第六章-秘书职能环境PPT课件.ppt

第六章 秘书职能环境u第一节 秘书职能环境的内涵与作用u第二节 秘书对职能环境的适应与优化u第三节 人际关系与秘书的人际关系u第四节 秘书与领导的关系u第五节 秘书的其他人际关系u思考训练与教学互动1一、秘书职能环境的内涵 秘书职能环境是指秘书发挥职能作用的环境，是秘书职能活动的基础。正确认识秘书职能环境的内涵，增强职能环境意识，有效地适应、优化环境，排除环境障碍，对提高秘书工作效率和效益十分重要。秘书职能环境包括以下三个层次：（一)秘书所在组织的外部环境 秘书所在组织的外部环境是一个开放的、具有层次性的、各方面相互联系的庞大系统。它既包含国际国内政治、经济、科技、文化等大环境，又包含行业系统环境、地区环境等小环境。2（二）秘书所在组织的内部环境 秘书所在组织的内部环境，指秘书所在组织内部影响秘书职能活动的各种条件和因素的总和。组织的内部环境是秘书实现工作职能的重要基础。秘书所在组织的内部环境是 由以下要素构成：1.组织的物质要素 如组织的资金、财物、设备。这些与秘书的办公场所、办公经费和办公设备等息息相关。精精神神动态运行动态运行结构结构物质物质3 2.组织的结构要素 如组织的机构设置、人员构成、工作制度、组织目标与权责分配。这些要素决定了秘书机构及秘书在组织内部的地位、交往关系、工作内容及服务对象等。3.组织的动态运行要素 如组织的整体运转节奏、运转的协调性、协作状况。这些对秘书的工作效率、工作节奏及与各方面的配合默契度都有重要影响。4.组织的精神要素 如组织成员对组织的认可与热爱、对组织整体利益的理解、对组织规范的认同和组织的团队精神。这些会影响秘书的深层心理，也会影响秘书的工作表现。4（三）秘书机构的内部环境 包括秘书机构的办公设备和办公条件、人员构成与分工情况、管理制度、人际关系以及秘书机构内部的精神、凝聚力等要素。营造秘书机构内部的良好环境必须具备以下条件：l 一是要有作风正派、经验丰富、具有良好指挥和协调能力的负责人；l 二是要有健全的工作制度；l 三是要有合理的分工合作体系，以形成高效的工作流程；l 四是要有良好的信息处理机制，创建自动化、信息化办公系统l 五是要构建和谐的人际关系，形成秘书团队的向心力和凝聚力。5二、秘书职能环境的作用 李嘉诚的秘书洪小莲李嘉诚的秘书洪小莲 （一）秘书职能环境对秘书工作的规定作用 秘书职能环境对秘书工作的规定性主要在于：第一，从社会环境来看，人类社会分工的细化，以及领导管理工作对近身辅助和综合服务的需要决定了秘书工作与秘书职业的存在；第二，从行业来看，政、商、工、农、文化、教育等不同的行业环境，决定了秘书工作特定的辅助对象、工作内容及运作方式，以及对秘书素养的不同要求。第三，从组织层次来看，不同层次的组织环境决定了秘书工作的不同运作方式与工作任务的深度、广度；第四，从秘书岗位来看，不同的岗位环境决定了秘书工作的不同服务对象和工作目标。如秘书机构负责人、办公室秘书、机要秘书、文字秘书、档案秘书等的工作职责和工作要求大不相同。6（二）秘书职能环境对秘书工作的导向作用 秘书职能环境对秘书工作具有导向性。不同的职能环境有不同的组织目标和领导工作目标，且在发展变化中。秘书工作必须适应职能环境的需要，遵从组织目标和领导工作目标，并且顺应职能环境变化发展的趋势。秘书职能环境的导向性要求秘书：第一，准确把握宏观环境的发展方向。第二，准确把握行业系统、地区等小环境的业务要求。第三，准确把握组织和秘书机构的内部环境的具体工作方向。7（三）秘书职能环境对秘书工作的激发作用 人们从事社会工作的动力来自于社会组织对其需要的满足。秘书职能环境能具体地满足秘书的需要。因此，秘书职能环境对秘书工作具有激发性。秘书职能环境对秘书工作的激发性，具体体现在以下三个方面：1.行政性激发 领导依靠行政职权，配合指导、激励等手段，向秘书发出指令，要求秘书贯彻执行组织和领导意图。这能够直接激发秘书努力完成工作任务、实现自我价值。诱导性激发诱导性激发比较性激发比较性激发行政性激发行政性激发8 2.诱导性激发 功利性引导是在管理实践中激发人的主观能动性的有效方法。未来发展远景、具体任务目标及劳动成果分配方式、荣誉回报、职务升迁等因素，能够产生推动力，促进秘书积极、主动地做好工作。3.比较性激发 人们对自我价值的评价以及自我需求的满足感，往往会以周围环境中的特定对象为参照物。在秘书职能环境中，其他工作人员的工作绩效、物质报酬、荣誉奖赏等，都会对秘书产生比较性激发作用。在比较中，秘书认为自己落后的，会不甘落后，奋起直追；认为自己先进的，则势必增强自信，继续努力。9第二节 秘书对职能环境的 适应与优化 u一、秘书对职能环境的适应 u二、秘书对职能环境的优化 u三、秘书对职能环境障碍的排除 10一、秘书对职能环境的适应 卫哲卫哲 （一）适应职能环境特点 一要适应国际国内的宏观社会环境特点及其发展趋势l 二要适应所在组织的行业环境特点l 三要适应所在组织的内部环境特点l 四要适应秘书机构的内部环境特点l 五要适应具体秘书工作岗位的环境特点 不能适应其中任一层次职能环境特点，秘书都很难胜任其本职工作。11 （二）满足职能环境需求 首先，秘书要满足领导工作的需求。例如领导下达调研课题、授命秘书草拟计划方案。有时领导没有提出工作要求，秘书也可主动提出参谋建议，拾遗补阙。其次，秘书要满足组织日常办公事务的需求。在日常办公事务中，秘书需要处处留心，善于观察问题和分析问题，并且具有解决问题、协调矛盾的能力。切实做好综合服务和跟踪服务，满足职能环境需求。12 （三）顺应职能环境发展 在秘书适应职能环境特征、满足职能环境需求的实践过程中，存在着顺应职能环境发展趋势的问题。如对社会、组织及秘书工作的长远发展的态势有所预期，并从知识、能力上做充分准备；准确把握组织一年内的工作计划以及外部环境的发展变化，安排一年各阶段的工作重点；随时关注领导工作，了解领导工作的变化与需要，适时地安排秘书工作，也是秘书顺应职能环境发展的最直接、最基本的要求。13（四）开发职能环境资源 适应职能环境特点、满足职能环境需求、顺应职能环境发展，都要以有利于充分、合理地开发职能环境资源、有利于实现组织目标为根本目标。秘书在工作中开发职能环境资源要注意以下方面：第一，合理开发领导机构及领导人的影响力资源。领导机构和领导人强大的影响力既是领导机构和领导人开展领导工作的保证，又是秘书开展职能活动的基础性资源。14 第二，注重开发职能环境中的信息资源。秘书发挥辅助决策职能作用的主要依据就是信息。第三，注重从协调各方面关系中开发职能环境中的能量整合资源。包括协调组织内部各机构之间的关系及协调组织与各类公众的公共关系两大方面。有效地开发职能环境资源，有利于秘书增强工作的活力，大大提高秘书工作的效益，以便更好地辅助领导工作和组织管理工作。15二、秘书对职能环境的优化 沈夫人沈夫人（一）优化职能环境的前提 首先，秘书要立足本职工作。秘书的本职工作是秘书在职能环境中发挥作用的主阵地。如果秘书的本职工作不能达到组织和领导的要求，优化职能环境就失去了必要的前提。所以，秘书优化职能环境，一定要从提高自身的工作能力和才干做起。其次，秘书要正确看待职能环境。秘书省要正确看待现实中的职能环境，既能看到职能环境中不利的一面，又能看到其有利的一面，增强适应和改造职能环境的信心和热情。16（二）优化职能环境的重点 秘书优化职能环境，关键在于优化与领导的主辅配合关系。所以，优化秘书与领导的主辅配合关系，是优化职能环境的重点。这对发挥秘书职能和优化秘书职能环境具有决定性的影响。（三）优化职能环境的基本途径 秘书优化职能环境的基本途径是在其具体的工作中与有关方面建立、维护和加强相互理解、信任和合作的和谐关系。秘书只有在具体工作中无私奉献、认真细致、准确及时，热心为领导、群众和部门服务，真正起到沟通上下的作用，才能在强化领导与下级及群众的关系的同时，促进自身职能环境的优化。17三、秘书对职能环境障碍的排除 陈天桥陈天桥 （一）排除信任障碍 信任度对秘书工作有着直接的、十分重要的影响。秘书必须善于发现和排除职能环境中的信任障碍。首先，排除工作能力造成的信任障碍。其次，排除工作态度造成的信任障碍。再次，排除性格人品不好造成的信任障碍。最后，排除误会造成的信任障碍。秘书要加强与各方面的交流，消除工作中的各种误会。特别是在解释误会原因时，要多作自我批评。18（二）排除沟通障碍 常见的沟通障碍有以下几种：一是虚报信息造成的沟通障碍。如虚报、假报、报喜不报忧等。秘书必须真实准确地筛选、加工、报送、传递信息；必须在信息沟通中加强宣传，强化人们科学的信息意识；还要协助领导建立健全信息工作管理制度，规范信息管理工作。二是信息网络不完备造成的沟通障碍。秘书必须建议领导加强信息网络建设，优化网络结构和功能。三是人际关系不和谐造成的沟通障碍。秘书要多做协调工作，使组织内外人际关系和谐，沟通顺畅，以免影响组织利益。19（三）排除利益障碍 在秘书工作中，由于局部利益与整体利益的冲突、多元利益主体之间的矛盾，或个人利益膨胀引起的问题，往往造成秘书职能环境中的种种障碍。这些障碍不排除，不仅秘书工作无法顺利进行，而且会危害组织的健康、和谐发展。利益障碍主要有几种表现形式：一是只顾局部利益，不顾整体利益。组织内有的部门为了本部门的局部利益，不惜损害其他部门的利益或组织的整体利益。秘书要帮助领导做好思想教育、统筹协调、督查批评等工作，排除这种利益障碍。20 二是只顾眼前利益，不顾长远利益。有的领导为取得眼前的“政绩”，不惜牺牲组织的长远利益。对此，秘书必须保持冷静的头脑，要提供客观的、准确的信息，不能为了迎合领导的个人喜好而提供虚假的信息；要以实事求是的科学态度提出劝谏建议，不能不负责任地盲目服从。三是个人利益膨胀。个人利益膨胀会造成个人与组织及社会的利益冲突，危害性极大。对此，秘书在工作中，除了约束自己外，还要协助领导加强组织的思想教育；加强监督，手段有信访、调研、督查等；加强优秀人物和优秀事件的宣传，手段有撰写典型材料等。21第三节 秘书的社会活动与人际关系 人际关系是指人与人之间在学习、工作、生产、交际等社会活动中发生的交往关系。这是一种社会性、职业性的关系，称做“业缘关系”；而不是指亲属邻里间的感情与道德关系，也就是所谓的“血缘关系”及“地缘关系”。22