存货管理制度样本.doc

存货管理制度样本

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2020年4月19日
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事业部内控体系文件
ICS-WQ.A5-001

存货管理

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事业部
存货管理制度
第一章 总 则
第一条 目的：为加强 事业部（以下简称“公司”）存货管理的内部控制，规范存货的验收入库、领用、出库与核算等要求，根据财政部《内部控制基本规范》、深圳证券交易所相关规定等法律法规，结合本公司实际，特制定本制度。
第二条 适用范围：本制度适用于 事业部。
第三条 定义
本制度所称“存货”，是指公司在日常活动中持有以备出售的产成品或商品，或者为了出售依然处在生产过程中的在产品，以及将在生产过程或提供劳务过程中耗用的材料、物料，主要包括原、辅材料，在产品，产成品，半成品，商品及周转材料等。
第二章 管理职责
第四条 总经理负责公司存货管理的领导工作。
第五条 部门职责
1、营销中心
（1）依据销售订单及历史销售与库存情况，编制生产订单，要求制造部及时回复交期；（2）参与生产调度及在产品月度盘点工作，对生产过程实施控制；
（3）负责各生产车间物料平衡管理、批号管理工作；
（4）负责公司废品及呆滞品的处理。
2、制造部
（1）制定排产计划，核定交货期，及时组织生产车间安排生产，保证按时交货；
（2）负责原辅料及包装材料等生产类物资的领用出库与耗用管理；
（3）配合生产计划调度员，做好月度在产品盘点工作；
（4）按品质部下达的不合格品处理意见，组织相关人员安排返工；
（5）负责产成品的生产过程记录审核；
（6）按公司有关规定，参与办理半成品、产成品入库手续。
3、品质部
（1）负责对半成品、产成品生产过程的质量审核与控制；
（2）负责对公司来料进行进仓品质检验；
（3）负责产品退货的调查处理；
（4）负责对公司半成品、产成品进仓检验；
（5）下达不合格品的处理意见，通知各相关部门做好不合格品的管理工作。
4、仓储部门
（1）负责建立和管理材料、成品、半成品、废品等仓库；
（2）负责公司原辅料、包装材料、低值易耗品、五金配件、半成品、产成品等库存管理、记录与统计工作，保证上述资产安全、完整；
（3）对闲置、积压的库存物资加强管理，并做好报废处理工作；
（4）负责公司库存物资的出入库管理工作；
（5配合财务部门编制存货统计报表；
（6）每月定期盘点库存物资，以确保其安全性和完整性；
（7）做好仓管员的培训教育工作，加强仓库的安全管理；
（8）与生产车间共同负责公司呆废料的预防、控制及处理等管理。
5、财务部
（1）开展存货的会计核算工作；
（2）组织相关部门，参与存货年中及年终盘点工作；
（3）按月核对存货的财务数量账与仓库存货管理台账，保证账账相符，发现问题及时处理、报告；
（4）不定期监督检查仓库存货的管理工作；
（5）负责制定生产及库存考核指标，开展生产成本管理与控制。
第六条 岗位职责
1、仓库主管
（1）贯彻执行本制度，并结合仓库实际情况具体细化相关的实施方案、工作流程并主导执行；
（2）依据仓库库存容量和生产经营情况，会同公司相关部门确定适当的物料储存量及物料采购批量，合理利用库存空间；
（3）领导和督促本部门人员做好仓库物料的报检、验收、储存保管、发出、退货等各个环节的工作，保证进出仓物料数量准确、质量合规、单证合理；
（4）建立健全仓库账卡报表体系，保证及时传递物料进销存信息；
（5）组织做好仓库现场管理等日常工作，保证物料存放位置清楚规范、标贴明细完整、堆放整齐美观；
（6）组织做好仓库的安全生产，加强防火防盗等防患措施，保证仓库物料的安全；
（7）对库存物料结构及库龄进行分析，做好仓库呆滞废料的处理工作；
（8）对存货库存周转情况进行分析，减少不合理占用，努力提高公司资金利用效果；
（9）加强同仓库关联部门的工作配合及协调，及时处理仓管工作中具体问题。
2、仓管员
（1）依据入库原始单据和授权指令办理存货的入库手续；
（2）依据出库原始单据和授权指令办理存货的出库手续；
（3）对相关出入库原始单据或指令内容的合理性、手续的完整性等进行适当的复核；
（4）填制并打印具有结算效力（或确认效果）的出入库凭据，履行相应的结算、确认手续；
（5）协助会计，定期与供应商或客户进行收发货对账工作，保证仓库对外收发账目数据清晰、准确；
（6）及时与生产车间及公司内其它相关部门进行数据核对工作，保证公司内部核算数据勾稽关系清楚；
（7）经常进行账卡、账实核对，加强对库存物资的监控与牵制，维护物资的安全与完整；
（8）编制存货进销存等相关报表，准确、及时提供各类存货库存信息；
（9）传递、保管仓库各类单据和报表，并按规定的要求存档备案。
3、物管员
（1）对进出仓库的各类物料进行点验，保证物料出入库数量实际与单据一致；
（2）检查核对物料质量和其它标贴情况，保证库存及出入库物料质量状态清楚；
（3）具体确定进出仓各类物料存储、中转区域，并遵循分类管理的原则；
（4）对库存实物进行充分的保护，做好防潮、防火、防盗等防患工作；
（5）对仓库的储存条件经常进行检查、检测，出现异常及时报告，降低物料储备过程中质量变异的风险；
（6）正确区分存货的入库批次，保证仓库存货领用（或发货）复核先进先出的原则；
（7）设置仓库物料存储标牌和实物卡片，并保持与相应的实物种类、规格、数量等一致；
（8）定期对公司存货资产进行实地盘点清查，保证公司存货资产安全完整；
（9）完成仓库主管交办的其它任务。
第三章 存货管理的原则
第七条 管理原则
1、合法合理性：存货管理应当符合国家有关法律法规以及公司的实际情况。
2、强制性：存货管理办法应当约束公司内部涉及存货管理工作的所有人员，任何个人都不得拥有超越存货管理办法的权力。
3、全面性：存货管理应当涵盖公司内部涉及存货管理工作的各项经济业务及相关岗位，并应针对存货业务处理过程中的关键控制点，落实到决策、执行、监督、反馈等各个环节。
4、牵制性：存货管理应当保证公司内部涉及存货管理工作的机构、岗位的合理设置及其职责权限的合理划分，坚持不相容职务相互分离，确保不同部门和岗位之间权责分明、相互制约、相互监督。
5、成本效益性：存货管理应当遵循成本效益原则，以合理的控制成本达到最佳的控制效果。
第八条 存货管理控制应随着外部环境的变化、部门业务职能的调整和管理要求的提高，不断修订和完善。
第四章 存货物资的划分
第九条 存货划分
1、原、辅材料：主要包括铜、铝、油漆、包装材料。
2、备品备件：五金配件、备品备件、劳保用品、低值易耗品等。
3、半成品
4、产成品
第五章 原、辅材料出入库
第十条 原、辅材料新增入库
仓管员将供应商的《送货单》与《采购订单》进行核对，确定来料名称、规格、型号、数量等是否与计划相符，经核对无误后，通知物管员暂收入库，并通知品质部来料检对暂收入库的来料进行抽检，出具检验报告单。若检验合格，仓管员在WMS系统中打印《材料入库单》，做材料增库处理，物管员对合格入库的材料数量进行点检，确定存放区域，填写实物管理卡片，挂好实物指示牌；若检验不合格，品质部下达《供应商物料不良及改进报告》，向供应商质量投诉，采购部门办理退货或特采手续。
原、辅材料验收入库后，仓管员应及时将《材料入库单》流转公司财务部进行账务处理。
第十一条 原、辅材料领用出库
各生产车间领料员依据《生产订单》在WMS系统中开具《领料单》，经车间主任审核后到材料仓库办理领料（特殊材料经制造部部长审批），仓管员打印《领料单》，物管员根据《领料单》清点材料，按批次先后顺序发放，仓管员做减库处理，叉车司机负责配送至《领料单》指定的生产车间。
仓管员于每月月末将当月已发生的《领料单》汇总整理成册存档备查，公司财务部根据系统汇总的领料明细进行账务处理。
第十二条 不合格品处理
1、进料环节质量不合格
品质部开具《原材料不良评审单》提交给采购部门，由采购部门根据物料情况是否需继续评审，如需继续评审，经品质部、技术部评审经过后，由品质部通知仓库办理未入库材料退货或特采手续。仓管员应及时将相关的单据流转财务部进行账务处理。
2、车间在使用过程中发现的不合格材料
使用部门应及时将情况反馈品质部，由品质部通知对该批次的材料进行封存（仓库及车间分别就地隔离封存），并组织相关部门人员对该批次材料进行评审。由采购部门根据物料情况是否需继续评审，如需继续评审，品质部、技术部参与评审，当评审结果为应办理向供应商退货时，则由品质部下达《供应商物料不良及改进报告》，向供应商质量投诉，当采购部门联系供应商并获得退货确认后，仓管员在WMS系统中开具《材料退货单》办理已入库材料的退货手续并做相应的减库处理。仓管员应及时将相关的单据流转财务部进行账务处理。
3、材料在储存过程中出现的不合格
对于在储存过程中可能出现的材料质量异常，物管员应予办理相应的报检手续。当品质部确定为不合格材料时，其具体处理程序可参照上述第2款之规定。
第六章 备品备件出入库
第十三条 备品备件入库
仓管员将供应商的《送货单》与《采购订单》进行核对，确定来料名称、规格、型号、数量等是否与计划相符，经核对无误后，通知物管员暂收入库，并通知设备主管对暂收入库的来料进行抽检，出具检验报告单。若检验合格，仓管员在WMS系统中打印《材料入库单》，做材料增库处理，物管员对合格入库的材料数量进行点检，确定存放区域，填写实物管理卡片，挂好实物指示牌；若检验不合格，采购人员与供应商沟通协商，办理退、换货手续。
备品备件经验收合格，入库完毕后，仓管员应及时将《材料入库单》流转公司财务部进行账务处理。
第十四条 备品备件出库
需求部门经办人员凭经需求部门主管审核的《领料单》至仓管员处，办理备品备件出库手续。原则上备品备件必须以旧换新。仓管员于每月月末将当月已发生的《领料单》汇总整理成册存档备查，公司财务部根据系统汇总的领料明细进行账务处理。
第七章 半成品检验与再加工
第十五条 外购半成品入库
外购半成品入库手续同第十条“原、辅材料新增入库”流程。
第十六条 自制半成品入库
自制半成品入库手续同第二十一条“产成品入库”流程。
第十七条 外购半成品领用出库与再加工
各生产车间需领料时，由经办人在WMS系统中填制《领料单》，经车间主任、仓管员审核后，办理半成品出库手续，生产车间人员将半成品移入生产下一道工序。仓管员于每月月末将当月已发生的《领料单》汇总整理成册存档备查，公司财务部根据系统汇总的领料明细进行账务处理。
第八章 产成品出入库
第十八条 产成品入库
产品加工完毕、包装前，生产车间人员及时通知品质部检验员对已加工完毕的产成品进行抽检，出具质检报告单。若检验不合格，通知生产车间返工处理；若检验合格，生产车间包装班在WMS系统中填制《成品入库单》，连同《磅码单》交至仓库，仓库物管员将《成品入库单》、《磅码单》及实物三者的型号、规格、盘重、颜色、日期、重量、标识等进行核对，并将成品按规定的区域摆放整齐，写好成品标识牌，填写实物管理卡片，仓管员依据《成品入库单》做成品增库处理。
第十九条 产成品销售出库
营销中心依据已经财务部审核的销售订单在WMS系统中开具《备货通知单》，经财务部应收会计审核后抄送生产计划部门，再经仓管员审核。物管员根据《备货通知单》及磅码单进行备货，将所发成品堆放在公司指定发货区域，仓管员按实际备货数量在WMS系统中开具《产品出仓单》，经客户或发货员签字，做减库处理。物管员在相应的磅码单上减去本次发货的数量，并及时记录成品实物管理卡片。
第二十条 产成品退仓
客户提出退货时，售后客服与客户进行确认，若经过销售折让等方式免于退货处理的，由营销中心与客户协商沟通。待确定客户要求退货时，
1、商务退货
营销中心业务员在OA流程中提交商务退货申请，经业务部门主管、品质部、制造部审核，营销中心总监审批后抄送物流管理员，由物流管理员在WMS系统下达《退货通知单》，经成品仓库仓管员、财务部确认后安排退货事宜。成品仓库仓管员对照《退货通知单》在WMS系统中开具《产品退仓单》并做成品的增库处理。
2、质量退货
营销中心业务员在OA流程中提交质量退货申请，经售后客服、品质部审核，营销中心总监审批后抄送物流管理员，由物流管理员在WMS系统下达《退货通知单》，经成品仓库仓管员、财务部确认后安排退货事宜。成品仓库仓管员对照《退货通知单》在WMS系统中开具《产品退仓单》并做成品的增库处理。
第二十一条 不合格品处理
产品退仓手续完毕后，售后客服开具《客户退货处理单》，经品质部检验确认不良情况，开具《不合格品评审单》评审，按评审结果退车间处理或仓库报废。
第九章 其它管理
第二十二条 废旧物资处理
1、废品、呆滞品处理
营销中心提出报废处理申请，填制《废旧物资处理单》，经品质部、财务部审核，公司总经理审批。
2、环保废料处理
使用部门提出报废处理申请，填制《废旧物资处理单》，经品质部、财务部审核，公司总经理审批。
3、其它废旧物资处理（包括但不限于IT、行政办公类物品）
使用部门提出报废处理申请，填制《废旧物资处理单》，经财务部审核，公司总经理审批。
第二十三条 存货情况汇报
各仓管员按每日（月）向公司管理层报送《仓库原材料（成品）日（月）报表》，仓库备品备件按月向公司管理层报送月报表，内容主要包括品名、规格、数量、库龄，各仓库所属部门负责人依据仓库存货日（月）报表进行存货管理分析，财务部按月度编制《月度经营分析报告》，内容涵盖存货分析报告（如出现存货不足或积压存货的，应分析其原因）并上报公司管理层审阅。
第十章 存货的仓储与保管
第二十四条 存货的仓储与保管
1、公司各存货分管部门依据其分管范围按照公司实际制定和更新公司的物资保质期、环境技术要求、物料存放规则。存货保管要依照类别、性质和要求安排适用的存放仓库、场地，做到分类存放。
2、存货要分区、分类堆码，要达到定量存放，过目知数，货架上的材料要上摆轻，下摆重，顶层摆的不常见，要挂牌标注品名、规格、数量。
3、存储与保管过程中要注意质量保全，要针对不同的材质、不同的因素、采取相应的防盗、防虫蛀、防鼠咬、防霉变等安全措施和卫生措施。各物管员根据物资保质期、环境技术要求、物资存放规则实施监控和检查库存安全，发现异常情况及时上报存货分管部门。
第十一章 存货盘点
第二十五条 存货盘点按公司《资产盘点制度》有关规定执行。
第十二章 附 则
第二十六条 公司将对下述行为者，按公司有关规定处以相应的惩罚：
1、对所保管的资产有盗卖、调换或占为己有等行为者；
2、对所保管的财物未经批准而擅自移转、出借或损坏不报者；
3、未尽保管责任或由于过失致使财物被窃、损失者。
第二十七条 违反和影响本制度执行的人，公司将追究其责任。
第二十八条 本制度接受中国法律、法规、中国证券监督管理委员会或其授权机构公布的规范性文件、深圳证券交易所的有关规则以及公司章程的约束。本制度未尽事宜，依照有关法律、法规的有关规定执行。本制度与有关法律、法规的有关规定不一致的，以有关法律、法规的规定为准。
第二十九条 本制度由公司财务部负责制定并解释，自批准之日起生效。