理是指计算机硬件和系统软件在操作使用方面的制度。主要任务是建立、健全和完善会计电算化的运行环境，保证系统内各类信息资源的安全可靠和完整，防止违规操作，避免因误操作而导致数据失真和丢失。保证发生故障时能及时发现、及时纠正、及时恢复，同时保证会计电算化信息资源的正确性、完整性和连续性。
（一）上机运行系统的规定
1、系统管理员、系统维护人员、系统操作人员、以及其他有关人员有权上机操作本系统；
2、非指定人员不得上机操作本系统；
3、上机使用人员必须使用其真实姓名，操作密码注意保密，并定期修改自己的口令。一旦泄密，操作人员有权修改自己口令，否则，出现问题，操作人员和系统管理人员有不可推卸的责任；
4、上机人员必须按照各自的操作权限进行，不得越权，为防止此类情况的发生，操作完毕后，必须退出系统。如需临时离开，也应按程序退出，以防他人冒名操作;
5、应及时作好各自的准备工作，以防止意外事故的发生;
6、严禁使用来历不明的软盘和各种非法拷贝工作，以防病毒传入;
（二）、上机使用人员职责和权限
根据酒店的会计核算的特点及上级对财务电算化管理岗位设臵的要求，在财务负责人的领导下，根据财务会计岗位的设臵，围绕电算化来开展工作。为了更好地发挥其应有的作用，防止漏设，可一人一岗，也可一人多岗。对于有牵制关系的岗位要明确规定不得兼任。
1、系统管理员：
（1）系统管理人员必须根据用友软件的特点和本单位会计核算的实际情况来建立本单位的会计电算化体系和核算方式。会计科目的设臵必须符合会计制度与本单位核算管理的要求，报表数据格式必须符合财政部门和其他有关部门的要求；
（2）负责会计电算化系统的日常管理工作，并保证和监督系统的有效、安全和正常运转，发生故障时应及时查明原因，及时纠正，及时恢复正常运转；（3）协调系统内人员之间的工作关系；
（4）负责组织和监督系统运行环境的建立和完善以及系统建立时的各项初始化工作；（5）负责计算机系统操作的安全性、正确性和及时性的检查。
（6）负责做好系统运行情况的总结，提出更新软件及修改软件的需求报告；（7）负责上机人员的使用权限
2、系统维护人员：
（1）定期或不定期地检查硬件和软件的运行情况；（2）负责系统运行中硬件和软件的维护工作；（3）负责系统的安装和调试工作；
3、系统操作人员：
系统操作人员是指有权进入当前的电算化系统全部或部分功能的人员。
（1）运用当前在用系统的规则，正确地设臵全部级次的会计科目，会计年度中间可以根据需要增加新的会计科目；
（2）根据原始单据编制的记账凭证，应符合财务制度的要求，做到内容完整、数据准确、代码正确，摘要简明规范；
（3）负责系统的数据登录、数据备份和输出打印工作；（4）严格按照系统规则进行操作；
（5）由总账自动生成或根据账簿数据准确填制会计报表，帐表之间的数据必须衔接一致，并保证表与表之间的钩稽关系严密，数据一致；
（6）负责输出打印凭证、账簿和报表，并管理及归档；（7）做好软盘或硬盘的备份工作
（8）日记账应当天登录，做到日清月结；
4.4.3档案管理
（一）、严格按照财政部、国家档案局《会计档案管理办法》要求实行电算化会计档案管理，由专人负责。范围包括：应用的会计核算程序软件存储在计算机硬盘中的会计数据以及其他磁性介质或光盘存储的会计数据和计算机打印出来的书面等形式的会计数据。其中会计数据中指记账凭证、会计账簿、会计报表（包括报表格式和计算公式）等数据。按规定在财务部门保管会计档案的人员不能兼任出纳岗；
（二）、存储在硬盘上会计数据必须建立软盘备份。备份次数每月不得少于一次。用作备份的软盘必须妥善保管，备份软盘应贴上保护标签并用印章或封条签封。备份软盘应装在保护封条和包装内，存放在安全、洁净、防潮、防热、防磁的场所，并定期进行转储。重要的电算化会计档案应准备双份，分别存放在不同地点。采用磁性介质保存电算化会计档案，要定期检查、定期复制，防止由于磁性介质损坏而使电算化会计档案丢失；
（三）、对购臵的会计软件，要作为会计档案妥善保管，并负责督促计算机凭证、账簿、报表的装订归档；
（四）、打印出的会计凭证、会计账簿、会计报表等核算资料，经过各业务经办人员、财务负责人等的签字或盖章认可，才能作为正式的书面档案资料保存。
4.4.4系统操作人员上岗培训制度
财务系统运行正常，及时准确地提供财务信息，离不开业务水平好、认真负责的工作人员。为保障上岗操作人员的素质，不断提高操作人员业务水平，特制定本制度。
1.财务管理系统操作人员上岗前，必须经过有关岗位培训，考核合格后方可上岗工作。
2.系统操作人员根据财务系统运作需要，应积极接受各种不定期培训。
3.操作人员上岗工作以后，定期接受培训、考核，以便为工作业绩、能力评估提供参考。
4.4.5执行时间
从2004年1月1日起执行。
4.5票据管理
4.5.1为了加强票据管理，规范财务收支渠道，严肃财经纪律，特对票据的管理作如下规定：
第一条票据指的是发票（包括定额发票和手工发票）、特色活动票据、收据、借据、订单、内部结算凭证等。
第二条票据管理暂行规定的执行范围指。悦达国际大酒店、盐城旅行社、盐城海悦商场。
第三条凡使用的发票，由计划财务部到税务机关统一购买。第四条未经税务机关批准，任何部门和个人均不得印刷、出售发票。
第五条对使用的发票，任何部门和个人均不得涂改、撕毁、转让、销毁，并严禁伪造发票。
第六条票据（除发票外）如需要印制，都应经计划财务部审核后，报送后勤保障部进行印制或购买，并办理入库、领用手续。任何部门和个人均不得自行印制或购买各类票据。
第七条票据领用：
因经营业务需要领取票发票的，由各收银员到计划财务部，按规范程序办理领用手续；领取其他票据：如特色活动票据、收据、订单、自助早餐券、由前厅部发放的早餐券的，由部门派专人到计划财务部，按规范程序办理领用手续；
部门领取的票据，由收银员或计划财务部指定人员全权负责保管，确保安全。第八条票据使用：
在经营服务中，取得收入时，均应向付款方如实提供相关票据；
所有对外对内的票据，必须规范、连号使用，根据使用的性质，必须加盖“发票专用章”或“财务专用章”或“票据专用章”后才能使用；
原则上各收银点之间不得随意借用发票，因特殊情况确实需要借用发票的，应办理借用手续，并上报计划财务部进行核对、销号、调整领取部门；
对填写错的发票或订单，应全部留存各联，并在各联加盖“作废”的戳记，不得私自销毁；
任何部门和个人发现发票丢失，应及时报告安全部及计划财务部。
第九条票据监督：
票据由计划财务部统一管理，并负责对使用票据的部门进行监督；
计划财务部设臵专人负责，对所有的票据的购买、领用、结存，应建立相应的台账；计划财务部派专人对各点的票据进行不定期抽查，发现问题及时向领导汇报；收银员于每月月末填写“发票领、用、存统计表”，对月末结存的发票应注明编号、张数、面值，上报计划财务部，以便核对销号；
各收银点必须将本月的订单、餐券使用情况，填写“订单、餐券使用明细表”、“压单明细表”，于次月二日上报计划财务部，以便核对销号；
使用完毕的各类票据存根，必须上交到计划财务部；
对收银员报送的“发票领、用、存统计表”、“订单、餐券使用明细表”、“压单明细表”及各类票据存根，由计划财务部设臵的专人负责逐一核对销号，对发现的问题要及时解决，对不能解决的问题，应向领导报告。同时要确保购买、领用、结存之间的勾稽关系相符，确保各类票据使用的合法、合理性。
第十条对违反上述第四条、第五条、第六条款项内容及人为原因造成发票丢失的任何部门和个人，一经发现，将严肃处理，情节严重者，直至追究刑事责任。
第十一条本规定从2004年8月1日起执行。
4.5.2对出具发票业务的操作程序管理，特作如下的规定：
一、账、款结算两清的业务，由酒店前台、餐饮的收银员开具发票后，将发票第二联直接交给客户，其他发票联连同账单一起交酒店计财部。
二、ar挂帐、会议业务，凡账单已到酒店计财部的情况下，由酒店计财部收银主管出具发票，连同账单一起交酒店的催款员，外出清收。
三、ar挂帐、会议业务，凡账单未到酒店计财部的情况下，因特殊原因需要前台开具发票提供给客户的，必须由酒店营销部的接待人员出具签字同意的、并注明消费单位、实际消费金额的书面资料，同时经酒店营销部的分管领导签字批准后，交酒店的前台收银员，才可以办理。否则，不予办理。
发票开具后，前台收银员应该要求客户在开具发票的第三联上签字认可所收发票的数量及欠款金额的基础上，才可以将发票第二联直接交给客户，其他发票联连同账单、酒店营销部分管领导批准的书面资料一起交酒店计财部。
如发生客户未在开具发票的第三联上签字认可，前台收银员可拒付发票第二联。如发生客户未在开具发票的第三联上签字认可，而将发票第二联直接交给客户的，由前台收银员承担全部责任；由此种业务出具发票后所形成的消费欠款，由营销部具体接待人员负责追回。如上述两种情况产生的不良后果，将按酒店的《关于往来款项管理的暂行规定》（悦国店[2004]24号）进行处理。
四、各承包点使用的发票，根据2005年4月30日的机开票操作管理准备会议精神，可由酒店的前台收银员代开发票，发票开具后，前台收银员应该要求各承包点的负责人在开具发票的第三联上签字认可发票的数量及金额的基础上，才可以将发票第二联直接交给各承包点的负责人，其他发票联连同账单一起交酒店计财部。如承包点的负责人未在开具发票的第三联上签字认可，前台收银员可拒付发票第二联，否则责任自负。对各承包点使用的发票额度，由计财部票据管理员根据签订的合同内容，负责监督管理。
五、本暂行规定从2005年6月1日起执行。
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