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公文处理讲稿一最终版 公文处理讲稿一：公文处理概述 廖利伟（2008年6月） 今天，很高兴有这个机会和大家共同探讨、交流公文处理方面的有关问题。 公文是治国理政的重要工具，实施领导的重要手段，指导工作的重要载体。实施领导职能的方式和手段多样，如召开会议、调查研究、现场办公、直接指挥等等，但最普遍、最简便、最有效、最常用、最规范的是发布公文。公文在我们的工作中起着承上启下、综合全局、协调各方、承内联外的中枢作用。 从公文中可以明显看出一个单位、一个部门的工作水平，可以影响到对一个单位、部门工作情况的评价，更重要的是影响到各项决策部署能否及时准确传达贯彻和有效执行。所以说，公文处理工作是企业各项工作的重要枢纽，具有不可替代的重要作用。 下面，我根据国家行政机关公文处理办法（国发200023号）、公司公文处理办法（屯能司200818号），就公文处理方面的内容与同志们共同探讨一下。 1.公文的起源 公文历史悠久、源远流长。可以说，公文是随着阶级、国家的产生而产生，随着社会的发展而发展的。我国从汉代到清代，公文名目繁多，上行文有呈、章、表、奏、状等，平行文有关、刺、咨、照会等，下行文有制、诏、敕、令、谕、旨等。辛亥革命废除了旧公文，1934年国民政府颁布了新公文程式。新中国 1成立后，1951年、1983年、1987年、1988年、1990年、1993年、1996年、2000年，先后多次对党政公文处理作出规定，党的机关和国家机关公文处理工作逐步走上了科学化、制度化、规范化的轨道。 2.公文的涵义 公文是公务文件或公务文书的简称，人们习惯上又把它叫做“文件”。用一句规范的话说：公文是党政机关、企事业单位以及群众团体用来处理公务活动的一种具有特定效力和规范格式的文字材料。 3.公文的种类 所谓公文种类，一般是指出公文制发机关根据公文的内容，性质和所承担的任务而确定的行文形式和名称。 对文种可以作广义的理解和狭义的理解，即通常所讲的泛指和特指。从广泛义上理解，公文包括的面很广，分类也比较繁杂，可以说是内涵丰富，外延广博，称得上车载斗量，不胜枚举。 按照制发机关和适用范围标准来划分，公文分为：（1）党政机关公文： 国家行政机关公文处理办法规定的行政机关的公文种类有13项，分别是命令（令）、决定、公告、通告、通知、通报、议案、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要； 公司公文处理办法规定的公文种类有14项，分别是命令（令）、决定、公告、通告、通知、通报、议案、决议、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要 （2）经济公文：经济规划、经济合同、可研报告、协议书、意见书、招标通告、产品说明书、广告等； （3）司法公文：立案报告、通缉令、提请批准逮捕书、破 2案报告，公诉书、判决书，刑事诉状，民事诉状，刑事裁定书、民事调解书、公证书、辩证词等； （4）外交公文：国书、换文、公报、声明、条约、协定、照会、备忘录等； （5）军事公文：命令、通令、通告、作战方案、演习方案等； （6）科技公文。科技任务书，科研报告、科技成果报告，鉴定证书，实验报告，专利说明书（请求书）等。 除上述专用文种外，还有通用文种，也就是在全国党政军机关的群众团体、企事业单位以及社会普通适用的文种，如计划、总结、开幕词、闭幕词、倡议书、贺信、贺电、简报、章程、制度、公约、守则、汇报提纲、传达提纲、悼词、唁电等等。 今天我们着重说的文种，是狭义上的文种，是我们实际工作中常用的重要文种。 4.公文处理的概念 公文在我国历史上由来已久，它是统治阶级管理国家、处理政务以及记载各种活动情况的工具。这就决定了不同的社会制度和历史阶段，对公文的范畴有不同的理解和界定，公文处理的办法也就各不相同。 公文处理是指公文的办理、管理、整理（立卷）、归档等一系列相互关联、衔接有序的工作。公文处理是机关工作的重要内容，提高机关工作水平就一定要加强公文处理工作。为此，必须明确公文处理的目标、原则和基本要求。 公文处理的目标是要实行规范化、制度化、科学化。所谓规范化是指公文处理的每项程序、操作都要遵循一定的规程、方式和要求，完成结果要达到一定标准、规格；所谓制度化是规范化 3在一定程度上上升为法制化，或是纪律化，在公文处理中建立并执行一整套的处理制度；所谓科学化是指公文处理的规范、制度应当建立在科学的基础上，符合公文处理运行的规律和实际。如果对于科学化的含义进一步延伸，还应当包括公文处理中运用现代科学技术，采用现代化的办公手段。 公文处理的原则和基本要求主要是： 政治性。公文处理的政治性是与公文的政治性紧密相连的。由于公文处理工作是与企业法律行为密切结合，并由企业法人承担相应责任，因此在公文处理工作中一定要牢固树立政治观念，坚持“讲政治”。 实事求是。这是我们一切工作的出发点和基本指导思想，国家行政机关公文处理办法将其确定为行政机关公文处理工作的首要原则，我们应当坚持贯彻执行。在拟制文件、承办来文、制定政策规定中，都要坚持一切从实际出发。 精简、准确。精简就是要压缩文件数量，提高文件质量，准确确定发文范围。行文要确有必要性，防止文件过长，套话、空话、废话连篇，不能随意扩大文件分发范围。准确即指公文制作过程中的事实要准确无误，制定的政策规定要有针对性；又指公文的分发、投送传递、分办批示要准确无误。 及时、高效。就是要讲求公文处理的时效性，做到迅速、快捷，不得积压、拖延。 安全、保密。公文大多是企业意志、活动的书面形式，是企业机密的集中体现，这就要求在公文处理中密级文件不得泄密，一般文件也不能遗失。 5.公文处理工作的变化过程 公司的公文处理工作始终紧跟国家行政机关公文变化而变 4化。国家行政机关的公文处理工作，走向规范化、制度化，经历了一个较长的过程。八十年代前，行政机关公文处理主管部门对秘书机构的设臵、任务、公文的拟制等等，有一些规定，但都是专项的、零散的，没有形成一个完整的制度。直到1981年2月，国务院办公厅制发了第一个较为系统的国家行政机关公文处理暂行办法；1987年2月，国务院办公厅又修订公布了国家行政机关公文处理办法，1993年再次对这个“办法”修订后发布。到2000年8月，国务院发布了国家行政机关公文处理办法，经过多年的实践和不断修改完善，可以说这个办法已经比较成熟。 分析国务院发布的办法与1993年国务院办公厅发布的国家行政机关公文处理办法（以下简称“国办办法”）的不同之处。这主要表现在三个方面： （1）发布的主体机关不同。前几次的“公文处理办法”，都是由国务院办公厅发布的。这次办法的发布主体是国务院，从而就使办法具有了政府法规的性质，更具有权威性和强制性。各级国家行政机关都必须严格执行。 （2）结构和内容上有较大调整和较多补充。办法共9章57条，比国办办法7章45条增加了2章12条。 （3）在指导思想上有了新的突破。与国办办法相比，办法不只是内容上的增减，而是在保留了国办办法中一些实践已经证明了的正确的做法后，有了新的突破。 一是体现了时代特色。人类社会已经开始进入知识经济时代，经济全球化的趋势日益增强，各种生产要素在全球范围内流动速度明显加快。在我国随着社会主义市场经济体制的建立，国民经济和社会发展管理势必要与国际接轨。公文处理作为行政机 5关管理国家事务手段的一个组成部分，也就要与这种大趋势相适应。办法充分体现了时代特色。比如公文用纸，国办办法规定，一般为16开型，也可以用国际标准a4型。具有选择性。而办法则统一规定为“公文用纸一般采用国际a4型（210mm297mm）。”体现了唯一性。再比如，办法要求对公文处理中涉及电子文件的有关规定要另行制定。适应政府职能转变的需要，办法加大了协商力度。在文种中取消了“指示”，增加了“意见”，适用于对重要问题提出见解和处理办法。 二是强调了督查落实。领导机关不仅要做出正确的决策，更为重要的是抓好决策的落实。督促检查是办公厅（室）的一项重要职责。办法新增了督查的要求，强调了对公文处理中的督查落实工作，第五十六条规定“各级行政机关的办公厅（室）对上级机关和本机关下发公文的贯彻落实情况应当进行督促检查并建立督查制度。有关规定另行制定。” 三是从制度上保证了压缩文件数量。这些年来我们一直在强调减少文件数量，提高文件质量，解决“文山”问题，但收效甚微。究其原因，一个主要方面就是缺少明确的制度规定，常常是提出一些模棱两可的原则性要求，办法第十三条“行文应当确有必要，注重效用。”、第十五条“政府各部门依据部门职权可以互相行文和向下一级政府的相关业务部门行文；除以函的形式商洽工作、询问和答复问题、审批事项外，一般不得向下一级政府正式行文。部门内设机构除办公厅（室）外不得对外正式行文。”在解决这个问题上做出了明确规定。 四是更为符合实际，便于操作，提高公文处理效率。如电报紧急程度中增加了“特提”，“请示”附注处增加了注明“联系人的姓名和电话”。 66.公文处理工作对各级领导的要求 加强领导是做好公文处理工作的关键。按照办法规定，加强对公文处理工作的领导，至少要做到三个方面： 一是要“高度重视公文处理工作”。这主要是指各级领导要充分认识到公文处理工作在机关工作中的地位和作用，公文处理既是行政机关管理社会事务、调控经济运行手段的重要载体，也是机关工作内容的重要组成部分。各级领导必须将其纳入工作的重要议事日程，予以高度重视。 二是要“模范遵守本办法”。各级领导即是公文处理工作的领导者、组织者，也是执行者。特别是公文形成效力以最终签发者正式签发为标准，也就是说最终签发者要对签发的文件负全部责任。这就要求各级领导必须认真学习公文处理知识，掌握公文处理程序，并带头遵守执行各项规定。要坚持公文处理的基本原则，熟悉公文文种、格式，执行行文规则。在办理发文中，授意草拟公文要讲明意图，明确要求。签发时要认真审改，确定签发权限，防止越位越权。在审批来文时“对有具体请示事项的，主批人应当明确签署意见、姓名和审批日期。” 三是要“加强对本机关公文处理工作的领导和检查。”就是要经常研究机关公文处理工作，发现问题及时纠正。要加强对从事公文处理工作人员的思想政治工作，安排培训，督促学习，关心生活。 7.公文处理工作对机构和人员的要求 关于行政机关公文处理的机构设臵，国家行政机关公文处理办法第七条明确规定：“各级行政机关的办公厅（室）是公文处理的管理机构，主管本机关的公文处理工作并指导下级机关的公文处理工作。”第八条规定“各级行政机关的办公厅（室） 7应当设立文秘部门或者配备专职人员负责公文处理工作。” 公司公文处理办法第二条规定“公司办公室负责公司公文的日常管理。各单位办公室负责本单位公文的日常管理。各部门指定专人负责公文管理。”公司办公室作为公司公文处理管理机构，将加强对全公司公文处理指导工作，开展对公文处理人员的培训，密切联系，做到协调一致，上下贯通，相互配合支持。 公文处理的任务、作用、目标，决定了其在机关工作中的地位，也决定了做好公文处理工作，保证机关工作的正常运转，必须有一支高素质的公文处理队伍。公文处理人员队伍建设，要坚持以政治可靠、作风过硬、业务精通、工作扎实为目标，着力突出三个方面： 一是提高政治素质。就是要认真学习党的路线、方针、政策，把讲政治放在一切工作的首位，时刻保持政治上的清醒与坚定，牢固树立正确的世界观、人生观、价值观。要坚持做到廉洁自律，严格约束自己，自重、自省、自警、自励，拒腐防变。作为文秘人员，还要有很强的无私奉献、自我牺牲精神，甘当“无名英雄”，耐得住寂寞，甘坐“冷板凳”。 二是加强业务建设。人类在发展，社会在进步，以信息技术为基础的新经济正在蓬勃兴起，文秘工作也正在发生着重大变化，不再是“万精油”、“大杂烩”，而是一门综合性很强的专业。对文秘工作人员在知识结构上的要求也不能再是传统意义上的“文人”、“文字匠”。这就要求要注意配备人员的专业结构的合理性。在人员编制较多的部门，要注意既有汉语言文学专业的人员，也要有经济、技术、法律专业的人员。在实际中，由于编制有限，多数单位和部门很难做到这一点。要解决这个问题，唯一的出路在于文秘人员自己下决心学习业务。一个合格的文秘人员 8的业务知识结构应当是，精通汉语语言文学，熟悉政治法律、经济管理，熟练运用办公自动化技能。同时尽力学习一些边缘学科和自然科学方面的知识。在此基础上，结合本单位部门的主要工作任务，掌握熟悉相关的业务知识。当然，知识的海洋是浩瀚的，一个人的精力和生命都是有限的，学海无涯，学无止境。但是只要我们持之以恒，以学为本，学以致用，勤奋刻苦，较多地掌握知识，胜任新时期的文秘工作是一定能够做到的。 三是培养良好的工作作风。公文处理工作任务多、责任重，看似按部就班、平平淡淡，实则直接关系到机关工作的质量、效率，影响着党和国家重大方针、政策的落实，也涉及到树立和维护公司各级机关的形象。机关公文处理工作大到公文拟制、审核把关，小到纠正语病、错别字，印制、分发，都万万出不得差错。否则，往往是“失之毫厘，差之手里”，后患无穷。真可谓：公文处理无小事。这就要求从事公文处理工作的人员，必须具有强烈的责任感、使命感和紧迫感，始终保持良好的精神状态和高昂的工作热情，高标准、严要求，谨慎细致，快捷高效，精益求精，确保公文处理的质量和效率。第11页 共11页