学校档案室管理规章制度.docx

学校档案室管理制度 为不断加强学校档案的保管、保密和利用工作，根据依法治档的原则，特制订如下制度： 一、认真贯彻执行中华人民共和国档案法，以及其它有关档案工作的规定。 二、凡已入档的各类档案，须经统一分类登记、编目、科学管理，妥善存放，并制订案卷目录等索引查询工具。 三、设立档案库，配置专业存档箱柜，切实做好防盗、防火、防潮、防尘、防虫等安全防范工作，定期检查保管情况，确保档案安全，做到无丢失、无霉变、无虫蛀、无差错。 四、对已过保管期限，需销毁的档案材料，要清理造册，报校领导批准。 五、档案责任人应严格遵守国家工作人员保密守则，非档案工作人员未经许可，不得擅自进入档案室。 六、属保密范畴内的档案，利用者须报经校领导同意后方可查阅，查阅档案时与利用目的无关的章节，请勿翻阅或摘录。 七、凡有需查阅档案者，查阅时不得把案卷拆散、涂改、损毁或转让他人。 八、利用者如须摘录、复印有关档案，一般的经档案员同意，重要的机密档案须经校领导批准后方可摘录。 九、外来人员需利用本单位档案的，需持单位介绍信，并注明利用目的，经校领导同意，方能查阅。 十、做好档案利用记录工作，档案员有权向利用者收集利用效果；利用者有义务向档案室反馈利用效果。 十一、档案工作人员对档案材料要定期全面检查，发现问题应及时改进。 北兴农场中学 第二篇：学校档案室管理制度学校档案室管理制度 一，认真贯彻中华人民共和国档案法，以及其它有关档案工作的规定. 二，各种档案须科学管理，存放有序，查找方便. 三，严格保密制度做好档案安全保密工作. 四，做好防火，防水，防潮，防盗，防有害生物，防尘，防光，防高温等工作，定期检查保管情况，确保档案的安全，做到无丢失，无霉变，无虫蛀，无差错. 五，借阅档案须经学校领导同意，并办理借阅登记手续，借阅人要爱护档案原件，用后及时归还. 六，外单位借阅利用档案，须持单位介绍信，注明利用目的，经学校领导同意，才能借阅. 档案的收集 要按照国家，政府及教育行政部门的有着规定，把学校，各部门和师生每个人手中分散的有关教育，教学，科研，人事，行政，财务，经营等方面的文件材料及各种资料，经过挑选，集中于学校档案室.任何部门和个人都不得私自保存，占有，销毁和带走应归档的材料. 1，依法按章 档案的收集必须依法按章实施.要求学校的全体师生员工都要明了档案惧和管理目的和意义，树立档案工作人人有责的观念，增强档案意识，明确工作性档案资料与个人的学术，科技等具有知识产权的资料的区别.管理部门不应把属于具有个人知识产权范围的资料强行收集（个人自愿贡献的另当别论），个人也不能把应当归档的工作资料占为已有而拒不归档. 2，完善机制 档案的收集必须建立必要的机制，对收集的范围，对象，时限等有明确的要求，建立必要的工作制度和考核制度. 3，建立网络 由于学校的工作条线多，归档资料牵涉的面也广，档案资料的收集要建立必要的组织网络，有关条线和各个层面都应有相关的节点，每个节点都要有具体的责任人. 档案的整理 档案的整理，是指把零散的和需要进一步条理化的档案资料，进行基本的分类的，组合和编目，使其系统化，科学化.有利于档案的保管和使用. 1，规范分类 由于以校为本自主发展的步伐加快，教育教学改革的不断发展，改革实践中形成的资料也必然会超出文件规定的分类范围.因此，在改革实践与时俱进的新时期，相关的档案资料分类规则也必然不断发展，各单位应该尊重这一现实，积极探索，同时又必须及时与上一级档案管理部门联系，争取指导，服从整体调控，不各行其是. 2，保持结构完整性 学校档案的整理，要按照教育，教学，科研，人事，行政，财务和经营管理活动过程中所形成的档案资料自身规律，保持其结构的完整性. 3，保持整体系统性 学校档案的整理，还要按照学校档案的来源，时间，内容和性质等条件，保持其历史联系，保持其整体的系统性. 档案的立卷 1，为有利于学校立卷部门做好平时归卷工作，提高立卷质量，方便归档前的查 找利用，学校应按照上级要求，推行预立卷制度. 2，学校各有关部门兼职档案员应按预立卷类目进行材料的及时收集，积累，并定期进行整理. 3，学校档案室要随时了解，检查，指导兼职档案员做好预立卷工作. 4，组卷必须遵循文件材料形成的规律，保持其相互之间的有机联系，便利于查考和利用. 5，组卷的技术要求： （1）内容相同的文件材料组成一卷，同一内容的文件材料数量多时，可分别组成若干卷，每卷不超过200页. （2）卷内密不可分的文件材料按正件在前，附件在后;打印在前，定稿在后;批复在前，请示在后的顺序排列. （3）按顺序编页号，页号位置在非装订线一侧的上角. （4）填写卷内目录及备考表.每份文件材料必须注明单位，责任者，时间. （5）卷内材料一律拆掉金属物，用线装订，破损的文件材料应进行修补. （6）案卷封面各栏目应填写齐全，标题拟写应简明扼要，并体现作者，问题，文种三要素. （7）档案盒封面和卷盒按有关规定要求. 档案的保管 1，必要的硬件保障 为了档案的完整和安全，工作的方便，一般应实行三室分开，即档案库房，工作人员的办公室与档案借阅室分开，至少要做到档案库房独立. 档案库房要保证通风，干燥，配备必要的防潮，防霉，防蛀，防火（消防），调温和通风等设施，要有防盗设施. 2，完善的软件建设 建立档案管理的常规工作制度.如收集，整理，分类，立卷，借阅，鉴定，剔除，销毁等制度.建立相应的工作资料. 3，认真做好归档验收工作.档案室应对整理组卷完毕垢档案进行入库前的鉴定和验收，凡不符合要求的，必须重新整理合格才能归档. 4，按规定做好分类编号工作. 5，按规定做好编目工作.目录每条目基本著录项目包括：顺序号，档号，题名，日期，页数，保管期限等.实行计算机辅助档案管理的，应将目录输入计算机，建立信息库，实现检索，统计的机上操作. 6，按照档案顺序号，依次排列上架. 7，要定期全面检查，并做好检查记录，发现问题要及时采取补 救措施，并报告分管领导，确保档案安全. 8，要严格做好鉴定和销毁工作.要根据归档范围和保管期限表，对到期的档案提出销毁或延长保管期的意见，并经学校领导批准.销毁档案时必须有两人监销，并在销毁清单上签字. 9，认真做好统计工作.建立档案的收进，移出，利用，销毁等统计台帐，及时报送统计报表. 10，及时做好档案的补充工作.归档的文件材料如有遗漏，学校应及时补充归档，档案室应将补充归档材料插入相应的案卷或另行组卷，排在对应年度案卷目录的最末位. 官地坪镇中学 第三篇：学校档案室安全管理制度龙潭小学学校档案室安全 管理制度 龙潭小学 龙潭小学学校档案室安全管理制度 （一）档案工作制度 1、档案工作是行政管理工作的一部分，须有一名校领导分管。 2、档案人员应及时将上级档案部门的有关指示向分管领导汇报，以便及时了解档案工作动向，领导本校档案工作。 3、档案工作由校办公室负责，对各处室的兼职档案员进行业务指导，在档案移交时检验案卷质量。 4、遵照“集中统一管理”的原则，本校各类档案应集中存放在校综合档案室，实行统一管理。 5、根据国家有关档案管理的规定，结合学校档案工作的实际适用本校实际的保管期限表、归档范围等。 6、建立以校各处室兼职档案员为骨干的学校档案工作网络，定期活动。 7、编制各种检索工具、参考工具，积极为学校管理提供便利，及时做好登记和统计工作。 8、档案人员应加强学习，不断提高思想觉悟和不断更新业务知识，使学校档案工作更趋规范化、科学化。 （二）档案工作人员岗位责任制 1、档案工作人员必须严格遵守中华人民共和国档案法和中华人员共和国保密法规定的各项条款，依法办事；认真贯彻执行档案工作的各项规章制度。 2、指导各部门的立卷人员和专业技术人员按时做好文件材料的收集、立卷归档工作，努力提高案卷质量。 3、做好档案的收集、整理、鉴定和登记、统计等基础工作，熟悉所保管的档案情况。 4、做好档案的利用服务工作，编制多种检索工作和参考资料做到调卷及时迅速、准确无误。 5、做好档案的防火、防盗、防潮、防尘、防虫、防光等安全防护工作，维护国家的档案不受损失。 6、刻苦学习档案业务知识，提高业务能力和学术水平，努力实现档案管理 科学化、现代化。 7、遵守保密制度。未经批准，不得利用职权擅自扩大档案的利用范围，不得泄露档案的机密和内容，确保档案机密的安全。 （三）档案资料归档制度 1、凡是在学校各项活动中形成的具有查阅利用价值的各种文件资料均属归档范围。 2、各种资料的形成积累立卷和归档工作是各处室的任务之一，应列入各部门兼职档案员的职责范围，建立岗位责任制，学校档案室做好指导和监督的同时搞好档案集中和统一管理工作。 3、各处室在工作中形成的具有保存价值的文件资料，均应整理立卷后归档，由档案室统一管理，不得分散在部门或个人手中。 4、每年三月底以前，处室兼职档案员必须将上一年度档案材料按要求整理立卷归入处室档案，并将上一年度档案材料移交档案室。 5、凡归档的案卷必须编制归档档号、案卷号、填写案卷目录及卷内文件目录，做好向档案室移交的准备工作。 6、部门移交案卷时应经档案室工作人员验收，移交时应履行移交手续，填写移交清册。 （四）档案库房管理制度 1、努力创造条件实现档案现代化管理，使库房管理更趋科学化。 2、库房由档案人员负责管理，并负责每天检查门窗电的开关情况。 3、库房必须具备防盗、防火、防潮、防光线、防尘等基本保护条件，并每月检查一次，发现问题及时处理。 4、明确各类档案的界限，实行分类分柜存放保管。 5、库房必须具有专用橱柜，并被有必要的安全保护设施，以确保档案的安全。 6、非档案室工作人员不得进入库房，查阅档案不得在库房内进行。 7、库房内不得堆放其他物品，以保证库房的整洁。 （五）档案保密保卫制度 1、保守档案机密是每个档案工作人员的神圣职责。 2、档案室设专用档案库房，配置专用档案橱柜存放档案。 3、档案室内应设置阅览档案室，建立监阅制度，防止失密、泄密。 4、档案库房和档案橱柜必须明确专人管理，钥匙由专管人员使用。档案人员工作调动时，必须办理交接手续。 5、档案人员不得将机密文件、档案资料带回家，或探亲访友，或出入公共场所。 6、不得擅自翻印、复印上级机密文件或资料，不得在私人通信或普通电话中涉及档案机密；不准向无关人员谈论、泄露有关档案内容。在立卷中形成的各种草稿、废纸等不得乱扔，一律按保密纸处理或销毁。 7、非档案人员不得进入库房，不得在库房中接待亲友。 （六）档案资料借阅制度 根据档案法和有关规定，特制定本制度。 1、外单位查阅档案，应持单位介绍信，一般应有二人。查阅机、绝密或组织、人事方面的文件，必须是党员。 2、查阅各种档案必须在查阅室进行，未经同意，不准私自带走。 3、凡查阅利用本单位重要的机密档案或在一定范围内控制使用的档案，应经单位领导同意。 4、学校档案严格控制借出，如确因工作需要，应经本单位领导批准，借出时间一般不得超过三天。借阅期间，要确保档案的安全。 5、凡摘抄本校档案材料，应写明年代、卷号、张号，并认真校核。出具证明材料，要加盖公章，方能有效。如需要复制，须经经办部门同意。 6、利用档案者，必须注意保守机密，不得任意泻漏和向外公布。 7、查阅档案，必需注意保护档案不得在文件材料上圈点。批注、勾画、污损，更不得拆卷抽取；撕毁原件，违者将依据档案法规定追究责任。 8、对利用档案产生了明显经济效益和社会效益的典型事例，利用者责任向档案室提供信息反馈。 （七）档案销毁制度 1、档案销毁必须经校领导和上级主管部门负责人审核同意。 2、凡需销毁的档案必须编造清册，并撰写包括：本单位和卷宗的简短历史 情况、销毁档案所属年代、保管期限及其数量和详细内容、鉴定的情况和销毁的理由等内容的书面报告。 3、销毁档案时必须有两人以上进行监销，在销毁清册上注明“已销毁”字样和日期，并需签名盖章以示负责。 4、被销毁档案如送造纸厂打浆，必须在监督下进行，打成纸浆后监销人员方可离开。 （八）档案保管制度 1、档案库房和档案柜、资料架要统一编号，档案、资料要按全宗和分类顺序排列整齐， 重点档案和一般档案要分别保管并定期检查，对破损和模糊不清的档案、资料及时修复和复制。 2、 认真落实档案库房的八防措施。库房内严禁吸烟和存放易燃品，库房内外放置灭火器材，以应急需；库房门窗要装置防盗设备，及时关开、上锁，钥匙由专人专柜保管，不得随身携带；经常清扫、整理库房内外和橱架内外的清洁卫生；注意观测库房温湿度，尽量控制在规定标准；每年四月份放置一次杀虫剂，并视情况及时采取措施，防止鼠咬虫蛀。 3、对档橱、架要经常进行保养，防止锈蚀，保持美观清洁。 4、档案人员每年对档案保管情况进行一次全面检查，并作记录。 第四篇：职业学校学生档案室管理制度档案室管理制度 根据依法治档的原则，加强学校档案的保管，保密和利用工作，特制订以下制度： 一、保管： 1、各类档案，通过分别分类登记、编目、存放有序，并制订案卷目录等检查工具。 2、设立库房，配有箱柜，切实做好八防工作（防盗、防火、防光、防潮、防尘、防虫、防霉、防水）。 3、对已过保管期限，需销毁的档案材料，要清理造册，经分管领导同意，报主管部门批准。 4、档案员对档案材料要定期全面检查，发现问题，及时改进。 二、保密 1、执行保密法。严格遵守国家工作人员保密守则，非档案室人员，未经许可，不得擅自进入档案室。 2、属保密范围内的档案，利用者须经主管领导同意方可查阅，查阅档案时与利用目的无关的章节，请勿翻阅或摘录。 三、利用 1、本学院人员须查阅本工作范围内的档案，可直接向档案员提出要求，优先提供利用。 2、外来人员需利用本单位档案，须持单位介绍信，经主管领导同意，方能查阅。 3、利用者须摘录、复印有关档案，一般的经档案员同意，重要的须经主管领导的批准。 4、做好档案利用记录，档案员有权向利用者收集利用效果，利用者有义务向档案室反馈利用效果。 档案室 2011-09-25 第五篇：档案室管理制度档案室管理制度 一、学校档案工作是学校管理工作的重要组成部分。建立健全学校各类档案，目的主要在于为学校领导和上级有关领导部门分析、总结、部署及调度学校工作和对学校工作做出决策，提供准确、可靠的依据。学校要成立档案管理领导小组，设立专（兼）职档案管理员，认真贯彻实施档案法，抓好学校的档案建设。 二、学校建立综合档案室，统一存放各种门类的档案，包括文书档案、教学档案、人事档案、基建档案、财务档案、音像档案、荣誉档案、学籍档案、健康档案、体育档案等。 三、档案室要制定档案文件资料收集细目，各部门要按照这一细目全面及时地搜集各类档案资料，档案员要定期征集归档、建档。 四、建立健全并认真落实好档案工作的各项规章制度，包括归档制度、保管制度、保密制度、借阅利用制度、鉴定销毁制度、档案统计制度及监督检查制度等。有档案达标计划，使学校档案管理工作走上规范化、制度化、科学化。 五、严格完善归档制度。档案员和各部门要按照国家档案部门统一规定的规格和要求，明确归档范围，及时搜集立卷，严格立卷质量和保管期限。 六、档案员要认真学习档案法规和处理程序，熟悉学校各方面的工作，加强档案业务训练，努力提高自己的业务水平和管理水平。 七、档案员要按时向上级档案主管部门呈报各类报告，做好各类档案检查准备工作。 八、校内人员借阅业务性档案，须经有关领导同意后方可查阅，并办理登记手续，在规定期限内完好无损地归还。校外人员来校查阅档案，必须持有单位介绍信，经学校主要负责人批准后方可查阅档案。查阅者未经同意不得摘抄档案材料，经同意摘抄的材料，必须经档案室人员仔细核对签署意见。 九、健全各种检索工具，开发利用现有档案。不断挖掘档案信息，编制各种辅助表册，扩大利用服务范围，提高档案的利用效益。 十、加强档案保密工作。档案室门窗要加固，备有消防器材，保持整洁、干燥、自然通风，严禁吸烟，注意防盗、防火、防鼠、防霉、防蛀，档案员不得将无关人员带进档案室，不得外泄档案中的机密。第16页 共16页