浅谈机关事业单位干部人事档案现代化管理模式.pdf

调 研13在机关事业单位中，对干部进行考察主要是依据干部人事档案信息，其中档案信息是衡量干部工作能力的直接反映，与此同时也直接关系着人事部门的管理水平，干部人事档案信息是干部调动与职务任免的重要参考依据。在“互联网+”时代下，大量信息技术应用于档案管理工作中，传统的档案管理模式已经无法适应时代发展趋势，在新时代下必须引进先进的管理方式、管理手段，充分发挥信息技术在档案管理中的作用，有效提高干部人事档案管理的效率、安全以及质量。事业单位干部人事档案管理存在的问题档案管理水平参差不齐。目前仍然有部分人事档案在存放与管理工作中较为混乱。主要是由于存放时间较为久远，在我国目前机关事业单位仍然有一部分 20 世纪 60 年代之后出生的人员在工作岗位上，其中临近退休的在职工作人员档案资料最早要追溯到 20 世纪 70 年代初。由于人事档案时间跨度较大，再加上前期档案管理方法的不完善，导致一些重要资料缺失。此外，部分机关事业单位人员档案在多个地点存放，档案管理水平无法显著提高，造成档案管理水平参差不齐。档案管理观念落后。随着社会的不断发展，目前档案法治化管理水平不断提高。近年来档案法治建设已经取得了巨大成果，但是由于机关事业单位对于人事档案法治化管理缺乏宣传力度与执行力度，导致在机关事业单位运行中，档案管理工作属于次要工作，事业单位领导层、一线工作人员以及普通群众都缺乏对档案管理法治化工作的认识，导致档案管理意识普遍较弱。在档案审核方面，机关事业单位的人事档案具有职称属性与职务属性，对档案管理工作的安全性与保密性要求较高。由于部分档案管理人员缺乏管理意识与保密意识，在档案信息审核中，只是对档案信息进行表面上的简单审核，对于档案管理中需要花费大量时间与精力的细节工作往往留于形式，导致机关事业单位无法认定干部相关信息，影响职称评定与职务晋升工作开展。专业档案管理人员缺乏。虽然目前档案专业教育事业发展飞快，培养了较多数量的专业档案管理人才，但是由于在培养过程中存在较多问题与不足，比如教学内容与教学技术较为落后。其中教育教材内容不完善，教学方法主要以线下教师授课为主，导致学生缺乏实践机会。种种问题都导致了专业档案管理人才培养质量差。在实际档案管理工作中，由于工作的特殊性，机关事业单位的大量人力资源都倾斜其他部门，导致档案管理科室缺乏人力资源，再加上没有对工作进行专业性指导培训，相关人员的工作经验缺乏，业务能力不够，难以应对工作任务，降低了档案管理工作的规范性与工作效率。专业设备设施不足。在“互联网+”时代下构建现代化档案管理模式必须对相应的设备设施及时更新换代。目前我国仍然有大部分机关事业单位干部人事档案管理工作采用传统的纸质管理方式，其中档案存放柜与密集架等设备设施十分老旧，特别是在档案管理库房的防火、防潮等指标方面已经无法满足档案管理需求。虽然目前计算机的普及率不断提高，但是由于财政因素，导致人事档案管理软件的应用与开发难度较大。再加上各个机关事业单位的人事档案管理标准不统一，导致在开发人事档案管理软件时缺乏统一标准，即使最终开发出相关软件，其兼容性也不强，无法形成良好的规模效应，阻碍人事档案管理现代化发展。浅谈机关事业单位干部人事档案现代化管理模式近年来，信息技术在大量领域中得到了普及应用。传统的档案管理模式已经无法满足时代发展需求，构建现代化干部人事档案管理模式具有重要意义。文/金华调 研14“互联网+”时代干部人事档案现代化管理策略转变传统思想观念。干部人事档案现代化管理模式构建并不是简单地运用网络技术进行管理，是对人事档案进行规范化审核，将审核工作与网络技术有机结合，共同开展规范化审核与信息化建设两项工作，从而才能构建现代化的干部人事档案管理模式。其中要求将转变思想观念作为第一步，有效增强管理人员的管理意识，树立现代化干部人事档案管理意识。要强化管理人员的政治意识，增强管理人员的政治自觉与政治站位，在干部人事档案管理工作中始终贯彻党的领导，在新时代下构建现代化档案管理体系、运用体系以及安全体系，实现档案信息的深度运用。要增强档案管理人员的规范意识，干部人事档案管理工作是保证人民群众根本利益与维护党和国家真实面貌的重要工作，并不是机关事业单位的附属工作，必须始终把档案管理工作作为机关事业单位的重要工作，在实际工作中将相关规章制度全面落实，确保档案管理、流转、查阅以及保存都保持规范性。强化档案审核意识，干部人事档案管理工作必须经过严格审核，在审核过程中必须对档案管理的整体性与细节合理把握，将档案信息审核结果作为干部人事调动与职级晋升的重要参考依据，如果档案信息存在严重问题，在晋升与评聘过程中必须搁置处理。注重档案管理人才培养。档案管理人才作为干部人事档案管理工作的执行者，机关事业单位应重视培养相关人才，将档案管理人才队伍进一步壮大。首先要加强人才的专业知识教育培训，制定培养档案管理专业人才计划与目标，将构建多元化的知识结构作为人才培养方向，从而培养一批专业性较强、经验丰富的档案管理人员。其次要加强党的政策宣传，使档案管理人员的政治素养得到提升，培养他们无私奉献的精神，使工作人员对档案管理工作产生认同感与自豪感。然后明确档案管理专业人员，了解档案管理人员的晋升渠道，通过对工作评价审核机制的健全完善，着重提拔业绩突出、工作能力较强的年轻人，不但可以挖掘专业人才，同时也可以避免出现高素质人才流失。最后对现有的机关事业单位结构优化，采取老员工带新员工的教学方式，避免档案管理人员出现结构断层。统一干部人事档案管理标准。随着“互联网+”时代的到来，大量信息技术的普遍应用，干部人事档案管理工作已经向现代化方向发展，进入信息化时代，档案信息从原本的纸质载体转变为电子数据。在档案信息现代化管理中存在一些问题与不足，由于管理方式不成熟、不完善，行业标准不统一，导致在干部人事管理工作中存在一些问题与矛盾。因此必须将干部人事档案管理标准规范与统一，要求各个机关事业单位将国家档案局的档案标准与行业标准作为依据，根据实际发展情况，统一档案信息的转接、审核、保存以及查阅等环节。与此同时，还要在单位内加大宣传力度，确保统一档案管理标准有效落实，这样才能使各个机关事业单位的档案管理工作逐渐统一，减少矛盾问题的出现。积极应用先进设备技术。在“互联网+”时代下，构建干部人事档案现代化管理模式必须将更新先进的设备作为重点，熟练掌握网络信息技术，彻底改变传统的档案管理模式，为干部人事档案现代化管理探索新的模式。在档案管理设备方面，要对档案存放库房与密集架进行改造，确保符合现代化管理标准，其中特别重视存放库房的安全性与保密性，将自动化技术与网络技术引进，实现存放库房温度、监控报警、密集架移动以及门禁的智能化与自动化。在干部人事档案管理中应将传统纸质档案淘汰，尽可能采取电子档案信息进行管理，有效提高管理效率与管理安全性。在软件技术方面，要求相关部门加强政策引导，鼓励企业参与干部人事档案管理软件开发，通过软件与硬件的升级换代，实现档案信息现代化管理。与此同时还要对档案信息化管理软件开发规范标准进一步完善，在确保档案信息保密性符合要求的基础上，使软件的兼容性得到增强，有利于管理软件在机关事业单位中的普及应用。在“互联网+”时代下，推动档案管理信息化建设具有非常重大的意义，可以有效提高档案管理的质量和效率，减轻档案管理人员的工作负担，有利于减少档案管理成本。由于现代化的干部人事档案管理并非在短时间内能够健全完善，要求机关事业单位、档案管理人员以及其他部门共同协作，对档案信息审核规范化，加强档案管理信息化建设，通过培养大量的现代化档案管理人才，引进先进设备与先进信息技术，不断提高机关事业单位的干部人事档案管理水平。（作者单位/湖北省潜江市政府办公室）LD