招标前期准备工作及流程.doc

一、招标准备工作招标是最能体现公平竞争的一种采购方式。完整的招标采购，应涉及招标、投标、开标、评标和定标五个阶段，其中开标是招标采购过程中的一个重要阶段，承接着招标、投标与评标、定标，在招标、投标之后，就要组织开标，开标之后，就要组织评标、定标，开标是否顺利，直接影响到招标、投标的继续进行，也直接决定着评标、定标的顺利完毕。而开标能否顺利进行，起决定作用的就是开标前的准备工作。准备工作充足、细致，开标才干顺利进行；否则，开标将会受到影响，进而会影响到后面的评标和定标，以至于整个招标采购活动都要受到影响。从这个意义上来说，开标的前期准备工作相称重要。 在开标前，应准备一系列文献材料，以备开标时之用。这些文献材料重要涉及在招标阶段、投标阶段所形成的文献材料和开标阶段、评标阶段以及定标阶段需要使用的文献材料。由于招标采购过程是以法定方式和程序进行的，其中各个阶段所使用的文献材料都应当便于查阅和使用，因而所有的文献资料都必须以书面形式准备并提供。根据开标需要，应准备以下几类文献资料：（一）招标阶段所形成的文献材料。在招标阶段，由于要编制、发售招标文献等，在这些项工作进行过程中，会形成与招标采购有关的一系列文献、材料等书面资料，而这些资料在开标、评标过程中将要被用到，因此在开标前有必要对这些文献、材料进行整理、归集，形成招标文献资料。一般来说，根据招标阶段的几个工作环节，招标文献材料重要有：招标文献编制过程中所形成的资料和招标文献发售过程中所形成的文献材料。其中，招标文献编制过程中所形成的文献材料重要涉及采购人委托项目时所提交的与项目有关的资料，招标采购机构在组织项目实行前所编制的采购方案和所归集的项目资料，在编制招标文献时对项目的分析论证资料，招标文献底稿以及正式的招标文献。招标文献发售过程中所形成的文献资料，重要涉及招标公告信息发布资料，响应招标项目的供应商信息，供应商提交的资格证明文献材料，对供应商进行资格审查时的书面记录及其相关资料，经审查资格合格的供应商名单和资格不合格供应商名单及其理由说明和文献证明材料，资格审查工作底稿，招标文献发售记录，组织供应商进行现场勘察及对项目解释答疑记录，供应商对招标文献有关内容提出的书面询问，招标组织机构因对招标文献进行修改、澄清、补正所形成的补充招标文献等。值得注意的是，有关招标文献的发售记录，特别是购买了招标文献的供应商名单要在一定范围内和一定期期内相对保密，以防有也许参与投标的供应商信息泄露。（二）投标阶段所形成的文献材料。招标阶段之后，所要进行的是投标，即投标供应商编制投标文献并向招标组织机构递交投标文献。在这个过程中，由于投标供应商对招标文献的有关内容有疑问而需要向招标组织机构提出书面询问，招标组织机构要对询问的有关内容作出书面答复；投标供应商要向招标组织机构递交投标文献、交纳投标保证金，招标组织机构要接受投标文献并向投标供应商出具签收证明等，这些工作，都需要有书面的文字记载，而这些书面的文字记载集中起来，就形成了投标阶段的文献材料。招标组织机构在开标前，必须注意收集这些文献材料，并进行归集整理，以备开标时之用。在这些文献材料中，最重要的就是投标供应商递交投标文献时的记录，供应商递交投标文献时的署名，招标组织机构在接受投标文献时的书面记录、向投标供应商出具的签收投标文献的证明、收取投标保证金的收据等。值得注意的是，在投标阶段，有关投标供应商递交投标文献的资料、记录等信息，应在一定范围内和一定期期内相对保密，特别是要对供应商提交的投标文献要妥为保管，以防投标文献遗失或者投标信息泄露。（三）开标所需要的文献材料。开标，有地方和机构称其为开标典礼，有些也称其为开标大会或开标会，不管叫什么，其形式都是按照招标文献的规定，以一种会议的方式公开举行，其程序都是法定的。在开标时，要公开宣读投标人的投标报价以及投标文献中的有关内容，宣布一些注意事项，并对评标、定标作出安排。在这个过程中，需要使用一些书面的、格式化的文献材料，这些文献材料都必须在开标前制作、准备完备。根据开标需要，这些书面、格式化的文献材料重要有：开标会场纪律，开标议程，监督人员和工作人员以及参与开标的领导和来宾以及其它有关人员名单，开标典礼主持词，工作人员职责及注意事项，投标人注意事项等；如有领导参与并需要领导发言，则还应为出席会议并发言的领导草拟准备发言稿；如有监督人员或者监证人员参与，则还应提前为他们准备监督或监证时所使用的相关文献材料。此外，还需要提前准备开标前到会人员的签到册，并为与会人员准备必要的书面文献、材料等。（四）评标过程所需要的文献材料。评标是在开标结束后进行的，一般情况下，开标结束之后，接着就要进行评标，开标与评标的两个阶段之间没有时间间隔，因此在开标前就要把评标时所需要的文献材料准备完备，以备评标之用。根据评标需要，评标需要使用的文献材料重要有：评标工作安排，评标程序，评标工作纪律，评标注意事项，评委会工作职责，评标办法、评分标准、评分表格等，其中最重要的就是评标办法和评标标准、评标表，这些文献材料已经载入了招标文献的，则不必另行准备；假如没有在招标文献中载入，则要另行准备并向评委会提供。有些地方、有些机构还规定评委会成员在评标前要签署廉政承诺书，如有必要，就应当在开标前把承诺书格式准备齐备，在评标开始前提供应评委会，规定评委会成员签订。（五）定标过程所需的文献材料。评标结束之后，招标组织机构则要根据评标委员会提交的评标结果报告以及评委会推荐的预中标人拟定中标人。一般情况下，招标组织机构在定标时，应依照政府采购法、招标投标法和有关法律、法规，并根据项目招标文献关于定标条款的规定，拟定中标人。定标时所需要的文献材料重要是定标原则和定标依据等，这些文献材料一般也在招标文献中事先已经载明，但有些在招标文献只是原则性规定，如有必要，应在开标前将其细化，制定出具体的细则。在有些地方，规定招标组织机构将评委会的评标结果报告提交给采购人，由采购人根据评标结果报告拟定中标人；尚有些地方，规定由采购人委托评标委员会直接拟定中标人，或者委托招标组织机构根据评委会的评标结果报告直接拟定中标人，不管采用哪一种方式，都必须在开标前将定标所需的文献材料准备齐备。二、招标阶段在招标阶段，应按照招标、投标、开标、评标、定标几个环节组织实行，基本程序是：（一）招标1、发布招标公告（或投标邀请函）。公开招标应当发布招标公告（邀请招标发布投标邀请函）。招标公告必须在财政部门指定的报刊或者媒体发布。招标公告（或投标邀请函）的内容、格式与招标文献的第一部分相同。2、资格审查。招标人可以对有爱好投标的供应商进行资格审查。资格审查的办法和程序可以在招标公告（或投标邀请函）中载明，或者通过指定报刊、媒体发布资格预审公告，由潜在的投标人向招标人提交资格证明文献，招标人根据资格预审文献规定对潜在的投标进行资格审查。3、发售招标文献。在招标公告（或投标邀请函）规定的时间、地点向有爱好投标且通过审查符合资格规定的供应商发售招标文献。4、招标文献的澄清、修改。对已售出的招标文献需要进行澄清或者非实质性修改的，招标人一般应当在提交投标文献截止日期15天前以书面形式告知所有招标文献的购买者，该澄清或修改内容为招标文献的组成部分。这里应特别注意，必须是在投标截止日期前15天发出招标文献的澄清和修改部分。（二）投标1、编制投标文献。投标人应当按照招标文献的规定编制投标文献，投标文献应载明的事项有：投标函；投标人资格、资信证明文献；投标项目方案及说明；投标价格；投标保证金或者其他形式的担保；招标文献规定具有的其他内容。2、投标文献的密封和标记。投标人对编制完毕的投标文献必须按照招标文献的规定进行密封、标记。这个过程也非常重要，往往由于密封或标记不规范被拒绝接受投标的例子不少。3、送达投标文献。投标文献应在规定的截止时间前密封送达投标地点。招标人对在提交投标文献截止日期后收到的投标文献，应不予启动并退还。招标人应当对收到的投标文献签收备案。投标人有权规定招标人或者招标投标中介机构提供签收证明。4、投标人可以撤回、补充或者修改已提交的投标文献；但是应当在提交投标文献截止日之前书面告知招标人，撤回、补充或者修改也必须以书面形式。这里特别要注意的是，招标公告发布或投标邀请函发出之日到提交投标文献截止之日，一般不得少于20天，即等标期最少为20天。（三）开标1、举行开标典礼。招标人应当按照招标公告（或投标邀请函）规定的时间、地点和程序以公开方式举行开标典礼。开标由招标人主持，邀请采购人、投标人代表和监督机关（或公证机关）及有关单位代表参与。评标委员会成员不参与开标典礼。2、开标典礼的基本程序是：（1）主持人宣布开标仪开始（需简要介绍招标项目的基本情况，即项目内容、准备情况等）。（2）介绍参与开标典礼的领导和来宾同志（来自单位、职务、身份等）。（3）介绍参与投标的投标人单位名称及投标人代表（这里需要对所招标项目作进一步介绍：如招标公告发布的时间、媒体、版面；截止什么时间有多少家供应商作出了响应，并提交了资格证明文献；有多少家供应商购买了招标文献；在投标截止时间前有多少家供应商递交了投标文献，等等），在介绍招标人及其代表时，应按照递交投标文献的顺序介绍，先介绍招标人单位名称，接着介绍其代表人姓名、职务、身份。（4）宣布监督方代表名单（监督方代表所在单位、职务、身份）。（5）宣布工作人员名单（工作人员所在单位及在开标时担负的职责：重要是开标人、唱标人、监标人、记标人）。（6）宣读有关注意事项（涉及开标典礼会场纪律、工作人员注意事项、投标人注意事项等）。（7）检查评标标准及评标办法的密封情况。由监督方代表、投标人代表检查招标方提交的评标标准及评标办法的密封情况，并公开宣布检查结果。（8）宣布评标标准及评标办法。由工作人员启动评标标准及评标办法（须在确认密封完好无损的情况下），并公开宣读。（9）检查投标文献的密封和标记情况。由监督方代表、投标人代表检查投标人递交的投标文献的密封和标记情况，并公开宣布检查结果。（10）开标。由工作人员启动投标人递交的投标文献（须在确认密封完好无损且标记规范的情况下）。开标应按递交投标文献的逆顺序进行。（11）唱标。由工作人员按照开标顺序唱标，唱标内容须符合招标文献的规定（招标文献相应宣读的内容已经载明）。唱标结束后，主持人须询问投标人对唱标情况有无异议，投标人可以对唱标作必要的解释，但所作的解释不得超过投标文献记载的范围或改变投标文献的实质性内容。（12）监督方代表发言。由监督方代表或公证机关代表公开报告监督情况或公证情况。（13）领导和来宾发言。按照开标典礼的程序安排，参与开标典礼的领导和来宾可就开标以及本次采购过程中的有关情况发表意见、见解，提出建议（此部分程序可以提前在开标程序的第三步进行）。也可以安排采购人代表发言，由采购人代表向有关方面作出承诺。（14）开标典礼结束。主持人应告知投标人评标的时间安排和询标的时间、地点（询标的顺序由工作人员用抽签方式决定），并对整个招标活动向有关各方提出具体规定。开标应当作记录，存档备查。（四）评标1、开标典礼结束后，由招标人召集评标委员会，向评标委员会移交投标人递交的投标文献。2、评标应当按照招标文献的规定进行。评标由评标委员会独立进行评标，评标过程中任何一方、任何人不得干预评标委员会的工作。3、评标程序（1）审查投标文献的符合性。由评标委员会对接到的所有投标文献进行审查，重要是审查投标文献是否完全响应了招标文献的规定，规定必须提供的文献是否齐备，以鉴定各投标方投标文献的完整性、符合性和有效性。如不符合招标文献的规定或者有不完整的，可根据招标文献的规定鉴定其为无效投标。（2）对投标文献的技术方案和商务方案进行审查，如技术方案或商务方案明显不符合招标文献的规定，则可以鉴定其为无效投标。（3）询标。评标委员会可以规定投标人对投标文献中含义不明确的地方进行必要的澄清，但澄清不得超过投标文献记载的范围或改变投标文献的实质性内容。（4）综合评审。评标委员会按照招标文献的规定和评标标准、办法对投标文献进行综合评审和比较。综合评审和比较时的重要依据是：招标文献的规定和评标标准、办法，以及投标文献和询标时所了解的情况。这个过程不得也不应考虑其它外部因素和证据。（5）评标结论。评标委员会根据综合评审和比较情况，得出评标结论，评标结论中应具体说明收到的投标文献数、符合规定的投标文献数、无效的投标文献数及其无效的因素，评标过程的有关情况，最终的评审结论等，并向招标人推荐一至三个中标候选人（应注明排列顺序并说明按这种顺序排列的因素以及最终方案的优劣比较等）。（五）定标1、审查评标委员会的评标结论。招标人对评标委员会提交的评标结论进行审查，审查内容应涉及评标过程中的所有资料，即评标委员会的评标记录、询标记录、综合评审和比较记录、评标委员会成员的个人意见等。2、定标。招标人应当按照招标文献规定的定标原则，在规定期间内从评标委员会推荐的中标候选人中拟定中标人，中标人必须满足招标文献的各项规定，且其投标方案为最优，在综合评审和比较时得分最高的。3、中标告知。招标人应当在招标文献规定的时间内定标，在拟定中标后应将中标结果书面告知所有投标人。4、签订协议。中标人应当按照中标告知书的规定，并依据招标文献的规定与采购人签订协议（如采购人委托招标人签订协议的，则直接与招标人签订协议）。中标告知书、招标文献及其修改和澄清部分、中标人的投标文献及其补充部分是签订协议的重要依据。