准细实深秘书的基本素质.doc

准 细 实 深
——秘书的基本素质

秘书具有什么样的素质，对秘书的工作质量有着至关重要的影响。在实践中我们体会到，要真正适应新形势，适应领导的高标准、严要求，广大秘书人员必须做到准、细、实、深。
准就是反映情况、报告信息一定要准确无误
这方面应坚持一条原则：不清楚的事情不说；确实必须说的，不要不懂装懂，而要如实向领导说明不清楚的地方。要真正做到这些，除了平时注意认真地看、认真地听外，还需要练就两种基本功：一是“说”功。在向领导口头报告时，一定要讲究逻辑；绝不可颠三倒四、语无伦次，同时要做到言简意赅。二是“写”功。用书面形式向领导报告时，遵循领导习惯采用的结构，一般不要刻意创新。比如起草考察报告，首先要写明什么时间、什么人、到哪里、对什么工作进行了考察，考察取得了哪些成果，对本单位的工作有什么建议，让领导“开宗”就能“明义”。绝不可一味地标新立异，采用什么倒叙或边叙边边议的方法，使领导看后懵懵懂懂。同时，用语要讲究文采；尽力让领导看后能有一种愉悦感；特别是反映负面信息的材料，绝不可再因书面表达上的不讲究和用语上的不准确给领导“愁上加愁”。
细就是观察、分析问题一定要周到
秘书工作无小事。从说一句话、接一个电话、给客人倒一杯水，到安排一次领导活动、组织召开一次会议、接待一次客人，每一件事、每一个环节稍有疏忽就有可能给领导工作造成被动，甚至捅出娄子。接听电话是秘书工作中再平常不过的事情，即便如此，也一定要做到认真、仔细，必须问清传话部门、传话人以及内容。如果是电话通知开会，就要问清时间、地点、参加人及需要做的准备工作。秘书一定要有很强烈的责任意识，每接手一项工作；都要想方设法尽力把它办好。如组织大型会议活动，必要时可以组织大家作一次系统的分析、总结，使得下一次的活动更加完善。
实就是工作、学习和生活一定要“实”字当头
第一，学习态度要踏实。由于工作性质决定；秘书大多都是“事务缠身”，很少有“整块”的时间来学习，这就要求大家一定要学会“见缝插针”的学习方法，挤时间“抓”知识。每看一份文件、读一本书、听一场报告或陪同领导下一次基层、开一次会议，有什么感触和体会都要随时记下来，然后抽时间分类整理，这样，日积月累，头脑就会更加充实，工作经验会变得更加丰富。第二，工作作风要扎实。无论在什么情况下，都要做到急而不躁、忙而不乱。对领导交办的事情要全力去办。办后要报告结果。报告内容要正确客观，特别是反映重大问题的信息，比如对重大治安事件、重大灾情，重大生产安全事故、群众集体上访等，事先要做好调查核实工作，不能下面报什么就转什么。第三，为人处事要诚实。无论在什么场合都要表里如一，永远“做老实人，办老实事，说老实话”，做到“三个一样”：领导在与不在一样，外出与在家一样，与人为伍与自己独处一样。尤其在辅助领导工作时，一定要心胸坦荡，光明磊落，做领导的“诤友”。当领导出现偏差时，要敢于并善于“进谏”，绝不可“事不关己，高高挂起”。尤其应该注意的是，秘书长期工作在领导身边，与领导交往较多，万不可将此当“优势”，在有关人事安排上说长道短、指手划脚，更不能从个人好恶出发给领导出“馊主意”。
深就是参谋服务一定要“深”人一等
这方面应注意两点：一是参谋水平要高，他人提不出来的，秘书能够提出来；二是参谋动作要“超前”，他人想不到的、看不到的，秘书要想到、看到。要做到这两点，就一定要突破被动应付的思维定式，从被动中积极寻求主动。首先，要围绕领导关注的热点，强化参谋意识，做到领导未谋时自己已有所思。其次，要围绕群众关注的热点，强化“耳目”意识，做到领导未闻时自己已有所知。再次，要围绕当前工作中的难点，强化助手意识，做到领导未动时自己已有所行。为此，秘书人员要下功夫培养四种能力：一是见微知著的洞察力。能够“察润础而知雨”、“见一叶而知秋”,多为领导出好主意、出大主意。二是丰富的想象力。无论是办会、办文，还是办事，都能冲破陈规陋习，敢于开拓创新。特别在为领导出谋划策时，能够根据现实存在的问题，预测到可能出现的后果，找出解决问题的办法。三是灵活决断力。思考问题既不要脱离领导的“谱”，又要走好自己的“路”。要充分利用联系广、信息多的优势，运用多种思维方式，采取灵活多样的工作措施解决问题。四是与时俱进的创造力。秘书工作重复度高、机械性强，不创新就会成为一潭死水；只有创新，只有把与时俱进的精神贯穿到工作的全过程，打破按部就班的传统思维定式，工作才能拥有新活力、出现新面貌。
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