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商业汇票管理制度

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2020年5月29日
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商业汇票管理制度
1.目的
为规范企业的商业汇票管理, 规范商业汇票收取、登记、保管和使用等方面的管理工作,防范商业汇票管理过程中的潜在风险,保证资金安全和提高资金的使用效益。依据新<企业会计准则>,结合企业的具体情况,特制定本制度。
2.范围
本制度适用于集团公司及其直属企业。
3.主要风险及关键控制点
3.1主要风险
3.1.1 因保管不善、使用不当等原因,发生被盗、挪用等情况,造成资金损失。
3.1.2未经适当授权开具、收取和使用商业汇票,发生挪用、贪污等情况,造成资金损失。
3.2关键控制点
3.2.1商业汇票的管理应当符合有关法规要求,商业汇票的接收、保管、使用等应当有完整的记录。
3.2.2商业汇票的开具、接收、使用等必须经适当授权批准;
4.职责分工
4.1建立商业汇票管理业务的岗位责任制,明确相关部门和岗位的职责权限,确保办理商业汇票工作的不相容岗位相互分离、制约和监督。
商业汇票管理业务的不相容岗位至少包括:
(1)商业汇票贴现、背书转让的审批与执行必须分离;
(2)商业汇票的保管与盘点清查必须分离;
(3)商业汇票的会计记录与审计监督必须分离;
(4)严禁未经授权的部门或人员接收商业汇票或直接接触商业汇票。
4.2出纳人员:主要处理商业汇票的登记、保存等管理日常工作。
4.3资金管理主管人员:负责商业汇票的盘点及盘点记录的保存工作。
4.4财务部负责人:应指定专人负责开立银行承兑和商业承兑汇票。
4.5主要行政负责人:负责审批汇票贴现、转让等业务
5.内容
5.1定义
本制度所指商业汇票是指因进行商品交易而收到的商业汇票。商业汇票根据承兑人的不同分为银行承兑汇票和商业承兑汇票。
5.2商业汇票管理
5.2.1公司原则上不得收取商业承兑汇票,特殊情况下收取客户支付的商业承兑汇票,按”5.3商业承兑汇票的收取”条款执行。
5.2.2财务部应当会同人力资源部对公司有关人员包括授权收取商业汇票的销售人员进行商业汇票管理程序和商业汇票基本知识的培训。
5.2.3财务部集中管理公司商业汇票。财务部对收到的各种商业汇票具有保管使用的责任和义务。商业汇票只有财务部规定人员或经财务部授权的销售人员才能收取,其它部门和人员一律不得经手收取商业汇票。
5.2.4财务部和销售部应建立专门的商业汇票实物登记簿,记录收到的各种商业汇票面值、出票单位、付款单位、承兑期限、公司经手人签字等。
5.2.5商业汇票的接收和登记
(1)销售人员在接到客户开具的商业汇票后应立即以可靠方式通知公司财务部,必要时应提前通知财务部将要收到客户支付的商业汇票。销售人员在收到客户支付的商业汇票后,对收到的商业汇票进行初步鉴定。鉴定内容主要包括如下:
a.何种商业汇票;
b.何种承兑汇票;
c.签发承兑汇票或转让承兑汇票的被背书人名称与公司名称是否相同;
d.是否已超过承兑期限;
e.背书人是否合法有效;
f.金额大小写是否符合财务要求;
g.是否有涂改情况;
h.背书人盖章是否齐全;
i.如系商业承兑汇票,必须调查签发商业汇票的客户资信情况。
(2)销售人员在收取商业汇票时,应要求客户在商业汇票收款人或被背书人一栏准确填写本公司的名称。
(3)销售人员在获知客户将支付商业承兑汇票前,应向主管副总经理、财务部请示是否接受。未经授权人员批准,销售人员不得收取客户签发的商业承兑汇票。
(4)收到商业汇票的销售人员应在3个工作日内以可靠方式将商业汇票传递到公司财务部,特殊情况不能在3个工作日内传递到的,应事先得到财务部负责人和销售部经理的批准。
(5)销售人员在收到商业汇票后,应当对该汇票的安全保管负责。
(6)销售部内勤人员和财务部应当对收到的商业汇票分别进行登记。销售人员或销售部内勤人员应将收到的商业汇票直接交到财务部出纳处办理签字确认。(参见附件1——商业汇票登记簿)
(7)财务部出纳在接到销售人员交来的商业汇票后,应立即在财务部商业汇票登记簿中登记,同时将商业汇票复印一份交给主管会计制作会计凭证并录入电脑。
(8)出纳人员应当在登记收到的商业汇票的同时,对商业汇票的真实性进行进一步的鉴定。发现有问题时,应立即通知经办销售人员与客户联系处理。
5.2.6商业汇票的查询鉴定
(1)出纳人员完成收票登记和初步鉴定后,如果是银行承兑汇票,出纳人员应在1个工作日内将银行承兑汇票送往要承兑的开户银行进行查询和鉴定。银行方面查询后发现有问题时,出纳人员应立即通知销售部收票人员和财务部负责人与客户联系办理退票或换票手续。如果该承兑汇票属于客户现款购货的情况,财务部必须在获得银行方面确认该承兑汇票真实无误后方可通知仓库办理发货。
(2)公司在处理其它资产时收到银行承兑汇票,也应比照上述现款购货方式办理。
(3)对收到的未注明公司名称的商业汇票,出纳人员应将公司名称准确无误地填写在商业汇票上,确保其它单位和人员在非法获得该商业汇票后无法办理背书转让或承兑贴现手续,并及时提醒收票人注意,以免重复发生,规避收款风险。
5.2.7商业汇票的保管
(1)商业汇票应视同现金进行保管。收到的商业汇票必须放置在公司的现金保险柜中。未经授权人员批准,任何人员不得使用商业汇票。
(2)出纳人员对收到的商业汇票负安全保管责任。财务部负责人对出纳人员保管的商业汇票负有日常监督的责任。
(3)财务资金主管或财务部负责人应当定期和不定期地盘点库存的商业汇票,编制<商业汇票盘点表>并由保管人、盘点人和监盘人签名(参见附件2),确保应收商业汇票账面余额与实际库存相符。如发现不符,要及时查明原因,作出处理。
5.2.8商业汇票的背书转让
(1)财务部在安排资金使用计划时,应当按照抵债实物、商业承兑汇票、银行承兑汇票和现金的顺序,首先考虑使用抵债实物和商业汇票。财务部应当在充分考虑经济效益和减少风险方面取得恰当的平衡后,对支付的结构和方法作出合理的安排。
(2)当财务部根据实际情况决定的付款方式与申请付款部门或客户的要求发生冲突时,申请部门须接受财务部安排并努力向客户做好解释工作。当财务部与申请部门无法达成一致意见时,由主管财务工作的副总经理做最后的裁决。
(3)财务部在决定支付方式时,应当在维护公司利益的基础上力争做到公平合理。若发现财务部经办人员滥用职权,与供应商有特殊利益关系,造成公司利益受损,则应按照有关规定予以相应的处罚。
(4)各部门申请使用商业汇票用于支付供应商货款或偿还其它债务时,申请部门经办人员填写<商业汇票背书转让申请审批表>(参见附件3),然后按照<货币资金管理制度>规定的支付审批流程办理相关的申请批准手续。
(5)出纳人员和资金主管会计只有在获得有关授权人员的批准后方可办理商业汇票的背书转让手续。
(6)财务部原则上不得将完成背书后的商业汇票交公司内部申请人员转交给供货商,而必须直接交给供货商。供货商的收款人员必须在有关申请部门经办人的陪同下,凭供货商授权书到财务部出纳处办理领取手续。
(7)出纳人员在办理商业汇票交付之前,必须要求供应商收款人员在商业汇票转让协议上签字或盖章,以明确双方的责任。商业汇票转让协议应当包括以下主要内容:协议签署时间和地点;供货商单位出具的收款人员授权书;授权收款人员的身份证及联系电话;商业汇票的现状描述、商业汇票的编号、出票银行、承兑期限、商业汇票金额等;双方对于贴现利息和承兑手续费的责任;企业转让商业汇票的核销债项。(参见附件5——背书转让商业汇票协议书)
(8)收票单位对违反商业汇票管理规定导致商业汇票不能承兑的后果负责。
(9)供应商授权的领票人在领取商业汇票后,应当在出纳人员管理的商业汇票领用登记簿中签字。
5.2.9商业汇票的贴现
财务部负责人应当根据公司资金状况和利息损失情况决定是否贴现。在办理贴现时,财务部经办人员填写<商业汇票贴现申请审批表>(参见附件4),财务部负责人审核,经主管财务工作的副总经理和总经理审批同意后,方可办理贴现手续。商业汇票到期时必须及时办理收款手续。
5.2.10申请办理银行承兑汇票
(1)为减少企业资金压力,有条件的企业应当积极经过银行办理银行承兑汇票用于支付企业的重大开支。
(2)企业在申请办理银行承兑汇票前应当向企业董事会和股份公司财务部提出书面报告并在获得授权批准后方可办理。
(3)申请办理银行承兑汇票应当事先与开户银行签订有关协议。
(4)财务部应设置备查登记簿对开出的银行承兑汇票进行跟踪管理,记录银行承兑汇票的开具、领用、作废等使用情况。
(5)各部门申请使用公司签发的银行承兑汇票的手续和申请使用银行支票的手续相同。
(6)出纳人员应当定期到银行查阅公司开出的银行承兑汇票的情况。发现银行有退票时,应立即通知有关部门联系办理退票业务。由于领用或其它背书转让单位工作失误导致公司开出的汇票作废时,领用单位需经过公司相关管理部门重新申请办理开票手续,并承担相关手续费。
5.3商业承兑汇票的收取
5.3.1在收取客户的商业承兑汇票前,有关经办人员必须对该企业的商业信誉进行调查,然后向主管副总经理和财务部请示。财务部负责人和主管副总经理对经办人员提出的收取商业承兑汇票的申请进行严格的审核,然后报总经理审批。
5.3.2接受客户商业承兑汇票的具体要求
(1)客户具有开出商业承兑汇票的资格和条件;
(2)客户具有极好的资信能力并与公司有长期稳定的业务关系;
(3)商业承兑汇票的金额只占该客户欠款总额的30％以下;
(4)该客户以商业承兑汇票支付其它单位货款有良好信誉且无不良退票记录;
(5)该客户过去开出的商业承兑汇票基本被其它企业接受;
(6)客户同意签署公司提供的有关发生退票违约的处罚协议;
(7)客户经营困难,面临倒闭,公司已决定终止其业务关系,该商业承兑汇票由第三方背书转让而来(即除商业承兑汇票外客户已无更好的偿还手段);
(8)与客户发生经济纠纷后由法院判决而来;
(9)其它被迫接受的情况。
5.3.3商业承兑汇票管理
(1)财务部对商业承兑汇票设置独立的会计科目进行核算。出纳人员负责保管公司收到的所有商业承兑汇票。
(2)商业承兑汇票的收取和对外背书转让必须在财务部设立的商业汇票登记簿中登记,具体方法和银行承兑汇票相同。
(3)收取商业承兑汇票的销售部门应当与财务部保持平行记录。
5.3.4商业承兑汇票的背书转让
(1)公司收到客户支付的商业承兑汇票后,财务部和采购部应当按照公司资金管理计划和风险,首先考虑安排使用商业承兑汇票;
(2)背书转让商业承兑汇票时,其手续和背书转让银行承兑汇票的手续相同。
5.3.5公司开具商业承兑汇票
(1)条件成熟且有良好信用的公司在安排资金时应当积极考虑对外开具商业承兑汇票。
(2)公司向外开具商业承兑汇票前,应当向董事会和股份公司财务部申请并获得批准后方可进行。
(3)财务部被授权与银行联系开具公司商业承兑汇票的业务。
5.4禁止规定
5.4.1未经财务部授权批准,其它部门和人员一律不得经手收取或保管使用公司经营过程中的各种商业汇票。
5.4.2公司收取和支付商业汇票必须严格登记,未经相关授权人员批准,禁止经办人员将公司收到的商业汇票用于融资抵押活动。
5.4.3未经董事会和股份公司财务部批准,公司不得办理向外开具银行承兑汇票或商业承兑汇票业务。否则将追究企业负责人的责任。
5.5罚则
公司对于玩忽职守、违纪违法、违反规章制度及业务流程造成损失的部门和个人实行责任追究,视情节与损失大小予以行政处分、经济扣罚、赔偿经济损失、辞退或开除,直至依法追究刑事责任。
5.6附则
5.6.1集团下属单位可参照本制度制定本单位商业汇票管理制度,并报集团财务部备案。
5.6.2本制度由集团财务部制定、修订和解释。
5.6.3本制度自下发之日起实施,原相关规定同时终止执行。
6． 商业汇票管理流程图表
流程图
流程说明

1、财务部门、销售部门:商业汇票的接收和登记
销售人员在收到客户支付的商业汇票后,对收到的商业汇票进行初步鉴定,并交财务部,财务部出纳在接到销售人员交来的商业汇票后,应立即在财务部商业汇票登记簿中登记,同时对商业汇票的真实性进行进一步的鉴定。
2.财务部门:商业汇票的查询鉴定
经过银行方面确认承兑汇票真实性;对于收到的未注明公司名称的商业汇票,确保出纳人员将公司名称准确无误地填写在商业汇票上。
3.财务部门:商业汇票的保管
商业汇票应视同现金进行保管。收到的商业汇票必须放置在公司的现金保险柜中。未经授权人员批准,任何人员不得使用商业汇票。
4.财务部门:商业汇票的背书转让
财务部在安排资金使用计划时,应当按照抵债实物、商业承兑汇票、银行承兑汇票和现金的顺序,首先考虑使用抵债实物和商业汇票。
5.财务部门:商业汇票的贴现
检查<商业汇票贴现申请审批表>是否有财务部负责人,主管财务工作的副总经理和总经理的审核意见。
6。财务部门:财务部根据企业资金使用需求,为减少资金压力,有条件企业可经过银行开具承兑汇票用于支付企业的重大开支,企业在申请开具承兑汇票前应向企业董事会和股份公司财务部提出书面报告并在获得授权批准后方可办理。

7．相关联制度
l <货币资金管理制度>
l <中华人民共和国商业汇票法>
l <商业汇票管理实施办法>
8.附件
附件1----应收商业汇票登记簿
附件2----商业汇票盘点表
附件3----商业汇票背书转让申请审批表
附件4----商业汇票贴现申请审批表
附件5----背书转让商业汇票协议书附件1
商业汇票登记簿
编码:
商业汇票号码
出票人
接收日期
移交人签名
接收人签名
查询情况
托收日期
背书转让日期
被背书人
贴现日期
取票人签名
领票时间
备注

合计

登记人: 盘点人: 监盘人: 财务负责人:
附件2
商业汇票盘点表
盘点日期: 年 月 日
编码:
商业汇票号码
票面金额
备注

实盘商业汇票总金额

账面金额

差异

差异原因解释:

保管人: 盘点人: 监盘人:
日期:

附件3
商业汇票背书转让申请审批表
编号:
申请部门

申请日期

付款事由

付款依据

申请背书转让的商业汇票:
序号
商业汇票种类
商业汇票号码
票面金额
票面利息

共计金额
佰 拾 万 仟 佰 拾 元 角 分 ￥
主管副总

财务经理

部门经理

预算审核委员会

总经理

主管人 会计 出纳 记账 证明人 经手人

附件4
商业汇票贴现申请审批表
编号:
申请日期

贴现事由

经手人:
申请贴现的商业汇票:
商业汇票种类
商业汇票号码
票面金额
票面利息
贴现利率
贴现期
预计贴现利息

金额合计

￥
￥

￥
财务部负责人意见

主管财务副总意见

总经理
意见

附件5——背书转让商业汇票协议书
背书转让商业汇票协议书
甲方:
乙方:
协议书号:
在平等协商、互利互惠的原则下,甲方与乙方就附表所列商业汇票背书转让事宜于 年 月 日达成如下协议:
1、甲方将 张可转换商业汇票(商业汇票号为:………,…………,共计票面金额 元,利息 元)背书转让给乙方;乙方同意甲方将核销 元甲方应付乙方的款项;
2、甲方将上述商业汇票转让给乙方后,乙方将承担全部商业汇票的提前贴现损失;
3、从乙方接到背书转让的商业汇票后的30日内,如果发现此等商业汇票无效或不能承兑,甲方将无条件地收回商业汇票,同时将已经核销乙方的应付账款调整回来;
4、从甲方将商业汇票背书转让给乙方后,如乙方将商业汇票遗失、或损毁、或被非法承兑,甲方可协助乙方处理相关事宜,可是不承担任何连带和被追索责任。
5、本协议一式两份,甲乙双方各执一份为凭。

附:商业汇票复印件;
乙方公司介绍信;
乙方接受人员身份证复印件。

我收到了甲方转让的上述商业汇票。乙方代表签字:

甲方代表签字: 乙方代表签字:
日期: 日期:

甲方财务专用章 乙方财务专用章