文书工作管理规定1.doc

文书工作的管理规定（暂行）

第一章 总 则
第一条 为推进文书工作管理制度化，提高客运管理效率，根据《××××××公司管理办法（暂行）》及《××××××公司档案管理办法（试行）》的相关规定，结合我司实际，制定本规定。
第二条 我司的文书往来、收发，由办公室统一办理。
文书应以迅速、简洁、明确为基本要求。
第三条 行文类别
行文类别有：上行文、平行文、下行文和其它等
向公司的工作请示或报告，要求公司明确回复的或可不回复的，用上行文种。请示事项必须一事一请示。
对没有隶属关系的单位的工作联系的，用平行文种如函等。函分为询问性函、答复性函和请求性函等。
下行文有通知、通报、安排意见（准文种）等。
其它有启事、通告、公告等，按规定向特定对象发布。
第二章 发文管理
第四条 文件起草
拟发文件由所办公室负责起草；各部门的文件由各部门负责起草，办公室审核。
第五条 文号制作
发文由办公室统一编号，文号为流水号。以行政名义发文，用××发[××年]××号;党支部发文，用××支发[××年]××号;工会、共青团、女工小组发文类同。
第六条 文书排版及格式
一、 页面设置
文件打开后，首先对整篇文档进行页面设置。
(一)页边距：上2.7厘米,下2.7厘米;左2.9厘米,右2.1厘米；
（二）纸型：根据文档情况而定，一般文件设置为竖向，若是内容较多的表格，则设为横向。
二、 文件文号
（一）凡向上的请示、报告，文号一律使用“文”，如：××文[××年]××号；
（二）凡向内的临时通知或平行部门的文号一律使用“发”， 如××发[××年]××号；
（三）文号的位置：位于文件头子的右下方，字体为仿宋GB2312，字号为三号不加粗。
三、 文件标题
（一）字体为2号方正小标宋简体，若没方正小标宋则设为黑体，并加粗，字号为20.5号；
（二）位置：位于文号的下方空格两行处，并居中；
（三）如标题有两行，行距为固定值30磅。
四、主送单位
（一）位于标题空格一行的左下方，并顶格；
（二）字体为仿宋GB2312三号，不加粗。
五、正文
（一）正文位于主送单位下一行，空格两个字符后开始行文；
（二）字体为仿宋GB2312三号，不加粗。除文件中的每点大标题或需要提醒字外，其余一律不加粗；
（三）行距：一般情况下，电脑自动设置为单倍行距，也可根据文档篇幅的多少来设置，一般设置范围在固定值25-30磅，不能低于25磅，否则，文档将会因行距过密，看起来较困难。
六、正文完后，如文件是通知或报告，则单独列一行，并空格两个字符位于文件的最后一行，如特此通知或特此报告。
七、签批时间
空格三行后，位于文件的右下角，并注明领导签批的日期，如二0一一年九月一日,并加盖公章。
八、主题词、抄送
（一）主题词：为黑体三号并加粗；
（二）标题：方正小标宋三号，不超过5个字段并加粗；
（三）抄送：仿宋GB231三号；
（四）行文单位名称及印发时间：均为仿宋GB231四号。
第七条 发文处理
文件起草后，交办公室填写发文笺，写明受文者、类别、经办部门、内容摘要、附件、经办人姓名，经办公室主任审核，呈领导签发。行政文件由总经理签发；党组织文件由党支部书记签发。
拟发文件在打印前，应填写《发文登记簿》，载明发文字号、文件名称、文件日期、收文单位、密级、份数。
第八条 文件打印
发文须经有批准发文权的领导签字同意后方准打印。
文件有打印必要的方予打印，内部递传的简单请示报告或其他不需打印的文件，一般不予打印。
第九条 文件保密
文印人员应树立严格的保密观念，不得将打印资料中有关收费管理秘密的事项透露给他人。属于秘密文件，核稿人应该注明“秘密”字样，由专人印制、报送，并确定报送范围。
第十条 凡请示、报告、通知、安排意见、制度、规定、决定、决议、纪要等文件须用红头文件印发。
第十一条 文件复印
文件打印完毕后，送起草部门或行政办公室校对，当校对无误后方能复印。
文件用纸均为A4静电复印纸。
第十二条 用印
对外行文以单位的名义，必须加盖单位公章，请示文件并应有单位负责人署名。
用印要端正，印章应骑年盖月。公章、职章以红色印泥或红色打印水用印的。
第十三条 文件装订
拟发文件打印、用印后，文件正文在上、附件在下一并竖向左侧装订，二页以上文件订上下两粒订书钉，订书钉位置上下各为纸长1/4，距左边1.5厘米。
第十四条 文稿保存
文件制作完毕后，将文件一份和原稿，由行政办公室分类归档，保存备查。
第十五条 发文分发
所有文件发放应有登记、签收手续，由行政办公室依序填入发文字号、文件名称、文件日期、发文日期、收文单位、份数、附件。
发送方式为专送、邮寄和网络发送。
第三章 收文管理
第十六条 收文
来文由行政办公室收发人员拆封签收，填写《收文登记簿》，登记收文编号、收文日期、来文单位、来文字号、来文日期、附件后，附上“文件处理传阅单”，送办公室主任依其性质判定文书类别并处理。
本单位外出人员开会带回的文件及资料应及时送交收发员进行登记编号保管，不得个人保存，如职工工作需要借阅的可复印或借用。
第十七条 文件分送
凡正式文件均由办公室主任根据文件内容和性质阅签后，送领导阅签意见，并按领导批示交承办部门阅办。
为避免文件积压误事，一般应在当天阅签完。
第十八条 传阅与催办
办公室应按领导批示交有关部门和人员传阅，并按文件要求和领导批示催办有关事宜落实情况。
阅文时不得任意取走文件夹内任何文件及附件，确系工作需要借阅，应办理手续，以防止丢失泄密。
第十九条 文件处理
传阅文件由办公室负责收回，需组织职工学习应及时组织传达和落实。
收文处理完毕后，由办公室分类归档保存。
第四章 附 则
第十九条 本规定由我司负责解释。
第二十条 本规定从即日起施行。

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