第二章第三节函、批复.doc

第二章 常用文书撰写第三节 函、批复一、 函（一） 函的特点函是典型的平行文种，用于同级机关及不同系统的单位之间商洽工作、询问和答复问题，请求批准和答复审批事项。函有以下几个特点：1、 适用范围广范2、 内容单纯具体3、 格式灵活简便4、 文字表达简练（二） 函的结构形式函一般由标题、主送机关、正文、发文机关、成文时间等组成。（三） 函的内容及其写法1、 请求函。旨在向专门职能部门请求批准。2、 批准函。用于批准有关机关的请求事项。3、 商洽函。旨在与对方机关商洽有关事情，请求予以协助或解决某个问题。4、 询问函。即向对方了解有关事项，上下级机关、平行机关、无隶属关系的机关之间都可使用。5、 答复函。即答复对方询问和商洽之事，要针对询问和商洽的事项予以明确答复。6、 知照函。即向对方告知有关事项，以求得对方的协助配合。（四） 函的撰写要求第一、函的正文内容要开门见山，具体明确，无论主动发函还是复函，都要直陈其事，交代清楚，要去掉一切客套和空泛的议论。第二、要按照一文一事的规则，一封公函谈一件事，便于处理和答复。第三、行文要郑重其事，要讲究体例和格式规范，维护公文的严肃性。第四、语言要得体而有分寸。第五、复函的态度要明确，不可模棱两可，含糊不清。批准函的结语，应用“特此函复”而不用“特此批复”，以示尊重。二、批复（一）批复的特点1、针对性。批复是领导机关专门针对下级机关请示事项而写的回复性文件。2、指示性。批复的内容反映了领导机关的指示性意见，具有较强的约束力，下级机关必须遵照执行。3、结论性。4、简明性。（二）批复的结构形式1、标题。一般有两种形式：一是发文机关、发文事由和文种；二是为了增强批复的针对性，在标题中特意指出是针对那个单位的批复。2、主送机关。写明请示单位的具体名称。3、正文。一般来说可按照以下三个部分安排：第一部分是引据部分，即正文的开头部分。第二部分是批复意见，即批复的主体内容。第三部分是批复结语。4、落款部分。（三）批复的类型及其写法1、表态性批复。即对下级机关请示事项做出明确表态。2、阐发性批复。即在对下级机关请示事项做出明确表态之后，还要针对批复所涉及的事项或问题给予进一步的指示或明确规定。3、解答性批复4、否定性批复。即否定请示事项，也否定请示理由。（四）批复的撰写要求1、批复是一种指示性和结论性意见，是下级机关处理工作和解决问题的依据，因此，批复的行文要非常慎重。2、批复的态度要鲜明3、部分同意请示或完全不同意请示的批复，在引述来文、表明态度之后，还需要有说理分析，然后才是结束语。4、要一文一事。5、要讲究时效，及时批复，以免贻误工作。如果超出下级机关要求的时限，应及早说明原因。