建筑工程项目部印章管理办法.doc

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**********建筑有限公司管理指令

编号：

本次发布
文件名
《项目管理部印章管理办法（试行）》
发布日期
2010年7月2日
实施日期
2010年7月2日
发布人
公司行政事务部
收文人
各分公司、各项目部
抄送
公司各部门

**********建筑有限公司
项目管理部印章管理办法（试行）

为进一步规范项目管理部（以下简称：项目部）印章的使用和管理，特下发本管理办法，请各分公司、项目部遵照执行。
一、项目部印章的种类
项目部印章（以下简称：项目印章）分项目公章和项目专用章二类。项目公章为椭圆形章，标注项目部全称，是项目部的特定标记；项目专用章为方形章，标注“技术资料专用章”，仅用于技术资料的特定范围。上述二类印章，均由各分公司按“中标通知书”或“建设工程合同”所显示的正式工程名称，提出项目印章的刻制申请，申请表式见附件一，由公司行政事务部统一刻制和颁发。
二、项目印章的制发、启用和缴销
1、分公司提交的项目印章刻制申请批准后，由公司行政事务部负责按规定制式刻制项目印章。
2、项目印章刻制后，由公司行政事务部负责印章的登记和印模备案事宜，并做好相应的管理台帐。
3、拟启用的项目印章由公司行政事务部通知分公司综合办主任领取，颁领双方要当面校验印章，领用人在领用记录上签字后即代表项目印章正式启用。
4、分公司综合办主任应将启用的项目印章当面交由项目经理或项目负责人（以下统称：项目经理）并办妥交接手续。公司规定：项目公章必须由项目经理亲自保管，不得转授其他人保管；如项目经理有需要，可转授项目工程师保管项目技术资料专用章，但项目工程师不得转授其他人保管。
5、工程竣工（以质监站核验日为准）满半年，不论项目部是否有用印需要，项目印章须交回分公司，由分公司综合办负责保管。期间项目部有用印需要，凭用印申请单，由分公司综合办代为盖印。工程竣工结算完毕，项目印章须交回公司，由公司行政事务部负责保管。期间项目部有用印需要，凭用印申请单，由公司行政事务部代为盖印。项目印章在项目财务点交销项满二年办妥报废手续后予以销毁。
三、项目印章的使用范围
1、“项目公章”的使用范围：仅限于工程联系单（与业主/监理/设计院/周边地区管理部门/分包单位）、会议纪要、备忘录、工程往来文件、施工方案、向业主请款报告、与业主各类签证，与上级往来文件资料等的印章盖用，不得在此范围外的任何文件资料中加盖此公章。如发生超此授权范围的文件资料需加盖公章，应及时报告分公司经理并填写用印申请单，经分公司流程批准后（在授权范围内）加盖分公司公章或合同专用章；如该事项涉及公司审批范围的，由分公司填写用印申请单经公司流程批准后加盖公司公章或合同专用章。
2、“项目技术资料专用章”的使用范围：仅限于技术核定单、隐蔽工程验收单、材料/设备报验单、分部分项质量评定表、质量/安全整改单等形成工程技术资料中涉及技术、质量、安全内容的技术资料的印章盖用，不得在此范围外的任何文件资料中加盖此专用章。
3、项目印章（项目公章、项目技术资料专用章）严禁在下述文件资料中盖用印章：
（1）不得在各类分包合同、购销合同、租赁合同、备案合同、担保合同、聘用合同等各类合同文件及补充协议上加盖项目印章；也不得在此类合同类文件的见证方栏内加盖项目印章。
（2）不得在各项结算报告、对账单等结算类文件上加盖项目印章。
（3）不得在非我司签订的合同证明类材料中加盖项目印章，如分包单位自行签订的采购合同，项目部不得在与此合同对应的送货小票、送货清单等文件资料上加盖项目印章。
四、项目印章的使用管理
1、项目管理人员要加盖项目印章的，需填写“用印申请单”（格式见附件二），同时需将加盖印章的资料准备A+B份（A指需盖章的份数，B指内部需保留的份数。任何需盖章的文件资料，内部留存的份数不得少于2份，一份留存于项目资料员处，另一份每季度末整理汇总后移交公司档案室保管，），经项目部条线主管签认后，送项目部文件资料指定保管人。
2、项目部文件资料指定保管人经对用印资料按用章申请内容复核无误后，将“用印申请单”递交项目经理或项目经理转授人（项目技术资料章授权保管人项目工程师）签认并加盖项目印章。
3、项目经理或项目工程师加盖印章后，由项目文件资料指定保管人负责将盖章后的文件资料送交用印申请人并保存好留存文件资料，同时做好用印登记（格式见附件三）。项目文件资料指定保管人应将盖印留存的全部文件妥善保管，不得以办公室搬迁等任何理由遗失任何文件，并必须在项目竣工后编制资料目录清单连同文件资料原件一次性移交公司档案室。
4、项目印章保管人应妥善保管好印章，如因各种原因外出或请假期间，应交回分公司综合办保管，不得将此项工作自行委托他人行使，可由分公司书面同意临时授权。
5、“合作项目”的项目印章严禁交给分包单位保管，用章规定仍按上述规定执行，且项目文件资料指定保管人须是我司派出人员。如该类项目自有管理人员无法与岗位匹配的，如小型装饰工程，则项目印章统一由分公司综合办保管，但用章规定仍然按上述要求执行。
五、项目印章的遗失处理
项目印章如发生丢失、损毁或被盗的情况，当事人应在知道或应当知道后的二小时内报告分公司经理，同时报告公司行政事务部。公司行政事务部按有关规定应对处置。
六、项目印章的用印责任
1、项目印章由分公司按公司规定授权项目经理保管、使用和管理，如发生超出印章使用范围内的盖印行为，印章保管人负直接责任，并承担由此引起的经济和法律后果。
2、公司授权分公司为项目印章的监印人，故分公司应定期检查项目印章的使用情况及文件资料的留存情况，定期向公司行政事务部书面汇报检查情况，如发生超授权范围内的用印事故，应在二小时内报告行政事务部。
七、附则
1、本办法自颁布之日起生效，如原来的有关规定与本办法有悖的，以本办法为准。
2、本办法自生效之日起一个月内，对原已刻制项目公章项目请各分公司再一次明确项目公章授权保管人，并将授权保管人名单上报公司行政事务部，同时办理在建项目加刻“技术资料专用章”手续和下发。
3、本办法由公司行政事务部负责解释。
4、本办法附件：
（1）附件一：《工程项目印章刻制申请表》
（2）附件二：《项目用印申请单》
（3）附件三：《项目用印登记表》
附件一：
**********建筑有限公司
项目印章刻制申请表

编号：
申请单位

申请日期

项目全称

申请刻制项目公章全称

申请刻制项目专用章全称

项目公章拟授权人

项目专用章拟授权人

审批意见
部门
审批意见
签名
日期
审批要点
分公司
发起人
——

由经办人发起申请流程
综合办主任

由各分公司综合办主任审核申请是否有效
经理

各分公司经理确认发起事项生效
公司本部
人力资源部

审核印章授权人
合约部

审核项目有效性及项目全称
行政事务部

审核程序是否有效
分管领导

最终审批意见
备注

附件二：
**********建筑有限公司
项目用印申请单

申请日期： 年 月 日 编号：
项目名称

用印文件名称

份数

主要内容

经办人（签字）

条线负责人（签字）

资料保管人（签字）

项目负责人（签字）

9

附件三：
**********建筑有限公司
项目用印登记表

印章名称： 负责人：
序号
日期
文件名称
主要内容
份数
经办人签名
备注