民机研制单位合同管理及控制.docx

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民机研制单位合同管理及控制
民机研制单位合同管理及控制 本文关键词：合同管理，研制，单位，控制
民机研制单位合同管理及控制 本文简介：【摘要】我国经济社会已经步入新的历史发展阶段，民机研制对于建设创新型国家、推动科技发展的支撑带动作用更加凸现。随着民机研制科研经费的持续投入，承担民机研制任务的单位通过对外签订合同进行合作攻关的深度与广度也得到极大拓展。在合同制管理成为民机研制过程中技术合作攻关项目管理基本手段和方式的情况下，合理评
民机研制单位合同管理及控制 本文内容：
【摘要】我国经济社会已经步入新的历史发展阶段，民机研制对于建设创新型国家、推动科技发展的支撑带动作用更加凸现。随着民机研制科研经费的持续投入，承担民机研制任务的单位通过对外签订合同进行合作攻关的深度与广度也得到极大拓展。在合同制管理成为民机研制过程中技术合作攻关项目管理基本手段和方式的情况下，合理评估合同中存在的风险，主动加强合同管理以规避风险，应引起民机研制单位的高度重视。结合工作实际，对合同中风险的具体表现形式及其产生的原因进行总结和分析，并提出规避合同风险的措施。
【关键词】民机研制；合同管理；合同风险；风险控制
民机研制具有技术难度高、涉及协作面广、投入资金大、研制周期长、风险系数高等特点。合同作为民机研制单位开展对外技术合作的重要联系纽带，也是提升自身科技水平的重要保障。民机研制单位在合同管理中面临的风险种类多样，并且存在于合同管理的每一个环节中，面对这些风险需要采取积极合理的防范措施，最大限度避免合同风险带来的损失，这是民机研制单位加强合同管理的核心内容。
1合同管理风险的表现形式
在民机研制单位的合同事前准备审核、事中履行控制、事后结算跟踪三个管理阶段，均存在可能产生合同风险的情况。
1.1事前准备审核阶段
1.1.1供应商选择风险在民机研制过程中，由于技术要求复杂，对合同供应商的选择具有某些特殊的规定和特别的限制，有时还需要在具有特定资质的主体中选择特定产品的供应商。但是在合同签订前民机研制单位的合同经办人往往过份信任供应商，对供应商的各种资信情况了解不充分，对供应商提供的各种资质（如企业营业执照、行业许可证等）证件的原件及复印件未进行认真审查、留存备查，尤其是没有重点关注供应商的财务状况、专业技能等级、类似项目经验、不良失信记录等情况，导致可能会与不完全具备能力的供应商签订合作协议，从而在合作项目的开始准备阶段就蕴含着巨大风险。1.1.2合同文本风险合同是合作双方顺利实施协作项目的保障，也是合同双方发生纠纷后调解、仲裁、判决的重要依据。一般情况下，民机研制单位依据行业和单位科研产品的特点，对合同文本进行规范，制定适合自身特点的合同文本模版。合同文本模版是单位相关部门和专家总结合同履行过程中的问题，经过多次推敲、反复论证后形成的规范模版，使用规范的合同文本模版可以提高合同文本的编写速度，规范合同条款的签订。但是科研人员在与合同供应商前期洽谈时，关注最多的往往是双方合作时的技术问题，注重技术协议的签订内容，而对合同文本的签订内容重视不够，没有按照合同文本模版的要求认真推敲合同内容，这样就可能造成合同文本语句表达不严谨、内容不完善。鉴于研发行为本身存在着较大的不确定性，如果在合同签订过程中对合同条款的具体内容考虑不够周全、表达不够严谨，在后期合同实施过程中容易导致合同双方对条款的理解不一致而产生纠纷。
1.2事中履行控制阶段
1.2.1合同变更风险合同履行过程中如果未按合同条款执行或出现条款理解分歧时，合同双方需有效沟通，达成一致的解决方案。如果双方只是口头约定，没有及时签订合同变更协议，或者未能妥善保管合同双方在履行过程中因合同变更而产生的往来函件等书面材料，一旦后续发生合同纠纷，就不能及时准确地提供有力证据，从而产生合同风险隐患。1.2.2监管不力风险民机研制单位没有足够的人才资源对合同进行全过程跟进管理，监督管理力度不足，尤其是对于重大合同，合同前期风险评估时出现的风险点在合同履行过程中由于高度重视不够，出现问题未及时进行协调或者制定相应的防范风险对策，合同执行监督控制不到位，可能因未及时有效解决问题导致损失扩大。
1.3事后结算跟踪阶段
1.3.1财务结算风险民机研制单位签订的科研项目合同往往周期较长，容易出现跨年度履行项目的情况，如果财务合同收支记录不准确或信息更新不及时，就会导致合同资金收支账目错误。同时，对于部分跨年度、长周期的合同项目，财务经办人有时会变更，如果项目交接手续不清楚、不完整，也不利于后续工作的顺利开展。1.3.2合同资料缺失风险合同资料汇总整理不及时、不全面，尤其是对合同履行过程中和最终项目验收时产生的各种文本等档案资料未及时收集保管，如设备计量报告、试验数据报告、变更补充协议、验收记录等书面资料，一旦出现合同资料缺失，造成归档资料不完整，对后续此项目的资料查询、问题追溯十分不利。
2合同管理风险的形成原因分析
2.1科研人员对合同风险认知不全面
民机研制单位的工作人员多是某领域中的专业科研人员，具有较强的专业知识和技能，依靠自身的知识禀赋和灵感，运用复杂的脑力思维活动，从事具有创新性的技术研发工作，对加快民机研制进程起到了巨大的推动作用。但是，如果对管理工作重视不够，对合同管理风险认知不全面，未意识到有效合同的签订对保护单位和项目自身合法权益不受损害的重要性，会给合作项目造成风险隐患。
2.2合同管理体系与制度不完善
民机研制单位的工作以技术研发为主，容易忽视职能部门的管理工作。合同管理体系与制度为了适应单位不同发展时期的需要而发生变化，各部门合同的责权分工也随之变化。由于员工工作调整或者其它原因，合同经办人也会发生变更。当合同出现问题时，上述种种原因便会导致部门之间或部门内部合同经办人员相互扯皮，主要合同责任人难以明确，增加了合同风险产生的机率。
2.3合同管理专业人才总量不足
民机研制单位是技术高度密集性单位，容易出现重科研，轻管理的现象，合同专业管理人员总量配备不足。多数合同管理人员都由各部门科研人员兼职代理，他们在完成自身任务的同时兼顾合同管理工作，对合同专业知识和单位合同管理制度及流程了解不够全面，增加了工作出错的机率，导致产生合同风险。
3规避合同风险的措施
3.1切实完善合同管理体系和制度
如果缺少健全规范的合同管理体系和制度，将导致工作中管理职责不清，分工不明，在合同签订、履行过程中会出现推诿现象，影响工作效率。民机研制单位应根据自身实际需要，依据《中华人民共和国合同法》和单位相关的管理制度，量身定做一套适合自身需要的合同管理体系和制度，实现对合同全过程的闭环管理。单位应该明确每个合同项目的技术主管和项目负责人，同时建立“统一归口，分类承办”的合同管理体系，明确合同管理主体部门，即设立合同管理归口部门和合同承办部门，合同管理归口部门负责制定合同管理制度、建立合同总台帐、合同专用章使用和保管等单位合同管理的顶层事务，合同承办部门负责指导合同经办人对其主管项目的具体实施，并且确保项目实施过程严格按照合同管理制度执行。
3.2加强人员培训，提升风险防范意识
合同管理人员风险意识和专业水平强弱直接影响到合同管理质量的高低。因此，需要在专职、兼职合同管理人员配备中，按照“德才兼备，优胜劣汰”的原则，认真做好人员甄选工作。同时，还需要定期组织合同管理人员开展风险教育，学习合同法律知识，提高其风险防范意识。
3.3注重合同的全过程动态管理
3.3.1完善合格供应商数据库合同管理归口部门需要对所有业务来往供应商的主体资格和各种资质信用情况逐一进行严格审核，在此基础上按照指标评分进行筛选，保留合格供应商并建立数据库，定期更新数据库信息进行动态管理。在后续选择项目供应商时，优先选择数据库中的供应商，这样不仅能够提高工作效率，同时也能降低选错合同供应商的几率，避免选错合同供应商带来的风险。3.3.2推广使用规范的合同文本模版民机研制中不同的合同项目涉及的科研领域差别很大，而且个别合同总金额较高，风险系数较大，对于签订的合同文本内容条款要求十分严格，因此非常有必要推广使用规范的合同文本模版。单位使用规范好的合同文本模版，只需依据具体合同项目的情况，对模版中个别合同条款进行补充完善即可，可有效避免合同文本中出现条款不清晰的现象。3.3.3加强合同文本审核工作对合同文本的审核实行合同相关部门会签制，各相关部门联合对合同业务条款、项目质量、财税、法律等多个条款进行审核，会签完毕后报经相关领导审批，确保文本内容完整与合规。民机研制单位各部门职责不同，审核合同的侧重点也不相同，需要各审核部门密切配合，从自身专业出发认真审核文本内容，及时提出合理的修改或补充意见，合同经办人根据审核意见再进行更改，共同维护单位利益。3.3.4强化合同履行过程管理合同执行过程中应持续强化执行力，提高管理力度。各部门应建立本部门合同台账，合同经办人要做好合同履行中各项工作记录，定期指定专人跟踪监督合同履行状况，发现问题及时协调解决，把握好合同履行过程的每个细节，促使每项合同按照合同条款有条不紊地进行。3.3.5加强合同资料归档管理合同签订和履行完毕后，合同经办人应及时将合同前期资料、相关过程中资料及验收评审资料（如合同文本、供应商资质文件、履行中产生的传真、信函、图表、变更协议及最终的验收记录等）按档案管理要求进行整理汇总，移交档案管理部门，不可以随意处置、销毁、遗失，确保合同资料完整。由档案部门统一管理合同资料，为以后多方使用查阅、合同问题追溯提供方便。
3.4强化合同评估监督力度，建立责任追究制
强化合同风险评估和监督指导力度。特别是对于有代表性的重大合同，需要定期整理总结合同执行情况，重点分析评估合同风险点，编制合同专项风险评估报告，及时发现问题并提出改进措施，不断加强合同过程中的监督指导力度。另外，还要建立有效的合同责任追究制，对因合同过程管理不善或者违反合同管理制度，给合同项目造成一定损失的行为，应该追究合同管理人员的相关责任，不断提高合同管理人员的风险防范意识，避免类似事件再次发生。综上所述，合同管理风险控制是贯穿民机研制全过程的管理，是一种具有规范性、制度性、科学性的综合管理。需要民机研制单位不断完善合同管理制度，强化全方位管理，对合同管理的每一个环节把好关，提高风险防范意识，最大限度地避免和减少因合同风险带来的损失，进一步保障民机研制单位的科研任务顺利开展。
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作者：徐志华 单位：上海飞机设计研究院
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