房地产公司供方管理手册.doc

GMS管理体系文件 供方管理手册江苏房地产开发有限公司供 方 管 理 手 册受控文件版本：20一A审核：批准：编 号：ZDHQGMS一0 420年8月1日发布 20年8月1日实施手 册 说 明 1、手册内容 本手册是公司为导入、实施全面管理体系(GMS管理模式)而编制，是全面管理体系的子体系，适用于公司的招标、采购管理，内容包括供方的选择方式、条件、程序以及各类供方的管理办法。 2、管理理念 根据房地产开发企业供方与采购管理的特点及公司的实际情况，本手册的制度内容充分体现了公司关于供方与采购管理的指导思想，主要包括： (1)供方是企业公共关系的重要组成部分。 (2)供方管理是企业整合资源的主要内容。 (3)公司与供方是平等互利的合作伙伴关系。 (4)全面加强供方管理有利于提高工作效率、降低运营成本，防范职务违法违规。 3、用语解释(本手册出现的术语或简称) “公司”是指江苏房地产开发有限公司； “各部门是公司下设的综合管理部、财务管理部等职能或业务部门； “本地项目公司是指公司直属的、不具有独立法人资格的本地项目组织； “异地项目公司是指公司所属的异地项目组织； “分管领导是指公司高层管理层中分管或主管某项工作的人员； “部门负责人 除了另有说明外仅指各部门经理； “项目经理指项目公司经理。 4、手册管理事宜 (1)本手册为公司受控文件，由总经理批准颁布执行。手册的印发、保管、编制、修订等事宜由公司综合管理部负责手册持有者应妥善保管，不得损坏、丢失、随意涂改，也不得将手册提供给公司以外人员。手册持有者离开本公司时，须将手册交还综合管理部，办理核收登记。 (2)在手册使用期间，如有修改建议，各部门负责人、项目经理应汇总意见，于每季度末20日前反馈到综合管理部，由综合管理部组织有关部门进行修订。 (3)除注明外，本手册的各项制度由制度的主控部门负责解释。主控部门不能解释的，由公司总经理办公会负责解释。 (4)本手册文件与全面管理体系的其它文件同时颁布施行。 江苏房地产开发有限公司江苏房地产开发有限公司二O年八月一日目 录第一部分 供方管理制度3公共关系资源管理办法4供方管理办法7附件一 招标评委组成13附件二 供方选择方式、主控部门、选定形式15附件三 公司“合格供方名册”建立规定16附件四 供方评选流程17公开招标控制规程22公开招标流程图29邀请招标控制规程30议标控制规程37定向选择供方控制规程39 第二部分 供方评选准则41设计单位评选准则42工程造价咨询(审计)供方评选准则43招标代理单位(测量师行)评选准则44工程监理单位评选准则45施工监理招标的评分内容及分值分配表46工程施工单位评选准则47材料、设备供应商评选准则49营销(广告)策划代理单位评选准则50销售代理单位评选准则51市场调查可行性研究咨询单位评选准则52印刷单位评选准则53律师会计事务所评选准则54认证管理咨询单位评选准则55办公用品设备供应商评选准则56个人供方评选准则57 第三部分 招标采购工作流程及合同管理58招标(采购)计划编制、审批、执行工作流程59标底编制工作流程60材料进场计划控制工作流程61工程结算委托审计工作流程63经济合同管理办法64第一部分 供方管理制度公共关系资源管理办法 第一条 为了加强对公司公共关系资源的有效管理，维护公司品牌，促进资源共享，创造和保持有利于公司持续发展的优良的公共关系环境，制定本办法。 第二条 公共关系资源是指公司除了内部资源(包括人力资源、土地资源等)以外的所有外部关系资源。公司的公共关系所涵盖的范围包括： (一)国家党政机关及有关部门； (二)新闻媒体单位； (三)金融机构； (四)投资者(包括股东)； (五)供方； (六)客户(包括业主)； (七)其它(如被拆迁单位和个人，项目毗邻单位和个人等)。 第三条 公共关系是公司赖以生存和发展的重要资源。公司各级人员、各项目公司要充分认识到公共关系资源的重要性，将公共关系的维护和建设工作置于战略高度和经营活动的重心。 第四条 公司遵循“透明经营”的宗旨，在任何时候不向任何单位和个人以任何形式行贿。同时，公司要求各级人员严禁利用职务之便收受任何单位和个人的贿赂，包括礼品、礼金、有价证券等。 第五条 职责分工 (一)公司法人代表是公司公共关系资源的最高管理者，负责公司上级主管部门的公共关系的建设和维护，指导公司其他部门和人员的工作，必要时予以协助。 (二)公司其他高级管理人员负责分管范围内的公共关系的建设和维护，指导分管部门和人员的工作，必要时予以协助。 (三)综合管理部负责以下公共关系的建设和维护： 1、安全生产监督管理部门； 4、城建档案管理部门 5、公、检、法机关(包括社会治安综合部门、车辆管理部门)： 6、交通管理部门；7、精神文明创建管理部门；8、党建、纪检、组织部门；9、新闻媒体：10、车辆、办谷设备等固定资产和低值易耗品、办公用品的供应单位；11、律师事务所；12、印刷单位；13、通讯服务商；15、人事部门；16、劳动与社会保障部门；17、与本部门职责有关的、没有明确由其它部门负责的单位或个人。（四）财务管理部负责以下公共关系的建设和维护：1、财政、税务机关：2、计划管理部门；3、统计部门；4、土地管理部门；5、金融机构；6、会计事务所、审计事务所、。F程造价审计单位：7、与本部门职责有关的其它单位或个人。（五）发展规划部负责以下公共关系的建设和维护：l、城市规划管理部门：2、勘察、规划、景观、建筑设计院（所）3、项目可行性研究咨询单位4、水、电、气等公用事业部门；5、与本部门职责有关的其它单位或个人。（六）成本管理部负责以下公共关系的建设和维护：l、招标代理单位：2、工程造价咨询单位；3、建筑工程材料、机电设备供应单位：4、与本部门职责有关的其它单位或个人。（七）工程技术部负责以下公共关系的建设和维护：1、工程质量监督管理部门；2、拆迁管理部门；3、水、电、气等公用事业部门；4、建筑设计单位；5、施工单位；6、工程监理单位：7、建筑工程材料、机电设备供应单位：8、与本部门职责有关的其它单位或个人。（八）营销管理部负责以下公共关系的建设和维护：1、城市规划管理部门2、广告策划单位、广告媒体单位；3、销售代理魄位；4、项目沙盘、模型制作单位；5、项目宣传资料设计、印刷单位；6、市场调查单位；7、房屋管理部门；8、物业管理公司；9、与本部门职责有关的其它单位或个人。（九）项目公司负责与本项目开发建设等有关的公共关系的建设和维护。第六条 公司各级人员在对外交往过程中要积极维护公司利益和品牌、声誉，严禁泄漏公司秘密、损害公司形象。违反者，公司按有关规定予以严肃处理；违法乱纪的，公司保留追究当事人民事和刑事责任的权利。第七条 非本部门或个人负责的公共关系个人有协助的义务。利用个人关系协助部门或个人的，公司将给予表彰奖励。第八条 本办法由公司总经理办公会负责解释。第九条 本办法白颁布之日起施行。供方管理办法第一章 总则第一条 为了提高供方选择的工作效率，保证对供方的评价、选择过程的有效控制，降低经营风险，减少合同纠纷，增强各级人员的履约能力和履约意识，使供方所提供产品和服务满足合同要求，促进长期、稳定合作伙伴关系的建立，根据公共关系资源管理办法的有关规定，结合公司的实际情况，制定本办法。第二条 术语解释 (一)“供方”是指为组织提供产品或服务的组织或个人。 (二)“主控部门”是指负责供方评选工作及合同执行的部门。 (三)“经办人”是指主控部门内具体承办供方评选工作及合同执行的人员。第三条 本办法适用于为公司提供材料、设备、设计、勘察、工程造价咨询(审计)、监理、施工、营销策划代理、广告与印刷制作等产品或服务的各类供方的评选和管理。第二章 职责分工第四条 公司总经理或总经理召开的招标专题会是公司供方选择的最高权力机构。其职责为：(一)负责决定供方的选择方式和主控部门；(二)决定招标的范围；(三)对主控部门的供方选择工作进行评价，研究确定改进措施并监督执行情况。(四)全程跟踪供方的签约、合同履行情况，决定合格供方名册的调整。第五条 主控部门职责 (一)负责合格供方名册的建立和管理： (二)负责编制委托书、招标文件等： (三)负责组织与供方进行初步联系和前期洽谈； (四)邀请主管领导和相关部门、人员参与洽谈； (五)负责组织起草合同文本； (六)负责办理合同签订手续； (七)负责办理付款手续；(八)负责合同的履行；(九)对供方的履约情况进行监督、检查、评审和总结。第七条 主管领导职责(一)指导分管部门的供方选择、管理工作；(二)参与与供方的谈判，提出供方选择意见：(三)按照规定程序在“合同审批单、“付款审批单”上签署意见；(四)指导处理合同纠纷，提出供方调整意见。第八条 相关部门和人员职责(一)参与与供方的谈判，提出供方选择意见；(二)协助主控部门和供方的工作；(三)公可其它规章制度中所明确的职责。第三章 供方选择方式和主控部门第九条 公司供方的选择方式有以下四种方式： (一)公开招标：参见公开招标控制规程。 (二)邀请招标：参见邀请招标控制规程 (三)议标：参见议标管理办法 (四)定向选择：参见定向选择供方管理办法。第十条 各类供方的选择方式和主控部门参见附表1：供方的选择方式与主控部门。第四章 “合格供方名册”的管理第十一条 可以邀请招标和议标的，各主控部门负责合格供方名册的建立(公开招标和定向选择的，不需要建立“合格供方名册”。第十二条 各部门负责人应建立“合格供方名册”档案，并报成本管理部。公司成本管理部应定期对各部门“合格供方名册”的建立及管理情况进行检查。第十三条 各主管领导负责留存所分管范围的“合格供方名册”。第十四条 公司总经理留存由成本管理部报送的所有的“合格供方名册”。第十五条 公司对“合格供方名册”实行动态管理制度：各主控部门增减合格供方后应及时调整“合格供方名册”，并及时向主管领导、成本管理部报送调整后的“合格供方名册”(文本文件和电子文件各一份)。第五章 供方评选程序 第十六条 必须进行公开招标的，通过公开招标方式选定供方。供方选定程序参见公开招标控制规程。 第十七条 只能进行定向选择的，通过定向选择方式选定供方。供方选定程序参见定向选择供方控制规程。 第十八条 通过邀请招标或议标方式选定供方的，应先建立合格供方名册，然后在合格供方名册范围内选定供方。供方评选权限及要求参照附件三。具体程序如下： (一)收集供方信息 1、来源途径 (1)通过社会关系的介绍获得所需供方名单： (2)通过书籍和网络等媒介获得所需的供方名单； (3)公司发布公开招(竞)标信息，获得所需的供方名单； (4)以往与公司有过业务合作的公司，或原合格供方名册中供方名单； (5)本公司人员推荐； (6)其它途径。 (二)初选 主控部门根据所有收集获得的供方详细资料，对供方进行初选。 (三)建立合格供方名册 1、主控部门与初选供方进行主动联系，协商面谈的时间、地点。在面谈前或面谈时，应要求有意向供方提交公司简介、产品(服务)简介、营业执照、资质证书、产品价格等必要证明文件的复印件。 2、主控部门对其信誉能力等进行调查，并进行评价选择。 根据供方对公司提供的产品或服务的重要程度及对经济影响程度等因素，可采取以下一种或几种评价方法对供方进行评价。 (1)供方信誉能力调查 a、主控部门通过收集信息、现场考察、问询其它合作过的单位等形式对相关供方进行信誉与能力的调查，了解供方的详细情况，包括：企业概况、组织机构、技术力量、人员素质、设备配置、社会信誉、资信等； b、核准有关法律地位的证明文件； c、服务或生产能力，近三年已完成的合同情况、正在履行的合同情况； d、客户投诉、法律纠纷、社会信誉、售后服务以及质量管理体系认证的情况； e、现场考察了解正在进行或已完成项目的情况及业主的评价； f、财务状况。 (2)实物或样品的评价 根据所需供方提供的材料、设备、图纸、广告策划文件、已做项目等的要求，要求供方提供上述实物或样品并对其进行观察、检测和评定，保留相关记录。 3、通过信誉、能力等的调查和评价将所有认为合格的供方制成合格供方名册。各类合格供方名册中合格供方的数量参见附件二。 (四)选定供方 1、确定具体的选择方式 公司按照供方的选择方式选定最终的供方。一类供方有两种(含)以上选择方式时，由公司总经理决定具体的选择方式。 2、主控部门根据供方评定准则分别与合格供方名册中供方分别进行洽谈。供方评定准则参见本手册相关内容。 3、主控部门邀请主管领导、相关部门参与洽谈。 4、主控部门按照供方选择方式、标的额等判断是否召开招标专题会议。不需要召开招标专题会议的，由主控部门提出供方选择意见，报主管领导同意后由总经理批准。应该召开招标专题会议的，由主控部门提请召开会议，最终选定的供方必须是合格供方名册范围内。 (五)合同评审和签订 执行经济合同管理办法的有关规定。 第十九条 特殊情形下的供方选择 为了提高工作效率，缩短供方选择的时间，降低管理费用，以下情形下主控部门经报请主管领导、总经理同意、总经理办公会通过后，可以不通过招标方式而直接选定供方。 (一)主控部门通过前期的深入了解，认为只有一个供方具有明显优势的； (二)与公司曾经有过良好的合作，合同价款不高于其它供方的； (三)公司的关联企业； (四)公共关系单位或个人推荐，公司难以推辞的； (五)与公司有长期战略合作伙伴关系的。第六章 供方业绩评审 第二十条 供方业绩评审包括合作过程中的“阶段评审”(适用于主体工程的设计、监理、施工)和合作结束后的“综合评审”。 第二十一条 阶段评审 (一)在合作过程中，主控部门主控人要如实记录并留存双方人员、电话、资料、信函(包括正式的沟通函)的往来情况，作为评审的依据。 (二)主控部门负责阶段评审。 (三)阶段评审的时机 根据与供方的合作期限，在适当的时机进行评价。在合作期内至少进行一次。 (四)阶段评审主要评审四个方面： 1、质量：指产品质量或服务所实际达到的效果； 2、价格：指服务或产品的单价和总价以及付款方式； 3、信誉：指是否按合同约定完成； 4、配合度：指与公司的配合情况。 (五)主控部门将评审结果录入合格供方名册档案，作为公司重新评价选择和调整合格供方名册的依据。(六)在合作过程中，主控部门发现供方出现重大问题的可申请取消其合格供方资格或解除合同。第二十二条 综合评审(一)合同执行完毕后一个月内，分管副总经理组织主控部门和相关部门人员对合作供方进行“综合评审”。(二)“综合评审的结果可作为付款和是否继续合作的依据。评审不合格的，主控部门报请总经理同意后，从合格供方名册中删除。第二十三条 阶段评审和综合评审后应填制供方业绩评审表。供方业绩评审表作为记录保存期为三年。第七章 附则第二十四条 各项目公司在选择供方时遵照本办法执行。第二十五条 本办法由公司总经理办公会负责解释。第二十六条 本办法自颁布之日起施行。78附件一 招标评委组成序号产品服务类别供方类别总经理副总经理发展规划经理工程技术经理成本管理经理营销管理经理财务管理部经理综合管理部经理项目经理外聘专家（至少人数）1工程施工建筑工程10万元以上2210万元以下3室外道路、园林绿化、安装工程245材料材料、设备26勘察、设计规划方案设计17景观园林设计28室内装饰设计2建筑方案设计29建筑方案设计210施工图设计2（各专业）11室外配套工程设计2（各专业）12管线施工给排水、电、燃气2（各专业）13服务临理、招标代理2（各专业）14工程标底编制115工程造价审计16工程造价结算审核17环评18市场调查19营销（广告）策划代理20印刷制作21销售代理22物业顾问、物业管理23标识制作24律师所25会计所、审计所26管理咨询与顾问27专家、顾问28办公用品办公用品、设备 注：1、内部评委人数不应少于规定人数。当总经理或其他评委缺席时，应临时授权他人。2、外聘专家应参与标书编制，造价审核监督和评标。附件二 供方选择方式、主控部门选定形式序号产品服务类别供方类别单项合同估价（万元）选择方式主控部门选定形式公开招标邀请招标议标定向选择本地项目异地项目主控部门评审逐级评审总经理或招标会议评审1工程施工建筑工程50万元以上成本管理部成本管理部210-50万元成本管理部成本管理部310万元以下工程技术部项目公司4室外道路、园林绿化、安装工程50万元以上成本管理部成本管理部510-50万元成本管理部成本管理部610万元以下工程技术部项目公司7材料材料、设备20万元以上成本管理部项目公司850万元以下成本管理部项目公司10勘探设计勘探发展规划部发展规划部11规划方案发展规划部发展规划部12园林景观设计发展规划部发展规划部室内装饰设计发展规划部发展规划部13施工图设计工程技术部工程技术部14管线施工自来水、电、燃气工程技术部项目公司15服务监理成本管理部成本管理部16招标代理成本管理部成本管理部17工程造价咨询成本管理部成本管理部18工造价审计财务管理部财务管理部19市场调查营销管理部营销管理部20营销（广告）策划代理营销管理部营销管理部21印刷制作营销管理部营销管理部22销售代理营销管理部营销管理部23物业管理与顾问营销管理部营销管理部24律师所综合管理部25会计所财务管理部26审计所财务管理部27管理咨询与顾问综合管理部28个人供方总经理项目经理29办公用品办公用品、设备综合管理部项目经理 附件三 公司“合格供方名册”建立规定供方名称合同估计责任人责任部门数量要求（不少于）1工程施工建筑工程50万元以上经理成本管理部/项目公司5210-50万元经理成本管理部/项目公司5310万元以下经理项目公司54室外道路、园林绿化、安装工程50万元以上经理成本管理部/项目公司5510-50万元经理成本管理部/项目公司5610万元以下经理项目公司57材料材料、设备20万元以上经理成本管理部3820万元以下经理成本管理部/项目公司310勘探设计勘探设计师发展规划部311规划方案设计设计师发展规划部312景观园林设计设计师发展规划部3室内装饰设计设计师发展规划部213施工图设计设计师工程技术部314管线施工自来水、电、燃气经理成本管理部/项目公司115其他服务监理经理成本管理部516招标代理经理成本管理部317工程造价咨询预算人员成本管理部318工程造价审计预算人员成本管理部319市场调查经理营销管理部320营销策划代理经理营销管理部521广告与印刷制作策划主管营销管理部322销售代理经理营销管理部523物业管理与顾问经理营销管理部524律师所经理综合管理部325会计所经理财务管理部326审计所经理财务管理部327管理咨询与顾问经理综合管理部328个人供方经理个主控部门229办公用品办公用品、设备后勤主管综合管理部3附件四 供方评选流程关系介绍投标书搜集信息初选供方名册 合格 自荐书能力与信誉调查合格供方名册评审选择意见招标签定合同业绩评审改进 合同审查取消供方资格不合格不合格 合格 合格 合格不合格 合格 严重不合格 一般问题供方选择意见书类别： 编号：ZDHQ-GF-01企业名称企业地址联 系 人电话委托产品或服务经办人（主控人）意见签字：主控部门经理意见 签字：相关部门意见 签字：主管领导意见 签字：招标专题会议意见 （根据 月 日会议决议）总经理意见 签字：注：提请招标专题会议评审或进行逐级评审时，应附供方调查报告。合格供方名册类别： 编号：ZDHQ-GF-02主控部门建立日期1企业名称附件：1、2、3、4、5、6、详细地址及邮编法人代表及电话联系人及电话E-MAIL企业网址2企业名称附件：1、2、3、4、5、6、详细地址及邮编法人代表及电话联系人及电话E-MAIL企业网址3企业名称附件：1、2、3、4、5、6、详细地址及邮编法人代表及电话联系人及电话E-MAIL企业网址4企业名称附件：1、2、3、4、5、6、详细地址及邮编法人代表及电话联系人及电话E-MAIL企业网址5企业名称附件：1、2、3、4、5、6、详细地址及邮编法人代表及电话联系人及电话E-MAIL企业网址责任人部门负责人注：本表由主控部门、分管副总经理、总经理各留存一份文本文件和电子文件。供 方 业 绩 评 价 表 编号：ZDHQ-GF-03供方名称项目负责人产品（服务）合同编号供方阶段工作综述： 评审人员： 年 月 日综合评分序号项目权重评分（满分100）成绩存在问题1质量40%2价格30%3信誉20%4配合度10%5实际得分=供方等级措施对照表序号得分等级措 施A90以上优秀供方加大合作 按合同付款B75-89合格供方继续合作 按合同付款C60-74仍为合格供方需警告减少合作 推迟付款或保留部分余款D60以下不合格淘汰 处理完具体问题视情况付款供方资格取消申请表类别： 编号：ZDHQ-GF-04供方名称地址总经理电话项目负责人电话产品或服务原 因 提议人签字：主控部门意见 签字：分管副总经理意见 签字：总经理意见 签字：备 注附供方业绩评审表公开招标控制规程 1.0 目的为了明确公司的公开招标范围，规范公司的招投标活动，保障公司及投标人的合法权益，特制定本办法。2.0 适用范围公司以下供方的选择必须通过公开招标：1工程总承包单位；2建筑面积超过 平方米、造价高于 万元的建筑工程；3预算估价高于 万元的其它单项工程：4工程监理公司；5国家、省、市法律法规规定的必须公开招标的；6公司总经理决定要求必须公开招标的。3.0 职责分配主控部门（公司部门或项目公司）经办人1提出招标时间安排，并报部门(项目)经理同意；2与招标代理单位洽谈委托代理合同3作为“评标委员会委员参加招标代理单位组织的评标；4办理招