第4讲编辑商务营销文件.doc

第4讲　编辑商务营销文件

　　学习目标
　　在本讲中将学习在Word2007中如何进行页面设置、如何编辑页眉和页脚，如何插入页码以及如何加密并保存文档，并通过制作一份制作商务买卖合同来巩固前面学习的知识。

　　主要内容
　　页面设置
　　设置页眉、页脚与页码
　　插入水印
　　应用实践——制作商务买卖合同

　　4.1 页面设置
　　Word2007默认的文档页面是A4，而用户在实际编排文档的过程中，通常需要重新对文档页面进行设置，比如设置纸张大小，页边距，分栏等，下面就为大家介绍页面设置的相关知识。

　　4.1.1 设置页边距
　　页边距是页面四周的空白区域，我们可以在页边距的可打印区域中插入文字或图形，也可以将某些项放在页边距中，比如页眉、页脚和页码等。设置页边距的操作方法如下：
　　（1）打开需要设置页边距的文档，单击“页面布局”选项卡在“页面设置”工具组中单击“页边距”按钮在打开的菜单中选择页边距类型。
　　（2）随后，整个文档会自动更改为用户选择的页边距类型。
　　（3）用户也可以自定义页边距，在“页面设置”工具组中单击“页边距”按钮在打开的菜单中选择“自定义页边距”选项。
　　（4）打开“页面设置”对话框，在“页边距”栏中的上，下，内侧，外侧栏中按照需要输入数值单击“确定”按钮，整个文档会自动更改为用户设置的页边距。

　　4.1.2 设置纸张方向
　　在编排某些特殊文档，比如画册类文档的时候，有的画册需要将纸张方向设置为横向，制作出版式新颖的画册。设置纸张方向的操作方法如下：
　　（1）打开需要设置纸张方向的文档，单击“页面布局”选项卡在“页面设置”工具组中单击“纸张方向”按钮在打开的菜单中选择所需的纸张方向。
　　（2）随后，文档的纸张方向由纵向更改为横向。

　　4.1.3 设置纸张大小
　　纸张大小是指在打印文档时使用的纸张规格，一般的书籍文档使用的纸张大小为16K。设置纸张大小的操作方法如下：
　　（1）打开需要设置纸张大小的文档，单击“页面布局”选项卡在“页面设置”工具组中单击“纸张大小”按钮在打开的菜单中选择所需的纸张大小。
　　（2）随后，整个文档会自动更改为用户选择的纸张大小样式。
　　（3）如果纸张大小菜单中没有用户需要的纸张大小样式，可以选择“其他页面大小”选项。
　　（4）打开“页面设置”对话框，在“纸张大小”栏中的“宽度”和“高度”栏中输入数值单击“确定”按钮，整个文档会自动更改为设置的纸张大小。

　　4.1.4 设置分栏
　　分栏是指将一个页面分成多栏，分栏的操作方法如下：
　　（1）打开需要设置分栏的文档，单击“页面布局”选项卡在“页面设置”工具组中单击“分栏”按钮在打开的菜单中选择所需的分栏数。
　　（2）随后，整个文档会按照用户选择的分栏样式为文档分栏。

　　4.2 设置页眉、页脚与页码
　　页眉和页脚是文档中每个页面的顶部、底部和两侧页边距中的区域。用户可以在页眉和页脚中插入文本图形内容。例如，可以添加页码、时间和日期、公司徽标、文档标题、文件名或作者姓名。

　　4.2.1 插入页眉和页脚
　　用户在插入文档页眉和页脚的时候，可以将页眉和页脚设置为奇、偶页相同，也可以设置为奇、偶页不同，还可以设置首页不同。常见的图书、手册等文档一般都将页眉与页脚设置为奇、偶页不同。插入页眉和页脚的操作方法如下：
　　（1）打开需要插入页眉和页脚的文档，单击“页面布局”选项卡在“页面设置”工具组中单击按钮。
　　（2）打开“页面设置”对话框，单击“版式”选项卡在“页眉和页脚”栏中选中“奇偶页不同”复选框单击“确定”按钮。
　　（3）返回文档窗口，将光标定位到文档的第一页单击“版式”选项卡在“页眉和页脚”工具组中单击“页眉”按钮在打开的菜单中选择一种奇数页的页眉样式。
　　（4）随后，即可在文档的第一页中插入奇数页的页眉。
　　这里应该注意，文档的第一页即为奇数页，第二页为偶数页，在奇数页中应该插入奇数页页眉样式，在偶数页中应该插入偶数页页眉样式。
　　（5）在“页眉和页脚”工具组中单击“页脚”按钮在打开的菜单中选择一种奇数页的页脚样式。
　　（6）随后，即可在文档的第一页中插入奇数页的页脚。
　　（7）将光标定位到文档的第二页，即偶数页单击“版式”选项卡在“页眉和页脚”工具组中单击“页眉”按钮在打开的菜单中选择一种偶数页的页眉样式。
　　（8）随后，即可在文档的第二页中插入偶数页的页眉。
　　（9）在“页眉和页脚”工具组中单击“页脚”按钮在打开的菜单中选择一种偶数页的页脚样式。
　　（10）随后，即可在文档的第二页中插入偶数页的页脚，单击“关闭”按钮关闭页眉和页脚。

　　4.2.2 设置页眉和页脚
　　插入页眉和页脚，通常需要对页眉和页脚内容进行设置，比如输入文档名称，设置文字格式，调整图形或图片大小等。设置页眉和页脚的操作方法如下：
　　（1）将光标定位在文档的第一页单击“插入”选项卡在“页眉和页脚”工具组中单击“页眉”按钮在打开的菜单中选择“编辑页眉”选项。
　　（2）激活“设计”选项卡，在“页眉”中的标题文本框中输入本篇文档的标题。
　　（3）选中输入的标题文本，为其设置合适的格式。
　　（4）在“年”文本框中单击右侧的按钮在打开的菜单中单击“今日”按钮。
　　（5）随后，即可在文本框中插入文档编辑的年份。
　　（6）向下拖动滚动条，在页脚中设置页码格式。
　　（7）按照这样的方法将偶数页的页眉和页脚也设置好。
　　保存在页眉和页脚或页边距中的信息是以灰色显示的，并且不能与文档正文信息同时进行更改。

　　4.2.3 设置页码
　　页码与页眉和页脚关联，可以将页码添加到文档的顶部、底部或页边距中。设置页码的操作方法如下：
　　（1）将光标定位在文档的第一页单击“插入”选项卡在“页眉和页脚”工具组中单击“页码”按钮在打开的菜单中选择“页边距”选项在打开的下级菜单中选择一种样式。
　　（2）随后，在奇数页的页边距中插入带图形的页码。
　　（3）向下拖动滚动条，将光标定位到偶数页中在“页眉和页脚”工具组中单击“页码”按钮在打开的菜单中选择“页边距”选项在打开的下级菜单中选择一种样式。
　　（4）随后，在偶数页的页边距中插入带图形的页码。
　　（5）在“页眉和页脚”工具组中单击“页码”按钮在打开的菜单中选择“设置页码格式”选项。
　　（6）打开“页码格式”对话框，在编号格式栏中单击右侧的按钮在打开的列表中选择一种编号格式在“页码编号”栏中选中“起始页码”单击“确定”按钮。
　　如果用户需要为文档设置起始页码，可以在“页码格式”对话框选中“起始页码”单选项，然后在其后面的参数框中输入起始页码。例如，如果需要将文档第1页的页码设置为3，那么就可以在参数框中输入数字“3”。
　　（7）随后，即可将页码的格式修改成选择的新格式。

　　4.3 插入水印
　　通常情况下，Word2007文档的图片水印只能选择自定义图片作为水印。用户可以通过在Word文档页眉或页脚中插入剪贴画，并将剪贴画设置为“冲蚀”效果来插入水印，操作步骤如下：
　　（1）打开Word2007文档窗口，切换到“插入”功能区。在“页眉和页脚”分组中单击“页眉”或“页脚”按钮（本例单击“页脚”按钮），并在打开的页脚面板中选择“编辑页脚”命令。
　　（2）打开“设计”功能区，在“插入”分组中单击“剪贴画”按钮。
　　（3）在打开的“剪贴画”面板中，单击“搜索”按钮显示所有类型的剪贴画。在剪贴画列表中单击准备作为水印的剪贴画。
　　（4）选择的剪贴画将被插入到页脚位置，且被插入的剪贴画处于选中状态。在打开的“格式”功能区“排列”分组中单击“文字环绕”按钮，并在打开的菜单中选择“衬于文字下方”命令。
　　（5）在“调整”分组中单击“重新着色”按钮，在“颜色模式”区域选中“冲蚀”效果。
　　（6）拖动剪贴画到合适的位置（不仅仅局限于页脚位置）即可实现水印效果。

　　4.4 应用实践——制作商务买卖合同
　　任务设计
　　本例制作的是商务买卖合同，制作时先设置版面的左右边界，然后设计页眉和页脚，在页眉中可以插入公司的Logo、地址和电话，在页脚中可以设计一种装饰图案。接着在文档中按顺序输入条款的内容，并设置相应的文字格式。
　　完成任务
　　1.设置版面左右边界
　　Word预设的版面左右边界都相当大，并不适用于一般信纸格式，需要在页面设置里进行调整。具体的操作步骤如下。
　　1：启动Word 2007，单击Office按钮，在弹出的下拉菜单中选择“保存”命令，接着在弹出的“另存为”对话框中输入文件名“商务买卖合同”，然后单击“保存”按钮。
　　2：返回到文档，单击“页面布局”选项卡，然后单击“页面设置”工具组右下角的小箭头按钮。这时会弹出“页面设置”对话框。
　　3：在打开的“页面设置”对话框中，将左右边距设为2厘米，上下边距保持默认，然后单击“确定”按钮。
　　2.编辑合同页眉内容
　　下面接着编辑合同的页眉内容，具体的操作步骤如下。
　　1：在文档页首双击鼠标左键，进入页眉编辑页面，输入公司中英文名称、地址、电话、传真等信息。
　　2：接着为页眉文字设置字体大小和字体样式。
　　3：下面为页眉添加一个公司Logo，将光标移至第1行的最左端，单击“插入”选项卡，然后单击“插图”工具组中的“图片”按钮。
　　4：在弹出的“插入图片”对话框中选择要插入Logo的路径，然后选中图片，单击“插入”按钮。
　　5：当Word插入图片时，默认会将这张图片视为该行文字的一部分，格式设定与该行文字相同，因此需要对图片进行“文字环绕”的设定。选中图片，单击鼠标右键，在弹出的快捷菜单中选择“设置图片格式”选项。
　　6：在弹出的“设置图片格式”对话框中选择“版式”选项卡，选择环绕方式为“浮于文字上方”，然后单击“确定”按钮。
　　7：接下来调整Logo的大小和位置先将Logo调整至适当的大小，Logo的大小不要超出页眉，然后拖动图片位置进行微调，使其与文字上下对齐。
　　8：调整完文字环绕样式和图片位置后，文字虽然与图片上下对齐，但是却被图片给遮住了，这时需要对文字的位置进行向右缩进。选取两行文字，向右拖动标尺栏里的“左缩进”滑块。
　　9：拖动完成后松开鼠标，这时可以看到缩进后的效果。
　　3.编辑合同页脚内容
　　接下来在页尾添加上公司的网络联系信息，并对页脚进行美化，具体的操作步骤如下：
　　1：将鼠标定位到页尾，输入公司的网址和电子邮箱。
　　2：将网址和电子邮箱设为“斜体”，并设置“靠右对齐”。　　
　　3：下面在页脚中插入一些图形进行美化装饰，单击“插入”选项卡，然后单击“插图”工具组中的“形状”按钮。
　　4：在弹出的下拉菜单中选择“矩形”。
　　5：拖动鼠标在页脚中绘制一个矩形。
　　6：选中矩形，单击鼠标右键，在弹出的快捷菜单中选择“设置自选图形格式”选项。
　　7：在弹出的“设置自选图形格式”对话框中设置选择填充颜色为“绿色”，并取消线条颜色，设置完成后单击“确定”按钮。
　　8：返回到文档中即可看到设置后的效果。
　　9：将矩形复制出2个。
　　10：调整复制得到的两个矩形的长度。
　　11：调整矩形的位置，使其更加美观。单击“设计”选项卡，然后单击“关闭页眉和页脚”按钮。
　　退出页眉和页脚编辑模式后，图形和文字的颜色会减淡。
　　4.编辑合同大纲内容
　　下面接着编辑合同的大纲内容，具体的操作步骤如下。
　　1：输入合同书内容。
　　2：修改合同书标题文字，设置字体大小、字形，并居中对齐、设置“段前”、“段后”间距与字符间距。
　　3：设定合同编号为“靠右对齐”，设定“买方”、“卖方”两行“文字”为粗体、加“下划线”。
　　4：同时选中甲乙双方两行文字，拖动标尺的滑块，增加向左缩进。并对甲乙双方名称下面的两行文字进行首行缩进2个汉字。
　　5：输入合同条文的大纲标题，设定标题的字体、大小与段落行距为同一样式。
　　6：选中所有大纲标题文字，然后单击鼠标右键，在弹出的快捷菜单中选择“编号”选项。
　　7：然后在子菜单中选择一种编号类型。
　　5.编辑合同详细条款内容
　　标题设置完成后，合同的架构已经成型，再为每项标一一输入详细的正文，具体的操作步骤如下：
　　1：将光标移至第1项标题的末尾，按回车键新增一行，这时系统会自动套标题编号的样式。
　　2：将光标移到新增的这一行末尾，单击“开始”选项卡，单击“样式”工具组中样式框右侧的下拉按钮，在弹出的下拉菜单中选择“清除格式”选项取消其格式。
　　3：输入第1款的第1项条文，并为其设置一个数字项目编号。
　　4：按下回键输入下一行文字，Word会自动套用前一行的编号样式。
　　5：使用同样的方法为第2款和第3款增加详细的条文，并为其各项条文添加项目编号。
　　6：为第4款输入详细的条文，接着制作一个交货时间表，单击“插入”选项卡，然后单击“表格”工具组中的“表格”按钮，在显示的下拉菜单中选择“插入表格”选项。
　　7：在弹出的“插入表格”对话框中设置“列数”为：7，设置“行数”为：2，然后单击“确定”按钮。
　　8：在表格中输入文字，将文字设置为居中对齐。
　　9：由于第1栏和最后一栏的文字较少，缩小它们的宽度。
　　拖动表格四周的顶角可以调整表格的宽度和高度。
　　10：选中中间的5栏，然后单击鼠标右键，在弹出的快捷菜单中选择“平均分布各列”选项。
　　11：下面为表格添加一个边框样式，选中整个表格，然后单击鼠标右键，在弹出的快捷菜单中选择“边框和底纹”选项。
　　12：在弹出的“边框和底纹”对话框中选择一种边框样式，然后单击“确定”按钮。
　　13：返回到文档中即可看到设置边框底纹后的效果。
　　14：使用同样的方法为其他标题输入条文，并设置格式。
　　15：在文档末尾添加一个“立合同书人”标题，并为其添加项目符号。
　　16：下面用Word制表位功能制作立合同书条文，使用这种方法可以使用文字更容易对齐。将光标定位到“立合同书人”标题的下一行。单击“插入”选项卡，然后单击“表格”工具组中的“表格”按钮，在显示的下拉菜单中选择“插入表格”选项。
　　17：在弹出的“插入表格”对话框中设置4列，7行。然后单击“确定”按钮，返回到文档中，即可看到新增了一个4列7行的表格。
　　18：在表格中输入合同内容。
　　19：调整各列的宽度，由于要为要预留盖公司印章的位置，所以增加第6行盖章的高度。
　　20：接下来取消表格中不需要的边框线，选中整个表格，然后单击鼠标右键，在弹出的下拉菜单中选择“边框和底纹”选项。
　　21：在弹出的“边框和底纹”对话框中设置只显示下框线，设置后单击“确定”按钮。
　　22：返回到文档中即可看到取消边框后的效果。
　　23：选择表格第1列和第3列，然后单击鼠标右键，在弹出的快捷菜单中选择边框和底纹”选项。
　　24：在弹出的“边框和底纹”对话框中设置边框为“无”，然后单击“确定”按钮。
　　在选取不相邻的文字时，只需先按下“Ctrl”键，然后分别拖动鼠标进行选择即可。
　　25：这时可以看到第1列和第3列的边框已经被取消掉了。
　　6.插入机密标示水印
　　现在合同书方案内容已经几乎完成。由于合同书属于商业机密文件，制作时需要在每页加上机密水印字样，提示以方处理合同文件时必须负保密责任。
　　要在文件每一页的固定位置加上特定的图文数据，最简便的方法就是直接在版面配置中加入水印功能，具体的操作步骤如下。
　　1：单击“页面布局”选项卡，然后单击“页面背景”工具组中的“水印”按钮，，在弹出的列表中选择一种水印样式。
　　2：如果要调整水印，必须要先进入页眉和页脚的编辑模式，单击“插入”选项卡，然后单击“页眉和页脚”工具组中的“页眉”按钮，在弹出的下拉列表中选择“编辑页眉”选项，进入“页眉和页脚”的编辑模式，选中水印文字，拖动四周的控制点，可以进行放大和缩小，旋转中间绿色的控制点，可以调整水印的方向。
　　7.插入页码
　　下面在文档中插入页码，具体的操作步骤如下。
　　1：首先在页脚里插入一个文本框，将页码设置在文字框内，单击“插入”选项卡，然后单击“文本”工具组中的“文本框”按钮，在显示的下拉列表中选择“绘制文本框”选项。
　　2：在页脚的装饰图案空隙中绘制文本框，然后选中文本框单击鼠标右键，在弹出的快捷菜单中选择“设置文本框格式”选项。
　　3：在弹出的“设置文本框格式”对话框中设置填充颜色为“无填充颜色”，设置线条颜色为“无线条颜色”，设置完成后单击“确定”按钮。
　　4：将光标插入到文本框中，单击“插入”选项卡，然后单击“页码”按钮，在弹出的下拉列表中选择“当前位置”选项，然后在子菜单中选择一种页码样式。
　　5：插入页码之后，单击“设计”选项卡，然后单击“页眉和页脚”工具组中的“页码”按钮，在弹出的下拉菜单中选择“设置页码格式”选项。
　　6：在弹出的“页码格式”对话框中选择一种数这格式，单击“确定”按钮。
　　7：返回到文档中即可看到设置页码格式后的效果。
　　8.加密保存合同文档
　　最后对合同文档进行加密保存，具体的操作步骤如下。
　　1：单击“审阅”选项卡，然后单击“保护”工具组中的“保护文档”按钮，在弹出的下拉菜单中选择“限制格式和编辑”选项。
　　2：这时文档右侧会显示“限制格式和编辑”窗格，勾选“限制对选定的样式设置格式”复选框，然后单击 “是，自动强制保护”按钮。
　　3：在弹出的“启动强制保护”对话框中输入保护密码，然后单击“确定”按钮。
　　4：设置文档保护后，如果想取消文档保护只需按上面的方法打开“保护文档”窗格，然后单击“停止保护”按钮。
　　5：在弹出的“取消保护文档”对话框中输入之前设置的保护密码，然后单击“确定”按钮即可取消文档保护。