内部控制视角下公立医院后勤物资管理问题研究.pdf

资产管理13内部控制视角下公立医院后勤物资管理问题研究辛艳艳徐州医科大学附属医院江苏徐州摘要：本文通过内部控制与后勤物资管理有效结合的理念，从公立医院后勤物资管理的模式、流程、制度、信息化水平、监督机制等方面分析，针对性提出结合管理需求构建内部控制体系的优化措施，以此提升医院后勤物资管理水平，仅供参考。关键词：公立医院；内部控制；物资管理；问题；对策一、引言后勤物资是医院发展不可或缺的组成部分，为医院经营管理活动提供充足的物质保障。深化后勤物资管理将对医院的医疗质量、经济效益产生重要影响，有利于促进医院高质量、高标准、高水平发展。确定后勤物资管理方向、提升管理水平、充分发挥应有作用，俨然成为公立医院后勤管理的核心课题。二、加强公立医院后勤物资管理的意义1.有助于为医院医疗卫生服务提供物质保障后勤物资属于医院自用消耗类物资，其特点是品种多、数量大、消耗高，主要包括低值易耗品、其他材料等。物资的及时供应关系到医院应急处置能力和效率，后勤物资管理能够为医院的医疗卫生服务提供可靠支撑，为一线医务人员提供后勤保障服务，有助于医院工作顺利开展。2.有助于规范医院管理制度过去后勤物资管理工作严重不足，缺乏与其他业务部门的有效沟通与协作机制。后勤物资管理可借助内部控制制度，使后勤管理与其他管理部门、业务部门的运作流程进一步整合，加强业务流程中各环节的精细化程度，加大相关岗位及人员的监管约束力度，有效融入医院运营管理，切实提升后勤物资管理制度的执行质量和效果。3.有助于优化医院内部管理环境加强后勤物资管理，完善医院管理制度，精细化的管理流程、严格的监督机制可有效防范违规违纪现象的发生，充分发挥资金使用效益，起到成本控制的作用，增强医院内部凝聚力与管理能力，促进医院高质量发展。将后勤物资管理与内部控制有效结合，找准内控关键点，有效推进医院财务管理，保障医院资金合理使用。三、内部控制视角下公立医院后勤物资管理存在的问题1.管理模式滞后，内部控制意识淡薄医院的后勤物资管理模式较为滞后，在采购经费、物资类型、数量、存储结构等方面暴露出了一些问题，存在物资使用混乱、资源浪费等现象，影响了资金的使用效益。在医院实践运营管理中，受传统的管理理念和思维模式的影响，缺乏内部控制管理意识，单位管理层和员工没有认识到内部控制的积极作用，内部控制体系难以推进。2.流程不规范，内部控制活动未全覆盖一是购置方面。一些使用科室没有合理估计物资使用量，申请的数量与实际使用的数量相差较大，具体表现在：库存物资存在一些购入时间久远但一直未领用的物品，例如特殊规格的表格、款式过时的医用大褂、被服用品等；一些维修类五金材料因规格型号不符无法使用，或因备用暂不退货；一些临时紧急采购类物资，为满足临床需求保障供应量，计划申购数量高于实际使用数量导致出现大量积压现象。二是验收方面。由于验收人员缺乏丰富的专业知识和实践经验，责任意识不强，验收时未做到物资规格型号、数量、质量等一一核对并符合验收要求再签字验收，甚至留存没有签字确认的验收单据，验收工作表面化、形式化，落实不到位。三是入库方面。由于缺乏严谨的管理意识，入库手续仅凭借发票，欠缺相关人员签字确认的验收单作14资产管理为附件，实物验收环节存在管理漏洞；货品数量和规格与采购合同存在差异，入库核算信息不准确；大批量物资一次性一笔入库，存在舞弊风险；对管理人员岗位缺乏有效监督，易存在私下交易等违规行为，扰乱物资管理正常程序。四是保管方面。物资的存储与保管未严格遵从医院物资保管规定，存放保管工作不到位，大量物资长期存放不处理，造成库存积压，使医院仓储成本大幅提高，影响医院后勤保障服务效果。五是盘点方面。物资出库记录信息不完整、不准确，或未及时记账会出现出库账面数和实际盘点数量不一致的情况；对于盘盈或盘亏的物品未及时做好登记，查明原因，处理不规范，难以确保账实相符，大大降低了后勤物资管理的有效性与规范性。3.后勤物资管理制度不完善，内部控制环境待优化当前医院后勤物资管理制度碎片化，仅规范申请采购形成的物资，而对接受捐赠、疫情期间上级部门发放的物资等并没有制定规范的处理流程；注重物资申请采购环节的管控，忽视验收保管、领用盘点、处置等环节的规范化管理；强化岗位职责、分工明确，但防止舞弊、加强监督的细则不明确，缺乏严谨的内部控制管理制度。虽然一些单位也意识到开展后勤物资内部控制管理工作的重要性，并制定了相关内部控制制度，但缺乏有效执行和落实，管理效果大打折扣。4.信息化水平有待提高现阶段，部分医院后勤物资管理信息化水平较低，仍采用落后的物资管理系统，功能滞后、历史数据繁多冗杂、物资分类不规范、基础数据分散等问题频现。信息化建设不足也会给各部门带来数据信息传输不畅的问题，不同部门之间的业务内容无法做到有效衔接，业务系统与财务系统之间的数据传输信息不准确，影响财务管理工作效率，对预算执行及预算调整等方面产生不利影响，从而降低内部控制效率，无法实现内控目标。5.监督机制不完善，内审部门反馈的信息整改落实不到位一些医院在发挥内部审计职能方面较为片面，在评价内部控制制度是否完善、执行力度是否到位、各部门的管理效率是否高效等方面未能发挥应有作用。监督评价过程中缺乏反馈机制，评价后虽及时反馈给各部门，但各部门对内部控制的反馈信息未引起足够重视，整改措施浮于表面未落实到位，加之内审部门未追责到底，导致评价工作没有形成闭环。四、内部控制视角下完善公立医院后勤物资管理的对策建议1.打破传统管理模式，增强内部控制管理意识随着现代医院发展规模日益壮大，服务内容日益增多，医院后勤管理难度日益加大，为加快管理工作规范化、合理化进程，后勤部门要打破传统管理模式，融入新观念、新思想，构建完善的管理机构、管理体系。针对物资采购、存储结构、领用处置等方面出现的问题，医院可采用后勤物资定额管理的方式，从使用科室后勤物资实际耗用量、实际需求量、供应策略等情况出发，制定物资采购计划；密切关注各类物资存储、使用、领用状况，在实施限额管理的同时，也要满足业务需求，做好修旧利废工作；关注相应财务核算工作，发挥物资最大使用效益，节约成本，减少物资浪费。此外，医院要从上而下树立良好的内部控制管理理念，深刻认识内部控制对于后勤物资管理发挥的重要作用。加强医院内部控制组织架构，建立内部控制领导小组，由主要管理人员、中层管理人员等成员组建，下设工作小组或办公室，负责内部控制建设组织实施工作，各小组再按部门设立具体联络员，负责内部控制建设的具体工作。2.规范后勤物资管理内部控制流程一是购置方面。医院设立的综合采购部门应严格遵守采购招标等管理制度，对后勤物资科学编制采购预算，充分了解科室申购物资的使用途径、计划用量、备用量、金额等信息，严格审批申购计划，并及时将采购申领单通过信息系统传送给物资保管部门，对造成的不能退货又无法使用的损失追究相关人员责任，针对紧急采购物资等突发情况，及时审核报批，手续完善后急件操作且高效执行。二是验收方面。开展后勤物资验收工作应由经验丰富、专业能力强的人员担任，验收人员现场仔细核对申请科室的请购单、采购部门的采购单及相关送货单据上的信息，保障所有物资信息无误，高质高效完成实物验收工作。验收工作完成后，验收人员科学编制验收单，相关人员在验收单上签字确认。三是入库方面。物资应履行严格的验收手续后才能由库管人员在资产系统登记入库，入库信息的审资产管理15核主要是核对验收单与发票，确定验收单登记物品信息和发票信息一致，保证实物验收信息如实完整登记入账。财务人员凭购货清单、发票、合同和验收单等有效凭证确认审核，执行监督职责。实物验收、入库登记、财务验收各环节应权责明确，一人不能同时开展物资入库和物资验收工作。四是保管方面。由于物资的特性、存储条件各不相同，要根据其实际特征选择合适安全的存放地点，做好分类工作，并加强物资管理环境的监管工作，如防火、防潮、防盗、防霉菌等是否有效达标，因此产生的损失根据管理规定追究相关责任。五是盘点方面。定期对物资进行实地盘点，对有差异的盘点结果追查原因，保管部门列出后续整改方案，并随时跟踪执行情况；在盘点过程中对物资异常状态进行登记，对已损坏、已过期的物资清单列示、限期处理，保证实物与账务一一对应。3.建立完善后勤物资管理内部控制制度，优化内部控制环境一是管理层面。从全局出发，树立全口径管理理念，不仅要规范单位使用采购方式形成的物资，而且也要规范调拨划转、捐赠等各种方式形成的物资；树立全流程理念，涉及全生命周期管理中的每个环节，包括物资的申购、验收、入出库、保管、盘点、处置、监督、核算处理等，完善后勤物资管理制度体系。二是权责分配层面。根据岗位的实际工作要求，编制岗位说明书，制定业务流程图，加强采购部门、后勤管理部门、财务部门、使用部门之间的联系，形成良性的沟通协调机制，切实承担物资管理的主体责任，形成管理合力。三是内部监督层面。根据单位实际情况建立系统全面的监督检查机制，严惩违纪违法行为，提高全员法律意识。4.提升信息化水平广泛应用与加快信息化建设是后勤物资内部控制效率与质量提升的重要保障。在信息化系统中加入申购管理、业务管理、库房管理、财务管理等模块，具体细化至各个环节，比如基础数据统一、物资分类规范、财务数据真实完整、数据实时互通等，明确相关责任人权限，将单位管理制度、内部控制流程嵌入信息系统，减少人为因素影响，进一步实现管理过程的自动化、精细化、便捷化。打破同一单位各个系统之间的壁垒，实现数据共享，避免出现信息孤岛现象，逐步实现内部控制体系与业务信息系统的互联互通、有机融合。提升信息化水平的同时，重视网络安全、数据安全和应用安全，通过内外网设密运行、权限设置、方案备份、身份验证等专业化手段，提高信息系统安全防护能力，确保数据安全完整。5.加强内审部门监督检查，整改落到实处首先，单位内审部门的设立应独立于其他部门，与执行部门相分离，确保监督工作的独立性与有效性。其次，建立科学有效的监督机制。医院内部审计部门通过突击检查物资数量、核实数据是否真实完整、关注物资管理流程是否存在风险点、反馈问题是否整改等具体执行细则，形成监督机制，从根本上提升后勤物资内部控制管理质量，使后勤物资管理朝着高效化、透明化、规范化方向发展。最后，监督方式多样化，采用事前、事中、事后监督相结合、财政监督与社会监督相结合等多种方式，检查后勤物资管理存在的突出问题、管理漏洞和薄弱环节，形成反馈信息，督促业务部门积极整改，形成闭环管理，保障后勤物资监督管理的落地实施。五、结语综上所述，加强后勤物资管理内部控制建设是公立医院的一项重要管理工作，应根据医院自身实际情况构建科学合理的内部控制体系，增强内部控制管理意识，管控业务流程，优化管理机制，强化内部控制评价与监督，通过信息化桥梁提升整体后勤物资管理水平，促进医院健康稳定发展。参考文献1.刘倩.企业存货内部控制问题的思考.会计师，2021（16）.2.李俊峰，孔宪波.加强医院内部控制制度提高医院经济管理水平.中国产经，2021（17）.3.李志群.医院后勤物资管理中的问题与措施分析.财会学习，2020（05）.4.林鲁丽，陈海鸿，王继伟，等.如何利用信息技术加强医院后勤物资管理.中国卫生标准管理，2020（19）.5.于佳永.浅析财务监督对医院后勤物资管理的重要性.医疗装备，2022（22）.（责任编辑：刘海琳）